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1、能源公司會議準備、通知與召開管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則：為規范公司會議管理，精簡會議頻率、提高會議質量、降低會議成本、充分體現會議成效，結合公司實際以簡潔、實效、便于操作的原則制定本制度。二、適用范圍：本制度適用于xx能源有限公司會議管理。三、管理權責：（一）總裁辦負責公司各級會議的統籌協調及本制度的執行監督。行政部為公司各級會議的會務服務部門。（二）分管副總、部門經理負責各分管部門、事項與本部門內部會議的組織召開。（三）會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出指正2、或處罰。（四）會議室的使用管理按行政部制定的有關規定執行。四、會議分類：（一）公司級會議：員工大會、股東大會、董事會、年度總結會、公司例會等涉及公司性的重大會議、（二）專題性會議：重要事項的專題會、評審討論會、專題性電視電話會議等（三）部門性會議：部門性的業務會議、工作部署會議等（四）臨時性會議、處置突發事件會議等五、會議安排原則：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司會議、專題會議、部門會議、臨時會議，因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。六、會議準備：（一）公司性會議應由業務主辦部門提出會議計劃，經由總裁辦審核，總裁審批后由總裁辦列入月度會議計劃，進行統3、籌協調。（二）專題性會議應由業務主辦部門提前三天報總裁辦審核，安排是否由總裁出席，總裁辦進行統籌協調。（三）部門性會議由分管副總、部門經理自行負責。（四）會議提擬人或主辦部門應提前做好會議資料（如會議議題、議程、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、提交的討論資料等）準備。（五）會議提擬人或主辦部門應提前一天將會議內容簡要與會議資料以書面或電子郵件形式發放到與會者手中，使與會者做好會議準備。（六）會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。七、會議通知遵照以下規定：（一）已列入會議計劃的會議，在當月中無調整的，不再另行通知4、，由主辦部門按會議計劃直接通知與會人。（二）專題性會議由主辦或牽頭部門負責通知與會部門、與會人。（三）部門性會議由部門自行通知。（四）屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：1、未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；2、雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；3、其它提擬人認為應另行通知的情況。4、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；5、會議通知形式一般為電話或口頭通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面或郵件通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部5、門還應編列詳細的會議計劃通知相關部門。八、會議組織：遵照“誰提擬，誰組織”的原則，以管理權責、議題范圍、所涉部門來召集組織。九、會議召開與主持：（一）公司級會議原則上由公司總裁主持，總裁另有指定或授權的，從其指定。（二）股東大會、董事會會議由董秘辦按照公司股東大會、董事會召開規定組織實行。（三）專題性會議、部門性、臨時性會議等均由提擬人或主辦部門負責人主持。（四）合理控制會議召開時間，公司級會議和專題會議應控制在兩小時之內，特殊情況除外。十、 會議主持人應遵守以下規定：（一）主持人應提前到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。（二）主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達6、成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。（三）會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，以確保議程順利推進及會議效率。（四）屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對爭議較大、涉及事項復雜等暫未能議決的事項亦應加以歸納并在會議后續安排統一意見。（五）主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施部門（人員）、達成標準和時間等會后跟進安排應向與會人明確。十一、與會人應遵守以下規定：（一）應準時到會，并在會議簽到表上簽到。（二）會議發言應言簡意賅、緊扣議題、切入主要，具有條理。（三）遵循會7、議主持人對議程控制的要求。（四）屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。（五）遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移原則上不允許接聽電話，如須接聽，宜離開會場。（六）凡需參加會議人員因故未能參加，應由本人或部門提前向主持人說明。必要時應安排人員代為參加。（七）做好本人的會議紀錄。十二、會議記錄：會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則。（一）公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。（二）各部門應常設一名會議記錄員（由本部門在內部指定，名單報總裁辦備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。（三）專題性會議、臨時性會議由主辦部門的記錄人員負責會議記錄并整理會8、議紀要。（四）如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。（五）公司總裁主持的公司級會議、臨時性會議等原則上由總裁辦負責會議記錄并做會議紀要，公司總裁另有指定的，從公司總裁指定。（六）會議記錄員應遵守以下規定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議簽到記錄，根據需要整理會議紀要。2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要應于會后次日呈報會議主持人審核簽名，總裁審閱后下發。十三、會議紀要整理與下發范圍：（一）公司級會議、總裁主持的臨時性會議等。（二）會9、后對會議精神貫徹落實、進行跟進督辦的會議；（三）主持人要求整理會議紀要的其它會議。（四）會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定并下發到會議相關人員。（五）屬下列情況之一者，不宜以會議紀要形式發放：1、如涉及公司架構調整、經營方向改變、主要負責人員調整等需公司各部門周知重大事項。2、需各部門遵照執行的公司方針要求、管理制度、重要事項等需在會議后宜直接以決定或通知形式下發文件執行的事項。十四、會議記錄與會議紀要的歸檔：（一）部門性會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管。（二）本部門主辦的公司各類會議（含專題性會議、臨時性會議）等由本部門書面留執一份。（三）公司各類會議形成的會議紀要10、須由主辦部門以紙介質報總裁辦一份以供備案調閱，行政部一份存檔。（四）會議記錄與會議紀要作為公司的重要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。十五、會議跟進與督辦：（一）公司各類會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則。會議主持人另有指定的，從主持人指定。（二）公司股東大會、董事會的會議事項由董秘辦負責會后落實跟進。（三）公司總裁主持會議的會后跟進工作原則上由總裁辦負責落實，總裁另有指定的，從總裁指定。（四）會議主辦部門或牽頭部門的跟進工作由分管副總、主辦部門或牽頭部門的負責人安排跟進落實。（五）會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。如有下發執行文件的以文件為準。（六）會議跟進落實效果不佳或未有明顯成效，由分管副總或跟進部門匯報總裁后，總裁辦登記跟進事項，協調落實，督辦處理。（七）會議督辦以跟進部門的落實效果為起點，依據協調相關部門，進行限期督辦。十六、附則：（一）本制度由公司總裁辦負責解釋。（二）本制度由公司總裁批準后生效，自頒布之日起執行。