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1、白酒銷售有限公司差旅及費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷管理制度第一部分 總則第一條 為加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為,降低管理成本和管理費用，合理控制費用支出，對后勤系統人員和片區人員差旅費用實行有效控制，提高投入產出效率，特制定本制度。 第二條 本制度根據相關財經制度及公司的實際情況，重點說明了報銷相關的借款管理規定和流程、差旅及費用報銷的制度和流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。第二部分 借支管理規定及借支流程第一條 借款管理規定 (一) 出差借款：1、公司后勤系統人員出差產2、生的費用，原則上由出差人員自己墊支，待出差回到公司后按規定和標準給予報銷。2、片區人員不借支差旅費。(二) 其他臨時借款（如業務費、周轉金、條碼費等），借款人員應及時報帳。除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (三) 借款銷賬規定：1、 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷。超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳。 實際使用金額超出借支款額度而又未事前書面請示公司領導同意的，不予報銷超支部分；2、 借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。 （四） 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。第二條 借款流程 (一) 借款人按規定3、填寫公司借款單，應注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、轉賬、支票或現金。（見附表一）(二) 審批流程：主管部門經理審核簽字總經理審批(三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理轉款手續。 第三部分 日常費用報銷制度及流程第一條 日常費用主要包括差旅費、通訊費、辦公費、業務招待費、車輛費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 第二條 費用報銷的一般規定（一） 報銷人必須取得相應的合法票據，且發票背面有經辦人簽名；（二） 規范費用報銷票據及相關手續的規定（見附件二）；（三） 票據遺失報銷管理辦法（見附件三）；（四） 費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單4、據并填寫對應費用報銷單財務部門審核總經理審批辦公室登記財務部憑證處理出納付款。第三條 差旅費用管理制度、報銷制度及流程（一） 差旅及差旅費用管理原則：1、 明確出差目的，保證出差任務完成才能報銷差旅費的原則；2、 注重個人行為，維護公司形象的原則；3、 實行包干制，超支自付、節約歸己。（二） 差旅管理的一般規定1、 副總經理出差須經總經理批準；片區經理出差須經總經理或副總經理批準；業務員出差須經片區經理批準。部門經理級人員出差須經總經理或副總經理批準；部門經理級以下人員出差，須經本部門和主管領導批準；2、 出差人員必須按照公司要求，在規定時間，規定地點或區域內出差，未按規定時間或超出規定區域的5、，公司不予報銷差旅費。如因特殊原因，需向公司領導請示同意后方可調整出差時間和地點；3、 出差人員原則上在8：0022：00不得關閉手機，隨時保持與公司的聯絡，接受公司領導的工作安排；4、 片區經理離開本區域出差完畢需要回公司時，應事先向公司總經理或副總經理請示，經同意后方可返回。市級經理、縣級經理出差完畢需要回來，應征得片區經理同意，但無特殊情況的出差時間應按公司要求執行。后勤出差人員返回公司，應首先到公司辦公室報到，然后方能安排休息（出差時間一周以上的，休息時間一天，安排在出差回來后的第二天）；5、 出差人員返回成都、重慶，原則上最多在成都、重慶住一宿，特殊情況必須向副總經理請示，經同意后方6、可多住；6、 出差人員若有票據遺失現象按照票據遺失報銷管理規定進行報銷（見附件三）；7、 差旅費等日常費用報銷填報：嚴格參照“關于規范費用報銷票據及相關手續的規定”執行（見附件二）；（三）差旅費用報銷的流程1、總經理報銷：當事人填制財務人員進行相關單據及標準的審核并簽字確認辦公室登記備案會計憑證處理，提交出納付款；2、副總經理報銷：當事人填制財務人員進行相關單據及標準的審核并簽字確認由財務人員提交給總經理審核出差是否屬實，并簽字批準辦公室登記備案會計憑證處理，提交出納付款；3、后勤保障系統報銷：當事人填制財務人員進行相關單據及標準的審核并簽字確認由財務人員提交給部門負責人審核出差是否屬實并簽字7、總經理批準辦公室登記備案會計憑證處理，提交出納付款；4、片區人員報銷：當事人填制辦公室審核出差日程路線是否屬實財務人員進行相關單據及標準的審核并簽字確認由財務人員提交給相關領導審批辦公室登記備案會計憑證處理，提交出納付款；特別說明：職能部門領導簽字與財務部、辦公室審核各自承擔的職責l 職能部門領導簽字對其是否派遣出差及出差地方的真實性負責；l 財務審核對其是否按公司規定標準內報銷金額的正確性、票據合法性負責；l 辦公室對片區人員出差線路是否與報崗相符以及出差天數負責；l 非包干以外費用（包括非標準特殊費用），簽字領導對此費用該報與否承擔責任，財務人員對其金額正確性、票據合法性負責。（三） 后勤8、系統人員差旅費用管理及報銷規定1、 后勤人員出差，必須事先填寫“人員出差申請表” （見附表四），經公司領導簽字認可，并交辦公室備案；2、 自帶車出差及后勤系統人員出差一天以上，必須有到達地住宿費發票，沒有住宿票的必須注明原因；3、 后勤系統人員、車輛駕駛員出差省內其他地區，當天返回的，統一按每天50元予以補助；4、 后勤系統人員出差回來后，應盡快整理自己的報銷憑證，原則上在三天內到公司財務部憑本部門簽發的“人員出差申請表”進行報銷；5、 后勤系統人員凡報了包干通訊費的，手機號碼必需預先到辦公室備案，且因公出差不再報銷通訊費；6、 后勤系統人員差旅費報銷標準及相關規定（見附表五）。（四） 片區人9、員差旅費用管理及報銷規定1、 出差，必須事先填寫“人員出差申請表” （見附表四），經公司領導簽字認可，并交辦公室備案；2、 片區人員的差旅費用一律實行定額包干制，屬包干費用的住宿費、差旅補貼、一律按規定在標準范圍內填報。所有票據在實際費用總額內報銷。出差人員應妥善保管其相關報銷單證，遺失后按票據遺失管理辦法處理；3、 片區人員沖帳所用票據必須和從事的業務活動有關，且必須是正規發票。4、 片區人員所有的差旅費及包干費用與銷售計劃任務掛鉤，凡已報滿費用總額的，一律不再報銷。片區差旅等費用的報銷只作為片區包干費用的沖賬，片區人員一律不得直接到財務支取片區提成費用；5、 差旅費及費用包干范圍 (見附表10、六)。省區經理無特殊情況不得報銷的士票和飛機票，特殊情況下需提前報總經理批準。凡乘坐飛機未經領導批準，一律按火車硬臥報銷；營銷業務人員在家庭所在地市場工作的，每月出差天數核算上限為20天，超出部分不予補貼；營銷業務人員在非家庭所在地市場工作的，每月出差天數核算上限為25天，超出部分不予補貼;6、 片區各項費用包干標準及相關規定(片區各項費用，片區可集中調節使用。月度間可調濟，但不得超過每月限額)(見附表七)。（五） XX公司出國人員差旅及費用暫行管理辦法（見附件八）第四部份 報銷時間的規定第一條 報銷時間的原則性規定各項費用的產生，原則上應逐月將有關報銷單據交財務部審報，若有特殊情況從費用發生11、起最多2個月內提報。凡片區或實行銷售包干費的部門人員，費用超期1個月（即費用產生第三月）未報的, 財務部將不再借支片區或部門考核包干費用，超期2個月（即費用產生第四月）未報的，不再借支片區或部門考核費用并按逾期金額的5%從包干費用中扣除。第二條 報銷時間的具體規定1、 后勤系統人員的報賬時間：每月15日、25日；2、 片區人員應按相關要求整理、填制報銷單，于每月5日前將上月報銷票據郵寄回公司辦公室予以報銷（以郵戳日期為準，超過每月5日寄出財務部將不再進行報銷）；3 借支及其他專項支出不受以上時間限制，可隨時辦理。 第五部分 附則第一條 本制度解釋權歸公司財務部； 第二條 本制度經總經理辦公會議12、討論通過并由總經理簽字后生效；第三條 本管理制度從2014年4月1日起執行。主題詞：差旅及費用 報銷 管理制度 發：公司所屬各部門 2014年4月1日印 附表一：公司借款單年 月 日 付款方式：部室（片區）借款人借款原因申請借支實借金額人民幣（大寫）十 萬 千 百 十 元 角 分 小寫：公司領導意見部門意見附件二：規范費用報銷票據及相關手續的規定為避免在費用報銷上出現問題，現將費用報銷方面的相關注意事項加以規范，請各部門人員在業務活動中在取得票據時、以及在填報費用過程中務必參照執行，避免和減少因手續不全、票據不合格等原因造成不能報賬或反復補手續延誤報賬時間。一、 注意事項1、 購票出差的人員出13、發和返回車票必須為電腦發票，若為定額發票則不予報銷（特殊情況除外）；2、 凡代別人報賬或報銷的費用沖別人的賬，必須附委托人書面“委托報銷授權書”（見附件九）；3、 各類發票應具備年、月、日、開票人姓名、收款單位公章(餐飲發票必須是發票專用章，其他發票發票專用章，財務專用章均可)，且發票內容必須與業務活動有關，同時單位名稱欄必須填寫“瀘州XX銷售有限責任公司”。凡以上項目填寫不全的視為無效發票，不予報銷。各類發票凡金額、時間等被涂改、大小寫金額不符、由于粘貼而模糊不清的、一式幾聯的發票（定額車船票除外）未按規定套寫的，一律不予報銷；4、 凡購買若干品種貨物的發票，必須分商品明細開具或在票據下加附14、由開票單位出具的蓋有印章的貨物明細清單；5、 各部門人員取得的收據必須是經財政、稅務部門監制的正式收據并且有開票人姓名及開票單位的財務專用章或發票專用章；6、 凡是提供的車票出現不合理連號，一律作為廢票處理，不再予以報銷。二、 填報要求 1、 票據粘貼票據必須分類，如：車船票類、住宿票類、手機票類、雜費類，并按時間順序逐日逐筆粘貼在粘貼憑證上，每張粘貼憑證必須注明單據張數、金額、填報人姓名等。2、報銷單據填報（1） 差旅報銷單：按實填報出差起訖時間，填寫車船票類合計金額，認真填寫出差天數、分類匯總金額、合計報銷金額，其它欄只能填寫機場建設費及保險費，由部門領導簽署意見；（2） 郵電費：片區報銷15、電話費時必須按票據發生的時間順序進行粘貼，并單獨用通訊費報銷單填報，通訊費報銷單上填明費用所屬期間、金額及填報人姓名；（3） 雜費：按公司規定可以報銷的其他費用單獨用粘貼憑證及辦公費報銷單填報，并在辦公費報銷單上按費用構成明細填列，由部門領導簽署意見；（4） 車輛費用：按油料費、修理費、過關費、雜支等分類用粘貼憑證及車輛費匯總報銷單填報，由部門領導簽署意見；（5） 接待費：接待費報銷單上注明所接待單位、人數、陪同人員、具體經辦人員簽名等。附件三：票據遺失報銷管理辦法 保證票據安全無損是每一個經辦人員義不容辭的基本職責，可在實際工作中有些情況又是經辦人難以避免的，如被盜、郵寄途中遺失等。為加強管16、理及增強經辦人員管理票據的責任心，規范票據遺失報銷行為，公司將按照票據遺失原因及提供彌補措施的不同進行分類處理。不管何種原因遺失票據，報賬時都必須寫書面詳細情況，內容包括：票據遺失原因、票據費用內容和費用產生日期、每份票據金額以及每份票據出票單位名稱等，報請公司經理和主管銷售的總經理批準同意報銷后，財務部門分不同情況作如下處理：1、 票據在郵寄過程中遺失，如能夠提供郵局證明且能提供發票復印件的，按票面實際應報額報銷。如不能提供遺失票據復印件，則按實際應報額的80%予以報銷；2、 票據被盜，如能提供證明人及發票復印件，按實際應報額的80%予以報銷。如不能提供發票復印件按70%予以報銷；3、 自己17、遺失（包括被盜找不到證明人或證明），一律只按應報金額的50%予以報銷。附表四：瀘州XX銷售有限責任公司人員出差申請表出差申請人： 時間： 出差事由出差時間預計出發時間預計返回時間出差地點及路線其他請求領導意見部門意見公司領導意見附表五：后勤系統管理人員差旅費及通訊費報銷標準單位：元包干費用（元/天）市內交通費地區住宿及生活補貼標準包干部門經理級其他人員省外260省內200注：1、 后勤人員所附住宿費發票必須將單位名稱、入住時間等填寫清楚，且發票金額省內不得低于100元/天，省外不低于120元/天的標準。2、 后勤人員出差返程日（回瀘州或回居住地），未發生住宿費用，按50元/天的標準計算住宿費及18、生活補貼。3、 自帶車出差省內各地市，按包干標準報銷。附表六：差旅費及費用包干范圍序號費用名稱費 用 明 細備 注1辦公費含辦公用品、傳真、打字復印、名片、電腦維護、郵函件等費用在規定費用范圍內憑票報銷2車輛變動費指除國家規定每月或每年固定交納的規費以外的所有費用在規定費用范圍內憑票報銷（公司服務性車輛按實報銷）3差旅費含交通、住宿、補助、租房費用等按標準填報，租房費必須提供由稅務監制的租賃業發票4通訊費含手機、座機、傳真機通訊費按標準填報（后勤系統按標準造表發放）5交通費車、船票、飛機票、及其保險費、機場建設費等在規定費用范圍內憑票報銷備注：上述費用均須按照財務部提供發放的相應報銷單（差旅費19、報銷單、接待費報銷單、車輛費匯總報銷單、通訊費報銷單、辦公費報銷單）逐項填報。附表七：片區各項費用包干標準費用項目包干標準元/月住宿費及生活補貼元/天備注郵 電 費片區經理（元/月）/-在片區沖銷費用時憑本人票據按實填報城市經理（元/月）/-縣級主管（元/月）/-差 旅 費總經理10000500作為沖銷費用的依據副總經理8000400片區經理5000200城市經理3000-3750150 縣級主管240080特別規定： 1、 片區人員所附住宿費發票必須將單位名稱、入住時間等填寫清楚，至少提供與出差地相符的住宿發票平均每天50元；2、 片區人員必須提供與每月實際報銷的包干費用總額相等的各類真實、20、合法、有效的發票；3、 每月實際報銷的差旅包干費用總額=每天差旅費用包干標準*每月實際出差的天數，但不得超過每月限額；4、 片區人員所提供的票據必須與出差地點相符的真實、合法、有效的發票；5、 片區人員當月發生費用的票據必須在當月的包干費用中報銷，跨月不能報銷； 6、 片區人員提供發票的范圍規定：所有真實、合法、有效的發票，包括：交通票（車船票、的士票，不合理連號的，不予報銷），住宿票，辦公用品票（復印、打印、郵寄類），油料票（自帶車），過路過關票（自帶車）；7、 片區人員嚴格按照每月實際出差日程填寫差旅報銷單，如有虛報，經辦公室審查屬實，財務部將按“虛報天數*每日差旅費用包干標準”所得金額從21、當月報銷總金額中扣減；8、 在試用期一個月內，財務部按上表標準報銷片區人員的包干費用，試用期后按目標責任書及考核方案相關規定報銷片區人員的包干費用。附件八：瀘州XX銷售有限責任公司出國人員差旅及費用管理辦法 一、 出國人員必須事先向公司提交出國申請（申請內容包括：到達地及途經路線、事由、預計開支等），報總經理和總經理授權人簽字后，方可憑申請到財務借款和報賬；二、 出國人員管理及差旅補貼原則上參照財政部外字（1995）250號文件關于臨時出國人員費用開支標準和管理辦法的規定執行，但考慮到公司外貿工作的實際情況，特做如下補充規定：1、 出國人員住宿標準：總經理、副總經理級人員按實際住宿費按實報銷，22、其他人員可住3星級以下賓館（含3星級），隨公司領導出差住同一賓館的，可參照領導住宿標準按實報銷；2、 出國人員交通費：按實報銷，但必須在票據上注明起訖地點；3、 通訊費：按實報銷，但郵電費必須附通話清單；4、 其他公雜費：所有必要的公雜費均憑票據按實報銷。三、 隨代表團（組）出國人員，一律參照財政部外字（1995）250號文件精神執行。 瀘州XX銷售有限責任公司 2014年4月1日附件九委托報銷授權書瀘州XX銷售有限責任公司財務部：茲委托 代為辦理本人 期間 費用的報銷事宜，特此委托。付款方式：1. 請 代為將該費用匯入我在 行卡號 的賬上。2. 將此費用沖抵 在你部的借款。3. 將該費用由 代為領取現金。4. 其他方式。5. 本委托人沒寫明付款方式，則付款方式由被委托人決定。委托人簽名： （手寫）年 月 日