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1、集團公司辦公室印鑒管理制度附保管責任狀編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 江蘇xx集團有限公司文件名稱文件編號xx-03-07印鑒管理規定版次A/1頁數共4張發布日期20xx年9月1日編制部門：集團辦公室編制人： 審核人； 批準人：1 目的為規范集團印鑒的啟用、保管和用印審批及管理程序，降低用印風險，特制定本規定。2 適用范圍適用于xx集團及各分、子公司單位公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人個人印鑒、財務出納會計個人印章、項目部章等所有印章的管理。3 術語和定義無4 職責4.1集團辦公室負責集團公章、法定代表人印2、鑒和各分子公司公章的保管和使用工作；4.2集團財務管理中心負責集團財務專用章和出納員專用章的保管和使用工作；4.3子集團負責本集團的公章、財務專用章、法定代表人個人印鑒、財務出納會計個人印章的的保管和使用工作；4.4分（子）公司負責公章、財務專用章、法定代表人個人印鑒、財務出納會計個人印章的的保管和使用工作；4.5項目公司負責項目部章的保管和使用工作。5 工作程序5.1 印鑒的刻制及備案 任何印鑒刻制由所需單位、部門提交書面報告，經公司總經理審核、董事局主席批準后，由單位行政人事部統一安排刻制，嚴禁其它任何單位、部門以及個人自行刻制。印鑒須到政府部門指定的單位刻制并備案。5.2 印鑒使用范圍：3、a）公章：用于以企業名義對內的發文、通知、生產工程計劃等日常事務文書；對上級的請示、報告、各種統計報表（月報、季報、年報）等事務文書；對外的證明、函、介紹信以及經營方面需要的證件等；與他人（企業或單位）簽訂的與經濟無關的合同。b）合同專用章：用于本單位與其它企業或單位簽訂的生產經營、商務等業務方面與經濟有關的合同，如購銷合同。c）財務專用章：是財務部門用于財務支出和收入證明的簽章，主要用于收款收據、銀行票據，也可以代替發票章在發票上蓋章等有關與財務有關的文件均可用財務章。d）發票專用章：到稅務機關購買發票時在發票上所使用的簽章。e）法定代表人印鑒：用于銀行預留印鑒，在現金收訖和付訖，轉帳結算時4、使用。f）財務出納印鑒：用于現金收訖和付訖，轉帳結算。g）部門章：作為部門內部聯系使用的印章。h）管理中心章：用于下屬各市場管理專用印章。i）項目部章：用于項目公司與施工單位的一般性聯系時用章，涉及項目成本、設計、簽證除外。5.3 印鑒管理人員培訓印鑒均由集團董事局指定專人保管。所有印鑒管理人員上崗前均需經過專門培訓，經培訓考核合格并簽訂印鑒管理責任狀后方可上崗。考核不合格人員不得上崗。印鑒管理人員由集團辦公室每年組織一次集中培訓，每半年到各單位現場培訓一次。5.4印鑒保管5.4.1各類印鑒均應存入保險柜，隨用隨取，用畢鎖好，保險柜鑰匙須妥善保管，嚴禁亂丟、亂放。凡未按保管要求執行的，第一次予5、以警告，出現第二次將免去其印鑒管理員職位。如造成后果，由其承擔一切經濟及法律責任。5.4.2如必須攜印外出，在單位當地攜印外出，須經公司總經理批準，并且須有公司其他人陪同在場時方可用??；如印鑒帶至外地使用，需報集團董事局主席批準，原則上印鑒保管者必須隨印同行，不隨印同行必須報董事局主席批準。如私自攜帶單位公章外出，每次罰款200元，印鑒管理人員將予以辭退，并須承擔由此造成的一切經濟和法律責任。5.4.3 嚴禁將印鑒交于他人保管，特殊情況的，須填寫印鑒移交申請表報集團批準。如違犯此規定者，印鑒保管人每次罰款500元，立即予以辭退，并須承擔由此引起的一切經濟和法律責任。5.5用印管理5.5.1用印6、授權人：a)各分子公司負責人原則上為一般用印授權審批人。b)特殊用印根據各不同的授權中明確的規定執行。c)以下材料需報集團審批后用印。 各類對外合作協議、擔保等經濟類法律文書，對政府部門的非事務類回函；各類資質、榮譽申報；各分（子）公司基本管理制度制定、修訂等。5.5.2用印核查用印人核查內容：審批手續是否齊全、是否符合審批權限、合同用印中對方印鑒是否正確、材料內容是否與審批件一致等。如無特殊情況，原則上，對外簽訂的協議，需對方先行用印后，我方方可用印。 用印審批流程 一般材料用印須經辦人、部門負責人、分管領導及單位負責人審核、審批，涉及財務、法務、成本核算的材料另需相關部門會簽。5.5.3空7、白用印管理嚴禁空白用印，遇特殊情況，經董事局主席審批后方可用印。財務融資等特殊合同，確需空白用印的，審批人為集團財務副總裁。經集團審批后，空白用印暫時交由他人帶往外地使用的，印鑒管理人負責對空白紙張按要求使用并進行妥善保管，每月對空白用印使用情況進行跟蹤檢查，每三個月對未使用的空白用印進行回收處理。5.5.4用印臺帳管理a)用印人員分類別、分印鑒建立不同的管理登記臺帳；嚴格登記、及時歸檔。b)財務用印登記臺帳由財務支出經手人負責填寫，嚴禁其他人員代為填寫且填寫內容應準確、全面，能清楚知道該項支出去向。c)如發生用印登記不全，即未登記而用印情形的，印鑒管理人員承擔全部責任。5.5.5用印檢查 集8、團辦公室每年對所有印鑒管理人員用印情況進行一次全面大檢查，每季度對印鑒管理人員用印情況進行一次抽查。并將檢查結果作為對該員工的考核依據之一。5.6 印鑒的掛失與銷毀5.6.1如印鑒丟失或被盜，印鑒保管人須立即向公司領導報告并向集團通報，同時采取補救措施，并登報聲明作廢，嚴禁隱瞞不報。如系個人責任（未放入保險柜），導致公司造成經濟損失，應承擔經濟責任。5.6.2印鑒作廢時，一律上交集團辦公室，并辦理移交手續，暫時未交至集團辦公室的作廢印鑒，由當地辦公室印鑒保管人保管，并由其做好登記，統一存放，統一移交集團辦公室。5.7 用印材料管理a）一般材料用印登記表及審批單一律保存三年，期滿后，交由集團統一9、銷毀。b）合同、重要材料作長期保存，不作銷毀。6 相關文件 印鑒管理責任狀7 相關記錄一般用印審批單、招標文件和合同用印審批單印鑒刻制申請表印鑒移交申請表用印登記臺帳印鑒保管登記臺帳xx集團印鑒管理責任狀甲方：江蘇xx集團有限公司乙方：為加強集團印鑒管理，經甲乙雙方協商一致，甲方對乙方下達印鑒管理責任狀如下：一、印鑒保管責任1.印鑒保管要嚴謹、認真、保密。所保管印鑒應存入保險柜，隨用隨取，用畢鎖好。鑰匙要妥善保管，隨身攜帶，嚴禁亂丟、亂放。凡未按保管要求執行的，每次處罰200元，二次以上予以辭退。如造成后果，由其承擔一切經濟及法律責任。2.如必須攜印外出，在單位當地攜印外出，需經單位負責人批準10、并且另有他人陪同在場時方可用??；如印鑒要帶至外地，需報董事長批準，原則上印鑒保管者必須隨印同行，不隨印同行必須報董事長批準。如印鑒管理人員未請示并經領導許可而擅自攜印外出，將處以處罰200元，印鑒管理人員立即辭退；如發生用印事故，將追究印鑒管理人員的經濟和法律責任。3.如印鑒丟失或被盜，印鑒管理人員須立即向單位領導及集團分管領導報告，采取補救措施，嚴禁隱瞞不報。如系個人責任（未放入保險柜），導致單位造成經濟損失，印鑒管理人員承擔相應的經濟責任。二、用印責任1.用印需嚴格遵守用印制度，不得隨意用印，私自偷蓋，確保印鑒保管安全。如違反印鑒保管原則，集團一經發現，可立即辭退，印鑒管理人員自行承擔相應11、的經濟及法律責任。2.用印必須根據集團的相應授權規定，報經基層負責人或集團領導批準同意。對于大額合同、貸款、對外擔保證明等重要文件，一律報集團總裁同意后方可用印，如有失職，立即辭退，所造成的一切經濟及法律后果，由印鑒管理人員負全部責任。3.嚴禁擅自委托他人代管印鑒或代用印，委托他人代管印鑒須經集團總裁批準。如經同意委托他人代管，須辦理印鑒移交手續，注明具體交接時間，以明確保管責任，如未經同意，擅自將印鑒交給他人保管或代用印，一經發現，予以處罰500元，并立即辭退，如由此發生用印事故或被他人偷蓋，一切后果，由印鑒管理人員負責。4.用印時，用印人應對審批手續是否齊全、是否符合審批權限、合同用印上對12、方印鑒是否正確、材料內容是否與審批原件一致等事項進行審校，審查合格后，辦理用印登記手續后再予以用印。如因用印人把關不嚴，未按程序用印或用印失誤，將予以處罰200元/次，用印人需承擔由此引起的一切經濟及法律責任。5.合同類用印材料必須加蓋騎縫印鑒。如違反，每次處罰200元；用印材料內容如有修改則需重新報審。如系經領導批準我方先用印的材料，印鑒管理人員應要求經辦人于規定期限內將用印的合同原件交還并進行跟蹤催辦。如印鑒管理人員違反此規定，每次處罰200元。6.嚴禁空白用印，遇特殊情況需空白用印的，必須經單位（部門）負責人、集團分管領導審批后報集團總裁批準。所有空白用印均須進行登記，每季度核銷一次。凡13、違反此規定者，每次處罰500元，并須承擔由此引起的一切經濟及法律責任。7.所有用印材料如無原件則均需復印一份留存并建立登記臺帳，臺帳登記需分類清楚且登記齊全、準確，無重號、漏號；存檔的用印材料需內容齊全，無缺頁、漏頁。違反上述規定的，如未登記，將予以處罰100元/次；如存檔材料有缺失，愿接受200元/次的處罰，如果因缺失材料而對單位帶來不良后果的，印鑒管理人員除承擔200元/次的處罰外，還需承擔由此而引起的一切經濟及法律責任。所有處罰甲方均有權從乙方工資中直接扣除。三、保密責任印鑒保管人員對保密材料具有保密義務，對于保密材料要嚴守機密，嚴禁泄露。凡違反規定，發現一次，處罰500元，如因泄密而對14、單位帶來不良后果的，印鑒管理人員承擔由此引起的經濟及法律責任。甲方：江蘇xx集團有限公司 乙方：印鑒管理人 簽訂日期：二xx 年 月 日附件二：用印審批單用印審批單用印單位及部門申請日期用印事由主要內容單位審批經辦人部門領導分管領導單位負責人子集團審批相關部門分管領導總裁集團審批分管領導法務董事長蓋章人蓋章份數蓋章時間備注說明：1、該單適用于本單位各類內部管理文件材料及對外各類事務性文件材料的用印審批；2、重大經濟類及法務類文件材料的用印審批權在集團工程簽證（設計變更）用印審批單用印單位及部門申請日期簽證編號簽證單位主要內容金額（大寫）小寫：單位審批現場代表部門領導預算合約部分管領導單位負責人15、置業集團審批預算合約部相關部門分管領導總裁集團審批審計監察中心分管領導董事長蓋章人蓋章份數蓋章時間備注合同（招標文件）用印審批單用印單位及部門申請日期合同標的合作單位付款方式金額（大寫）小寫：單位審批經辦人部門領導分管領導財務部 （材料部）單位負責人子集團審批主管部門法務財務部總經理集團審批分管領導財務部總裁辦董事長蓋章人蓋章份數蓋章時間備注附件三：印鑒刻制申請表申請刻制單位：申請刻制日期： 月 日刻制印鑒原因公司新成立（）原印鑒損壞更換（）其他原因（）刻制印鑒全稱印鑒類型公章（）法人章（）財務章（）其它（）印鑒材質銅（）牛角（）塑料（）其它（）印鑒尺寸印鑒形狀印鑒參照格式原印鑒印模刻制部門集16、團審批意見指定印鑒保管人： 印鑒啟用時間：新印鑒用途：根據工作需要使用相應印鑒審核人：備注如因原印鑒損壞而需重新更換印鑒的，新印鑒啟用后且基層人事、財務等部門辦理完相應的銀行等部門留存印鑒變更手續后原印鑒一律交集團辦公室說明：此表一式三份，刻制部門、集團辦公室、印鑒保管人各一份附件四：印鑒移交申請表申請移交單位（部門）：申請日期： 年 月 日移交印鑒原因原印鑒人員工作調動（）原印鑒管理人員離職（）原印鑒人員休假（）新刻印鑒（）移交印鑒 印鑒移交人 申請移交期限1.自 年 月 日-年月日；2.自 年 月 日長期建議印鑒接收人呂慧單位審核集團審批意見印鑒接收保管人：印鑒接收人員保管時間：1.自年月日-年月日；2.自 年 月 日長期集團辦公室會簽：董事長審批：備注此表批準后，印鑒移交表、印鑒人員管理責任狀需于移交的次日報集團辦公室備案說明：1.此表一式三份，印鑒移交人員、印鑒接收人員、集團辦公室各一份。2.印鑒接收人員要嚴格執行用印制度，履行用印審批手續并建好用印臺帳。3.雙方要認真辦理印鑒移交手續，嚴禁事后補辦或口頭移交，違者將嚴肅處理。附件五：用印登記臺帳序號材料名稱用印時間用印人備注說明：根據不同的用印材料建立不同的用印登記臺帳，以上是主要內容。印鑒保管登記臺帳序號印鑒全稱印模保管人保管時間