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1、電器有限公司二級分公司費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 目的。為加強公司費用管理、控制不合理費用開支，提高經濟效益，特制定本制度。第二條 管理方法。公司費用管理通過預算管理、額度管理和行政管理三種方法。除公司特別規定的項目外，嚴禁先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改。n 管理方法：采用預算管理和額度管理相結合的費用項目有：快遞費、飲用水費、所有部門主管級的手機費。n 管理方法：采用預算管理和行政管理相結合的費用項目有：總經辦的業務招待費、車輛使用費、所有部門的差旅費、物料消耗費、行政修修理費2、其他相對變動費用。n 管理方法：除此之外的相對固定費用采用預算管理。n 對“廣告費”項目公司單獨制定管理制度。1. 預算管理1.1 定義預算管理是指:各職能部門、二級下屬各門店事先向行政部提出下期本部門所有費用的計劃（金額1,000元的大額財產購置、修理、裝璜，需另單獨預算申請），行政部統一報二級總經理討論、審核、批準后，確定單位下期費用預算金額。實際費用報銷時，行政部門根據費用預算，準予報銷或另行處理。1.2 具體實施 目前公司對所有費用按月預算。1.2.2 每月25日前，各職能部門、二級下屬各門店向行政部提交下月的費用預算，審批核準后的預算在月底前發回各單位。 各職能部門、二級下屬各門店3、未能在規定時間內提交費用預算，則該部門的費用報支順延一個月。2. 額度管理2.1 定義額度管理是指：費用在一定的額度范圍內控制使用，額度確定的依據是銷售額、工作職務、員工人數等。2.2 具體實施 根據銷售額確定額度的費用項目是業務招待費、車輛使用費。業務招待費超額度本期內不予報銷，車輛使用費超額度需向總部相關部門提出書面OA報告，經批準后方可報銷。 根據工作職務確定額度的費用項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。 根據員工人數確定額度的費用項目是飲用水費、快遞費。行政辦公費超額度部分本期內不予報銷。3. 行政管理3.1 定義行政管理是指：費用報銷人在費用產生前，采用口頭或書面的形式向行政領導4、提出本次費用計劃，經行政領導同意后，產生的費用方能按費用報銷流程進行報銷。3.2 具體實施 單項費用金額必須采用書面OA申請。無批準的書面OA申請，在報銷時行政部門作退回處理。 行政領導級次：職員部門經理行政部總經理。3.3 行政管理審批權限 單項費用500元，由二級總經理審批。 單項費用2000元，由分部行政總監（徐林燕）分部總經理（孫偉杰）審批。 單項費用2000元，由總部審批。4. 其他變動費用其他變動費用項目是：車輛使用費、會務費、裝修費等其他費用。5. 相對固定費用除上述變動性費用項目外的所有費用均列入相對固定費用，采用預算管理方法。第三條 費用內容及管理分類。管理方法費用項目費用內5、容預算管理額度管理手機費因工作需要而實際已支付的手機費行政辦公費日常辦公支出，如飲用水費、快遞費預算管理行政管理總經辦的業務招待費招待工商行政部門的餐費、禮品卡、娛樂活動等差旅費出差的在途車費、住宿費宿、市內交通費、出差生活補貼交通費市內出差、辦事所花費車費車輛使用費車輛花費費用，如：汽油、過橋路費等會務費參加各種會議而單獨列明的費用（費用由總部負擔的除外）裝修費辦公場地、倉庫等的裝修費用傭金支付的代理費用其他通訊費辦公固定電話費預算管理除上述變動性費用項目外的所有費用項目均列入相對固定費用第四條 費用報銷單填列規范。1. 費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、6、回形針串別。不符合規定的，行政部門作退回處理。2. 報銷的原始發票要求是正規發票。發票級次：增值稅發票-普通發票-正式收據。3. 對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，報銷單應由經辦部門填寫，并經委托部門經理簽字確認,無委托部門經理簽字的,費用記入經辦部門賬。4. 報銷單據4.1 使用說明單據名稱使用說明差旅費報銷單差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費等）。報銷單非差旅費的日常費用的報銷。借款單經書面OA報告批準后需預支的費用。須填寫現金支付報告并粘貼書面OA報告證明。第五條 費用報銷的步驟和流程。1. 所有報銷的費用均須由總經理審批簽字，其中：業務部、廣宣部、售后客服部的差旅費、交7、際費還須各體系第一負責人審批簽字。2. 步驟2.1 判斷所發生的費用：有無預算？無預算或超預算，走“超預算部分審批權限”。2.2 判斷所發生的費用：屬哪種管理方法？ 如屬“管理方法”判斷是否超額度，若超額度不予報銷。 如屬“管理方法”判斷是否經過“行政管理”，是否有批準的書面OA申請？3. 流程3.1 物資、資產類申請：含資產報廢、調撥、采購等申請審批流程：門店/部門資產管理員門店/部門負責人后勤主管行政經理二級分部總經理（500元以下含500元）行政總監（501元以上）分部總經理 3.2 維修申請： 家具、辦公設備類維修申請審批流程： 門店/部門資產管理員門店/部門負責人后勤主管行政經理二級8、分部總經理（500元以下含500元）行政總監（501元以上）分部總經理3.3 物業類維修申請：限物業類維修、電工類維修審批流程：門店/部門門店/部門負責人物業主管行政經理二級分部總經理（500元以下含500元）行政總監（501元以上）分部總經理3.4 業務招待費申請：相關申請行政部審批流程：門店/部門門店/部門負責人行政主管行政經理監察部經理二級分部總經理（500元以下含500元）行政總監（501元以上）分部總經理 3.5 交通差旅費申請：相關申請行政部審批流程：門店/部門門店/部門負責人行政主管行政經理二級分部總經理（500元以下含500元）行政總監（501元以上）分部總經理 3.6 物資、9、資產類申請：含資產報廢、調撥、采購等申請審批流程：門店/部門資產管理員門店/部門負責人后勤主管行政經理體系總監行政總監（500元以下含500元）分部總經理（501元以上）3.7 維修申請： 家具、辦公設備類維修申請審批流程：門店/部門資產管理員門店/部門負責人后勤主管行政經理體系總監行政總監（500元以下含500元）分部總經理（501元以上）3.8 物業類維修申請：限物業類維修、電工類維修審批流程：門店/部門門店/部門負責人物業主管行政經理體系總監行政總監（500元以下含500元）分部總經理（501元以上）3.9 業務招待費申請：相關申請行政部審批流程：門店/部門門店/部門負責人行政主管行政經10、理監察部經理體系總監行政總監（500元以下含500元）分部總經理（501元以上）3.10交通差旅費申請：相關申請行政部審批流程：門店/部門門店/部門負責人行政主管行政經理體系總監行政總監（500元以下含500元）分部總經理（501元以上）第六條 差旅費。差旅費采用預算管理和行政管理兩管理種方法。所謂差旅費的行政管理是指是否提交OA出差申請報告，并經相應行政級別批準（公司統一組織的出差除外）；產生的費用是否按行政級別審批。1. 外埠出差1.1 外埠出差的差旅費是指因公需要，到外埠出差發生的費用，包括在途交通費、出差生活補貼、住宿費、市內交通費。1.2 出差期間的業務招待費不列入差旅費報銷單，另行11、單獨進行書面OA申報或先電話經領導核準，與差旅費同時報銷。若出差期間的業務招待費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，行政部門作退回處理。1.3 出差回公司后，在2個工作日內，持按要求填寫粘貼報銷單，到行政部門辦理報銷手續，無特殊原因未在2天內報銷差旅費的，因時間延誤造成報銷費用減半核報或不予核報的由當事人自行負責，返回公司時間以回程車、船票時間為準。1.4 出差人員趁出差之便，事先經主管經理批準就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部分由個人自理。不報銷繞道和在家期間的出差生活補貼、住宿費和市內交通費。1.5 出差人員因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用均個人自理。212、. 本市出差（列入“交通費”費用項目）2.1 本市出差（或辦事）僅有市內交通費，無在途交通費、出差生活補貼、住宿費項目。2.2 市內交通費按實報銷，原則上以公交車、城際班車為主，無特殊情況不得乘坐出租車；若有特殊情況的，事先向主管經理提出申請，批準后方可乘坐。2.3 因工作需要而加班或外出辦事的，時間在5:00前或22:00后，可乘坐出租車。2.4 乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票空白處，寫明乘坐原因起訖地點，不寫明兩項內容的，在報銷時行政部門作退回處理。3. 工作外派3.1 根據公司需要派往外地業務單位工作的人員，其往來的在途交通費按外埠出差標準執行。3.2 對外地業務單位能夠提供伙13、食或住宿的，一律由業務單位統一安排，出差人員不再享受期間的出差生活補貼及住宿費。第七條 手機費。1. 定義公司對手機費采用預算管理和額度管理相結合的的方法，額度管理是指根據所擔當的職務級別和工作的需要，確定該崗位的手機費報銷額度。各部門主管均可享受月報銷額度50元/月，要求使用電信號碼并加入XX虛擬網，手機費須先自行繳費，后憑有效發票并附通話清單在額度范圍內按實報銷，超額度部分個人承擔。第八條 辦公用品。1. 定義辦公用品是指因日常工作的需要的辦公用品及其他辦公性質的消耗，如紙筆、名片、辦公室清潔衛生所需的用品等。2. 辦公用品分類2.1 辦公用品按會計核算項目分為專用辦公品、其他辦公品具體如14、下： 專用辦公品：打印機、傳真機專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材和銷售業務專用的單據。2.1.2 其他辦公品：包括 消耗品：鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、曲別針、筆記本、復寫紙、小白、夾子、訂書釘、復印紙等。 管制消耗品：簽字筆、筆記本等。 管制品：剪刀、美工刀、訂書機、計算器等。2.2 其他辦公用品按使用可分為個人領用與部門領用2種。個人領用：由個人使用保管的物品，如簽字筆、膠水、橡皮等。部門領用：是指打孔器等管制品，由部門指定人員領用、保管、集體使用3. 其他辦公用品的日常管理3.1 消耗品的使用根據實際工作需要和以往使用記錄進行數量控制，并根據不同的部門和人員的工作性質作相應調整。3.2 管制消15、耗品根據工作需要嚴格發放、限定總數，自第二次領用起以舊換新。3.3 管制品主要供部門領用。3.4 領用辦公用品須作領用登記，辦公室管理員建立辦公用品領用臺帳以控制辦公品消耗。3.5 辦公用品系為公共活動提供，嚴禁帶出公司私用。3.6 新進人員到職時由人資部門向行政部門提出文具申請，并列入領用臺賬。人員離職時，應將剩余文具交還行政部門。3.7辦公用品由行政部門統一負責向分部申領、保管和發放，各部門不得任意購買。特殊活動支付的費用可提出申請計劃，報請批準后購買。第九條 附則。1. 本制度由公司行政部、總經理辦公室修正制定，經總經理核準簽發，自2011年4月1日起實施執行，未盡事宜以XX分部發文為準。2. 本制度由行政部、總經理辦公室負責解釋、監察。