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1、公司費用報銷及其它付款財務制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總則1.1 目的：為規范報帳及各項付款，加強開支管理、嚴格費用支出、杜絕浪費、提高經濟效益和促進管理的規范化。1.2 費用報銷，是指公司各部門和員工因日常公辦需要，對公司零星使用資金的借支、使用和報賬行為。其它付款指除公司費用報銷外支付其它款項。1.3 適用范圍：適用于公司全體員工，全體員工應共同遵守。2 報銷單據管理規定2.1 票據要求2.1.1 報銷單據必須是真實、有效、完整、合法的原始憑證，不合法的單據原則上不予報銷。2.1.2 發票丟失、損壞2、等特殊情況下，由經辦人員寫出書面說明，證明人、部門經理、財務經理、分管副總經理等簽字，報總經理審批后，才能報銷。2.2 審核要求：業務部門負責原始憑證的真實性、完整性審核，財務部負責原始憑證的合法、合規性審核，并根據具體情況，作如下處理：2.2.1 對沒問題的原始憑證給予辦理報銷手續；2.2.2 對有問題原始憑證的處理：2.2.2.1 不真實、不合法的不予受理；2.2.2.2 記載不明、不完整的憑證，予以退回，要求補充、更正。2.2.2.3 金額等重要項目有涂改的原則上予以退回。2.2.2.4 弄虛作假、嚴重違法的原始憑證，在不予受理的同時，應予以扣留，查明原因，及時向公司領導報告，給與嚴肅處3、理；2.3 單據的應用說明： 單據名稱使用說明事務招待請示單招待（用餐、住宿）事前申請，注明費用支出預算、事由等事務請示報告單請購招待用品、辦公用品申請差旅費報銷單差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）費用報銷單非差旅費的日常費用報銷借款單日常費用借款2.4 報銷單據填寫、粘貼要求：報銷單據必須用藍、黑水筆書寫，附件粘貼規范、有序，不得使用訂書針、大頭釘、回形針串別，原始憑證顯示號碼和金額的位置不能被粘死；不符合規定的，財務部門有權退回。3 借支規定3.1 借款用途：員工借款只能用于公司工作需要，不得因私事借款。3.2 借款金額：員工因工作需要，可預先在公司借款，金額以能滿足必要的支出為限。34、.3 借款審批流程：員工借款按最新實施的公司報賬審批流程辦理審批。3.4 報帳、還款要求：借款人應在出差歸來或業務辦理完畢后10個工作日內辦理報銷還款手續；原則上一次借款未還清的，不得再次借款（不含備用金）。3.5 借款催收：3.5.1 所有借款在員工工作調動、離職、春節放假前應全部收回，由財務部及借款部門負責人監督完成。3.5.2 借款的日常催收部門經理對本部門員工的借款還款情況要及時跟蹤了解，財務部每月清理一次賬目，對逾期不還款或不報賬者，應立即通知借款人及其部門經理，催還借款；對逾期一個月以上的借款，如無正當事由延遲還款及沒有還款計劃的，財務部上報公司總經理，以便及時采取措施，減少不必要5、的經濟損失。3.6 備用金制度3.6.1 備用金的適用范圍一些崗位日常用款次數較多，如零星采購等，為控制其借款總額和方便其報帳工作，可根據其業務量核定其備用金金額。3.6.2 日常報帳具體操作 3.6.2.1 借款人一次性從公司財務部領取規定限額的備用金，日常報帳不需沖所借備用金，直接報帳即可。3.6.2.2 如臨時發生較大的采購或費用引起備用金不夠用的，可按相關程序申請臨時借款，臨時業務發生后，報帳單沖臨時借款，歸還所有臨時借款。3.6.2.3 非發生以上特殊情況，備用金借款人借款不得超過備用金限額。3.6.3 備用金標準的核定程序由各部門、科室對有需要的崗位人員，根據其業務量核定其備用金金6、額，經部門經理審核、財務審核、總經理與董事長審批。4 出差管理規定4.1 出差審批出差人員出差需寫請示單，說明出差原由、地點、時間等。一般員工出差需部門經理審批；部門經理出差需總經理審批；副總經理出差需總經理審核，董事長審批。出差報帳時，出差報帳單需附已審批的出差請示單，否則不予報銷。為便于工作，總經理或董事長出差需相互告知，不需寫書面資料。4.2 報銷范圍：包括員工根據公司安排到外地出差發生的交通費用、住宿費用和出差補貼等。4.3 報銷標準職 務住宿費限額（天）伙食補貼（天）單 人雙 人董事長、總經理實報實銷實報實銷實報實銷副總經理500/人500/人實報實銷部門經理300/人300/人實報7、實銷部門經理以下人員180/人100/人50/人職 務火車飛機市內交通董事長、總經理、副總經理軟臥普通艙計程車部門經理硬臥普通艙計程車一般員工硬座公交車 備注：公司駐外長s駐人員，標準視情況另定。4.4 報帳申批流程4.4.1 按最新實施的公司報賬審批流程辦理審批。由財務報帳員辦理相關審批流程，其他人員辦理的不予簽批。4.4.2 審核員對票據的審核、報銷要求：4.4.2.1 審核員在收到出差發票，須附有已審批的出差請示單，否則退回不予辦理。4.4.2.2 收到已審批的出差請示單與發票，如當時不能及時填報的，要辦理單據的交接手續，以免出現糾紛。4.4.2.3 出差人應按日期寫明出差路線，報帳審核8、員嚴格按財務相關制度審核、粘貼、填制，審核過程中發現有假發票、不屬本次報銷范圍等報銷單據的，將剔出不予報銷。4.4.2.4 對于超出報銷標準的出差費用，原則上按標準報銷，有特殊情況的經總經理審批后方可據實報銷。4.4.2.5 出差單據經財務部報帳審核員審核、粘貼、填制，并經出差人簽名確認后，按財務簽字審批程序代辦相關簽字審批工作。辦好簽字審批程序后，通知出差人領取出差報銷單據，注意要辦好單據交接手續，出差人自行到資金科報帳領款。報銷金額首先沖減其個人借款，多退少補。4.5 情況說明4.5.1 報帳時間：出差人員回公司后，應在10天之內將出差單據核好金額交財務部報帳審核員，超期不交報帳審核員導致9、不能報銷的，后果自負。4.5.2 出差食宿由他人安排的處理：出差人員出差時，如食宿已被安排好、無需個人負擔的，則不予報銷食宿費。4.5.3 兩人以上出差的報銷標準：兩人或多人一起出差，職務有差異的，住宿費、交通工具標準可按高職別標準報銷。全部出差費用由1人報銷，其中跨部門的，需附費用分攤明細表，并由各部門經理簽字確認，交財務部報帳審核員辦理。4.6 帶小車出差報銷規定4.6.1 董事長、總經理、副總經理、部門經理可帶小車出差，相關油費、過路費等據實報銷。4.6.2 其他人員帶小車出差，需經分管副總批準。4.7 報銷標準與發票不一致的處理：報銷金額按報銷標準要求處理，小于報銷標準的，按實際報銷，10、高于報銷標準的，按標準報銷。4.8 探親的報銷規定探親人員僅報銷相關往來車費，不得報銷伙食補貼、住宿補貼等相關費用，自駕車回去的，經理以上的實報實銷，經理以下人員只報銷燃油費，其它費用不予報銷。4.9 外出補助標準4.9.1 員工因公外出中午無法回公司就餐，公司給予誤餐補助。標準為：長葛市轄區10元，許昌市轄區（不含長葛）15元/人次，許昌市以外轄區20元/人次。4.9.2 司機出差在外有住宿的給予出差津貼，第一天按20元/天，其余天數按50元/天。相關出差人員簽字證明（包含司機），無相關人員的，部門經理簽字證明；4.9.3 費用報銷期限為10個工作日，過期不予報銷。4.10 出差住院情況的費11、用報銷出差人員在出差地因病住院，期間按標準發給伙食補貼，不發交通費和住宿費。住院超過一個月的停發補助費。4.11 公司業務無關的差旅費的處理與辦理公司業務無關的差旅費、其他應由個人承擔的費用不得報銷。 5 業務招待管理制度5.1 業務招待費的使用原則業務招待費使用必須對促進企業安全生產、經濟合作、企業管理、公司形象展示起到積極的作用。5.2 業務招待費的使用范圍5.2.1 用于上級主管部門、政府部門到本公司檢查、指導工作及兄弟單位來客聯系工作的接待。5.2.2 用于業務部門外出聯系工作所發生的必要招待。5.2.3 用于本企業發生突發性事件后的搶險搶修以及救災所發生的就餐、茶水飲料等必要性開支。12、5.3 業務招待費的招待標準行政部是業務招待費的管理部門，根據制度嚴格控制使用并負責檢查和考核。5.3.1 業務招待標準：接待政府部門處級以上人員、銀行分行行長和業務單位高層管理人員的接待標準由公司領導決定；接待政府部門科級人員、銀行支行行長或副行長、業務單位中高層人員原則上不超過150元/人的標準；接待政府部門科級以下人員、銀行支行副行長以下人員、業務單位中層以下人員原則上不超過80元/人的標準；特殊情況的接待，由公司領導決定；業務用餐費用標準要按照事前請示原則執行，應列明接待及用餐人數，請示用餐金額范圍；報銷時除經辦人簽名外，至少應有一人為證明人簽名。5.3.2 外單位到公司聯系工作、參觀13、等原則上不安排用餐。特殊情況須填寫事務招待請示單。報告總經理或董事長批準。5.3.3 省、市級和相關職能部門領導接待用餐，由接待部門報總經理或董事長批準后方可接待，標準視具體情況而定，實報實銷。5.3.4 凡超過標準的，其超出部分自理；凡沒有完善就餐手續所發生的招待費用一律自理。5.4 業務招待費申請程序各部門、科室來客招待，需要事先在就餐或者活動前兩小時填寫招待業務申請單，根據來客情況，確定接待標準或規格。除董事長、總經理以外，各科室招待來客先填寫“事務招待請示單”，注明招待來客姓名、職務、事由、經辦人、來客人數、招待標準等內容，“事務招待請示單”必須按最新審批流程辦理，最后作為報銷憑證。因14、特殊原因，來不及填寫事務招待請示單的，招待單位要及時完善手續，超過兩天的不予報銷。5.5 報帳審批流程5.5.1 按最新實施的公司報賬審批流程辦理審批。由財務報帳審核員辦理相關審批流程，其他人員辦理的不予簽批。5.5.2 審核員在收到招待發票，須附有已審批的事務請示單，否則退回不予辦理。收到后如不能及時辦理的，要辦理單據交接手續，以免出現糾紛。報帳審核員嚴格按財務相關制度審核、粘貼、填制，審核過程中發現有假發票、不屬本次報銷范圍等的報銷單據，將剔出不予報銷。對于超出報銷標準的原則上按標準報銷，有特殊情況的經總經理審批后方可據實報銷。招待費單據經財務部報帳審核員審核、粘貼、填制，并經經辦人簽名確15、認后，按財務簽字審批程序代辦相關簽字審批工作。辦好簽字審批程序后，通知出差人領取報銷單據，辦好單據交接手續，由出差人自行到資金科報帳領款。報銷金額首先沖減個人借款，多退少補。5.6 其它規定5.6.1 招待地點除總經理、董事長外，原則上各部門、科室招待地點由行政部確定接待人員就餐、住宿等地點，如需在公司金匯閣招待就餐，須經總經理或董事長批準。5.6.2 招待用煙酒結算業務招待用煙、酒一律由行政部人員安排并結算。5.6.3 就餐、住宿招待結算公司招待只有董事長、總經理有權簽字掛賬，由行政辦公室指定專人負責結賬，其它各部門任何人進行招待不得以公司名義簽字掛賬。5.6.4 公關事宜所需禮品公司對外公16、關事宜，須送禮品的可參照招待費申請程序辦理，請示單注明禮品預算金額。6 后勤物品采購、保管、領用、報賬管理規定為規范公司后勤采購事務，對公司行政辦公室、行政總務科、公司工會、辦公用品及辦公電子設備等物品的采購、保管、領用、報帳作如下規定：6.1 行政辦公室負責采購的物品公司接待用煙酒、禮品的采購與管理由行政辦公室負責，辦公室采購、保管、領用、報帳程序按以下規定執行：6.1.1 采購管理6.1.1.1 煙酒、禮品采購分日常采購與專項采購。日常采購行政部應于25日填寫事務招待報告單，按最新審批流程審批后方可采購。專項采購指日常計劃外的采購，由各需求部門提出申請，經行政部經理、行政副總審核，總經理審17、批后方可采購。6.1.1.2 已批準的采購計劃，按使用情況分批采購，由行政部經理與其辦公室采購專員一起參與采購詢價，貨比三家，以價廉物美為優先采購對象；本月采購計劃不夠使用需補充采購時，經報行政部經理、總經理或董事長批準方可采購。6.1.2 入庫、保管、領用管理6.1.2.1 公司行政辦公室指定專人負責煙酒（不能與采購專員為同一人）；6.1.2.2 接待用采購物品均應辦理入庫手續，填寫招待物品入庫驗質單，經采購專員、管理專員、行政部經理簽字審核；6.1.2.3 接待物品領用必須辦理領用手續，填寫招待物品出庫單，經領用部門經辦人簽名、領用部門經理、管理專員、行政部經理審核，總經理審批；6.1.218、.4 根據出入庫單記錄帳簿；月末，由行政部經理安排相關人員進行盤點，核實帳簿；財務部可安排人員監督盤點，并可不定期抽查。6.1.3 報帳管理6.1.3.1 由行政部經理與其辦公室采購專員一起參與采購詢價，參與采購詢價的當事人都作為經辦人簽字，經行政副總審核后按公司最新報帳流程簽批報帳；6.1.3.2 報帳時必須提供事務請示報告單（包含累計執行數）、發票、招待物品入庫驗質單。6.1.4 報表、帳簿管理：6.1.4.1 月未，根據帳簿編制招待物品報表，上報總經理、財務部經理；6.1.4.2 帳簿在年末時，轉交財務部。6.2 行政總務科負責采購的物品及外協修理行政總務科負責的費用分兩類：物品費用、服19、務費用。物品費用指為公寓采購物品、采購飲用水、為公司采購衛生用品等；服務費用指空調維修、門窗桌椅維修等。行政總務科負責的維修服務及物品采購、保管、領用、報帳程序按以下規定執行。6.2.1 采購管理6.2.1.1 行政總務科所負責的物品需要采購或維修時，行政總務科填寫事務請示報告單，經行政部經理審核，行政副總批準后方可采購或維修；6.2.1.2 已批準的采購計劃，按使用情況分批采購，由行政總務科科長與其采購專員一起參與采購詢價，貨比三家，以價廉物美為優先采購對象。6.2.2 物品入庫、保管、領用管理及維修服務6.2.2.1 行政總務科指定專人負責物品的保管；6.2.2.2 行政總務科負責采購的物20、品均應辦理入庫手續，填寫入庫單，經采購專員、管理專員、行政部經理簽字審核；6.2.2.3 行政總務科負責采購的物品必須辦理領用手續，填寫物品出庫單，經領用部門經辦人簽名，領用部門經理、管理專員、行政部經理審核；6.2.2.4 根據出入庫單記錄帳簿；月末，由行政部經理安排相關人員進行盤點，核實帳簿；財務部可安排人員監督盤點，并可不定期抽查；6.2.2.5 發生外協修理時，填寫服務(物品)確認單，并及時由接受服務的相關部門經辦人簽字，部門經理審核，并經行政部經理審核。6.2.3 報帳管理參與物品采購或維修服務詢價的當事人都作為經辦人簽字，經行政部經理審核后按公司最新報帳流程簽批報帳，報帳時必須提供21、事務請示報告單（包含累計執行數）、發票、物品入庫單、服務（物品）確認單。6.2.4 報表、帳簿管理：6.2.4.1 月末，根據帳簿編制物品報表，報財務部經理；6.2.4.2 帳簿在年末時，轉交財務部。6.3 公司工會負責采購的物品公司福利物品由公司工會負責采購。公司工會采購、保管、領用、報帳程序按以下規定執行：6.3.1 采購管理6.3.1.1 公司工會福利物品采購分日常采購與專項采購。日常采購應于25日編制采購計劃單，經工會福利物品管理專員申請，工會主席、行政副總審核、總經理批準后方可采購；專項采購指日常計劃外的采購，按具體需要的時間采購，其它與日常采購程序相同；6.3.1.2 已批準的采購22、計劃，按使用情況分批采購，由工會主席與工會物品管理專員一起參與采購詢價，貨比三家，以價廉物美為優先采購對象，參與采購詢價的當事人都作為經辦人簽字，經工會主席審核后按公司最新報帳流程簽批報帳；報帳時必須提供計劃單（包含累計執行數）、發票、物品入庫單。6.3.2 入庫、保管、領用管理6.3.2.1 工會指定專人負責工會福利物品的管理；6.3.2.2 工會福利物品均應辦理入庫手續，填寫物品入庫單，管理專員、工會主席簽字審核；6.3.2.3 工會福利物品領用必須辦理領用手續，填寫物品出庫清單，須經領用人、管理專員簽字，工會主席審核；6.3.2.4 根據出入庫單記錄帳簿；月末，由公司工會安排相關人員進行23、盤點，核實帳簿；財務部可安排人員監督盤點，并可不定期抽查。6.3.3 報帳管理參與采購詢價的當事人都作為經辦人簽字，經工會主席審核后按公司最新報帳流程簽批報帳，報帳時必須提供計劃單（包含累計執行數）、發票、物品入庫單。6.3.4 報表、帳簿管理：6.3.4.1 月未，根據帳簿編制工會物品報表，報財務部經理；6.3.4.2 帳簿在年未時，轉交財務部。6.4 辦公用品采購與管理辦公用品指紙張、筆墨等耗材、計算器、U盤、移動硬盤、電腦配件等。6.4.1 采購管理各部門每兩個月提交一次辦公用品耗用計劃，經部門經理審核簽名，上報行政部辦公室，行政部辦公室統計后，經行政部經理審核簽名，行政副總批準后由供應24、部經理審核簽名，安排采購，同時上報財務部經理。6.4.2 入庫、保管、領用管理6.4.2.1 辦公用品購回后應到公司行政辦公室辦理入庫手續，填寫辦公用品入庫驗質單，經采購專員、管理專員、行政部經理簽字審核；6.4.2.2 辦公用品領用必須辦理領用手續，填寫辦公用品出庫單，經領用部門經辦人簽字、領用部門經理、管理專員、行政部經理審核；6.4.2.3 根據出入庫單記錄分別登記辦公用品帳簿；月末，由行政部經理安排相關人員進行盤點，核實帳簿；財務部可安排人員監督盤點，并可不定期抽查。6.4.3 報帳供應部按公司最新審批流程審核后報銷，報帳必須提供計劃單（包含累計執行數）、發票、辦公用品入庫驗質單。6.25、4.4 報表、帳簿管理：6.4.4.1 月末，根據帳簿編制辦公用品報表，報財務部經理；6.4.4.2 帳簿在年末時，轉交財務部。7 通訊費用管理7.1 公司手機通訊費用報銷標準為：7.1.1 經理（含）以上級別，實報實銷；7.1.2 副經理級別：300元；7.1.3 科長、副科長級別：200元；7.1.4 一般行政、人事、財務、供銷人員50-100元；7.1.5 其他特別批準人員；特批人員手機通訊費按特批標準報銷；7.2 有通訊補貼相關人員24小時開機有通訊補貼相關人員，手機必須24小時開通，1個月內有三次關機者，取消手機補貼（由各部門統計關機次數，匯總后由行政辦公室報財務部門）。7.3 實報26、實銷人員手機費用報賬實報實銷憑發票報銷，由行政辦公室及時繳納，按公司最新審批流程審核后報銷。7.4 其他人員手機費用其他人員手機費用按照標準直接補貼列支工資表，不得另行報銷通訊費。7.5 固定話費固定電話費用報銷由行政辦公室根據發票按月報銷，固定電話費用單上不允許有通訊費用外的“其他服務費用”，如有發現，經查實的由撥打電話人承擔相關費用，不能查實的由固定電話負責人個人承擔相關費用，公司不予報銷通話費用之外的其它一切代收費。8 關于私車公用的管理規定 8.1 符合私車公用的條件8.1.1 公司副經理級（含）以上業務中需私車公用的人員。8.1.2 總經理或主管副總指定或特批的特殊崗位人員。8.2 私車公用報銷范圍私車公用過程中所產生的燃油費根據實際里程，按1元/公里享受補貼；過路過橋費、停車費等憑有效發票予以報銷；其它原因所產生的費用，如車輛保險費、車輛維修費、事故處理費等由個人承擔。8.3 私車公用審批流程私車用于公司業務前，必須事先提出申請，填寫私車公用申請單（詳見附件），部門副經理報部門經理批準，部門經理報分管領導批準。8.4 私車公用實行一事一請示，及時報銷，杜絕事后補單行為；運行過程中所產生的費用必須為申請單有效期內的費用，否則不予報銷。8.5 符合集團職務級別在6級以上的領導，參照公司關于公司公務車輛使用管理規定的通知所規定的內容執行。