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1、貿易公司文書處理制度（收發、保存、銷毀等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文書處理制度（一） 文書處理標準 第一條 文件的定義 此處所指的文件，包括各種規定、來往文件、信件、調查書、報告、契約、憑證糞文件、決議、參考文件、由簿、統計表及其傳票等一切業務用文件。 第二條 文件處理的原則 公司的文件處理必須保持收發之間的聯系，分清責任所在。 第三條 保存期限的分類 帳簿從其封閉之日，其他文件從組卷時算起，其保存期限分為如下五種。 （一）永久保存的。 （二）保存10年的。 （三）保存5年的。 （四）保存3年的。 （五）保2、存1年的。 第四條 不同保管期限的文件內容 文件的保管期限依照以下標準制定，但還需要有為每一個具體文件劃定保管期限的保管期限一覽表。 （一）永久保存的文件。 （1）公司法規及公司代表大會文件。 （2）董事會及其他重要會議的文件。 （3）有關經營方針及事業規劃。 （4）預、決算材料。 （5）各項規章的制定及修改和廢止情況。 （6）發至公司內部乘務員機構的指示及命令。 （7）重要的權利、財產的損失保全及其變更的情況。 （8）重要契約、合同的締結、解除及其變更。 （9）有關公司職的升降、賞罰及授予的重要內容。 （10）向官方提請的文件及官方批復文件中的重要部分。 （11）重要的訴訟文件。 （12）重3、要的統計及調查。 （13）除上述內容之外被認為重要的文件。 （二）需要保存10年的文件 （1）上述各種文件中需要永久保存的。 （2）與永久保存文件有關的手續、通牒、照會及報告等。 （3）事業規劃及經營方針的實施細則。 （4）預算的統制及實施細則。 。 （5）權利和財產的得失、保全及其變更。 （6）訴訟及登記。 （7）與各規定相關的指示事項。 （8）職員的升降、賞罰及授予。 （9）有關職員的衛生保健和福利設施。 （10）遞交官方的文件及官方下達的命令。 （11）有關調查的內容。 （12）業務上的差錯及事故。 （13）現金出納簿、核對帳目及各種會計票據。 （14）除以上內容之外，不屬于永久保存的，4、具有重要意義的文件。 （三）需保存5年的文件 （1）以上兩項所列各業務中產生的報告、調查及參考資料。 （2）各種簡便帳目。 （3）參照前面各項相關的文件。 （四）需保存3年的文件 （1）與經營無關的一般往來文書，但過于簡單的除外。 （2）簡單的來往文件。 （3）特別簡單的通知、報告、調查及參考文件。 （4）僅供一時之用的帳簿和用途單一的文件。 第五條 文件的整理、裝訂 辦結完畢的文件需進行適當的整理、裝訂、此項工作由文件收發部門逐年進行，會計文件依會計年度進行整理裝訂，然后分別保管。若沒有逐年或逐會計年度整理必要之文件，可另選適宜的時間段裝訂，這種情況需注明裝訂年度及文件年限。 第六條 保存文5、件目錄的制作 依第五條整理過的文件，應在某一組文件的首頁或袋皮、附頁上注明文件號碼、名稱、保管期限、單位名稱及起止年月日，并將其記入同樣內容的文件清單，分門別類地保管。 第七條 文件保存中應注意的方面 保存的文件應分門別類地進行整理，并達到即使文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。 第八條 文件向保管科的移交 各科需保存的文件向保管科移交時，依照另行規定執行。移交時間一般定在帳目封存和其他文件歸類完成時。 第九條 保存文件的閱覽 需要查閱已被保存的文件時，需要履行另外規定的有關手續并明確授權。查閱時不得將需查閱的文件從裝訂的文件集合申取下。 需要保密的文件，要特別注意其內容不得外泄。6、需經適當的責任者認可方可提出文件查閱。 第十條 保管期限的縮短 文件在保管期限中，如果失去了最初認定的保管意義時，可通過有關部門合議，縮短其保管期限。 第十一條 機構的取消、合并與分設 當機構取消或合并、分設時，應及時進行文件的移交，明確其保管單位。 第十二條 非常情況處理辦法 重要文件應選擇安全的場所進行保管，如遇緊急情況，需要提前轉移文件時，需持特別許可證方可辦理。 第十三條 文件的銷毀 （一）已過保管期限制文件，在經各有關部門商定后，予以銷毀。 （二）銷毀原則上采用焚燒，而一般性的報紙、雜志，及其他無價值資料，可采取賣掉的方式。 （三）銷毀所保存的文件時，需依照有關規定履行必要的手續。（7、二） 文書處理規定第一章 總則 第一條 目的 本公司文書的處理按本規定進行。在特殊情況下，為了應急，可以不按本規定權宜處量，但事后必須按本規定補齊有關手續。 第二條 定義 本規定所指文書，包括以下內容。其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定疊置。 （一）高層決策文書，以及高層下達的文件。 （二）部門會議合議文書與轉閱文件。 （三）契約書、證券、證書和勞動協議書。 （四）志愿書、違約書、往來公文、專利證明和注冊登記文書。 （五）收支預算與決算書、帳本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。 （六）往來書信、電報、任命書、意見書。 （七）各種報告、各種統計表。 第三條 類別劃分 上述文8、書按機密程度，可劃分為以下幾類。 （一）機密文書 （1）絕密。文書中包含著絕密機要的重大事項。 （2）秘密。保密程度僅次于前一種絕密文書。 （3）外密。不能向外部其他公司透露的文書。 （4）親啟。只對指定公司、指定人員透露的文書。 （二）普通文書，即機密文書以外的文書。 第四條 例外原則 其他文書，如公開發行的書籍、雜志、報紙和小冊子，以及調查資料類的印刷品或復寫謄印物品的管理或處置，不受本規定約束。 第五條 適用原則 工廠及各部門、科室（所）在有必要的情況下，依據本規定，保管與處理本部門內的有關事務文書。 第二章 文書的收發 第六條 收發 到達本公司的文書，原則上由總公司的庶務科、工廠的總務9、科或者另行規定的其他科室接受。所有文書按下列原則處置或送發。 （一）普通文書全部由接受科室開啟或開封，編上文書的收發編號，注明收發日期；在文書登記簿上作好登記；由接受科室的主管，或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員；文收當事人必須簽名蓋章領取文書。但是，極為普通的文書，并且沒有或不涉及到特別事項的文書，可以簡化登記手續。 （二）絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。 第七條 制度時間外的處理 下班后或節假日到達的文書，由值班人員根據具體情況，按下列規定辦理。 （一）值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領導及寄給本公司的文書，應立即通知秘書處主任10、；其他次重要文書的到達，只需通知收發科室的主管，并按其指示處理。 （二）所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉交收發科室。 第八條 收發決定 所有文書的接收、轉交、登記與領取事宜，都必須由收發科室主管作出決定與指示。 第九條 設立信使 在文書的接受與處理過程中，各部門、科室間經常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案科設一名信使，巡回傳遞各類文書。第三章 文書的處理 第十條 處理原則 文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，以及明確文書處理的責任者。 第十一條 成文原則 凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成文字記錄，即所謂“成文”原則。印使情況特殊，不允許當即形11、成文件，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。 第十二條 特例 對那些并不重要的事項，或者可以通過電話、會面等簡單形式處理的事宜，只需事后把處理結果的要點記錄下來。 第十三條 處理手續 領取文書的科室或部門，按下列規定及時予以處理，不得拖延。 （一）凡重要事項，或者異常事項，立即向所在部門主管作出報告，逐級向上請示報告；必要情況下與其他部門取得聯系；等候并按照上級指示，處理文書中涉及到的有關事項。 （二）如果文書中涉及到的事項，與其他部門有關，必須在取得與其他部門聯系、并達成一致意見后行事。 （三）在具體處理時，如果認為有必要請其他部門作出配合，并且其他部門提供配合需要一定時間，在這種情況下應該事先12、征得對方的意見，以便妥善處理。 （四）如果事情涉及二個以上的部門，并且難以判斷何部門出面主持，在這種情況下，必須聽取庶務部門的處理意見。 第十四條 防止拖延 文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書中指定的事項，防止文書的處理延遲或停頓；并且有權讓有關責任者對拖延的原因作出說明。 第十五條 重要文書的保管 機要或絕密文書，以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管。 文件柜的存放，必須選擇在如果發生意外，能夠安全、迅速轉移出去的地方，并且選擇容易發現的醍目的位置。 第四章 文書的制作 第十六條 用紙的規格 制作文書的用紙，除特殊情況下，原則上采用A5或B5規格。 第十七條 文書13、格式 除特殊規定外，原則上采用通常的橫排格式。 第十八條 字句 文書以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。 第十九條 文體 全部文書一律采用書面文體。 第二十條 復印 絕密文書未經主管認可不得擅自制作或復印副本。在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內共復印多少份，送往何部門等等。 第二十一條 署名 在文書發送與轉交時必須按下列要求署名；特殊情況或有專項指示情況下除外。 （一）代表公司名義締結的契約書、往來公文、公司公告及向政府機構提呈的報告，全部署名“董事會代表”。 （二）對外廣告及宣傳，采用公司名稱。 （三）除此之外的文書，署上責任擔當部門或科室名稱，及部長或科室14、職務與姓名。不重要的文書，只需署上擔當者姓名。 第五章 文書整理 第二十二條 編寫符號 各種類支書都必須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別；再按符號編輯數字連號，給各類文書排序，以便于檢索。 第二十三條 文書的符號與編號按下列規定使用。 （一）表示部門、科室名稱的符號，用部門、科室名稱的第一個漢字。如制造部門、工藝科，用“制、工”表示。 （二）文書類別直接用“絕密，、“密”等字樣表示。 （三）各種文書，按先后秩序、用自然數排序編號。 （四）同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數，用“一”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。 第二十四條 填寫文書登記簿 所有文書的符號與編15、號都必須填寫在“文書登記簿”上。 第二十五條 整理 文書處理完結之后，按文書的符號與編號進行編輯整理。不過大部分文書或者并不重要的文書，沒必要查詢與翻閱；這類大量的文書歸一大類編輯整理；另一類需要經常查閱的文書，盡管文書處理已經結束，但文書的效用還沒有終結，需要單獨整理。 第二十六條 保管 文書整理后，大量不重要的文件直送庶務科保管；其他為數不多的重要文書，在一定的期限內留存在責任部門，科室處保管。 第二十七條 移交所有失去時效的文書，包括在各部門、科室暫管的重要文書，都必須最終移交庶務科，并在移交過程中填寫好“移交登記簿”。第六章 文書的送發與交接 第二十八條 主管科室 全部文書的送發與交接16、，由總務的庶務科、分廠的總務科負責。在特殊情況下，公司內文書的送發與交接，由相應的部門及科室相當。 第二十九條 絕密與親啟文書 絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“絕密”、“親啟”等字樣印章。 第三十條 轉交、郵寄與面呈 送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的第三者轉交，或在書信接受者不在的情況下留下文書、囑咐由指定傳遞者當面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當面呈交的文書。” 第三十一條 填寫送發登記簿 所有送發文書，按“轉交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發登記簿。對于“面呈”文書，還必須在相17、應的備注欄目中，注明送交過程的要點，以及領取文書的當事人簽名蓋章。 第七章 文書的存檔與廢除 第三十二條 存檔 由本公司總部的庶務科，按文書的整理符號與編號，進行編輯歸檔。 第三十三條 編輯 庶務科按年度把重要的、經各部門、科室整理編號的文書，進行匯總，分編裝訂成冊，存人檔案。會計文書則按會計年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊即可。 第三十四條 分編標準 存檔文書按部門與科室，以文書的符號獨立分編成冊。 第三十五條 保存期限 保存期限按下列規定確定。保存期從編輯日起算。 （一）永久保存。凡屬于規則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統計及會計文書，以及職工18、人事勞資文書，都必須歸為“永久保存”文書。 （二）保存十年。類似永久保存文件性質、但沒有必要永久保存的文書，以及合議書、志愿書、違約書、往來公文、復命書、報告書和重要往來信函等等，可以保存十年。 （三）保存五年。次重要且沒必要保存十年的文書，可以保存五年。 第三十六條 廢除 保存期滿，或者在保存期內沒必要繼續保存的文書，應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經有關部門、科室合議，報總裁認可，由文秘科執行。 如果對廢除沒有疑義，即刻采用粉碎與焚燒的方式予以廢除或銷毀。（三）公文處理辦法第一章 總則 第一條 為做好公司和公司各部門、各子公司的公文處理工作，加強管理，使之規范化、制度化，參照國家行政機關公文19、處理辦法的原則精神，結合公司實際，制定本辦法。 第二條 公文處理必須做到準確、及時、安全。公文由辦公廳和各部門、各子公司的綜合處（或辦公室）統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。公文處理必須嚴格執行有關保密規定。第三條 各部門、各子公司要有一名領導干部分管公文處理工作同時配備專職文書人員或指定專人，明確職責范圍，集中精力做好公文處理工作。 第二章 公文種類 第四條 公文主要種類有：命令（令）、指令；決定、決議；指示；布告、公告、通告；通知；通報；報告、請示；批復；函；會議紀要。各類公文應用范圍，可參見國家行政機關公文處理辦法。 第三章 公文格式 第五條 公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級20、緊急程度、主送（報）機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送（報）機關、附件等部分組成。如有附件應在正文之后注明附件名稱和順序。請示一般只寫一個主報機關，如需同時送其他機關，應用抄報形式。 第六條 公文紙一般用十六開型，左側裝訂。“布告”、“公告”、“通告”用紙規格，根據實際需要確定。 第四章 行文規則 第七條 用公司名義行文的公文有： 一、向國務院報告、請示工作； 二、向國務院各部、委和各省、自治區、直轄市及有關單位聯系重要事務； 三、轉發國務院或各部、委、省、自治區、直轄市的重要文件； 四、向各部門、各子公司下達重要指示、決定、批復、工作指導等。 第八條 用各部門、各子公司名義行文的公文有21、： 一、與國務院各部、委和各省、自治區、直轄市業務部門及有關單位聯系日常業務； 二、在職權范圍以內，下達計劃、規章，指導業務，了解情況； 三、向公司領導報告、請示工作。 第九條 凡可以用各部門、各子公司名義行文的，一律不用公司名義行文。各部門、各子公司在職權范圍內能夠處理的問題，一般不要向公司行文。 第十條 請示性公文，一般應一文一事。除領導直接交辦的事情外，請示不要直接送領導者個人。非特殊情況，不要越級行文請示。 第十一條 各部門、各子公司呈報公司的公文，應由綜合處（或辦公室）負責審核，由文書人員（或指定專人）負責傳遞。公文先辦公廳，由辦公廳加蓋收文章，編號和分送。未經辦公廳加蓋收文章和編號22、的公文，如有失密或丟失，責任自負。 第五章 公文辦理 第十二條 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、歸檔、銷毀等程序。 第十三條 各部門，各子公司都要建立收文登記制度。收到的文件，由文書人員（或指定專人）統一拆封、登記。對上級和其他單位發給公司的公文，由辦公廳根據公文性質擬出分辦意見，辦公廳領導閱簽，送公司領導或各部門、各子公司閱批或承辦。 第十四條 各部門、各子公司收到承辦公文后，要抓緊辦理。對不屬于自己業務范圍，又不適宜由本單位主辦的，應迅速退回辦公廳并申明理由。 第十五條 已送公司領導閱批或交有關部門、子公司承辦的公文，由文書部門負責催辦。 第十六23、條 草擬公文，首頁要使用公司規定的發文稿紙和內部公文稿紙。草擬公文應注意： 一、情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精煉，書寫要工整，標點要準確，篇幅要簡短。要實事求是，開門見山，摒棄套話、空話。 二、人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月日，不要用前年、上月等字樣。年份應寫全，例如不要將一九九五年寫成九五或95年。 三、公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用應前后一致。 第十七條 公文應標明擬稿單位和擬稿人姓名。公文稿擬出后，要由主辦單位負責人核閱、修改、簽署。未經負責人24、簽署的公文，辦公廳不予受理。 第十八條 凡涉有其他部門及屬于其他部門管理權限的問題，主辦部門應主動與其他部門協商、會簽；不能取得一致意見時，上報的公文，要如實反映。 第十九條 上報國務院的公文和以公司名義向國務院各部委和各省、自治區、直轄市及有關單位聯系重要事務的行文，必須經辦公廳核稿。上報國務院的公文，由辦公廳加文件的“主題詞”。辦公廳核稿時，在不改變原意的情況下，可對文字進行技術性潤色和處理；對文件內容的重要改動，應與主辦單位協商，或提出意見，退擬稿人自行修改；涂改勾畫了草者，退擬稿人抄清。 第二十條 公文必需經過發文單位負責人簽發。以各部門、各子公司名義行文的公文，由各部門、各子公司領導25、人簽發。以公司名義行文的公文，一般可由主管副總經理簽發；涉及全局性的重要公文，由董事長、總經理簽發。有的公文，可由辦公廳（綜合處、室）主任根據授權簽發。經領導人簽發的文稿，如必須改動，應報簽發人同意。 第二十一條 發往駐外使館電報，由公司主管副總經理簽發。向國外發通知、簽證、函電，經外 交部授權或經公司批準（指用外交部給公司的編號，并限于一次性入境簽證）的部門和子公司，由部門、子公司領導簽發；其他各部門、各子公司不能擅自以本單位或個人名義簽發，必需時應呈請公司主管副總經理簽發。 第二十二條 繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數準確。校對人應在文稿上簽名。 第二十26、三條 對于不符合要求的公文，監印人可不予蓋章。 第二十四條 封發公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加蓋急、密戮記。限時送到的公文和親啟公文要注明要求。 第二十五條 辦公廳負責傳遞秘密公文。傳遞時，必須采取相應的保密措拖，確保公文安全。第六章 公文立卷、銷毀 第二十六條 公文辦完后，應根據立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。幾個單位的聯合發文，由主辦單位立卷。 第二十七條 立卷公文，應按規定向檔案部門移交。個人不得保存應存檔的公文。 第二十八條 沒有存檔價值和存查必要的公文，經過領導批準，可銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失。第七章27、 附則 第二十九條 本辦法自發布之日起施行。各部門、各子公司公文處理規定，與本辦法不一致的，以本辦法為準。四、 文書收發制度收發文處理規定第一章 通則 第一條 目的 公司文件（本公司及其事務所之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發、分發等依本規定處理。 第二條 統管部門 文書的收發、分發等事務，由本公司及各事務所的總務處統一管理。 第三條 文書責任者在各業務處室中設文書負責人，負責本處室內發文文件的分發、保管等工作。 第二章 收文及分發 第四條 文書的收受 對公司外來文書的收受由總務處收文科負責。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函，掛號信，專遞證明等，對一般信函應全部拆封，28、以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。 收文科將全部收文的收受日期、發文單位、發文者姓名、文件標題、內容概要、分發地點等項目登在收文簿上，并將文件及收文簿一并提交給總務處長。 第六條 審核以及分發批示 總務處長在對文件及收文簿加以審核后，對收文科做出分發批示。當處長外出時，如有關事務急需處理，可由副處長代理承擔上述工作： 第七條 分發 收文科將收文簿及文件分發各處室，各處室的文書負責人應在收文簿上蓋印簽收。 第八條 處室內部文書的處理 文書負責人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關處長。 該處長閱文后對文書負責人做出分發傳閱的批示，文書負責人據此將文件分發給有29、關工作人員。在文書承辦、分發量較大的處室，可設文書整理簿，并據此處理文件。第三章 發送 第九條 發送 文書的發送全部由總務處收文科負責，但是，在特殊必要時亦可由適當的業務處室辦理。 第十條 處室內部發送文書的處理 文書形成者在信封上寫清收件人地點、姓名，并注明是否采用掛號、快遞等方式后將文書交給文書負責人。 文書負責人將本處室文件分門別類，遞交總務處收文科，請示發文。 第十一條 發送的處理 總務處收文科將各處室交來的所有發文的發文日期、發送地點、發文者名稱（全名）、內容等項目登記在發文簿上，貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出。 第一次上午十點 第二次下午三30、點 第三次下午五點 遇有需緊急投遞的文書，可不受上述時間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票的購人、付出、保管等情況，應登記在郵票收付保管明細表上，年度計算出余額，與現存郵票數量加以核對。 第四章 公司內部定期專遞文件的處理 第十四條 公司內部的定期專遞 不利用國家郵政，而是通過公司內部定期專遞形式發送的信函、文書、傳票、小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照第二章，第三章的有關規定辦理。 對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各公司總務處負責。 第十五條 定期專遞收發文簿的制作 在發送定期專遞時，各總務處應在定期專遞收發文簿上登記期內容（一式二頁），副頁留存，正頁與發送物品同時放人31、定期專遞箱，交給定期專遞司機。 定期收發文簿的使用方法如下： （副本）定期專遞收發文簿 作為發文單位記錄，可代替發文簿，每天整理清點。 （正本）定期專遞收發文簿 發文單位收文單位總務處，可代替收文簿，第天整理清點。 （定期專遞車輛調配）五、 文書寄發制度文書寄發規定 第一條 主管科室 文書的郵寄、送發統一由總務部文秘科負責。在不得已情況下，由適宜的部門、科室寄發，但有必要事后向文秘科作出報告與說明。 第二條 一般文書 全部寄發公司外的一般文書，各部門、科室及有關人員封緘之后，直接送交文秘科統一寄發。 第三條 寄發 文秘科匯集所有待發文書，作好“文書發送登記” 待發文書必須在一定時間內發送出去。32、特快專遞以及電報等文書，必須即時發出。 第四條 機密、親啟文書 凡機密或親啟文書，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發送，并給發文部門、科室或發文者以必要的回復。 第五條 重要文書 其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發文當事者必要的回復。 第六條 寄發費用 郵費與電報費用由文秘科統一開支。 第七條 費用決算 文秘科按月決算全部郵費與電報費用開支。 第八條 發電報待發電報必須填寫“文書發送登記簿”，由文秘科負責發電報。六、 文書的保存與銷毀制度文書的保存與銷毀規定 第一條 文書的定義 本規定所指文書，包括各種規定、往來公文、通知書、調令33、報告書、契約書、證明票據、決議書、參考書、帳簿統計報表與傳票，以及其他一切與業務處理有關的文件等。 第二條 主管 本公司各種文書的主管，按“公司職務權限規定”中作出的有關事項確定。 第三條 手續 本公司文書的保存與銷毀，按本規定的“程序”進行。 第四條 保存期限 文書保存期限，除法律或其他特殊的條例限制外，分為五種期限。 （一）永久保存。 （二）保存十年。 （三）保存五年。 （四）保存三年。 （五）保存一年。 保存期起算日，如果是帳簿類，從封存之日起，如果是其他文書，從編輯成冊之日算起。 第五條 劃分標準 保存期限劃分或確定的標準如下： （一）永久保存 （1）制度性規定，與此有關的基礎性文件34、以及股東大會有關的文書； （2）董事會，以及其他重要會議的文書； （3）經營方針與經營計劃； （4）預、決算書； （5）公司內重要的指令文件； （6）與重要資產及權益得失、保全及變更有關的文書； （7）重要的契約文書，以及有關的契約解除與變更文書； （8）與重要人事變更、獎懲有關的文書； （9）與政府機構往來照會的文書； （10）重要的訴訟文書； （11）重要的統計及調研報告； （12）其他被認為重要的文書。 （二）保存十年 （1）被認為沒有必要永久保存的重要文書； （2）經營方針與經營計劃的實施細則； （3）預算控制細則； （4）一般財產與權益得失、變更和保全文書； （5）一般的訴訟、登記文35、書； （6）公司內涉及全局的一般指令文件； （7）普通的人事管理文書； （8）與職工保健衛生設施有關的文書； （9）政府往來公文； （10）各種調查報告； （11）與事故處理有關的文書； （12）財會帳簿與傳票。 （13）其他被認為有必要保存十年的文書。 （三）保存五年 （1）不需要保存十年的次重要文書； （2）不需要保存十年的報告書、調查書和參考資料； （3）不需要保存十折的帳簿。 （四）保存三年 不需要保存五年的文書。 （五）保存一年 不需要保存三年的文書。 第六條 編輯 文書所涉及事項一旦處理完畢，應盡早予以編輯；會計類文書按會計年度編輯，其他文書按年度編輯。文書除分年度編輯以外，還必須36、按主管部門、科室，以及保存期限分別編輯成冊，制成“文書保存期限一覽表”。對那些沒有必要分類編輯的文書，主要是指那些沒有多少保存價值的文書，則可按年度簡單裝訂成冊。 第七條 保管 各部門、科室除特別情況以外，使用完畢的文書不得存留，一律移交總務部門保管。保管文書必須有序、整齊、便于檢索、查找。 第八條 保存期的縮減 對一些沒有必要長期保存的文書，可會同有關主管部門、科室進行協商，縮短保存期限。 第九條 文書的歸并 當一些部門、科室取消或合并后，必須在原存檔的文書柜中注明文書的歸并情況及現在存放何處。 第十條 保管場所 重要文書必須選擇安全場所進行保管；并且確保在非常緊急狀態下，這些重要文書能被首先發現、首先轉移到安全地帶。在保管場所的醒目處，貼上明顯的“優先轉移文書”字樣的標志。 第十一條 銷毀處理程序 定期查閱文書保存期限一覽表，會同主管部門、科室，就超過保存期限、待銷毀的文書進行商議，作出決定、予以銷毀。 第十二條 銷毀方法 1一 月二 月三 月產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤合 計合 計合 計四 月五 月六 月產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤產品名稱數量金額利潤合 計合 計合 計