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1、醫療器械公司財務支出審批和費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的 加強費用控制、降低成本支出、規范費用標準及范圍，加強預算費用的控制和管理2 范圍 集團公司各部門、下屬各單位、控股子公司的各項財務支出和費用報銷。3 財務支出審批3.1原則 公司開支實行預算管理、總量控制，所有預算外開支必須履行審批程序。 公司內部各部門、各單位應根據其月度預算按時編制月度資金計劃表，由主管領導簽字后，于每月25日前報集團公司財務管理中心。經集團財務管理中心、資金管理中心審核、董事長審批同意后，交由公司財務部控制、執2、行。3.2 借款和支票使用審批程序 借款由經辦人填寫借款單全部內容、簽名后，提交審批。結算金額在1000元以上的，原則上以支票支付。日常經營開支的審批程序.1預算內金額不足5000元的辦公用品、機配件、油料及其他低值易耗品的采購開支，由經辦人填制采購申請單，提交本部門負責人、主管副總經理、總經理審批。審批后由公司業務歸口部門按月度集中采購，采購申請單當月有效，過期未執行的作廢，如需繼續采購應重新申請。.2預算內金額不足5000元的其他開支需要借款的，由經辦人填寫借款單，說明事由，提交本部門負責人、財務負責人、總經理審批，即可辦理借款。對于借款單不能充分說明事由的借款事項，應附加已經本公司主管領3、導和總經理審批同意的其他相關文件原件。.3金額5000元（含）以上10000元以下的預算內開支和固定資產的支出，必須以簽報形式報本公司總經理、集團財務總監、總裁（或授權人）批準。所有預算外開支及10000元以上的預算內開支，必須以簽報單形式報本公司總經理、集團財務總監、總裁、董事長（或授權人）審批。經辦人持已經批準的簽報等文件原件，填寫完整的借款單，經公司主管會計、財務負責人簽字后，即可到財務部門辦理借款。 集團內其他公司辦理業務需在本公司借款的，應先由經辦人按其所屬單位的審批流程獲得批準后，經公司財務負責人和集團財務總監簽字，方可辦理借款手續。必要時必須經董事長的批示 財務部出納根據審批手續4、齊備的各類文件和借款單，向經辦人支出現金或簽發支票。 各項借款應遵守“前款不清、后款不借”的原則。有特殊事項確需在未清前款的情況下借款的，經辦人需附書面文件說明前款未清的原因，由主管會計在說明文件上明確標注累計欠款的金額，報公司財務負責人、直屬領導、分管副總經理、總經理確認后方可填寫借款單再借款。無董事長特別批示的，累計借款次數最多兩次，累計借款金額最高不能超過1萬元。公司財務部每月應及時清理員工借款，月末發放還款通知單，要求借款人在規定時間內還清欠款；不能還款的應提交經公司總經理批示的書面說明，否則，財務部門有權自其當月工資中扣發相應的欠款金額。4費用報銷管理4.1費用報銷必須按要求填寫費用5、報銷單或差旅費報銷單，粘附合格的原始憑證（包括各種申請審批文件的原件（原件已提交財務的可提供復印件）、原始發票），原始發票各項目應填寫完整，發票單位必須標有本公司的全稱。4.2審批簽字程序：4.2.1預算內開支金額不足5000萬元的，經辦人持填寫完整的費用報銷單或差旅費報銷單，提交本部門負責人、費用會計、財務負責人、總經理批準。5000元（含）以上10000元以下的，還需報集團總裁審批。4.2.2所有預算外開支、金額10000元（含）以上的預算內開支，經辦人持填寫完整的費用報銷單或差旅費報銷單，提交本部門負責人、主管會計、財務負責人、總經理、集團財務總監、總裁、董事長（或其授權人）批準。4.26、.3董事長特殊安排的事項，由董事長先簽字證明事情的真實性，財務負責人審核發票及金額、總經理簽字予以報銷。4.2.4 集團內跨公司辦理業務需在其他公司報銷費用的，應先由經辦人按其所屬審批流程獲得批準后，經費用承擔公司主管會計、財務負責人、總經理審批后予以報銷并報備報銷人所在公司財務部及集團財務中心。必要時，須經集團財務總監、董事長批示。4.2.5 財務部出納根據審批齊備的費用報銷單或差旅費報銷單給予報銷。4.3 費用開支的范圍與標準4.3.1 工資費用及發放按集團公司有關規定執行。各級工資審批人員及員工本人應對員工的工資保密。如發生工資泄密，追究相關人員責任。按照國家規定應當由公司負擔的職工養老7、保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和住房公積金等，由綜合管理部負責（人力資源）計算并繳納。4.3.2 差旅費標準參照4.4“出差管理”執行。4.3.3 保險費是指為減少因意外事故造成財產經濟損失而向保險公司投保所支出的費用。主要包括為人員、房屋、建筑物、機器設備、運輸工具等投保的財產險、第三者責任險等，所有保險類業務均需報集團財務中心、總裁、董事長審批，各公司應按審批文件和實際發生的保費金額按程序報銷。4.3.4 辦公費是指公司在經營管理環節中發生的各項辦公費用，包括文具紙張費、印刷費、書報資料費、計算機軟件資料費、微機聯網安裝費、上網費以及其他辦公用品等。4.3.4.1所有辦公用品由公司統一8、管理，按集團規定的標準實行限額領用制度。綜合管理部負責根據各部門辦公用品的領用情況，每月編制“辦公費用分配表”交財務部門。4.3.4.2各部門領用辦公用品必須辦理領用出庫審簽手續，由經辦人填寫辦公用品領用審批表，經本部門負責人、財務部審核、分管領導批準后到倉庫辦理領用手續。并按限額計劃控制領用。4.3.4.3公司辦公用品只提供日常用品（即消耗品）和限期使用品。消耗品包括：筆、墨、紙張（稿紙、打印紙、復寫紙）、小刀、訂書釘、大頭針、曲別針、印油、電池、洗滌用品、清潔用品等。限期使用品包括：鋼筆、尺子、夾子、文件盒、檔案盒、計算器、架、剪、紙簍、筆筒、簸箕、盆等。4.3.4.4專用辦公用品即財務賬9、本、憑證、表盒、檔案目錄等，專項會議配備的辦公用品及培訓用品，不列入辦公用品限額。應根據實際需要提交采購計劃進行審批，但要節約使用。4.3.4.5辦公用品在使用限期內丟失、損壞的由使用人負責賠償，公司不予配置。4.3.4.6辦公用品限額標準：總經理、副總經理、總經理助理每月15元，部門負責人每月8元，一般職員每月4元。各部門辦公用品限額可在季度內使用，不得超出限額。4.3.5 郵電通訊費是指公司因工作需要發生的各項郵電通訊費用，包括固定電話費、手機話費、郵寄費、電報費、快遞費等其他有關的費用。4.3.5.1固定電話費：根據公司業務情況，各部門固定電話費實行定額管理，限額使用。每部電話市話限額110、00元，超支自付，節約不補。根據業務需要，確需開通長途電話的人員，由本人提出書面申請，經綜合部審核，分管副總審批、總經理批準后方可開通。但要制定每月長途電話費限額，節約不補，超支部分從本人工資中扣除，確因工作原因，業務需大量使用長途電話的特殊崗位，經本公司總經理批準后，上報集團財務總監、總裁、董事長審批，其他經董事長特批的，按審批標準執行。4.3.5.2手機話費報銷標準： 4.3.5.2.1員工手機通訊費開支標準：總經理電話費600元；副總經理每月報銷電話費400元，董事長特批的除外；總經理助理、部門負責人每月報銷電話費200元；特殊業務崗位根據實際工作需要，由各公司總經理負責審批，在501511、0內定額報銷，因業務原因個別需要報銷話費的，采購單次審批，在50-100元內定額報銷。因工作特殊，如外出辦事、與總部通話次數較多，確需增加電話費，由本人按月提出書面申請，部門領導同意、總經理批準后報財務部備案，可臨時增加話費，但最多每月不超過100元。享受手機費報銷的員工必須保持手機24小時開機狀態，確保工作的正常進行。4.3.5.2.2手機話費報銷應填寫費用報銷單，當月話費超過規定標準的按標準報銷，當月話費不足規定標準的按實際發生額報銷。手機發票應為包含報銷人本人名字的話費發票，每月各部門將手機費匯總后交由綜合管理部統一報銷。享受集團小號和雙機雙待人員按照標準報銷4.3.5.3其他郵電通訊費12、標準按照公司相關規定執行。4.3.6 業務招待費是指公司為業務經營的合理需要而發生的招待費用，包括接待國內外賓客的宴請費、禮品費、招待用煙茶費、舉辦招待會經費、開展國內外購銷業務必需的活動經費，以及公司負擔的其他接待費用。4.3.6.1各種業務宴請必須事先填寫宴請審批單，經批準后方可進行，嚴禁未經同意發生宴請費用。申請人在本地市內招待有關人員的，應填寫宴請審批單，經綜合部負責人審核，報總經理批準后，由綜合部具體安排。宴請結束后由宴請人填寫報銷單，經綜合部負責人審核、總經理（或分管副總經理）審批后，到財務報銷。因工作需要，在外招待客戶或有關部門人員的，申請人必須電話請示總經理（或分管副總經理），13、經批準接待的，由申請人按本人職務所規定的宴請標準執行。超標準接待的必須經總經理批準。接待完畢返回，必須及時補辦業務招待報批手續。各公司總經理負責對單筆招待費2000元以下的招待費進行審批，超過2000元（含2000元）在5000元以下的業務招待，需提前報書面報請集團總裁審批，5000元以（含5000元）以上的，需提前書面報請集團董事長審批。4.3.6.2業務宴請標準：總經理副總經理中層一般員工一類城市250220180120二類城市220180140100三類城市18014010080四類城市1601208060本標準中城市分類同差旅分類標準，招待費標準為每次招待人均消費標準，本公司陪同人員原14、則上不得超過2人。4.3.6.3業務招待費在規定標準內憑原始發票報銷，超過標準且總額在2000元以內的一律報總經理審批。4.3.6.4贈送帶有公司標志的紀念品，應報公司總經理批準。需要外購禮品的，金額在500元以下的經公司總經理批準，超過500元的必須經董事長批準。4.3.7 廣告宣傳費是指公司為擴展經營業務、宣傳公司形象的需要而發生的廣告費用、展覽費用、印刷費用。公司統一制作的廣告、樣本、宣傳品以及廣告性禮品等，依據公司總體廣告宣傳方案實施，按照預算由辦公室負責經辦，憑發票按審批程序和標準報銷。4.3.8 培訓費是指公司為提高員工的專業技術水平和管理能力，對公司職員進行專業技術、職業道德培訓15、和考試的費用，由人力資源部門根據公司審定的培訓計劃編制預算具體負責安排，憑發票按審批程序和標準報銷。4.3.9 維修費是指為保證公司的正常經營而發生的建筑物、機器設備、運輸工具、辦公設備等的維護、修理、保養、檢測等費用，由綜合管理部憑發票按審批預算程序和標準報銷。4.3.10 其他臨時費用是指為維持公司的正常經營活動而發生的其他支出，按實際發生金額按審批程序和標準報銷。4.4出差管理4.4.1 出差任務審批 員工出差，應在OA上填寫出差申請（OA實行前可紙質申請），注明出差任務計劃及路線安排，提交分管領導、總經理審批。未經批準私自出差發生的費用公司一律不予以報銷。4.4.2差旅費預支出差人持已16、經審批的簽報或出差計劃及線路安排表，到公司的綜合管理部簽字備案，根據預算的金額填寫借款單，按借款審批程序辦理借款事宜。4.4.3 差旅費報銷出差費用符合公司規定標準的，憑發票報銷，各種收據及收款憑證一律不予報銷。具體報銷辦法如下：4.4.3.1報銷范圍：因公在境內、外出差發生的符合規定標準的費用，包括往返機場、火（汽）車站的出租車費、飛機（車、船）票款，住宿費、購票服務費、伙食補貼、出差交通補助等。4.4.3.2報銷標準：4.4.3.2.1交通工具4.4.3公司總經理、副總經理等，因工作原因出差的，可選擇自帶車或乘座火車臥輔等，確因工作需要乘坐飛機普通艙位、火車軟臥、輪船二等艙的，在簽報中寫明17、擬乘座的交通工具種類，經批準后乘座。4.4.3.2.1.2除公司總經理、副總經理、總監、總經理助理等以外的員工，可選擇乘座大巴、火車硬座、輪船三等艙。4.4.3.2.1.3出差期間發生的出租車費僅限往返機場、車站用途，其他用途發生的不予報銷。4.4.3.2.1.4因工作需要帶車出差的，當天能夠返回的由公司綜合管理部負責人批準；當天不能返回的應報分管副總或總經理批準。4.4.3.2.1.5出差訂票由公司綜合管理部統一定點辦理，訂票費不超過10元/張，購票高峰時期訂票費不得超過30元/張。4.4.3.2.2除經董事長、總裁特別批準的，差旅費報銷執行下列標準：城市類別職位級別一類城市二類城市三類城市18、四類城市集團總裁或董事長不限總經理級300元/間/日200元/間/日150元/間/日120元/間/日經理/主管200元/間/日150元/間/日110元/間/日90元/間/日一般職員180元/間/日120元/間/日100元/間/日80元/間/日補助費標準城市類別職位級別一類城市二類城市三類城市四類城市公司職員 40元/天 30元/天 20元/天 10元/天一類城市：北京/上海/廣州/深圳/杭州/寧波/溫州/無錫/大連/蘇州/廈門/珠海/東莞/重慶/南寧/桂林/泉州/青島/南京/沈陽/哈爾濱/天津/成都/武漢/昆明； 二類城市：長沙/長春/濟南/鄭州/蘭州/南昌/石家莊/合肥/太原/呼和浩特/貴陽19、/常州/南通/揚州/泰州/鎮江/淮安/連云港/黃山/蕪湖/馬鞍山/包頭/汕尾/潮州/江門/肇慶/茂名/湛江/柳州/韶關/漳州/海口/三亞/惠州/中山/佛山/汕頭/福州/拉薩/三明/煙臺/威海/烏魯木齊/西安/徐州/揚州； 三類城市：除上述一、二類城市之外的一般地級市.四類城市：縣級城市及縣級市/縣以下鄉、鎮。4.4.3.2.2.1公司所在地周邊出差的，距公司100公里以外可享受出差伙食補助。4.4.3.2.2.2員工在出差期間（包括參加會議）由他方提供住宿、伙食、交通工具等三項或其中之一的，公司不予報銷該項補助。4.4.3.2.2.3出差人員發生的住宿費、伙食補助按規定標準執行，超支部分不予報20、銷。住宿費憑住宿發票在規定的限額內報銷。員工到家庭所在地出差的，不予報銷住宿費和伙食補助。隨同領導出差，乘坐交通工具和食宿與領導難以分開的，可按領導報銷標準執行。4.4.3.2.2.4出差住宿費開具發票的天數，不得超過實際住宿的天數；出差補助按日歷天數計算（算頭不算尾）。如果出差實際天數超過預計天數的，應書面詳細陳述超過原因并附于報銷單后，由上級領導簽字確認。4.4.3.2.2.5出差距離達500公里以上需乘坐火車的，從當日晚8時至次日晨7時乘車6小時以上的，或連續乘車超過12小時的，可購同車硬臥鋪票。4.4.3.2.2.6集團管理人員到各地巡查工作的，相關差旅費用由被巡查公司承擔，就餐實行工21、作餐，原則上為四菜一湯，中層以下人員就餐標準15元/人，副總經理級就餐標準為25元/人，總經理級以上人員就餐標標35元/人 。.2.2.7銷售人員出差到銷售區域內巡查工作，不得要求經銷商承擔住宿費用。4.4.3.2.2.8出差期間發生的其他零星支出，如復印費、打字費等按辦公費用報銷。4.4.3.3報銷程序4.4.3.3.1出差人完成出差任務返回公司后，持出差簽報到綜合管理部確認簽字后，填寫差旅費報銷單。差旅費報銷單中所列費用應按規定標準憑原始發票報銷，超過規定標準的費用由個人自理。4.4.3.3.2簽字審批程序同費用報銷程序。4.4.3.3.3出差人應在10個工作日內到財務部門辦清差旅費結算手22、續。4.5 其他規定4.5.1禁止員工有下列行為：4.5.1.1利用出差機會，宴請親朋好友等與公務無關的人員；4.5.1.2假借公務出差，游山玩水；4.5.1.3長期占用公款不辦理報銷和退款手續；4.5.1.4未經事前批準，借出差之便繞道回家探親的；4.5.1.5其他違反公司規定的行為。若有員工違反以上規定和集團相關規定的，將按集團的相關規定給予處理。4.5.2總經理和財務總監的審批簽字日為每周一、三，財務部報銷日為每周二、四。4.6本規定自2010年2月1日起執行。附件：一、借款單;二、費用報銷單;三、差旅費報銷單;四、宴請審批表;五、財務支出、報銷審批簽字權限責任及流程。附件五：財務支出及23、報銷審批簽字權限責任及流程 1、批準人：付款項目申請 部門審批流程預算范圍內5000元以下的業務付款事項各業 務部經辦人部門負責人費用會計財務負責人 總經理預算范圍外、預算內及購置固定資產5000元以上付款事項各業 務部經辦人部門負責人費用會計財務負責人 總經理董事長員工工資綜合管理部工資制表人人力負責人費用會計財務負責人總經理（報備集團）員工考核獎勵綜合管理部工資制表人人力負責人費用會計財務負責人總經理（報備集團）公司內部各銀行帳戶之間調撥資金及銀行劃撥貸款利息財務部出納主管會計財務負責人-集團財務中心公司與集團內所屬單位之間資金調撥財務部主管會計財務負責人總經理集團資金中心集團財務總監董事24、長公司銀行帳戶的開立與銷戶申請財務部財務出納主管會計 財務負責人集團財務中心 對外報送財務報表及相關文件財務部財務經辦人財務負責人公司法人代表（或法人代表授權人）銀行劃撥小額零星財務手續費財務部財務出納 財務負責人 其他特殊用款事項使用人財務負責人-資金中心-董事長 2、簽字人責任：經辦人：負責所支付費用事項的真實性、準確性；負責收取支付款項的發票符合稅務的規定；部門負責人：負責所支付費用的事項的真實性，準確性；負責付款事項符合公司的規章制度；財務主管：負責所支付款項金額的準確性,發票的合規性;負責標注累計欠款金額、各項支出是否超出預算規定標準。財務負責人：負責付款事項符合公司的規章制度；并對前級簽字人員是否履行職責進行審核；分管副總：負責付款事項符合公司的規章制度；并對前級簽字人員是否履行職責進行審核；總經理：負責付款事項符合公司的規章制度；并對逐級簽字人員是否履行職責進行審核；3、簽字人責任追索：支付各類款項堅持逐級審批簽字的原則，后級簽字人員有對前級簽字人員的審核權，各級簽字人員失職造成經濟損失的按公司規定承擔相應的經濟責任。管理制度名稱集團財務支出及費用報銷管理制度管理制度編號管理制度主責單位集團財務中心版次1.1批準人有效期限2年審核部門負責人密 級公開起草部門負責人袁文龍起草部門財務中心起草人 批準日期 實 施 日 期