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1、企業經營發展檔案管理流程及制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、 目的加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。2、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。3、 術語和定義 3.1 檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3.22、 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。4、 職責4.1 人事行政部4.1.1 負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理和項目檔案管理。4.1.2 學習和貫徹執行國家關于檔案管理的法令、政策、規定；4.1.3 建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；4.1.4 收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；4.1.5 負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。4.1.6 編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進信息傳3、遞和溝通；4.1.7 負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。4.2 各職能部門4.2.1 負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.2.2 負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知人事行政部；4.2.3 向人事行政部移交合同或文件資料原件或復印件；4.2.4 財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；4.2.5 運營管理部負責管理質量管理體系相關記錄。4.3 各部門經理批準對自己部門資料或合同復印件的處置。4.4 人事行政部分管副總/常務副總負責對檔案管理監督檢查報告的審批。5、 工作程序5.1 檔案資料的收集5.1.1 各部門檔案4、管理人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。5.1.2 各部門文件資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目錄每季度向檔案室移交。5.2 歸檔范圍及移交時間（見附表一）5.3 檔案資料的標識5.3.1 人事行政部行政兼檔案管理員及各部門兼職檔案員負責對各自保管的檔案資料編號，編號規則見公司檔案管理規定。5.4 檔案資料的日常管理：5.4.1 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。5.4.2 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。5.4.3 電子類5、合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。5.5 檔案室檔案借閱5.5.1 借閱權限：填寫檔案借閱審批單辦理借閱手續。a) 絕密類：絕密檔案需經總經理批準。b) 機密類：機密檔案需經人事行政部分管領導及常務副總批準。c) 普通類：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經理批準；借閱其他部門的檔案除本部門經理批準外，還需其他部門經理批準。5.5.2 借閱檔案要履行借閱手續，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；5.5.3 檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案6、交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；5.5.4 借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；5.5.5 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；5.5.6 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并按檔案密級經相關領導批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；5.5.7 外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復印或摘抄），應經總經理批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。5.6 檔案銷毀5.6.1 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報7、總經理的批準，方可銷毀。5.6.2 執行銷毀任務時，必須由人事行政部經理和行政兼檔案管理員組成的監銷人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。6、 檔案管理細則6.1 檔案資料的歸檔范圍6.1.1 公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；6.1.2 公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；6.1.3 本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；6.1.4 公司領導的批示、指示等；6.1.5 重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結8、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；6.1.6 反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；6.1.7 公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；6.1.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；6.1.9 本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；6.1.10 本公司發布的各類廣告、宣傳材料；6.1.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；6.1.12 公司項目建設全程檔案；6.1.13 員工外出公務活動（如學習、考察、調查研究9、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；6.1.14 財務檔案資料；6.1.15 各種實物檔案；6.1.16 質量管理體系相關文件資料;6.1.17 其他具有利用和保存價值的文件資料。6.2 檔案資料的歸檔要求6.2.1 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。6.2.2 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。所有文件均應附底稿。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。6.2.3 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間10、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。6.2.4 電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。6.2.5 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。6.3 檔案資料的歸檔主體6.3.1 人事行政部負責公司服務器數據的備份和歸檔，指導公司其他部門的電子聲像的歸檔管理。6.3.2 各部門及高層管理人員負責各自日常工作中形成的檔案資料的歸檔和管理。6.3.3 運營管理部負責公司重大活動聲像檔案的制作，承辦部門負責聲像檔案的歸檔。6.3.4 承辦部門負責承11、辦工作或會議的材料、紀要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔。6.3.5 承辦部門負責搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。6.3.6 員工外出公務活動的檔案資料歸檔的主體為員工。6.3.7 其他檔案歸檔和保管主體參見“各部門檔案歸檔范圍和保管期限表”（附件一）。6.4 檔案資料的歸檔時間6.4.1 即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：a) 公司規定的密級文件；b) 重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c) 合同、協議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e) 其他認為需要即時歸檔12、的資料。6.4.2 定期歸檔a) 部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室；b) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；6.4.3 電子聲像檔案的歸檔a) 重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c) 每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，人事行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。d) 每周備份公司OA系統和服務器的數據，每半年歸檔一次。e) 每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。6.4.4 歸檔保存期限文件保存期限依下列規定辦理：a) 永久保存：（1）公司章程；（2）股13、東名冊；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計、竣工資料；（9）其他經核定須永久保存的文書。b) 長期保存（1550年）：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；（4）其他經核定須保存的文書。c) 短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存的文書；（3）結案后無長期保存必要者。d) 各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6.5 檔案交接6.5.1 部門內檔案交接a) 員工工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部14、門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。b) 部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。6.5.2 檔案移交公司的流程a) 經辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 公司檔案管理員根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；d) 檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。6.5.3 檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應檢查文件標題、編號是否與清15、單相符：a) 正本及過程資料是否完整，如有短缺，應立即補齊；b) 文件的辦理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦；c) 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。6.6 檔案保管6.6.1 建檔立卷一、 檔案分類a) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按項目或業務、部門分類。b) 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，二級分類不夠應用時須在第二級之后增設第三級“小類”。c) 同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設“卷次”編號，以便查考。d) 每一檔夾封面內首頁應設“卷內16、目錄表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。二、 案件編號a) 檔案類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。b) 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。c) 檔案分類各級名稱經確定后，應參照“檔案分類編號表”（待編），將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。d) 檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。e) 檔案分類及編號的增補、修訂等由人事行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和17、個人不得隨意修改。三、 案卷編號a) 新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。b) 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。c) 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。d) 檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。e) 建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內，便于查閱。6.6.2 檔案整理a) 歸檔文件，應依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。b) 檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。6.618、.3 文件整理的原則a) 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；b) 右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢；c) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。6.6.4 檔卷清理a) 檔案管理人員應隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目錄表附注欄內注明銷毀日期。b) 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。6.6.5 安全措施a) 科學選擇檔案用19、房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險鎖。b) 嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。c) 定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救。d) 檔案人員外出時，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經批準不得進入檔案室。e) 嚴格執行保密管理制度所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。6.7 檔案利用6.7.1 檔案開發a) 公司檔案管理員負責根據檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案20、目錄，同時在公司部門負責人及以上人員內共享該目錄。b) 部門檔案管理人員負責編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時在部門內部共享該目錄，6.7.2 調用審批a) 各部門經辦人員因業務需要調用檔案時，應填寫“調用單”（附件七）經部門負責人核準、人事行政部批準后向檔案員調閱。b) 檔案員審查“調用單”后，在檔案調閱登記簿上登記，并取出該項檔案，將檔案交與調卷人員。c) 在檔案室當場調閱本部門檔案者，可免填“調用單”，但仍須經人事行政部負責人批準。d) 檔案歸還時，經檔案員核對無誤后，注銷該卷“調用單”或在登記簿上予以核銷。如發現遺失或損壞時，應立即報告公司領導。6.7.3 調卷21、/借閱管理a) “調用單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調閱期限時，應按調閱程序辦理續借手續。有關合同檔案按合同管理辦法執行，原則上不予調閱已歸檔合同。b) 調卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉借調閱檔案，如確有必要調整、變更部分內容時，須闡明原因，經總經理批準后，由檔案員負責處理。c) 調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應在前一調卷人歸還后，再調閱。如調卷人員未按時歸還，檔案管理員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調卷人限期歸還。d) 調閱檔案須與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案卷，應經總經理同意。e) 外單位借閱檔案，應持有單22、位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章，嚴防公司商業機密外泄。f) 各部門可提前向人事行政部發出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續。6.7.4 檔案的銷毀a) 任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。b) 保存期滿或者在保存期內無需繼續保存的檔案，應及時予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經有關部門合議，報總經理批準，由總經理辦公室執行。c) 若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須按保密管理制度規定的程序確認無誤后方可銷毀。d) 經批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清冊，由專人監督23、銷毀。銷毀檔案需二人以上監督銷毀，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。6.8 罰款6.8.1 各級檔案管理員未認真督促和執行檔案管理制度的，人事行政部給予責任人通報批評一次。6.8.2 經辦人員未按本制度規定經辦、歸檔和使用檔案的，人事行政部給予責任人通報批評一次，并扣罰經辦人和部門負責人200元/次。6.8.3 部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負責人通報批評一次，并扣罰經辦人和部門負責人各500元。6.8.4 檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急程度，給予經辦人及其直接領導通報批評一次，并各扣罰3001000元。6.9 附則6.9.1 本辦法由公司人事行政部制定并負責解釋。7、 24、公司圖書資料管理制度7.1 行業規范、政策法規、管理與技術等工具資料的購買，由員工提出，經部門經理匯總后報總經理審批，然后由人事行政部統一訂購。7.2 期刊、雜志等的訂閱，由人事行政部匯總各部門征定清單，報總經理審批后向有關發行部門訂購。7.3 購回的圖書等資料由人事行政部專人負責登記、蓋章、分類編號，統一保管。7.4 凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續。7.5 期刊、雜志等圖書資料由人事行政部安排專人管理，用完收存。7.6 工具類圖書資料可長期借閱；其它類的圖書資料借用期不得超過一個月，如需續用的，應補辦續借手續。7.7 員工離開本公司時，應歸還所借用的圖書資料。8、 支持性文件無9、 相25、關記錄9.1 文件（合同）管理記錄目錄 9.2 文件檔案移交目錄 9.3 檔案借閱審批單10、 附件10.1 附件一、各部門檔案歸檔范圍10.2 附件二、建設項目報批報建文件目錄10.3 附件三、檔案移交清單表10.4 附件四、受控文件清單表10.5 附件五、歸檔案卷目錄10.6 附件六、檔案催還單10.7 附件七、檔案調用單10.8 附件八、歸檔文件目錄 文件（合同）管理記錄目錄 記錄編號:序號合同編號合 同 標 題本部門經理確認需抄送的相關部門接 收部 門原/復接收人備 注移交目錄 記錄編號:編號：序號圖號及文件編號標 題 名 稱頁數原/復備 注移交單位 移交人 日期收件單位 日期注：本表26、一式貳份，移交人、收件人各執壹份。檔案借閱審批單 記錄編號:日期：借閱部門借閱人借閱部門經理總經理分管副總人事行政部分管副總其他部門經理使用目的序 號借 閱 內 容復印借閱歸還日期備注附件三檔案移交清單表移交性質 離職 調崗 歸檔檔案所屬 年 度 檔案類別保管期限數量永久長期短期 合 計 移交說明 移交人：接收意見 接收人： 移交人（部門） 經辦人： 移交日期： 年 月 日接收人（部門） 經辦人： 接收日期： 年 月 日 見證人： 日期： 年 月 日附件四受控文件清單文件編號文件名稱發行日期最新版號發放部門舊版收回記錄附件五歸 檔 案 卷 目 錄卷宗號：目錄號：部門：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注附件六閱檔催還單 同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規則于 月 日前送還。檔案室年 月 日檔號文號名稱借期送還期數量備注宗冊附件七檔案調用單檔案名稱文 號調閱部門擬借日期年 月 日調閱用途部門負責人人事行政部檔號及件數還卷日期年 月 日（經收人簽章）共宗（件）注：1.公司秘密級及以上文件經總經理審批后方可調用。 2.此表單由經辦人調檔人填寫，檔案管理員歸檔保存。附件八歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數備注