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1、鋼鐵股份有限公司辦公自動化系統管理暫行規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總則辦公自動化系統已日益成為公司提升管理水平、培養核心競爭力所必需的支撐平臺。為了加強公司辦公自動化系統的建設，提高公司信息化水平，保障公司辦公自動化系統高效、穩定、可靠、安全運行，特制定本制度。1.1本管理制度所稱的辦公自動化系統，是指公司購買的辦公自動化系統“用友致遠協同管理系統”。1.2本管理制度主要是明確公司辦公自動化系統的管理的職責以及具體管理要求。1.3公司機動處負責本制度的制定、修正和監督執行。2適用范圍2.1本制度適用于公2、司各部門的所有辦公自動化系統相關人員。3機動處職責3.1公司機動處負責公司辦公自動化系統的規劃、建設、維護和管理，其主要職責:3.1.1負責規劃、設計、實施和完善公司管理辦公自動化系統，制定信息管理相關制度。3.1.2負責全公司管理辦公自動化系統資源（軟、硬件）的配置、升級。3.1.3負責公司管理辦公自動化系統的安全管理。3.1.4負責各廠、處室信息管理員的培訓、考評工作。3.1.5負責信息技術知識、安全知識的普及教育與培訓工作、全面提高公司員工使用辦公自動化系統的技能、不斷加強公司員工的安全防范意識。3.1.6機動處只負責日常的網絡運行維護，項目大的軟件設計及維修難度比較大的網絡設備故障，由3、公司指定專門的公司負責完成，機動處給與配合。4軟件的實施規定7.1軟件實施方案由公司機動處統一制定，各部門應嚴格執行，不得自行修改。7.2軟件的安裝范圍由公司機動處統一規定，各部門不得擅自安裝規定范圍以外的軟件。7.3新組建的公司部門，部門負責人應及時申報計劃，機動處應在3日內同有關領導研究，并及時審批申請、準備IT環境和人員培訓；辦公室裝修前，應通知公司信息主管部門，信息主管做好布線規劃。7.4安全性保障：系統管理員密碼由網絡中心負責，不允許告訴他人，不允許修改任何用戶密碼（本人允許后才可改動）。定期做好數據備份工作。個人密碼：由個人保密，自行登陸界面修改。7.5系統廣播：進行系統升級或數據4、備份等工作前通知所有在線人員，以防數據丟失。7.6各處室（廠）職責 各處室（廠）要確定一名固定員工，由該人負責本處室的系統應用指導、信息發布、資料整理和存檔。各處室（廠）每天上班后，操作人員必須把本處微機打開，自覺登錄公司辦公自動化系統，特別是領導和關鍵崗位員工，屆時辦公室確定專人每天負責監督提醒。各處室（廠）有關請示、申請、購買審批、信息發布等工作一率在公司辦公系統上完成，對于能在網上完成的工作，仍然用紙張進行的，公司領導一率不受理。8軟件、數據庫、文檔資料的應用、維護8.1嚴格遵守公司機動處制定的操作規范進行操作。8.2部門在使用中，出現的異常現象，造成的數據存儲不完整、軟件故障、丟失，影5、響系統完整性運行的，應由部門提出申請，公司系統管理員負責維護，并完整記錄網絡運行記錄。8.3公司各部門在使用軟件、數據庫系統的過程中遇到技術漏洞問題，應及時向系統維護人員反饋。用友服務人員、系統管理員應在7日內反饋解決方案。8.4公司各部門使用的軟件系統、數據庫系統，在經過公司軟件工程師維護后，遇到的技術問題解決不了的，應與軟件提供商聯系維護。8.5部門更名或取消，各部門應以書面形式通知機動處，以便及時、準確地進行相應的技術處理。8.6公司各部門在內部網上傳的電子公文、數據報表、各類電子文檔，應嚴格設置安全保密權限，各類人員要按保密級別上傳，不能以公告、調查、請示、報告方式上傳；不能選擇全員，6、必須以指定特定人員協同方式上傳。8.7公司各部門在內部網上傳的電子公文、數據報表、各類電子文檔，系統管理員每月的最后1個工作日，清理系統服務器，同時對服務器上過時的信息、硬盤碎片、數據庫壓縮、臨時文件等，進行安全運行清理。9數據備份9.1公司機動處系統管理員負責備份系統數據。每日備份三次，時間段定為早上0時、中午6時、12時。由系統設置為自動備份。9、2備份數據庫資料保管地點應有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設施。必要時備份數據用刻錄機做光盤備份。9、3對需要長期保存的數據磁介質，系統管理員應在一年的年底進行轉儲，以防止數據失效造成損失。10獎勵與處罰10.1公司機動處負責按xxxx鋼鐵股7、份有限公司辦公自動化系統管理制度的要求執行獎勵與處罰。10.2對于違反本制度的相關責任人，視情節輕重，對其處以200元以上5000元以下的經濟處罰，給公司造成經濟損失的，由相關責任人負責全額賠償。相關責任人的處罰和賠償比例為，直接責任人承擔70%，直接領導承擔20%，主管領導承擔10%。10.3對于舉報他人違反本制度的舉報人，將按罰款額的50%予以獎勵。附：一、 系統使用權限及應用的有關規定1、協同工作：廣泛用于內部的請示、計劃、報銷、審批、項目協調、工作安排、信息傳遞及采集、歸檔等應用，是我們辦公中最經常、最重要的功能。授權使用范圍：所有操作人員處理權限解釋：在待辦處理事項時會出現“知會”“8、協同”“審批”“知會”：屬于最低權限，只有了解事項權限，無流程處理權力。“協同”：屬于中級權限，可進行對流程“加簽”，流程回退、撤銷、終止權限。“審批”：屬于最高權限，可進行更高級流程改變，以“轉發”“歸檔”“知會”“加簽”等處理，具有對事項處理以流程“回退”“繼續”“撤消”“終止”等權力。2、公文管理：通過收發文管理，進行公文擬辦、簽審、核校、簽發、來文登記、批閱、辦理、歸檔、查詢等應用。授權使用范圍：公司領導（廠領導）、辦公室（科處室）3、文檔管理：分為個人文檔和單位文檔。個人文檔可對個人協同事項進行歸檔保管，借閱、檢索。單位文檔由專人管理和文檔權限分配，分級管理。實現自動歸檔、檔案分類、9、清理、文檔移動、映射、共享借閱等常見應用。授權使用范圍：公司領導、各處處長、各處員工文檔管理結構：文檔管理員公司領導各處處長各處員工4、日程計劃會議:提供個人日程、他人日程、計劃管理、會議管理功能。個人日程：可以安排個人當日、周、月的事情安排，并設置時間提醒。他人日程：可以查看其他職工的日程安排，公共資源。計劃管理：可以計劃每日、周、月的個人工作計劃或各處室的計劃、總結、上級進行批復。會議管理：會議組織者召集各種會議、會議回執、會議紀要上傳共享。授權使用權限：公司領導、各處（廠）長和辦公室均有發起、取消會議權限。機關處室（廠）均被授權使用日程及計劃管理功能。5.公共信息公共信息是批量發布信息和10、使用者參與討論的場所。u 公告：能夠以如全體、部門、職務級別等不同的方式實現信息的快速批量發布；u 調查：能實現投票式調查并立即以統計圖方式顯示結果u 討論區：可以建立多個討論區，服務于不同的管理目的授權使用范圍：其中公告只有公司領導和辦公室及其它需要發布公告信息的處室（廠）被授權，調查發起者只有公司領導、辦公室和各處處長被授權，其他職工有發布討論和參與討論的權限。二、信息的發布1、所有在xx辦公網絡上發布的公共信息必須是非涉密內容，必須經主管領導審批簽發后才能發布。2、公司文件按照公文審批程序經公司領導簽發后，由辦公室主任發給辦公室機要員再傳遞給公司領導和有關處室；經有關領導簽發后傳遞給相關11、科室，處理完畢后由單位檔案員存檔備查。3、未經批準，任何處室、個人不得采取非法手段盜用他人密碼發布信息。4、嚴禁用他人用戶名，登錄和使用系統。5、對違反上述規定，產生不良后果的，公司將按國家有關保密法規和公司制度，追究當事人和有關人員責任。三、權限申請1. 人員增加/離職申請：各處室如新來人員或離職需將人員名單、崗位、職務等權限通過協同發給系統管理員來設置，并反饋新增人員登陸信息。2. 公用模板使用/增加申請：各處室如有模板需要改動、增加等，需附辦公文檔電子表格和流程，使用人員或部門等信息通過協同發給協同管理員設置。3. 文件夾使用權權限申請：如各科室需要授權單獨建立/新增文件夾，發申請至機動處一級文檔管理員，由其統一授權。4. 文檔資料借閱申請：各處室需要借閱文檔資料，給機動處檔案員發申請，并開放借閱時間和查看權限。四：系統管理人員名單1. 系統管理員（文檔管理員、表單管理員）：2. 分廠關鍵用戶：3. 處室關鍵用戶：