外貿公司財務費用報銷制度及流程.doc
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上傳人:職z****i
編號:1102602
2024-09-07
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1、外貿公司財務費用報銷制度及流程編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 費用報銷憑證的規范第四條、報銷單填寫1.費用報銷單需填寫完整:包括部門、日期、內容、大小寫金額、合計數.附件張數、報銷人及審批人員的簽字;注:金額處不能留有空格,金額要完整到元、角、分,在財務有借款的需注明。2.金額大寫要準確:零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億。報銷原始憑證的要求1.當事人應充分取得費用的相關單據,如:合同或協議、合法的票據等,合法(被稅務機關認可)的票據,原則上必須是發票才能報銷。2.可使用的收據:在考2、慮節約成本時,報銷人員可不開發票,可用收據入賬。3.打車時,燃油費附加的票據也應該有,即凡是報的數額都必須有發票,同時金額有小數位數的,需注明實際支付的金額。4.其他票據也應同時注明費用的用途及時間,如招待費需注明招待的日期、招待的對象及招待的人數。5.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。 6.外出公差的需附有外出公差申請單,公差申請單上需有公司及部門領導審批。第五條、報銷憑證的簽字要求: 1.按規定應該簽字的人員必須全部簽字,簽字必須簽全稱,不得只簽姓。2.按規定順序簽字(1)經辦人簽字(2)部門負責人簽字(3)財務部門經理簽字(4)總經理簽字3.員工在任何憑單上簽字,表示對該憑單所載事項3、以及金額完全同意,并已盡到誠實申報或認真審核之責。 第二章 一般流程第六條、 費用報銷的一般操作流程費用報銷流程:費用報銷人報銷申請(填制費用資金支出審批單)-報銷人部門負責人確認簽字-財務部門經理審核(單據、數據等方面要求)-公司總經理(或委托授權人)審批(側重真實、合理性等方面負全責)-出納復核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序,以后各項事務的報銷均需要遵照上述流程操作,否則財務部門有權拒絕付款。第三章 借款管理規定及借款流程第七條、 借款管理規定 1.出差借款:出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款。 2.其他臨時借款,如業務費、周轉金等,借款人員應及時報帳,除周轉4、金外其他借款原則上不允許跨月借支。 3.各項借款金額超過10000元應提前一天通知財務部備款。4.借款銷賬規定:(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據,據實報銷,超出申請單范圍使用的,須經主管領導批準,否則財務部門有權拒絕銷帳;(2)借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。 5.借款未還者原則上不得再次借款,逾期未還借支者轉為個人借款,從工資中扣回。 第八條、 借款流程 1.借款人按規定填寫支款憑單,注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、支票或現金。 2.審批流程:主管部門經理審核簽字財務部門經理復核總經理審批。 3.財務付款:借款憑審批后的借款單到審計部門辦理領款手續。5、 第四章 日常費用報銷規定及流程第九條、日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內,各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第十條、 費用報銷的一般規定 1.報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人、證明人(簽收人)簽名。 2.填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據;嚴格按單據要求項目認真寫,注明附件張數;金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內容或事由。 3.按規定的審批程序報批。 第十一條、 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單部門經理審核簽字財務部門復核總經理審批到出納處報銷。 第五章 報銷時間的具體規定 第十二條、為了協調公司對內、對外的業務工作安排,方便員工費用報銷,財務部門將報銷時間規定如下:1. 報銷以“月”為單位,并附相關憑證,當月發生的費用應盡量在當月報銷,最晚不得超過3個月,否則超出該期限的費用不予以報銷。2.各部門經理每月20日前將本部報銷人員填制的需要報銷的票據交至所在部門負責人,由部門負責人審核整理后,交給財務部經理核查,在送交總經理審批,總經理審批結束后,進行報銷領取工作。3.報銷時間:整個報銷流程在30天內完成。4.借支及其他業務不受以上時間限制,經總經理批準后可隨時辦理。