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1、商貿公司費用報銷管理制度（借款、審批等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章：總則第一條：為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據公司的實際情況，將報銷分為差旅費、辦公費、招待費、交通費、通訊費、教育經費及培訓費 、會議費等,以下分別說明相關的借款流程及各項支出具體 的財務報銷制度和報銷流程。 第二章：費用報銷基本制度及基本流程第三條：報銷人必須取得合法有效的報銷單據(發票)。 第四條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求： 1. 報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨2、意涂改； 2. 報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好）； 3. 各票據應均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 4. 若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5. 報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列； 6. 報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7. 報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8. 報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準； 9. 有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實3、物單據應附入庫單； 10. 出租車票據需注明業務發生時間、起至地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有主管領導簽字確認； 第五條：單筆報銷總額超過2000元，需要提前一天通知財務備款。 第六條：在一個預算期內，各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算納入對個人或部門負責人的績效考核，特殊情況需公司負責人審批并執行追加預算程序。 第七條：費用報銷基本流程： 第八條：差旅費報銷 1因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“出差申請單”，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數、所需資金，經部門負責人、公司負責人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準后的“出差申請單”填寫“借款申4、請單”，由部門負責人批準，公司負責人審批，財務負責人核準后方可借款，原則上前次出差沒有報銷，本次出差不予借款。 1.3凡與原“出差申請單”規定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數、人數、改乘交通工具需經部門負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。 1.4出差期間發生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 1.5出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費標準填寫“費用報銷單”，后附“出差申請單”，執行費用報銷流程。 2差旅費標準 職 務住宿標準伙食補助交通補助一般員工120元/天50元/天50元/天部門主管150元/天1005、元/天100元/天部門經理200元/天150元/天150元/天總經理（副總）300元/天200元/天200元/天補充說明：2.1出差到經濟發達地區的，住宿標準可上浮30%。 2.2住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。 2.3報銷天數按照交通工具出發時間到返回時間計算，12點之前出發及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。 2.4伙食和交通補助依據實際出差天數憑相應發票結算，原則上采用額度內實報實銷形式，特殊情況需要上報公司負責人審批。 2.5出差期間招待客戶需要事先經公司負責人同意后方可報銷招待費，回來后補辦招待申請6、程序。 2.6出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 2.7不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.8部門經理以下（含部門經理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經公司負責人批準后方可乘坐飛機。 2.9到達目的地后，除公司負責人外其他員工原則上（市內）不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車。因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。 第九條：辦公費報銷 1. 行政部負責辦公用品統一采購，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請購單”，執行公司借款流程。 2. 行政部采購專員在借款之后3個工作日內，必須采購完成并辦理報銷事宜7、，執行公司費用報銷流程。 第十條：業務招待費 1. 公司級招待費用原則上由行政部統一安排，統一結算。 2. 部門因公需招待時，應事先申請，經公司負責人批準后方可招待。 3. 進行招待申請時應填寫“業務招待申請單”，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。 4. 其它非公招待客人一律由個人承擔 第十一條：交通費 原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容。 第十二條：通訊費 1. 普通員工手機通訊補助每月通過工資發放，不再報銷； 2. 凡由公司委托銀行代扣手機費的，由人力行政部按照實際金額填寫費用報8、銷單報銷； 3. 固定電話實行定額制，由人力行政部統一報銷。 第十三條：教育經費及培訓費 1. 教育經費及培訓費用由人事行政部統一進行預算、統一管理、統一安排。 2. 費用發生前使用部門應向人事行政部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經人事行政部門審核后傳一份至財務部門。 3. 費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。 第十四條：會議費 1. 各部門因工作需要參加各種會議的，應填寫“參會申請單”，詳細注明會議性質、內容、目的、會議地點、參會人數、會議天數及所需經費，“參會申請單”后附“會議邀請函”，經部門負責人核實、公司負責人簽字后方可前往，會議結束后應及時到財務部辦理報銷手續。9、 2. 參會人員應嚴格控制其費用總額，不得無故超支。 3. 會議結束后5日內按規定辦理費用報銷手續，報銷單據后附“參會申請表”及“會議邀請函”。 第十五條：未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由公司財務部上報總經理酌情處理。 第三章：報銷時間的具體規定第十六條：為了方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1 各公司財務部根據實際情況在每星期集中定時進行財務報銷。 2 借款不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第四章：借款標準及流程第十七條：借款標準 1. 員工借款須確有公務需要，個人借款一般不超過其半個月工資額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的部門負責人為默10、認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）。 2. 試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任。 3. 員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部支取現金。 4. 辦公人員借用公款，在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。 5. 借款人員完結事務，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，在本月發放工資時扣回。 6. 個人非公原因一律不得向公司借支。 第十八條：借款流程 第五章：費用審批管理 第十九條：費用審批管理。 1. 公司負責人在董事會授11、權內行使審批權。 2. 公司所有貨幣資金支付的審批權限原則上由公司負責人統一審批。 3. 公司負責人外出時可以指定授權人（電話授權），報財務備案，由公司財務負責人進行復核，對不符合公司財務制度的單據，財務有權拒絕辦理，公司負責人回來后要立即補辦批準手續。 4. 審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。 5. 貨幣資金支付的批準方式為書面方式。 6. 公司對貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規定而批12、準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。 7. 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額510倍的罰款，情節嚴重者一律開除并做進一步處理。 8. 審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規報銷金額10%-50%的罰款。 9. 因審核過失造成借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發工資中扣還。 10. 財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附附件是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時制作報銷憑證并交與出納處付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。 11. 出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司負責人（副總）、會計簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。 第六章：附 則第二十條：本制度解釋權歸公司財務部。 第二十一條：本制度經總經理辦公室討論通過并由執行副總裁簽字后生效，修改亦同。