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1、公司公文檔案管理制度附文件銷毀記錄單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的為了加強公司文件、合同等重要資料的檔案管理工作，進一步規范檔案管理工作，特制定本制度。2、范圍2.1、適用組織范圍適用于公司總部公文、檔案管理，各事業部參照執行。2.2、歸檔檔案范圍、政府機關、上級部門發來的與本公司有關的決定、建議、提示、命令、條例、規定、通知等等資料；公司對外的正式發文、與有關單位來往的文書、公司的請示及上級機關的批復等。 、公司資質證照、內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等。2.2.42、與有關單位簽訂的合同、協議書等法律文書。 、主管任命書等資料，以及關于員工獎勵、處分的文件資料。、公司的歷史沿革、大事記及反映主要活動的簡報、照片、錄音、錄像等資料。、公司內部的各項管理制度。、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等等。、反映主要職能活動的報告與總結。 、其他反映經營管理業務活動，具有查考價值的文件資料。3、歸口管理部門公司檔案以集中管理為主，采取集中與分散管理相結合的方式。公司檔案由總裁辦集中統一管理；人事檔案由人資專人負責歸檔；財務票據、賬簿等資料由財務專人負責歸檔；采購檔案由采購專人負責歸檔。4、文件檔案規整4.1、歸3、檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批或無原件的重要文件可以保存復印件。4.2、以正式文件發出的文件、函件或請示，相關部門在收到有關部門的批復文件后，要及時送交行政中心進行登記歸檔，確保文件申請與批復的連貫性，避免出現只有請示沒有批復的檔案文稿。4.3、合同檔案各簽訂部門應在15日內將所負責簽訂的合同原件交送至總裁辦，特殊情況不能報送原件，要說明情況并報送復印件；其他檔案應在接收后2個工作日內將原件交送至總裁辦；并填寫文件接收登記表。部門如有需要，可保存復印件以供查閱。如有報送拖延，請及時向總裁辦說明原因，否則給予責任人100元罰款。4.4、合同檔案有總裁辦文員負責分門別類進行整理歸檔，4、按照部門、檔案性質、文件檔案編號三級分類。如有檔案丟失，根據丟失檔案重要程度，給以負責人100-1000元不等罰款。5、文件檔案保管與借閱5.1、檔案屬于公司保密資料，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經領導批準不得借閱。5.2、借閱檔案材料，須填寫文件借閱登記表， 保密性文件須經總裁辦批準，如借閱跨部門檔案，還需檔案所屬部門負責人批準。借出檔案資料的時間不得超過一周，必要時可以續借，過期由檔案保管人員負責催還。5.3、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印，不得私自拆卸或損污文件，歸還的檔案材料應完整無損，否則追究當事人的責任。5.4、借出的檔案資料，因保管不慎丟失時，要第一5、時間上報分管領導并及時處理。根據丟失檔案重要程度，給予責任人罰款1001000元不等罰款。6、檔案的銷毀6.1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員每個季度末編制文件銷毀記錄單，集中上報總裁辦，相關業務部門負責人，董事長審批同意后方可銷毀。6.2、銷毀檔案清冊由檔案管理員妥善保管，并將所銷毀檔案在電子檔案中注銷。7、支持性文件文件接收登記表文件借閱登記表 文件銷毀記錄單8、罰則8.1、對未按以上規定執行的，罰款100元/次；8.2、對未按以上規定執行的造成經濟損失的由責任人承擔損失的50%。9、制定/簽發9.1、本制度解釋權歸總裁辦；9.2、本制度自簽發之日正式執行。表1文件接收登記表 文件接收登記表序號時間送交人名稱內容簽訂人接收存放位置簽署單位 表2 文件借閱登記表文件借閱登記表文件名稱編號借閱人借閱時間批準人歸還時間存儲位置表3 文件銷毀記錄單 文件銷毀記錄單 文件名稱編 號版 本份 數銷毀原因： 合同到期 所在部門意見： 文件保管部門意見： 管理者代表意見： 簽 名： 時間： 編制人：審批人：