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1、不動產投資公司經紀服務合同及檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為進一步加強經紀服務合同管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化，特制定合同檔案管理制度。一、經紀服務合同檔案管理原則1、經紀服務合同歸檔后由客服部負責管理、登記造冊；確保檔案的完整、完全和有效；2、各門店應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定店長為合同文檔管理者；3、經紀服務合同由客服部歸檔，保存期限不得少于5年；4、各門店員工可在客服部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門主管領導2、簽字同意后，方可辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。二、經紀服務合同管理辦法及領用程序1、（1）經濟服務合同由客服部按照公司及律師審核確認稿件印制，（2）由業管部以業務種類性質及使用年月進行分類、編制、核發具有連續性的編號號源，（3）財務部依據號源登記、蓋章后核發給客服部，（4）客服部領取后派發到各門店；2、各門店需要領用經紀服務合同應提前一天向客服部申請，講明領用種類及數量；3、經紀服務合同由客服部派發到各店面，店面在領用時需登記領用種類、日期、領用店、領用份數、編號等信息后由領用人簽字確認；4、門面領用的合同資料當月領取，當月最后一日向客服部核銷，如有遺失、損毀，要3、查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；5、客服部將當月店面核銷的合同于次月2日前向財務部核銷，由財務部按情況處理。6、合同交接及核銷應記錄清楚，雙方簽字確認。 三、經紀服務合同領用數量及使用注意事項1、委托售房協議（獨家或非獨家）：合同一式二份，客戶和公司各執一份。協議留存附件：賣方身份證、房產證或權屬證明、各種票據復印件；屬共有的還需提供共有人身份證復印件及共有人同意證明。注意事項：經紀人在簽訂合同后24小時內將合同送到客服部，客服部審核后及時將房源發布。留存及領取數量： 10份。2、看房確認書：確認書一式一份，公司留存，客戶不留。確認書留存附件：看房人身份證復印件。留存及領取數量：20份4、。3、購買房付款收條：一式兩份，客戶和公司各執一份。財務部領取，原則上各店應帶客戶到公司簽訂該收條。4、委托出租協議：協議一式二份，客戶和公司各執一份。協議留存附件：出租方房產證或房產權屬證明、身份證復印件。注意事項：經紀人在簽訂合同后24小時內將合同送到客服部，客服部審核后及時將房源發布。留存及領取數量：10份。5、租賃協議：協議一式三份，三方各一份。協議留存附件：出租方房產權屬證明、身份證復印件及承租方身份證復印件。留存及領取數量：5份。6、居間確認書：確認書一式三份，三方各一份。租賃確認在門店簽訂，買賣確認在公司簽訂。留存及領取數量：5份（房屋租賃）。7、轉讓合同，各門店不留存，一律到公5、司簽訂。8、經紀服務合同應當由執行該業務的房地產經紀人簽名或兩名房地產經紀人協理簽名，并注明注冊證號，加蓋公司印章。四、服務合同歸檔1、房屋買賣業務服務合同歸檔要件：（1）委托出售協議+看房確認書+居間確認書+轉讓合同+房屋移交書+房屋資料移交書+房源資料審核單；（2）買方客戶身份證復印件+戶口簿復印件+婚姻證明；賣房客戶夫妻雙方身份證+戶口簿復印件+婚姻證明；(3)原房屋權屬證明復印件（房產證+土地證+買賣合同+各類票據）；(4)現房屋權屬證明復印件（房產證+土地證+各類票據）。2、房屋租賃業務服務合同歸檔要件：（1）委托出租協議+看房確認書+居間確認書+房屋租賃合同；（2）出租、承租方身份6、證復印件；（3）房產證、房產權屬證明復印件或商品房買賣合同復印件。3、（1）經紀人辦理完結經紀服務業務后，將上述資料整理完善后交客服部審核存檔，（2）客服部將完善后的資料移交財務部審核核發相應提成，（3）財務審核后將資料歸客服部存檔備查，資料移交均應出具移交確認書。五、遺失處罰制度：1、蓋章的經紀服務合同丟失一份，處責任人200元罰款，并由責任人附解釋信一封，保證該協議不給公司帶來不必要的損失。2、簽訂委托協議后不及時交到公司客服部登記信息的，將處以門店50元罰款。3、簽訂委托協議所提交的附件不全的不予登記房源信息。4、業務辦理終結后服務合同未按歸檔要件提供完整的，暫停發提成。5、各門店不按規定時間向客服部核銷合同的處店長200元以上罰款，客服部不按規定時間向財務部核銷的處客服部200元以上罰款。6、資料及合同移交不記錄不登記的，不能證明過失的，按照規定處理。7、違反規定簽訂的經紀服務合同造成公司或他人損失的由當事人承擔全部責任。六：本制度從即日起開始實施。