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1、電子信息技術有限公司出差費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的適應公司業務的發展，加強公司出差費用的規范化管理，指導員工報銷真實、必要、合理的出差費用。2 適用范圍 本制度適用于XX技術及所屬各子公司所有員工。3 相關定義3.1 出差出差指員工離開常駐工作地外出公干。具體判斷原則如下：l 出差以離開常駐工作地所在城市為準。l 預期派往同一地點連續公干三個月以上，視為常駐工作地發生變化，不作為出差對待。3.2 常駐工作地常駐工作地指員工相對穩定的工作地點。具體判斷原則如下：l 員工因任命、借調等原因被派2、到異地辦公機構工作，自報到之日起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。l 預期派往同一地點連續公干三個月以上的，自到達之日起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。l 原為臨時出差、預期不超過三個月而實際連續出差超過三個月的（回公司開會、述職等不影響出差的連續性），從第四個月起即為常駐，以新的工作地為常駐工作地。l 員工在某一區域內長期流動工作，以相對穩定的工作地為常駐工作地。l 國內辦事處所轄各地區客戶代表處的常駐營銷人員、技術支援人員、司機等，以地區客戶代表處為常駐工作地。l 研發人員到異地研究機構（含駐外研究機構人員回到公司總部）從事異地開發工作，以開發地為常駐工作地。l 借調到公司以外的其他3、單位工作的人員，以借調工作地為常駐工作地。4 員工及主管的責任4.1 員工應承擔以下責任：l 合理制定出差計劃，并提前填寫出差申請，提交直接主管批準。l 在各項出差費用發生之前，應充分理解本制度對此的規定，并對發生的出差費用進行合理的成本控制，最大程度地減少費用支出。l 保證費用的真實性，如實申報本人所發生的出差費用及相關補助，嚴禁私費公報。l 出差返回后，正確填寫費用報銷單據，及時報銷費用。l 對于財務部門的詢問及問題反饋，及時予以回答和處理。4.2 主管應承擔以下責任：l 立足公司利益，對部門的出差需求進行合理有效的控制，避免不必要的出差。l 對每次出差的人數、時間、主要費用支出項目等重要4、事項進行事前審批，嚴格控制出差成本。l 對員工所報銷費用的真實性、必要性、合理性進行全面審核，確保所報銷的各項費用符合本制度規定。l 對員工提交的費用報銷單據及時進行審核。l 對部門員工常駐工作地信息的合理性、真實性進行監督管理。l 對財務部門反饋的員工報銷問題予以重視。4.3 公司所有員工均應熟悉本制度，采取適當的措施確保遵循本制度。5 出差管理5.1 出差申請5.1.1 各部門應建立并嚴格執行出差事前審批制度。總部人員出差、國內駐外機構常駐人員跨省出差、海外駐外機構常駐人員跨國出差須事先填寫出差申請，并在報銷時將出差申請附在費用報銷單后。如因外部邀請等情況出差的，須將邀請函等文檔附在出差申5、請后。5.1.2 出差申請應完整、詳細填寫，包括出差目的、起程日期、預計外出公干時間、主要費用支出預算等。如果出差涉及公司機密，可不詳細描述出差目的。5.1.3 出差申請須得到直接主管的批準，若出差受益部門與員工所在部門不一致，出差申請還須得到受益部門權簽人審批同意。副總裁以上的人員出差須得到主管領導的批準。5.1.4 個人跨國出差，須經一級部門出國權簽人批準；團組跨國出差還須經出訪代表團負責人審批。5.2 出差延期出差延期指實際出差天數超過事前審批的出差天數。所有出差延期，須事先征得直接主管同意，出差結束后須在報銷單上注明原因或另附文字說明，并經直接主管批準，否則延期期間的費用不予報銷。5.6、3 出差行程出差應選擇合理的路線。國內出差應盡可能選擇直線路線；國外出差購買機票、更改行程、增加停留點或繞道旅行須經所在部門指定權簽人批準，并通過指定部門辦理相關手續。5.4 團組出差團組出差應由組織部門主管指定專人負責出差期間費用的報銷事宜。出國團組原則上應選擇公司認證的旅行社安排旅宿等事宜。 6 差旅費差旅費是指員工外出公干期間為完成預定任務所發生的必要、合理的費用，具體包括：在途交通費、市內交通費、住宿費、其他公務雜費等。6.1 在途交通費 6.1.1 在途交通費主要包含往返飛機票、輪船票、火車票、長途汽車票及附帶的機場建設費、人身意外保險等。在途交通費在公司開支標準內憑票據實報銷。（標7、準見附件，下同）6.1.2 員工應從成本意識出發，合理預計出差時間，提前購買優惠折價機票。但對具有限制性條款的折價機票可根據出差任務和時間要求合理選擇。6.1.3 員工若因工作需要對預訂的國際機票取消行程、變更行程等，須盡快填寫退票申請，同時提供聯次完整的國際機票，及時辦理退票手續。6.1.4 員工乘坐出租車跨城市出差，須事前經直接主管批準。6.1.5 由于特殊原因，員工出差期間需中途回家的，須事前征得直接主管批準。其可報銷的往返在途費用不得超過正常出差的往返在途費用總額，報銷時須提供實際行程的真實票據。員工往返家與工作地之間不視為出差。6.2 市內交通費6.2.1 員工外出公干可以使用出租車8、或其它公交車輛，并據實報銷費用。6.2.2 在中國國內外出公干乘坐出租車超過100公里的，在海外長途乘坐出租車或考慮節約成本轉為包租車輛的，事前須請示直接主管。6.2.3 包租車輛須遵循安全、經濟的原則，并簽定租賃合同。因私用車的費用應注明并在報銷金額中予以扣除。6.3 住宿費 6.3.1 員工出差期間，應優先入住公司宿舍（含公司租賃的宿舍和招待所）。駐外機構員工回深圳公干期間，原則上應統一入住公司百草園招待所。宿舍或招待所無法安排或陪同客戶等特殊情況方可入住酒店。6.3.2 入住酒店應優先選擇公司簽約酒店，簽約酒店無法安排等特殊情況方可入住非簽約酒店。6.3.3 住宿費在公司開支標準內據實報9、銷。若入住酒店的標準超過公司住宿標準，事前須經二級部門權簽人審批同意。 6.3.4 回公司待命、調回公司的員工，可按國內住宿標準據實報銷10天內的住宿費。但原則上應首先入住公司百草園招待所，招待所無法安排時方可入住酒店。6.3.5 員工出差提倡合住，在報銷住宿費時須注明費用分攤情況。6.3.6 住宿發票上應注明住宿的起止日期、住宿單價、費用項目等信息，報銷時原則上須提供詳細費用清單。6.3.7 員工因私發生的餐費、電話費、洗衣費等費用由個人承擔。但出差期間合住，或在中國國外出差的情況下，住宿清單上列示的早餐費可以報銷。6.4 公務雜費 6.4.1 員工外出公干發生的公務雜費，包括郵電費、行李費10、購票手續費、異地取款手續費、文件復印費、傳真費等。6.4.2 報銷因公話費時，員工須提交電話費用清單（話時記錄，電話號碼），出差期間因工作需要上網的費用，據實報銷。6.4.3 員工因公發生的飛機票、火車票等的退票手續費須注明退票原因，經直接主管審批后方可報銷。6.4.4 員工因工作調動，行李托運到新的工作地點時，應采用成本較低的運輸方式。若選擇航空方式托運，除航空公司免費承運部分外可報銷80公斤行李托運費；若采用火車、汽車、輪船等方式托運，托運費憑票據實報銷。從中國國內外派到海外工作的員工，行李托運可委托公司貨運部門辦理，費用歸屬委托部門。6.4.5 員工因公出國，無護照或護照、簽證已過期的11、，申請辦理或續辦護照、簽證的費用據實報銷。員工因公出國需回戶口所在地辦理出國因私護照，外派到海外的員工回國或到其他國家續辦護照、簽證，所發生的往返交通費、住宿費允許報銷，但不享受出差補助。6.4.6 員工個人出差期間發生的小費由個人承擔。公司大型會議、展覽期間會務組統一發生的因公小費，以及陪同客戶期間為客戶代付的小費，可以報銷。6.4.7 員工出差期間原則上應采用刷卡方式消費，特殊情況確需支取現金的，因公發生的異地取款手續費予以報銷，但是手續費與業務事項在時間、金額方面應合理匹配。6.5 展覽差旅費 6.5.1 參展人員是指直接從事展覽會務工作的人員，實際名單應由展覽部考勤確定，并經展團負責人12、簽字確認。6.5.2 展覽期間，參展人員的餐費須經展團負責人背簽后據實報銷。6.5.3 海外展中，講解人員、調機人員以及第一次出國的參展人員可安排展后2天海外休息時間，享受出差補助，住宿費由公司承擔，其他所有展后個人活動費用自理。6.5.4 各部門的觀展人員原則上任務結束后應及時回國。若員工展前經部門主管批準同意展后休假的，所有費用全部自理。7 差旅補助差旅補助包括出差補助、住宿補助和誤餐補助，差旅補助應與出差費用一起申報。7.1 出差補助7.1.1 出差補助是對員工因工作需要離開常駐工作地外出公干的補助，包括伙食、雜費、個人小費等。7.1.2 員工出差以離開常駐工作地所在城市為準，在常駐地期13、間不享受出差補助。7.1.3 員工按出差日歷天數和規定的標準享受出差補助，報銷時實行員工申報、主管審批、會計核準的辦法。員工若未申報，視為放棄出差補助。7.1.4 當出差涉及多個目的地，一天內跨越不同城市時，可按標準高的出差補助申報。7.1.5 海外本地化員工在本國或代表處（一個代表處含多個國家時適用）內出差的補助標準，由各地區部根據該國家物價水平、艱苦程度等實際情況在規定的額度內制定，并經財經管理部批準，報國際財務部備案。7.1.6 員工出差結束后遇節假日的，可以選擇返回或在出差地停留，但因此而延長在出差地停留的所有費用由員工承擔，延長時間不享受出差補助。同樣，本應于節假日后出差的，節假日提14、前到達出差地的情形比照該方法處理。7.1.7 員工出差遇出差當地法定長假，不享受出差補助；如果此段時間仍在出差地處理公務，員工在費用申報時說明，經直接主管批準，方可享受出差補助。7.1.8 員工參加內部會議、內部交流、接受培訓、述職等，不享受出差補助（含在途）。 7.1.9 在深圳工作的港籍員工回香港公干期間視同市內外出公干，不享受出差補助。7.1.10 無票據證明出差起止時間時，報銷需提供標明有進出境時間的護照復印件或其他證明材料，并據實申報出差補助。7.2 中國國內出差住宿補助7.2.1 技術支援、研發的開局、維護、巡檢人員，司機及駐廠檢驗人員，在中國縣及縣以下地方出差住宿的，低于規定的住15、宿費標準時，可享受出差住宿補助。7.2.2 公司不提倡員工出差期間享受供應商免費提供的住宿，員工若享受，不得再申報該期間的住宿補助。7.3 誤餐補助7.3.1 誤餐補助是對員工市內外出公干時，因工作需要無法在正常就餐時間就餐的一種補助。員工按誤餐次數和規定的標準享受誤餐補助。 7.3.2 特殊情況，在晚上23：00凌晨6：00，員工因工作需要市內外出公干，可申報誤餐補助一次。7.3.3 員工在享受出差補助期間，不得同時申報誤餐補助。 8 出差費用報銷8.1 費用歸屬出差費用遵循誰受益誰承擔的原則。各部門應通過嚴格執行出差事前審批制度，確定出差費用的受益部門。若出差受益部門與員工所在部門不一致，16、出差申請經受益部門權簽人審批同意的，費用歸屬受益部門。8.2 票據要求所有住宿、交通或其他任何費用報銷時須提供真實業務的合法、合規的原始票據。海外出差所發生無票據費用（只適用于小額的交通費、通訊費、傳真費等），須填寫境外無票據費用說明清單，并經直接主管審核。8.3 外幣匯率員工跨國出差期間，應合理預計當地貨幣需要量，避免外幣兌換損失。出差費用報銷時，若發生境外幣種兌換，須提供外幣兌換單，對于無法提供外幣兌換單的情況，須注明原因及實際兌換匯率。8.4 費用報銷期限8.4.1 所有費用須及時報銷。出差時間不超過三個月的，出差費用從出差返回之日起，下一個自然月內提交到財務部門報銷；出差時間連續超過三17、個月的，出差費用應每月報銷一次，于下一個自然月內提交到財務部門報銷。8.4.2 超過上述時限提交又無正當理由的，對超期費用按照50元/千元計算罰款金額（最低罰款50元），罰款直接在報銷時扣減。8.4.3 對于超過規定的報銷期限3個月以上（含3個月）提交又無正當理由的，公司不再予以報銷。8.5 例外事項員工若發生任何與本制度不符的費用，須事先獲得其直接主管、財務權簽人的批準。報銷時填寫例外事項說明書，經直接主管、財務權簽人和財經管理部相關領導審批通過后方可報銷，未通過審批的將按正常標準或范圍報銷，超過標準或范圍的部分由個人承擔。8.6 費用報銷的監控財務部門將定期對員工出差費用報銷的真實性、必要18、性、合理性進行抽查和審計，若發現員工在費用報銷時有謊報、虛報、重報等情況，直接主管和財務權簽人在出差與報銷審批時存在監管不力、縱容違規等失職行為，將視其情節輕重提交人力資源系統對相關員工及主管給予相應處分，情節特別嚴重的，將移交司法機關處置。本制度自2003年7月16日起生效。XX司發2001401號出差費用管理暫行規定、XX財字【2002】012 號地區部常駐員工出差補助規定及其他與本制度沖突的文件同時予以廢止。本制度的解釋權歸屬財經管理部。各部門可根據本部門的實際情況制定內控細則，細則不得與本制度沖突，并報送財經管理部批準備案。附件：公司出差費用開支標準參考表格：1. 出差/外派申請單2.19、 國內差旅費報銷單3. 出國人員差旅費報銷單4. 境外無票據費用說明清單5. 市內誤餐補助申請表 二三年七月十六日抄報：總裁、各高級副總裁以上干部抄送：黨委、公司各大部門、各辦事處（代表處）、各研究所、各駐外地區部、代表處XX技術有限公司 二三年七月十六日印發（共印1份）附件：公司出差費用開支標準附表1：出差費用標準序號費用項目適用人員開支標準1在途交通費出差員工根據實際情況乘坐飛機經濟艙、輪船二等艙、火車、長途汽車等，據實報銷。乘坐飛機商務艙，應符合以下規定：l 可乘坐商務艙的員工限40歲以上高級副總裁、45歲以上總監（以及同等級別的業務專家）。其他員工因出差途中生病等特殊情況乘坐商務艙的，20、須經一級部門權簽人審批同意。l 陪同客戶原則上不要求同艙位，確需同艙位的，須經一級部門權簽人審批同意。l 不符合以上條件乘坐商務艙的，公司按經濟艙標準報銷。2人身意外傷害保險費用公司已為其購買人身意外保險的員工不得再報銷人身意外傷害保險費用公司未為其購買人身意外保險的員工可報銷人身意外傷害保險費用3市內交通費出差、市內公干的員工據實報銷4說明：陪同比自己職務高的人出差，因工作需要可享受同等住宿待遇國內住宿費公司高級副總裁及以上員工注意節約，據實報銷部門副總裁、總監及以上員工l 北京、上海：500 元/日以內據實報銷l 其他地區： 450 元/日以內據實報銷其他員工l 北京、上海：350 元/日21、以內據實報銷l 其他地區： 300 元/日以內據實報銷海外住宿費公司高級副總裁及以上員工注意節約，據實報銷其他員工根據需要選擇三星級/四星級賓館標準間，據實報銷5公務雜費行李托運費在公司和駐外機構內部調動的員工l 采用航空方式托運的，除航空公司免費承運部分外可報銷80公斤行李托運費l 采用其他方式托運的，據實報銷其他出差員工據實報銷附表2：差旅補助標準費用項目適用人員開支標準出差補助中國國內出差補助員工跨常駐工作地所在省（或直轄市）出差100元/日常駐工作地員工在所在省（或直轄市）內出差地點標準(元/日)北京、上海0天津、江蘇、浙江、山東、廣東、福建30遼寧、吉林、黑龍江、河北、安徽、湖南、江22、西、湖北、河南、四川、重慶、云南、海南、廣西、陜西40貴州、山西50內蒙古、新疆、寧夏、甘肅60青海、西藏100海外出差補助常駐工作地在中國國內的員工到海外出差l HKD200/日（香港、澳門）l USD40/日（其他國家和地區）外派到海外常駐地工作的員工離開常駐地出差USD10/日海外本地化員工在本國或代表處（一個代表處含多個國家時適用）內出差USD10-20/日（各地區部在該范圍內自行制定）海外本地化員工跨國且跨代表處出差l HKD200/日（香港、澳門）l USD40/日（其他國家和地區）陪同客戶出差的員工USD10/日由旅行社包團到海外出差（如考察、觀展等）的員工USD10/日操作類員23、工（以人力資源部職位族劃分為依據）因公派駐海外工作USD15/日中國國內出差住宿補助在中國縣以下（含縣）地方出差住宿的技術支援、研發的開局、維護、巡檢人員，司機及駐廠檢驗人員住宿費標準低于150元/日的，可享受住宿補助：l 100元/日住宿費150元/日住宿費據實報銷，每日補助為150元與住宿費的差額l 住宿費100元/日住宿費據實報銷，每日補助50元誤餐補助市內外出公干，因工作需要無法在正常就餐時間就餐的員工；或因工作需要在23:00凌晨6:00市內外出公干的員工每餐按常駐工作地所在省（或直轄市）內的出差補助標準的30%申報注1：當員工的出差性質同時滿足兩種以上情況時，出差補助標準遵循就低不就高原則；注2：以上標準每半年回顧一次，根據需要對標準進行相應修訂。