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1、百貨股份有限公司行政辦公管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 公文流轉程序為進一步加強公司公文流轉處理的規范化與制度化，提高總經理辦公室公文處理工作的效率和質量，確保公司各項工作正常、順利開展，特在原公文處理工作制度的基礎上對公司公文流轉程序制訂本規定。總則第一條公司各級領導必須對公文處理工作給予高度重視。總經理辦公室對上、下級公文處理工作負有承辦、督辦及催辦的責任。第二條公文統一由總辦負責收發、等級、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔，公文的處理必須做到準確、及時、安全。第三條總辦有關既要人員及全體員工對公文要2、求做到不該看的不看，不該問的不問，不該記得不記，不該說的不說。辦件、閱件的流轉處理程序第四條各部室、各分店的輕視、報告可通過書面形式或電子郵件的形式，分店亦可通過傳真形式傳遞、呈報的報告必須經由所屬部門（分店）經理審核。第五條請示報告等呈批文件必須經由總辦秘書接收、登記、傳遞呈辦。第六條來文由總辦按辦件、閱件進行分類。1、 辦件一般包括上級單位向本公司下達的指示、通知；公司各部室、分店的請示、報告、“供應商知會”等呈批文件；同級單位（無隸屬關系）商請本公司辦理有關事項公文。2、 閱件一般包括抄送文件、簡報、資料和其他參閱文件。3、 辦件和閱件一律由總辦秘書簽收、拆封、登記，并根據類別加附文件呈3、辦箋或文件傳閱箋，各部室、各分店不允許擅自加附。電子郵件形式傳遞的報告由總辦秘書打印后辦理。第七條秘書應根據公文的密級、緊急程度、公文內容和領導分管范圍按以下程序辦理：1、 秘書收取登記后總辦主任加注呈辦意見相關部門加附處理意見副總經理總經理董事長按領導批示印發或知會相關部門辦理。2、 秘書傳遞有關文件后，應根據緊急程度對承辦人進行催辦。特急件要求在4小時內批復（其中每人在接收文件起半小時內批復），緩件在三日內批復。有關領導出差在外時可由上一級領導或指派委托人批辦。3、 傳閱文件、資料，秘書應在傳閱箋上注明每人傳閱時間，特急件每人在接收文件起半小時內閱畢，急件每人在接收文件后1小時內閱畢，緩件4、每人在接收文件后一天內閱畢。傳閱人必須在要求時間內閱畢并按時返回秘書。 4、 各級領導批辦公文時要認真、仔細，批示意見要明確、具體，批辦完畢后要完善簽名級批辦日期。領導人之間不易直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。5、 文件審批與印發執行過程出現遺失的，由相關人員承擔責任。第八條文件批復后，由文秘主管加注印發（或知會）部門，秘書將復印件傳至相關部門簽收辦理，原件由總辦負責歸檔、被查。各部室、分店文件簽收人應及時通知本部門經理或相關人員按公司領導批示辦理。駐店人員由所屬部室負責口頭通知；如有必要，由總辦秘書通知分店行政文員負責印發書面批復。第九條凡通過傳真形式傳遞文件、資料，必須在傳真件上注明收件人、5、收件單位（部門）、發件人、發件單位（部門）以及文件總頁數，或者直接使用圖文傳真箋書寫報告，以保證文件準確、及時傳遞至收件人處。凡傳真機管理部門（總經理辦公室、采購部、各分店）必須指明專門責任人負責管理，對接收到的傳真件（指公文性質的文件）必須登記，注明文件管理內容、收件人（部門）、發件人（部門）、收件時間。第十條 凡以電子郵件形式傳遞的文件、資料必須通過所在部室、分店經理或指定負責人的郵箱傳遞至總辦秘書，以上人員郵箱密碼僅限本人使用。部門審批意見應批注于報告最上端附言位置。發文處理程序第十一條發文處理包括：擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。1、 公司簽發的公文或各部室需要以公司名6、義上報或下發的例行公文以內部文件的擬稿，首頁應使用公司統一發文稿紙。2、 各部室、分店上報的下發文件處理程序：總辦秘書收取登記其他相關部門負責人審核會簽副總經理總經理董事長秘書按審簽意見辦理發文手續。公司上報或下發的公文，發文前由總辦秘書統一編號：分別用深佳字X年X號，深佳董字X年X號，其他部室或分店發文用深佳X字X年X號。制度、規定、決議、紀要、任命等重要文件采用紅頭文件箋打印，其他文件用公司信箋或A4復印紙打印。對外呈遞申請、報告、公函必須按統一發文格式上報或下發。封發需要回執的文件時，送件人必須完善收文單位或個人的簽收回執手續。內部文件采用印發、傳真或電子郵件形式下發，要求相關部室、分店7、接收人在“文件送達登記表“上簽字。巡場會議紀要、人事調整、規章制度、公司通報等公文以及市場快訊、保安監察簡報等資料在書面印發的同時還應投遞至公司內部網“公用文件夾“，通知、知會等文件可采用電子郵件的形式發送。凡設立有個人郵箱的人員應每天查閱郵箱，及時了解公司最新管理要求與信息。合同、協議的審批流程第十二條非商品采購的其他合同、協議由總辦秘書收取登記并加附訂約審批程序箋，按訂約審批程序傳復核人、技術負責人、財務負責人、法律負責人審核后，依次按副總經理、總經理、董事長終審簽發。第十三條合同（協議）經公司領導終審簽發，并由公司指定代表或主辦部門負責人簽署后，總辦秘書應根據合同（協議）類別編排合同編號8、，加蓋合同專用章或公章。第十四條簽約雙方完善合同（協議）簽定手續后，根據合同（協議）規定由公司留存的合同（協議）正本交由總辦存檔，總辦秘書負責將合同（協議）印發主辦部門及財務部。二、員工宿舍管理規定（一）入住、調房、退房1、 入住：總辦根據上報的住房申請（申請單位在分店行政口領取）。每月8日、22日下發住房通知單至分店，房租、水電自住房通知單下發之日起計算；寢室長根據住房通知單上指定床位及床號安排員工住宿并將鑰匙交給入住者配置；住房押金從工資中扣除，押金單由總辦每月下發到分店。2、 調房：由分店行政自行調配，每月25日前將本月調房清單傳至總辦行政以便及時計收水、電、房費。3、 退房：住宿員工憑9、退房或辭工申請經分店領導簽字同時收回寢室鑰匙和住房押金單，到總辦行政物業辦理退房或辭工手續。退房及住房押金的退還手續（每月15日、28日辦理）（二）留宿：各寢室如有親朋好友留宿，寢室長需作好記錄，由分店行政匯總于當月25日前交總辦行政物業計算留宿費。（三）維修：小的維修可以由電工負責，如：更換水龍頭、燈管、燈泡保險絲、修理門鎖、窗、桌椅等等其材料的購買由員工自行解決或由電工代買，費用由員工分攤；大的維修如線路的改裝、水管的爆裂、隔房等等由公司派人修理，其費用由公司承擔。（四）財產的保管：床、桌、椅、電視機、門、窗、熱水器如有損壞照價賠償，如屬故意損壞按公物價值的150%賠償。（五）安全：禁止使10、用自制的電熱管或瓦數較大的電器。（六）宿舍規章制度：嚴格執行公司制定的各項宿舍規章制度，禁止在宿舍內打麻將，晚間1：00時必須入寢。（七）獎罰制度為了加強宿舍管理，保證員工有一個良好的生活環境，特制定本規定：1、 員工必須愛護公物，不得損壞公共財產，如有損壞，按照公物價值的100%賠償，如屬損壞者，將按公物價值的150%賠償。2、 不準在宿舍內進行各種違法活動或聚眾賭博（打麻將），酗酒鬧事、吵架、打架等；如有違反其中一項給予50-100元罰款。3、 保持宿舍整齊、清潔、衛生，在寢室長的安排下每天對宿舍進行打掃，尋于連續三次被評為文明衛生寢室的給予通報公司表揚或獎勵；對于故意逃避做清潔、事前沒請11、假者或敷衍了事做清潔者，給予50-100元罰款；對于屢教不改者給予取消住房資格。4、 員工住宿，必須按住房通知書上指定的床號及床位住宿。如有特殊情況需換房調床者，需本人申請，寢室長核實，經分店領導同意，統一安排，如未經同意擅自調和換的給予50-100元罰款。5、 非XX員工不準在宿舍內留宿，如員工親屬來深探親需要留宿者，應事先提出書面申請，寢室長核實，經分店領導批準后方能留宿；留宿其間住房費用按每人每日20元收取；如有私自留宿者給予100-至200元罰款。6、 對于超時晚歸、大聲喧嘩影響他人休息的給予50-100元罰款。7、 宿舍內禁止使用自制的電熱水管或瓦數較大的電器，如有發現第一次警告，第12、二次沒收，第三次罰款50-100元。全體住宿員工必須遵守公司制定的各項規章制度，團結友愛，為創造良好的生活環境共同努力。（八）集團宿舍入住合約經公司批準，我入住公司宿舍，為了珍惜這次機會，我自愿遵守公司制定的各項規章制度。服從統一調配，不隨意與他人調換房屋、床位，愛護公共設施，如有損壞照價賠償，按照規定繳納房租、水電、管理費、清潔費等，不在宿舍內進行違法亂紀活動，在寢室長的安排下自覺打掃衛生，如違反以上規定，我自愿接受公司的處罰。簽名： 年月日（九）寢室長職責1、 根據住房通知單上指定床位及床號安排員工住宿，并將鑰匙交給入住者配置，做好留宿記錄，并于每月24日匯總給分店行政。2、 寢室長應嚴格13、執行集團宿舍管理制度，督促、安排、檢查本房間住宿人員每天輪流值班（電視機房）并打掃衛生的情況，布置每月進行一次衛生大掃除。3、 督促外來人員按時離開房間，按時關閉電視機、收錄機、音響等，并制止其他吵鬧行為，保證員工得到安靜舒適的休息。4、 寢室長應加強防火，防盜意識，制止超負荷用電及私自亂搭亂接電源線，安全使用煤氣和電器。5、 寢室長應加強對本房間人員的治安管理，禁止在房間內打麻將、賭博、酗酒鬧事以及人事其他違法亂紀活動。6、 參加寢室長例會，反映住宿員工的意見和要求，認真落實公司對宿舍加強管理的批示和措施。7、 協助分店領導搞好宿舍管理，提出合理化建議。三、物料用品管理制度（一）物料用品分類14、1、 凡是一次性正常消耗，價值在500元以下的物品稱物料用品，如電工材料、辦公用品、電腦用品等。2、 物料用品分類（1）防盜標簽（2）汽車配件（3）印刷品（4）包裝物（5）電工材料（6）辦公用品（7）電腦用品（8）服裝類（9）其它類（10）購物袋類（二）物料用品采購1、 申報：使用部門根據實際需要填制“申購單“報總辦審核，公司領導審批后，（名片再次印刷由總辦主任審批即可）由總辦統一采購。2、 采購：總辦經辦人根據審批后的申購單，確定商場或外購。（1） 商場調撥按公司行政調撥程序進行調撥。（2） 外購物品須本著節約、實用的原則采購，必要時財務人員隨同前往，并索取增值稅等有效發票。（3） 固定送貨15、上門的供應商，可進行月結，每月末送一次有效發票。3、 驗收：所有物品調撥和采購后一律通過申購部門所在地（總部或分店）的物料庫驗收。物料庫實物負責人憑“已審批的申購單“有效發票“或“XX百貨調撥單“和“實物“進行驗收。驗收后開具收料單一式三聯，一聯存根，一聯財務聯隨同發票或調撥單財務聯和申購單傳財務做賬。一聯留庫，實物負責人據此登記數量、金額明細賬。并在收料單上注明供應商和商店及經辦人。4、 報銷：經辦人采購的物品經驗收入庫后，憑申購單、有效發票或調撥單及收料單到總部財務報賬。對月結供應商每次憑送貨單驗收、入庫。月底憑有效發票到財務結賬。（三）物料用品領用及調撥各部門根據工作需要領用物料用品，由16、各部門負責人審核，物料庫實物負責人填制領料單一式四聯（一聯存根、一聯交財務、一聯留存物料庫、一聯交領用部門），經領用部門負責人簽字后發貨。領料單財務聯由物料庫負責人于月末匯總傳財務部作費用核算。物料用品調撥視同物料用品領用，需填制領料單。寄存配送中心物料用品需整件寄存，由總辦登記明細帳。（四）物料用品盤存各物料實物負責人應即時登記數量、金額明細帳、結存帳面余額，并于次月二日前將所有財務單據傳財務部。物料庫每季度盤點一次，由物料庫實物負責人進行實物盤點，財務部派人監盤，填寫盤點表一式兩份，倉庫一份、財務一份。財務部審核盤點表并與財務帳進行核對，出現差異應及時查明原因，人為因素造成盤虧由實物負責人17、賠償。物料用品庫實物負責人更換，應由財務部派人參加進行實物盤點、交接，以便分清責任。（五）物料用品管理則物料用品按統一分級建立物料庫、實物負責的管理原則，即在總部、各分店建立物料用品庫，由專人進行實物負責，并建數量、金額明細帳，建帳按財務部要求。四、圖書管理規章制度公司圖書包括公司各部（室）購買的書籍、資料，公司訂閱的雜志、XX通訊、萬科周刊等。所有公司圖書，在總辦辦理完入庫和登記后方可借閱。各部（室）需購買圖書資料，須按公司有關申購程序報公司領導審批。所購買的圖書資料統一交總辦物料庫辦理入庫，再由圖書管理員領出，統一登記入冊。總辦設立專人負責公司圖書管理，并建立圖書臺帳、圖書目錄和電腦網絡資18、料庫。凡XX員工均可借閱圖書室圖書。公司員工借閱公司圖書，均到管理員處辦理借閱手續，包括在借閱登記本上填寫所借書名、借書人、借書日期。每次借閱圖書不得超過兩本，每本圖書的借閱時間不得超過一個月。如有必要，可續借一周并到圖書管理員處辦理借閱手續。還書須由管理員在借書登記本上登記還書日期，并在“經辦人“一欄簽名方有效。公司圖書是公司的財產，如有損壞或丟失，照價賠償。五、車輛管理暫行辦法（一）原則與授權1、 公司車輛的使用管理以保證公司業務開展和正常動作為中心原則。2、 公司授權總經理辦公室（以下簡稱總辦）對公司車輛實施統一管理；總辦下設車隊，由車隊長負責車輛的調配、維修保養及司機管理等車隊日常工作19、。（二）車輛使用及管理1、 公司車輛主要供以下四種用途：（1） 業務用車：包括進貨、調貨、售后服務用車；（2） 員工上下班用車；（3） 行政用車：包括公司領導用車，各職能部門用車；（4） 其它用途用車。2、 上述四種用途用車中，以保證業務用車和員工上下班用車為首要前提，總辦車隊應充分利用現有車輛盡可能滿足公司業務開展需要。3、 行政用車原則上在公司部門以上管理人員公務外出時方予派車；其它用途用車的，按公司領導和總辦主任的安排執行。4、 車輛使用的一般申請程序如下：用車人填寫“用車審批單“-所在部門負責人審批（若使用車輛超過一日或需出市區時須經總辦主任審核）-車隊調度人員安排車輛與司機-司機出車20、。（若公司對單類用車有特殊規定的，按公司規定執行）。5、 公司領導所用車輛，在確保領導用車外，由車隊統一調配，投入其他方面使用；車隊同時應考慮到領導臨時用車的情況，預留后備車輛。6、 公司摩托車由車隊統一管理，并由駕車人專一負責；總辦車隊有權隨時檢查車輛；摩托車的年審、路費、保修、油料、維修事務均由總辦車隊負責統一管理；未經公司領導同意，摩托車使用者不得將車隨意轉借他人使用。7、 公司車輛過夜必須安全停放，并采取相應防盜措施，防止車輛被盜或損壞。8、 凡早晚或節假日沒有安排任務的車輛，由總辦車隊負責于規定地點停放，司機和其他人員不得擅自動用。9、 公司所有車輛原則上不得外借，確因工作原因需外借21、的，由公司分管副總以上領導批準并辦理外借手續，注明借用人、交還時間、地還地點后方予報銷。10、 車隊應建立明確的值班制度并設置調度員，在車隊長的指導下，負責日常車輛與司機的安排，以便合理調配人力，保證公司用車。11、 車隊應在司機中建立崗位責任制，加強對司機的監督管理，提高職業技術和服務質量。（三）維修、保養管理1、 總辦車隊負責為公司車輛建立車輛檔案，對每輛車的維修保養狀況、費用使用情況、*作駕駛特點等進行詳細記錄。2、 出現車輛故障時，司機應立刻予以排除，無法排除的應馬上報車隊，經安全員檢查確認并報車隊隊長復查后，報總辦主任。3、 車輛送修配廠檢修前，司機需填寫維修單，維修完畢后，應予以驗22、收，對收費情況進行審核，并經隊長與安全員確認后方可在維修單上簽字。4、 公司所有車輛必須定點維修，定點修配廠無法維修的需經分管副總經理同意方可轉換維修點。5、 車輛行駛滿以下規定里程后，需更換機油及汽車風格：小車：5000km中巴：5000km大貨車：5000km大巴：5000km6、 公司車輛除大貨車外，每行駛一萬公司均須做二級保養一次。7、 大貨車每三個月做二級保養一次。（四）費用核算及報銷管理按財務部有關規定執行（五）人員培訓管理1、 對新入公司的司機，由總辦車隊負責按“新司機上崗前培訓計劃“進行培訓。2、 總辦車隊負責擬訂季度培訓方案，經總辦批準后執行。3、 總辦車隊應做好對司機的日常23、安全教育工作，增強司機安全行車意識。（六）交通違章處理1、 司機因違章被交通部門處罰的，均由個人負責，被處拘留的，拘留期間扣發工資和各項補貼，司機被處吊扣駕駛證的，扣證期間臨時安排其他工作的，發給基本工資，未安排其他工作的，做停職處理。2、 司機違章被電子監控中心查處的，除接受交警處理外，總辦車隊對當事人罰款200元，一年內超過三次的做辭退處理。3、 司機遇交通事故時，應立即通知交警處理，并立即報告車隊，私自了結的，公司不承擔任何責任。4、 凡司機負有直接責任的碰刮事故，如維修賠償事故費總額不超出1000元的，由司機承擔總額的80%；超過1000元的，由車隊視具體情況擬訂處理意見報公司審批；如24、司機負間接責任，由司機承擔總額的50%。5、 凡司機因聲音肇事被交警裁決的，如裁決結果為司機負全部責任，罰款總額在1000元以下的，由司機全額承擔，在1000元以上的，由車隊視具體情況擬訂處理意見報公司審批；如裁決結果為司機負間接責任的，司機本人承擔罰款的30%，其中，若違章原因不在司機的，由車隊報總辦視具體情況作相應的處理。6、 如司機因不慎導致車輛丟失，除保險公司賠償部分外，由總辦決定余額的賠償辦法。六、車隊工作責任制（一）隊長隊長受總辦主任直接領導并對其負責，主要職責為：1、 指揮全隊日常工作，保證車隊的正常調度和運行，及時時組織全體司機完成車隊各項工作任務；2、 定期安排司機做好車輛的25、例行保養工作，保證車輛無故障出車；3、 負責公司車輛各種管理費用、年審及證件的辦理工作；4、 及時處理因司機過失及瀆職造成各種事故（包括車輛故障、車隊各項職能不能正常發揮），組織其他人員及車輛保證公司業務的正常開展。5、 加強對司機的行車安全教育，搞高車隊整體安全行車水平。6、 月末負責對本月車輛行駛使用情況和各項費用發生情況進行審核、匯總并報總辦主任。（二）安全員1、 協助車隊長監督、檢查司機行車情況及車輛維修審批是否規范。2、 監督檢查修配廠對車輛維修情況及費用收取合理性。3、 經常對汽車修理、配件市場進行調查，建立各種車輛配件與維修價格信息檔案。4、 協肋車隊長對各種分店車輛進行檢查。（26、三）司機1、 嚴格遵守中華人民共和國道路交通管理條例及XX市交通管理有關規定，并遵守公司各項規章制度。2、 服從總辦負責人及隊長的調配，按派車單準時到達出車位；3、 嚴格“三查”制度，作到出車前查、途中查、回場查。做好班車的交接工作，確保車況良好；4、 了解所駕駛車輛的性能，發生故障時需立即檢修不了的應立即檢修、做到小故障不過夜、大故障及時修。如暫時檢修不了的應立即報告管理人員，以便車輛的調整運行，并提出具體的維修意見，未經批準不得私自將車輛送廠維修。5、 愛惜車輛，雨后、跑長途及日常使用后應及時清潔，以保持車容車貌的潔凈；6、 車輛加油必須出車前或回場后進行，沒有特殊情況不得利用出車途中或臨27、時出車加油；7、 車輛所攜油卡應妥善保管，不得轉借或轉賣，更不得私用，每次加油在行駛卡上填好如油數量及日期；8、 對自己所駕駛的車輛的有效證件必須隨身攜帶、正確對待交通管理部門的槍查；9、 如因司機本人世間的原因發生事故或經公司造成損失，應服從公司處理；10、 不得將自己所保管的車輛轉交他人駕駛、練車或私用，不得駕駛與執照不符的車型；11、 車內嚴禁吸煙、吃零食、不開英雄車、情緒車、人情車、無派車單擅自出車按用私車處理；12、 隨車工具必須妥善保管，如有丟失應照價賠償；13、 車輛進廠維修必須兩人以上進行，未經同意擅作主張的費用自理；購買零配件的發票、單據經審核后按公司所規定的時間性報銷；1428、 員工班車必須準點，如遇到交通堵塞或車輛突發故障應及時通知管理人員，事后說明原因。15、 對工作上的安排，司機必須無條件的服從、不準借故推延或拒不出車，對工作安排如有意見，事后向領導反映；16、 上班時未被派車的司機，應在司機室隨時等候出車任務，不得隨便動，如因故需暫時離開應提前通知管理人員、嚴禁上班時間進商場購物；17、 如有傳呼機的司機、傳呼機必須隨身攜帶，對公司領導或管理人員的傳呼應盡快復機，特殊情況事后說明原因。18、 禁止灑后駕車，違者后果自負；對責任心差造成人為機械事故的，根據情節再作處理。19、 運送貨物的司機應熱情服務，禮貌待人，協助搬運，使顧客滿意，不得亂收小費，違者按公司29、有關規定處理；20、 凡發現司機弄虛作假、消極怠工，故意刁難、不服從管理造成公司正常運輸失調；公車私用、非法營運、拉貨載客、未經請假無故不出車，一發現視情節參照公司公司行政管理規定給予處罰；21、 對能自覺遵守各項交通法規和公司規章制度，完成工作好。安全行車全年無事故的司機給予獎勵。七、員工班車乘車紀律1、 員工上下車應有秩序地排隊，不行在車內大聲的喧嘩、吵鬧，不得擠爭座。2、 應自覺維護車廂內的清潔衛生，禁止在車內吸煙、吃食物、嚴禁在車廂內亂丟雜物。3、 必須愛護公物、不得爬窗越椅，不得在座位亂涂亂畫、毀壞車內設施。4、 禁止向窗外拋扔雜物，下車前應自覺關好車窗。5、 司機 應確保車況良好，30、車容整潔，做到安全行車，文明禮貌駕駛，禮貌待人有效期按公司規定的行車路線，準時接送員工上下班。6、 司、乘人員應相互配合、相互監督、共同維護好乘車秩序與車內了生，維護車內的公共設施，確保乘車安全。八、乘車管理獎懲條例（一） 凡出現下列行為，將視情況輕重給予拾元至伍佰元的處罰，并要求紀者賠償相應的損失，對屢犯不改者則按公司有關勞動紀律規定給予處分。違紀行為 罰款標準不按秩序排隊上下車、擁擠爭座、在車內吵鬧 10元在車內吸煙、隨地吐痰、亂丟雜物車內、向窗外拋扔雜物 10元爬窗越椅、在座位上亂寫亂畫和毀壞車內設施 100元、200元-500元采用強硬態度主司機在交通法規不允許停車的地點停車上路 200元司機不按規定路線行駛 200元耽誤員工上班時間 500元服務態度差、衛生狀況差 100元（二） 有下列表現給予獎勵。對于敢于大膽抵制不良行為的員工，公司將給予相應的精神與物質獎勵。（三） 司乘員工應相互監督和管理，均有權對違紀者提出相應的獎罰建議，經總辦核實后，報公司審批執行。（四） 由總辦定期員工乘車紀律情況進行了解，督導本條例的認真執行。