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1、股份公司員工借款及費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的為加強公司流動資金管理，提高財務管理效率，規范員工借款及費用報銷行為，特制訂本管理制度。2、適用范圍 本規定適用于管理企業員工借款及費用報銷行為。 3、術語定義無4、職責4.1財務部是員工借款及費用報銷管理的歸口部門。負責員工借款及費用報銷的審核及辦理。負責監督各部門、各項目費用預算的執行。4.2其他部門負責編制本部門的年度費用預算；負責編制各項目費用預算；5、管理內容和規定5.1借款:5.1.1借款原則5.1.1.1嚴格執行“前款不清，后款2、不借”原則。5.1.1.2常規借款均采用電匯方式匯入借款人銀行卡內（默認員工工資卡）。5.1.1.3現金借款金額超過5000元（含5000元），需提前一天通知財務部。5.1.1.4 500元以上招待費借款需填寫招待費審批表。5.1.1.5差旅費借款需填寫出差計劃表。5.1.1.6首次借款及匯款信息發生變更的員工，需在借款單據上列明：收款人姓名/單位名稱、賬號、具體開戶行。5.1.2審批權限級別部門經理副總監總監/副總工程師副總經理/總工程師副總裁總裁財務經理財務總監審批流程審核審批審批審批審批審批審核審批5.2費用報銷：5.2.1報銷原則：5.2.1.1項目施工期間,項目組成員采用項目報銷標準3、報銷。5.2.1.2項目已完工，后續服務期間，員工到項目所在地出差，按常規出差標準報銷。5.2.1.3員工借款報銷期限為業務發生后15日內（其中：差旅費報銷為返回公司后7日內）。5.2.1.4員工非借款報銷期限為業務發生后30日內（發生日期以票據日期為準；報銷日期以信息化填寫日期為準）。5.2.1.5報銷單據必須是經國家稅務機關監制的正規發票，白條或收據不予報銷。5.2.1.6跨年度發票需在次年1月31日前報銷。5.2.1.7財務部每月初將員工個人欠款明細發郵件告知本人及其上級主管，自郵件發送之日起30日內未清理欠款又無合理解釋者，從其工資中扣除所欠款項。5.2.1.8項目施工現場費用,當月發4、生的費用，于次月5日前寄至公司,統一報銷。項目經理對所報銷票據的真實性、合理性、合法性負責。5.2.1.9為單一項目出差時，單據填寫要求如下：5.2.1.9.1報銷單上注明出差起始日、結束日及出差天數；5.2.1.9.2按票據費用類別填寫金額；5.2.1.9.3原始單據按發生日期順序分類粘貼；5.2.1.9.4招待費注明發生日期，住宿費注明發生日期、金額、人數、房間數。5.2.1.10為多項目出差時，除上述要求外，還需分別列示各項目費用發生明細。5.2.1.11超期一個月不足兩個月的票據按原標準的90%報銷，超期兩個月不足三個月，按原標準的80%報銷，超期三個月的票據不予報銷。（超期依據：票據5、日期及信息化填寫日期）。5.2.2項目報銷標準：5.2.2.1項目施工期間，交通費、伙食費、住宿費，采用包干方式報銷，標準如下：職位類別員工項目總工項目經理金額（元/天）A150.00170.00180.00B130.00150.00160.005.2.2.1.1 A區:華中、華東、華南、華北、東北。5.2.2.1.2 B區:西北、西南。5.2.2.1.3 特殊地區，特殊規定。（如高原地區、高寒地區、高溫地區等）5.2.2.2項目施工期間，如公司統一提供住宿，包干方式報銷標準如下：職位類別員工項目總工項目經理金額（元/天）A70.0090.00100.00B50.0070.0080.005.26、.2.3為便于財務管理，采用包干方式進行報銷的員工需提供包干費用內容對應票據。（如交通費發票、住宿費發票等）5.2.2.4已報銷項目費用總額接近項目費用預算總額時（差額20000元），由財務部告知工程部加以警示，當已報銷項目費用總額超出項目費用預算總額時，停止項目費用報銷。5.2.2.5總監及總監以上人員去項目施工現場出差，按出差標準報銷，不按項目報銷標準報銷（兼任項目經理除外）。5.2.2.6項目組成員根據公司或項目需要，到異地出差，按照項目報銷標準報銷，不按出差標準報銷，出差費用列入項目部總包費用內。5.2.2.7技術中心、設計部、采購部、綜合管理部等與項目實施相關的部門人員，在項目所在地7、出差，單次出差時間超過30天，按項目報銷標準報銷。5.2.2.8員工去異地出差，乘坐交通工具途中，不再報銷其他交通費用。5.2.2.9項目組成員報銷項目費用，嚴格按現場考勤表記錄的人員及天數計算。且提供的往返交通票據要與考勤記錄相一致。5.3通訊費及市內交通費報銷規定：5.3.1通訊費憑電信、聯通、移動專用話費發票報銷，充值發票不予報銷。5.3.2通訊費、交通費按標準報銷，超出標準按標準，不足標準據實報銷。按月報銷，不予累計。因出差產生的漫游費用另作規定。5.3.3為節約通訊費，長駐項目施工現場人員，移動電話盡量辦理當地卡，并報公司備案。5.3.4通訊費及交通費標準的調整：5.3.4.1因人員8、崗位變動或實際業務發展需對原標準進行調整時，需填寫通訊費及交通費調整申請表（具體格式見附表3），經部門主管、副總裁、總裁、人事行政總監簽字審批，報財務部及信息化備案。5.3.4.2執行日期以簽字人最晚簽字日期為準。（最晚簽字日期為當月15日前，當月始按新標準報銷，最晚簽字日期為15日后，次月始按新標準報銷。）5.3.5某崗位人員執行特殊任務，需要較高的話費或交通費支出時，可由崗位人員提出申請，經部門主管、副總裁、總裁、人事行政總監簽字審批,單獨核定特殊任務通訊費或交通費，報財務部及信息化備案。待任務完成后，再按正常標準報銷。 5.3.6所有報銷通訊費人員必須保持24小時開機，凡發現隨意關機者，9、第一次提醒，第二次警告，第三次則取消其該月通訊費報銷資格。5.3.7因出差產生的漫游長途通話費報銷作以下規定：5.3.7.1報銷人當月話費超過額定標準時，從話費總額中減除長途話費及漫游費金額，其余額加7.2所算金額，合計金額即為本月可報銷話費金額。5.3.7.2長途話費小于等于漫游費金額時,按兩項金額合計的80%計算；大于漫游費金額時,按漫游費兩倍金額的80計算。5.3.7.3試用期員工不能報銷日常話費,如因公出差,可按以下標準報銷漫游長途通話費。5.3.7.3.1 長途話費小于等于漫游費金額時,按兩項金額合計的70%報銷。5.3.7.3.2 長途話費大于漫游費金額時,按漫游費兩倍金額的70報10、銷。5.3.8一般情況下不允許乘坐出租車,以下情況經部門主管同意后，允許單程乘坐。5.3.8.1加班時間晚，沒有公交車。5.3.8.2攜帶20公斤以上公物或大額現金、支票、有價證券等。5.3.8.3時間緊迫或接送公司客人。5.3.9報銷出租車費時,當事人應注明時間、起止地點 、事由，再按流程報銷。5.3.10乘坐飛機出差，允許乘坐機場巴士抵達機場，不得乘坐出租車或包車，特殊情況需經部門主管批準，并于報銷票據背面簽字確認。5.3.11附表1：手機話費、交通費標準：人員類別話費（元/月）交通費（元/月）副總經理/總工程師/分公司總經理業務管理500600職能管理400500總監/副總工程師/分公司11、副總經理/分公司總工程師業務管理400500職能管理300400副總監/分公司總監/分公司副總工程師業務管理300400職能管理260300部門經理業務管理300300職能管理200200銷售人員A類200300B類200260C類150200其他A類200具體核定B類100具體核定C類50具體核定備注：5.3.11.1其他人員由各部門主管根據其工作內容判斷是否給予手機話費報銷。5.3.11.2業務管理包含部門：銷售部、工程部、技術中心、設計部。5.3.11.3職能管理包含部門：人力資源部、總經理辦公室、財務部、審計部、采購部、戰略規劃與市場部、項目執行部、投資發展部、融資部。5.3.12附表12、2：項目部人員話費標準：人員類別公司（元/月）項目現場（元/月）標準說明項目經理A類0260移動電話報銷標準B類50260C類100260項目總工A類0200移動電話報銷標準B類50200C類100200員工A類0100移動電話報銷標準B類50100項目施工現場固定電話5005.3.13附表3：通訊費及交通費調整申請表通訊費及交通費調整申請表部門名稱：序號姓名職務類別手機號碼原標準（元/月）新標準（元/月）備注說明123部門主管 ： 總裁 ： 人事行政總監： 副總裁:5.4外出差旅費報銷規定：5.4.1分地區住宿、交通、伙食標準 單位:元/天母公司分（子）公司ABCD住宿交通伙食住宿交通伙食住13、宿交通伙食住宿交通伙食副總裁4005060340405029030402503030副總經理、總工程師總經理3205060260405021030401703030總監、副總工程師副總經理、總工程師2905060230405018030401503030副總監總監、副總工程師2605060200405016030401303030部門經理部門經理2405060180405014030401203030其他員工其他員工22050601604050130304012030305.4.2地區類別劃分5.4.2.1 A區:北京、上海、廣州及深圳、珠海、等特區。5.4.2.2 B區:省會城市及天津、重慶14、。5.4.2.3 C區:除上述A、B城市以外的其他城市。5.4.2.4 D區:縣級市、縣城。5.4.3食宿報銷規定5.4.3.1住宿費按照實際住宿天數(憑有效住宿發票)限額內據實報銷，超額自負。伙食費、交通費按規定標準報銷。5.4.3.2員工參加培訓班或開會，如會務組統一安排食宿，公司不再另行報銷伙食及交通費用；培訓班或會議所在地員工不報銷伙食及交通費用。5.4.3.3司機因工連夜開車，按出差目的地住宿標準的40%報銷住宿費。5.4.3.4多人出差，兩位同性別員工需住一間房，副總裁及以上人員除外。不同級別住宿標準本著從低原則。5.4.3.5出差期間當日有招待費發生,則當日不再報銷其他伙食費用。15、5.4.4交通費用報銷規定5.4.4.1乘坐火車晚8時至次日晨7時之間，在火車上過夜六小時以上，或連續乘車時間超過12小時，方可購買臥鋪火車票。5.4.4.2公司員工符合乘坐硬臥條件而購買硬座車票時，分別按火車慢車和直快列車硬座票價的60%，特快列車硬座票價的50%報銷費用，乘坐新型空調特快列車和新型空調直達特快列車的，分別按硬座車票的30%報銷費用。火車訂票費每人每票在35元內，準予報銷。5.4.4.3乘坐長途汽車要有當地公交運輸部門正式票據，并要求填寫說明起止地、乘車時間。長途包車及包出租車不予報銷。5.4.4.4公司員工一般情況下乘坐火車,必要時乘坐飛機(經濟艙)或高鐵,事先需經總裁同意16、。5.4.4.5公司總裁以下人員出差最高可乘坐輪船三等艙。5.4.4.6出差時間計算：起程時間在當日12時前按全天計算，12時后按半天計算,返程時間在當日12時前按半天計算，12時后按全天計算。 5.4.4.7雙人出差，其交通費用為單人規定標準的1.2倍，三人出差為單人規定標準的1.5倍。5.4.4.8員工出差有公司派車，不再報銷其他交通費用。5.4.5其他規定：5.4.5.1員工到外地出差不慎將票據丟失，當事人需書面遞交申請, 說明丟失原因,經總裁簽字后, 伙食費用、往來機票或火車票按票價金額全額報銷,住宿及當地交通費用按標準減半報銷,員工到外地出差住宿親友家,根據本人書面說明, 由總裁簽字17、后,按住宿標準的50%報銷。5.4.5.2公司員工（含司機）在咸陽、銅川，閆良等西安市區外的各周邊縣、市出差，當天返回的，每天中午報銷伙食費10元，當天不能返回的，按出差標準報銷。5.4.5.3出差期間，因非工作需要的參觀費用均由個人承擔，未經總裁批準，不能以公款請客送禮。5.4.5.4公司已為經常出差的員工辦理“世紀行人身意外傷害保險”，如出差途中，人員及車輛發生意外事故，均由保險公司支付相關費用，公司不再支付其他費用。5.5車輛使用費報銷規定：5.5.1司機報銷過橋費，停車費應注明地點，時間，驗證人，方可報銷。5.5.2客戶及公司內部用車需填寫出車單，費用由人事總經理辦公室按派車記錄、公里18、數分攤計入各部門，按月核計。5.5.3按照公司車改方案報銷車輛交通費的各級管理人員在公司住地市區（含附近相同電話區號的區域）內業務用車，一律使用個人車輛，公司不再報銷其他費用。5.5.4在公司住地市區（含附近相同電話區號的區域）以外業務用車，若因公司無法派車，使用其他人員車輛，需報總經理辦公室門備案，油費報銷標準為每100公里10升油，同時享受每公里0.3元的汽車損耗費。報銷票據抬頭必須填寫公司名稱“XXXXXX股份有限公司”方可報銷。油價隨所在地市場油價（93汽油）浮動調整。附表為部分地區公里數明細：陜西周邊業務點公里數及油費明細表序號地點(往返)公里數備注1西安-寶雞4001.公里數為業務19、點往返公里數；2.近期油價7.41元/升（93#汽油），油價隨市場油價浮動調整；2西安-田王803西安-藍田1604西安-興平1405西安-咸陽806西安-臨潼1007西安-銅川2608西安-永濟6009西安-咸陽機場12010西安-閆良16011西安-眉縣2655.5.5司機的各項罰款一般不予報銷,特殊情況需總裁簽字后方可報銷。5.5.6出差期間，自駕車出行人員必須安全行駛，遵守交通規則；出行車輛必須購買商業保險。5.5.7司機及員工自駕車出差報銷費用，報銷人需注明出差期間行車區間。過路過橋費實報實銷，油費報銷以過路過橋費的票據發生地及起訖日期，駕駛車輛的車型及排量為審核依據，據實報銷。如油20、費報銷異常，公里數以“百度地圖”公里數（偏差10公里內），耗油量以百公里10升為參考依據。非出差期間發生的油費不予報銷。5.6辦公用品購買及報銷規定：5.6.1公司辦公用品由人事總經理辦公室統一采購，各部門不得擅自購買。5.6.2人事總經理辦公室應將辦公用品,根據各部門人數,納入定額管理,需要采購時,應列明采購計劃清單,按照審批程序，同意后方可購買,并及時辦理入庫報賬手續。5.6.3辦公用品發放時,應嚴格控制在定額內發放,此外對單位價值在50元以上的耐用辦公用品,人事總經理辦公室門在發放辦公用品的同時,還應按使用時間,登記個人使用備查冊。5.6.4員工離職時,50元以上辦公用品應及時交回人事總21、經理辦公室,否則,不予辦理離職手續。5.6.5項目施工現場，需購買辦公用品，應列明采購計劃清單,按照審批程序，同意后方可購買。發票隨其他票據一起寄回公司報銷。5.7費用報銷審批權限同借款審批權限。5.8公司員工在借款或費用報銷時，如遇總裁出差或其他事由，無法在信息化及票據紙面進行審批，將需辦理業務的相關票據交由財務部，并向財務部描述需辦理業務的相關信息，統一由財務部與總裁溝通，再根據總裁審批結果辦理業務。6.1附則6.1.1本制度由財務部負責編制、解釋并檢查、考核。6.1.2 本制度報總裁辦公室批準后頒布實施。6.1.3本制度實施后，原有的類似制度自行終止，與本制度有抵觸的規定以制度為準。6.1.4本辦法自下發之日起實施。7.1、引用文件 無