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1、企業檔案歸檔、使用及鑒定、銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為加強本公司檔案管理工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公司發展服務，根據中華人民共和國檔案管理法及相關文件精神，特制定公司檔案管理制度。第二條 公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。第三條 檔案工作堅持部門收集、整理文件材料，法務部檔案室接收、立卷、存檔管理的制度。第四條 檔案管2、理的工作內容為檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用。第二章 檔案的管理機構及職責第五條 各部門指定的專（兼）職文書人員對本部門文件材料進行收集、整理；一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門（人員）收集；會議材料及公文（含外來文件、外送文件及下發文件）由行政人事部收集。第六條 公司各部門指定專（兼）職文書人員，按照有關規定負責本部門文件材料收集、整理、分類、保管，并保證經辦文件的系統完整，如人員變動應及時通知法務部。第七條 法務部負責公司各類檔案資料的接收和立卷存檔。并設立檔案室由專人負責檔案登記、查閱等管理工作。重慶兆甲物業管理有限公司綜合管理中3、心下設的行政人事部對物業公司檔案實行獨立管理，由法務部負責對其進行指導和監督。第八條 負責公司檔案資料管理的各工作人員應當遵守公司有關管理制度，努力維護公司檔案的完整及安全，承擔檔案保密義務。第九條 檔案室對公司所有歸檔檔案實行科學有效的現代化管理，確保歸檔檔案的完全和方便利用，并逐步完善公司檔案管理制度。第三章 檔案歸檔管理第十條 檔案歸檔范圍公司各種具有價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖說、音像、實物等都必須立卷、歸檔。具體分類如下：1、行政公文：包括外部來文以及公司的各種請示和批復文件、各種申請文件（用印申請文件）、公司對外發文（公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等4、文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資文件、法律文件、處理糾紛等具有價值的文件；2、證件性文書資料：包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、證明等；3、法律性文件：包括上級頒發需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等；4、決議性文件：包括由企業股東大會、董事會、總經理辦公會及其他相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等；5、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等；6、總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、各部門及下屬公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等5、；7、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。8、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的，在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書、意向書等原始記錄和文本。9、匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。10、人事檔案資料：包括企業各部門及下屬公司的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工檔案及工資審核記錄等相關資料。11、聲像制品資料。包括企業各部門及下屬公司在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部6、門提供的以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。12、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。13、工程檔案：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監督手續，工程財務文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統資料。14、設計類資料：包括各類工程圖紙、戶型圖紙等。15、財務檔案：有關財務工作的方針、政策、制度、預算、計劃、總結、報告、合同以及往來文書，財務憑證、賬薄、報表等。第十一條 歸檔要求1、檔案質量要求遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的7、有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料各類、份數以及每份文件的頁數均應完整齊全。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、影印件、草稿和定稿、請示與批復、轉發文件和原件、分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；原件在前，印件在前；定稿在前，草稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系進行系統的排列。6、案卷封面，應逐項按規定8、填寫清楚，以便查閱利用。第十二條 歸檔時間公司各類文件材料實行即時歸檔、完結歸檔、隔年歸檔的管理辦法，各部門及下屬公司根據文件材料的性質，按時將文件材料送交公司法務部檔案室存檔。具體如下：1、即時歸檔的文件材料有：（1）各類證照、批文；（2）公司章程、各類規章制度；（3）會議紀要、決議；（4）與外簽訂的合同、協議書、意向等文件材料；（5）本公司的大事記及反映本公司各項活動的剪報、照片、錄音、錄像等；公司與外簽訂的各類合同、協議書、意向書必須在簽訂當日送交檔案室存檔，其他各項自產生之日起三日內移交存檔。2、完結歸檔（1）凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料；（2）工程資料以項目為完結歸檔；（9、3）設計圖紙；工程類資料及各類設計圖紙，均以項目為完結歸檔，自項目結束后一月內移交檔案室存檔。3、隔年歸檔其他沒有及時歸檔的所有文檔資料由經手部門或經手人于每年2月底前將上年資料清理完畢后移交檔案室歸檔。4、財務類文件資料、憑證，由財務部自行保存并歸檔，經總經辦批準后適當時機再移交檔案室統一歸檔。5、人事檔案資料，由行政人事部自行立卷、歸檔、管理。第十三條 檔案密級和保存期限1、檔案密級機要檔案按其內容分為：絕密、機密、私密三個級別。（1）一級檔案，即絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。（2）二級檔案10、，即機密檔案包括：財務資料、公司重要會議紀要、公司經營情況、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；技術資料、各類設計圖紙、金額在10萬100萬元的合同；（3）三級檔案，即私密檔案包括：重要項目資料、項目合同協議。2、檔案保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定外，一律按下列規定辦理：（1）永久保存公司章程；股東名簿；各類會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；年度經營計劃、總結；年度財務報表；技術資料；不動產所有權狀及其他債權憑證；人事資料；大型活動圖片、影音資料；其他核定須永久保存的文書。（2）十五年保存財務憑證；其他經核定須十五年保存的文件，（其他財務檔案的保存期限按國家相關規定執11、行）（3）五年保存期滿或解除的合同協議；完結后的項目方案；其他經核定須保存五年的文書。（4）一年保存部門工作計劃及工作總結；完結后的部門請求報告。第四章 檔案的使用第十四條 檔案的使用分為：查閱、借閱、借用、復印四種方式，以使用方式的不同，辦理相應手續，并登記備案。1、檔案查閱（1）公司各部門工作人員可直接查閱檔案級別為三級的檔案資料；需要查閱二級以上檔案資料的，需報請部門負責人和業務主管領導批準；需要查閱一級以上檔案資料的，需報請部門負責人、業務主管領導、檔案分管領導和總經理或董事長批準。（2）各部門負責人可直接查閱本部門業務范圍內二級及以下檔案資料；需要查閱一級以上檔案資料的，需報請業務主12、管領導、檔案分管領導和總經理或董事長批準。（3）各業務主管領導原則上可直接查閱分管范圍內各種檔案資料，但查閱事項特別重大的檔案資料，必要時，應商請總經理或董事長同意。2、檔案借閱（1）因業務需借閱其他部門的檔案，且屬同級查閱權限范圍內的檔案資料的，填寫檔案借閱/借用/復印審批表，經部門負責人、檔案部門負責人、分管領導，必要時報請檔案分管領導、公司總經理或董事長批準同意。（2）需借閱其他部門檔案，且超過查閱級別權限的，除經部門負責人、檔案部門負責人、分管理領導批準外，還必須經檔案分管領導、公司總經理或董事長批準。（3）公司各類檔案借閱期限最多為7天，如需延長借閱時間須辦理續借手續，逾期不歸還者，13、檔案管理員須及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告上級領導及時處理。3、檔案借用（1）檔案一般不得借出，如有特殊情況，檔案借用按檔案查閱/借閱級別權限行使借用權外，還必須填寫檔案借閱/借用/復印審批表，經部門負責人、檔案部門負責人、分管領導和檔案分管領導批準，必要時，經總經理或董事長批準。（2）公司各類檔案借用期限最多為30天，如需延長借用時間須辦理續借手續，逾期不歸還者，檔案管理員須及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告上級領導及時處理。4、檔案資料的復印（1）公司檔案資料按受控級別和檔案性質區別復印。一級檔案和二級檔案中的財務資料、公司重要會議紀14、要、公司經營情況、薪資性檔案、技術資料、各類設計圖紙和與外簽訂的各類合同嚴禁復印。（2）確因工作需要復印的，必須經業務主管領導和檔案分管領導審核，報總經理或董事長批準同意。5、檔案資料的查閱、借閱、借用、復印必須在辦理相關手續后，方能進行。嚴禁越權查閱、借閱、借用和復印，否則檔案管理員有權拒絕。6、檔案資料的查閱、借閱必須在檔案室就地查閱或在檔案管理員監督下進行，不得將資料文件私自帶出檔案室。7、檔案資料在借閱使用過程中，應保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、抽取、撒毀、污損、劃杠、拆角、添字等，更不得私自影印、復制、翻印和轉借。8、檔案的使用者必須對檔案內容完全保密，不得告知非相關人員15、，更不得讓非相關人員翻閱和摘抄。9、公司檔案主要供本企業利用，一概不得外借，如情況特殊，外單位人員須持介紹信，經公司總經理批準，在檔案管理員及檔案部門負責人監督下進行查閱，不得帶走、帶出或復印。第五章 檔案的鑒定和銷毀第十五條 公司由各部門負責人組成檔案鑒定小組。鑒定小組根據檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的檔案重新進行審查，作出鑒定，提出銷毀意見。第十六條 經鑒定，對失去利用價值和保存價值的檔案，需要銷毀的由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊，經總經理或董事長審批后，集中統一銷毀。未經鑒定，任何人不得隨意銷毀或丟棄。第十七條 銷毀檔案時，由檔案鑒定小組指派兩名以上小組成員進行監銷。監銷人員16、在銷毀前應認真清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告公司領導，銷毀清冊列入檔案保存備案。第六章 責任與處罰第十八條 檔案管理員和檔案使用人員必須對公司各類檔案進行嚴格保密。檔案管理員對檔案使用進行監督，如發現違規違法行為發生，及時上報公司領導。第十九條 檔案借閱、借用期間發生的一切問題，一律由借閱/借用人負責。第二十條 在檔案管理及使用過程中，因失職、失誤造成泄密等行為的，依情節輕重，按公司獎懲制度和保密制度有關規定進行處罰，并承擔相應的經濟和法律責任，情節嚴重的，公司予以除名，并移交司法機關處理。第七章 附則第二十一條 本制度由法務部制定，經總經辦審批后實施，由法務部負責解釋。17、第二十二條 客戶（業主）檔案管理執行客戶（業主）檔案管理制度，由銷售部制定，并指定專人負責管理。客戶（業主）檔案移交物業公司后，由物業公司綜合管理中心指定專人負責管理。第二十三條 人事檔案管理執行人事檔案管理制度，由行政人事部制定，并指定專人負責管理。第二十四條 財務檔案管理執行財務檔案管理制度，由財務部制定，并指定專人負責管理。第二十五條 客戶（業主）檔案管理制度和人事管理制度分別經業務主管領導和合同檔案分管領導審核批準后實施，并報法務部備案。財務檔案管理制度由財務部依程序報批，自行存備案管理。第二十六條 本制度與公司原有相關規定不一致之處，以本制度為準。第二十七條 本制度從2012年1月118、日起試行，公司可根據不同發展階段的管理需要對本制度進行修訂、補充和完善。名詞解釋受控文件：受控文件是指該文件受發放部門控制，未經批準不得擅自復制，并便于收回。凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件，即主要是控制使用文件的唯一有效版本。如各種規章制度、程序文件、各種手冊、定額、標準、成本、預算等。受控文件的起草、審核、發布、實施、登記都應該規定執行。當需要修改時，應按文件控制程序實施，一般須經過提出修改意見，討論修改、審核通過，發布、收回過期文件、登記文件一覽表等程序，而不得隨意修改。 附（一）檔案借閱/借用登記表序號檔案編號檔案名稱借用事項借閱部門借閱人借用日期歸還日期備注查閱借19、閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印查閱借閱借用復印附（二）合同檔案查閱/借閱審批表日期： 年 月 日 借閱文號： 申請人申請部門檔案編號版本合同名稱簽訂單位合同檔案類別土地 前期 施工 采購 環境 營銷 資產 融資 其他查閱/借閱時間預計歸還時間借閱天數查閱/借閱版本原件 復印件查閱/借閱事項查閱 借閱 查閱/借閱頁碼查閱/借閱目的檔案部門負責人借閱部門負責人經辦人20、分管領導合同分管領導總經理附（三）合同檔案借用/復印審批表日期： 年 月 日 借閱文號： 申請人申請部門檔案編號版本合同名稱簽訂單位合同檔案類別土地 前期 施工 采購 環境 營銷 資產 融資 其他借用/復印時間預計歸還時間借用天數借用/復印版本原件 復印件借用/復印事項借用 復印 借用/復印頁碼借用/復印目的檔案部門負責人借閱部門負責人經辦人分管領導合同分管領導總經理檔案查閱/借閱/借用/復印審批表日期： 年 月 日 借閱文號： 申請人申請部門檔案編號版本檔案名稱檔案歸屬部門總工辦 開發部 工程部 材設部 預算部 招商部 企劃部 銷售部法務部 財務部 行政人事部檔案類別工程類 設計類 音像類 21、行政類 規章類 證件類 人事類 其他使用版本原件 復印件使用事項查閱 借閱 借用 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