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1、潔具公司文件管理控制程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的為完善本公司文件管理體系，規(guī)范文件管理控制程序，使文件管理工作規(guī)范化、標準化、制度化。2.0適用范圍本文件適用于潔具有限公司及所屬各部門的所有管理性文件。3.0定義本制度為公司所有文件的格式、編碼、審批、發(fā)放、保管、回收、修訂、作廢等程序的唯一規(guī)范性權威文件。4.0職責 總經(jīng)理：負責公司管理性文件的審批。 人力資源部：負責公司管理性文件的編寫、修訂、執(zhí)行監(jiān)督和發(fā)放管理。 各部門：負責本部門管理性文件的編寫、修訂、管理及監(jiān)督執(zhí)行。5.0管理規(guī)定5.2、1 管理性文件類別及代碼5.1.1 公司類文件 代碼： 各類文件代碼前面都必須加上公司代碼5.1.2 管理制度/規(guī)定類： 代碼：包括公司所有管理規(guī)章制度、規(guī)定等。5.1.3 作業(yè)指導書： 代碼： 包括公司所有崗位作業(yè)指導書。5.1.4 組織架構(gòu)類： 代碼： 包括公司所有組織架構(gòu)職能說明。5.1.5 職位說明書： 代碼： 包括公司所有職位說明書。5.1.6 工作聯(lián)絡單： 代碼： 包括公司所有部門之間的工作聯(lián)絡單。5.1.7 通知通告類： 代碼： 包括公司所有通知、通告文件，如會 議通知、放假通知、獎罰通告等。5.1.8 任免通告類： 代碼： 包括公司所有人事任命和人事免任等類別文件。5.1.9 3、其它類別： 代碼： 除以上類別以外的其它行政文件。5.2 收發(fā)文部門代碼：01 表示總經(jīng)理辦公室02 行政中心02RL 行政中心人力資源部02ZH 行政中心綜合管理辦公室03 生產(chǎn)中心03SC生產(chǎn)中心生產(chǎn)部03JS生產(chǎn)中心技術部03PG生產(chǎn)中心品管部03SB生產(chǎn)中心設備部04 銷售中心04WM銷售中心國際貿(mào)易部04NM銷售中心國內(nèi)貿(mào)易部04SC銷售中心市場推廣部05 財務中心05CW財務中心財務部05CG財務中心采購部5.3 管理性文件編號規(guī)則 表示文件順序代碼表示發(fā)文時間代碼表示發(fā)文部門代碼表示文件類別代碼表示公司代碼表示發(fā)文中心代碼 如2008年則用08表示 例：ZZ01ZD08001表示4、閥門有限公司總經(jīng)理辦公室08年頒發(fā)的第一份制度類文件。 ZZ02RLTZ09001表示閥門有限公司行政中心人力資源部09年頒發(fā)的第一份通知通告類文件。5.4 管理性文件格式要求5.4.1 文件總體格式采用“附件一”格式。各部門所發(fā)文件統(tǒng)一使用本公司的CIS(企業(yè)形象設計)標識作文件頭。5.4.2 管理制度規(guī)程類、作業(yè)指導書類文件格式，采用六段式，即： 1.0 目 的 2.0適用范圍 3.0定義 4.0職責 5.0內(nèi)容 6.0附件5.4.3 文件內(nèi)容順序號采用阿拉伯數(shù)字，按順序、逐級排列。如： 1.0 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.1.15.4.4 組織架構(gòu)類文件格5、式參照“附件二”。5.4.5 任免通告類格式參照“附件三”。5.4.6 通知通告類格式參照“附件四”。5.4.7 職位說明書格式參照“附件五”。5.4.8 工作聯(lián)絡單格式參照“附件六”。5.4.9 其它文件除文件總體格式不變和字體按固定要求外，內(nèi)容格式不作規(guī)定。5.5 文件名稱采用四號黑體字加粗處理；文件落款及其附屬字均采用小四號楷體字；文件主標題采用四號宋體字加粗；文件內(nèi)容采用小四號宋體字；文件內(nèi)容行距為18-20磅。5.6 文件編號 必須嚴格按照5.3規(guī)定的編號規(guī)定進行編號。5.7 文件的審批 所有的管理性文件都必須由總經(jīng)理簽字批準后發(fā)放生效。5.8 文件的受控程序 管理性文件中的ZD、Z6、Y、ZW、JG、RM五類文件屬于受控文件。參照以下受控程序執(zhí)行。5.8.1 文件發(fā)放程序5.8.1.1公司各部門需要頒發(fā)文件，將文件按固定格式要求起草后，填寫“文件發(fā)放審批表” (參照“附件七”)連同文件原件一起，呈公司領導審批。5.8.1.2經(jīng)公司領導審批同意后，公司檔案室文件管理員必須填寫“文件發(fā)放(回收)登記表”(參照“附件八”)，按“文件審批表”中的部門或人員進行分發(fā)、簽收。5.8.1.3文件發(fā)放完畢，將文件正本連同“文件發(fā)放審批表”和“文件發(fā)放(回收)登記表”一起，存檔備案。5.8.2 文件的修訂/回收程序5.8.2.1如文件需要修訂時，由申請修訂部門或人員提出申請，經(jīng)公司領導審批同7、意后，將“文件修訂申請單”(參照附件九)交發(fā)文部門。5.8.2.1發(fā)文部門收到經(jīng)過審批的“文件修訂申請單”后進行修訂文件。5.8.2.2文件修訂內(nèi)容如屬于個別錯別字或語句不通等，則進行文字或語句修訂，不作文件升版處理。如涉及到公司或部門重大事項或運作程序變更，且文件屬段落性修改，則考慮文件要升版修訂與發(fā)行。原則上，非大的段落修訂，可以在修訂次數(shù)達到三次后才作文件版本升級處理。5.8.2.3非升版修訂文件，只需文件管理員記錄好“文件修訂履歷表”(參照附件十)記錄好修訂內(nèi)容后，手工在正本文件和已發(fā)放的受控文件中作相應部分修改。5.8.2.4如屬升版修訂文件，文管員除記錄好“文件修訂履歷表”記錄好修8、訂內(nèi)容外，還必須將新版文件修訂后，按文件發(fā)放規(guī)定發(fā)放新版文件，同時將舊版文件收回，并在“文件發(fā)放(回收)表”中作簽收。5.8.3 文件的廢止處理程序5.8.3.1文件如因故需作廢止處理，由申請廢止部門或人員提出申請，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，則由文管員負責按發(fā)放清單統(tǒng)一收回，并作好回收登記。5.8.3.2所有的廢止文件收回后統(tǒng)一封存歸檔處理。5.8.4 文件的受控狀態(tài)標識 所有受控文件均需加蓋“受控文件”印章標識；所有非受控文件均需加蓋“非受控文件”印章標識；技術文件需加蓋“生產(chǎn)用圖”印章標識；作廢文件加蓋“作廢”印章標識；若需留存的文件需加蓋“作廢留存”印章標識。標識工作由發(fā)文部門負責。5.8.59、 對外來文件和技術類文件的管理控制對外來文件應分類編號標識，建立外來文件檔案統(tǒng)一管理。由人力資源部檔案室負責外來管理性文件的管理；技術性文件、資料在審批通過后上交檔案室統(tǒng)一收發(fā)管理。特別是對顧客提供的產(chǎn)品圖樣，在未經(jīng)顧客同意的情況下，不得對外泄露。對外來文件的發(fā)放，必須按文件發(fā)放有關規(guī)定執(zhí)行。5.8.6 作廢文件處理程序 所有“作廢”文件應定期進行清理并銷毀；對于“作廢留存”文件則登記歸檔保存。5.9 所有“受控文件”均屬公司機密性文件，必須妥善保管。各文件持有人不得擅自翻印、外借、外贈。如確因破損嚴重或丟失，應向檔案室文件管理員提出申請并經(jīng)人力資源部主管批準后，再以舊換新或補發(fā)。5.10 所10、有發(fā)放的管理性文件，一律以文件的生效日期為執(zhí)行日期。如發(fā)出的文件內(nèi)容需要更正，則應同時更新文件版本；所有的管理性文件均以最新版本為準。5.11 以上規(guī)定各部門必須嚴格執(zhí)行。 5.12 此文件解釋權屬公司人力資源部。6.0 附件6.1 附件一 有限公司管理性文件“標準格式”6.2 附件二 “組織架構(gòu)類”文件格式6.3 附件三 “任免通告類”文件格式6.4 附件四 “通知通告類”文件格式6.5 附件五 “職位說明書”格式6.6 附件六 “工作聯(lián)絡單”格式6.7 附件七 “文件發(fā)放審批表”格式6.8 附件八 “文件發(fā)放(回收)登記表”格式6.9 附件九 “文件修訂申請單”6.10 附件十 “文件修訂履歷表”