電子公司資金支出審批管理制度附費用申請單.doc
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上傳人:職z****i
編號:1102856
2024-09-07
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1、電子公司資金支出審批管理制度附費用申請單編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 資金支出審批管理制度第一章 總則第一條 本制度主要為資金支出方面審批及審批權限管理規定與流程,其他未涉及規定均按相關制度執行,與其相配套的制度有本公司的會計制度、財務管理制度、全面預算制度、出差公出管理辦法、貨幣資金管理制度等相關制度,本制度有規定的一律按本制度執行。第二條 本制度適用于電子有限公司。第二章 預算內外資金管理規定第三條 預算內資金支出管理規定1各級負責人應嚴格按照批準的年度費用預算編制的月份各項費用開支預算表進行費用開支;要嚴把2、審批關,掌握所管轄部門費用開支的實際情況,不得超預算開支,當月發生的費用必須在當月的30日之前及時報銷,跨月原則不予報銷,費用預算項目開支不能提前使用,只有在以前月份同一費用項目有節余的情況下,可調劑使用。2財務部負責人負責具體的預算資金運用控制與核算管理;3審批權限:按照本制度第九章資金審批權限管理規定規定執行(1) 按照預算內資金開支的審批權限(附表1)執行,(2) 若一次性費用支出額超過1000元的項目,事前需征得總經理的同意,方可發生。(3) 若為購置辦公用品、辦公用具,由各部門填制下月物品申購單(財管表2)提出申購要求,報主辦會計、管理部經理審批后,方由公司統一購置、保管、領用;(43、) 若為原材料、輔助材料、包裝物、生產用具、設備、配件的具體采購辦法,按照物資管理制度的相關條例執行;核批4. 預算內費用申請、物品請購管理流程:采購費用物品填制請購單填制費用申請單各級主管核簽常務副總各部門 OK審批驗收入庫審批復核總經理/常務副總財務部負責人采購專員保管員部門主管第四條 預算外資金支出管理規定未列入年度費用預算內的開支,原則一律不予開支。若確實需要開支的項目,必須事前以書面報告形式,上報財務部,經過調查研究,報總經理批準后,方可列支。若費用或購置物品、設備未列入在預算計劃內,則由每個部門在每月15日前由每個部門填制費用申請單(財管表3)或填制下月設備配件及用具請購單提出申購4、要求:1、 如為生產使用的設備由設備管理部門統一填制設備申購單,注明其用途、理由,由設備管理部門主管、財務部負責人審核簽字后,報總經理批準后,待公司資金核準后,方可購買或發生;2、 如為辦公設備、其它設備或其它突發性的大項開支,每月15日前由各部門單項填制簽呈(財管表4),注明其請款開支事由及用途,由財務部負責人審核簽字,報總經理批準后,方可購買或發生;3、 如為費用由各部門統一填制費用申請單,注明其用途、理由,由其部門主管、財務部負責人審核簽字后,報總經理批準后,方可購買或發生;資金核準各級主管核簽設備設備保全/動力設施/生技辦公設備大項開支各部門總經理/常務副總4、 預算外費用申請、物品請5、購管理流程,先以申請部門填制簽呈(財管表4),再按以下流程運作:常務副總核批競價核批(不少于三家報價)通知采購 采購課采購課驗收入庫正常報批/領用程序簽訂合同 備注:具體規定詳見物資管理制度。管理部第三章 各項開支報銷審批管理規定為了加強經營管理,確保生產經營所需資金的及時供給,提高工作效率,對費用開支、報銷審批手續,特作如下規定:第五條 公司各部門根據公司批準的年度費用預算編制的月份各項費用開支預算表進行費用開支控制;只有在沒有編制年度預算的情況下,應編制月份預算;第六條 財務部門按批準的預算進行控制,未列入費用預算內的開支,各級財務部門一律不予列支;確實需要開支的項目,由費用開支部門必須事6、前以書面報告形式申請資金開支追加計劃報公司財務部,經過調查研究,報總經理批準后可開支。第七條 生產經營所需的各項資金支付,按公司核準的價格和標準據實列支(按審定的合同協議、訂單約定),如:運雜費、采購原輔材料、包裝物、生產用具配件等。第八條 投資項目資金的使用,根據公司批準的投資項目,由項目管理部門根據項目進度與投資項目合同(或協議)提出資金使用計劃,經財務部審核,報常務副總、總經理批準后撥款。第九條 在費用預算內,除工資、招待費一次性開支超過10000元的(包括1000元)必須經過總經理或其授權人審查批準外,其它費用開支實行歸口管理,各部門所需費用開支,部門經辦人申報,部門經理同意,財務負責7、人審核、常務付總批準則可。若一次性費用支出額超過10000元的項目,必須經過總經理或其授權人批準。報銷時,經辦人填寫報銷手續,部門經理審核,再由財務負責人審核、常務副總經理審查簽字后,到財務報銷,如超過規定的額度必須經總經理或其授權人審批后方可報銷。財務審查要切實把好財務關,財務負責人按照費用開支的管理規定逐項審查、核對、計算。如報銷后發現由于審查監督不利而發生的問題財務負責人要承擔主要責任,并按照有關規定予以處罰。為嚴格控制業務招待費的開支,實行先申請后開支的辦法,對招待費一次性開支在1000元以下的由部門經理審核,常務副總核批;1000元(包括1000元)以上的總經理或其授權人批準。具體執8、行標準與規定參照本制度的第四章的第十四條的相關條例執行;第十條 公司的各部門所需的各種物品,實行集中采購,由行政部門統一辦理,未經常務副總批準各部門不得隨意采購。物品領用發放歸口核算。第四章 主要費用報銷標準以下費用的報銷標準,是編制預算與費用報銷的標準,在日常經營管理過程中,各部門在列支以下費用時,是在各項費用項目月預算總額控制下,按以下標準執行。第十一條 公差公出報銷標準按照本公司制定的公差公出管理辦法執行;第十二條 市內交通費報銷標準1、 交通費按實際路程報銷,報銷表必須填寫交通費明細表,填寫時間、起訖地點、車種、票價、事由等項目。2、 因公出外辦事,在市區內的原則上公司能夠派車,統一派9、車,若未派車可以按照職務級別乘坐公交車或的士;原則上部長級別(包括部長級別)因公外出公差可以乘坐的士,其他人員一律乘坐市內公交車。3、 若職務級別不能乘的士,因業務需要確需乘的士,應事先經申請批準。否則,事后不予另行報批。4、 公出的交通費均按公共汽車標準的原始憑據報銷,嚴禁用其他交通工具的憑據或用其他項目的憑據代替。第十三條 醫療費用管理規定:按政府有關規定參加醫療保險,不再報銷任何醫療費用。第十四條 業務招待費管理規定:一、業務招待費管理規定1、 因工作或業務需要宴請、招待的標準,參照預算內資金開支的審批權限執行,在費用發生之前須提前填制業務招待費申請單(財管表5)報告批準:2、 金額在人10、民幣500元以下,應事先經總經理批準;3、 金額在人民幣500元(含500元)以上的,應事先經總經理批準;需要有總經理或委派人員陪同;4、 金額在人民幣1000元(含1000元)以上的,應事先經總經理批準;需要有總經理或委派人員陪同;5、 業務招待費預算分入各部門支配及分擔;6、 員工不得收取公司有業務往來的外單位禮品、回扣、傭金等,無法推辭的,上繳處理;7、 業務招待費申請內容包括對外需應酬的所有項目:主要包括:(1)用餐;(2)贈禮;(3)其他;8、 在填制費用報銷單時應該附業務招待費申請單,作為附件。9、 接待標準:客戶的用餐標準和住宿標準根據來客的身份 、級別和與公司接洽業務的性質,由11、公司負責人確定具體陪同人員和接待費用標準。第五章 項目立項/在建工程的資金支出管理規定第十五條 凡是投資額在3000元以上的項目,都屬于本規定的范圍。第十六條 立項之前,申請部門要提出項目可行報告,并附上資金預算方案。第十七條 項目立項申請審批流程:總經理/常務副總審批可行性報告資金預算方案設備技術部意見公司或部門提出申請項目正式立項第十八條 項目款項應專款專用,申請部門在實施當中要節省費用開支,造成浪費的要追究當事人責任。第十九條 財務部和物資部跟蹤實施過程,并進行監督,發現問題及時上報領導。第二十條 在建工程相關的管理規定1、在建工程包括內容:本公司所進行的基建工程、安裝工程(包括安裝價值12、)、技術改造工程、大修理工程等。2、在建工程的資金支出依本處理程序辦理。3、按工程承包合同、工程進度結算單的工程進度80%,確定預付款和付款時間;4、出包工程竣工驗收后,按照承包單位轉來的工程竣工驗收單工程竣工結算單,并按工程承包合同結算款的80%,確定付款和付款時間,待3個月后再付清除預留保證金外的余額;5、計算并結轉已完工工程成本,將竣工驗收的固定資產交付使用,按實際成本計賬:6、如已完工程雖已交付使用但尚未辦理竣工決算,應在交付使用時,按工程合同估價入賬,并按規定計提折舊。待辦理完竣工決算后,再按工程實際成本調整固定資產原估價值及計提的累計折舊。第二十一條 在建工程的資金支出管理流程:安13、排資金第六章 費用支出報銷流程經辦人報銷領款第二十二條 費用支出基本報銷流程主管審核總經理/常務副總核準財務部審核 填制費用報銷單財務送出納財務送經辦人第二十三條 費用支出報銷相關規定1. 報銷時必須取得正式的發票或收據,(即有稅務局發票監制章,并加蓋清楚的公司發票印章);2. 報銷時應按費用的項目分別填制費用支出報銷憑證、市內交通費報銷單、差旅費報銷單,由經辦人簽名、報部門主管、主辦會計(負責專項費用審核)、財務部負責人審核、總經理審批;未填制或未按規定填制以上報銷單或未經審批的報銷單,一律不得予以報銷;3. 填制以上報銷單時,參照預算費用項目,分別按照部門與責任人分費用項目填列各項報銷單;14、4. 白條或其它非正式收據不能報銷,如因工作需要,須由經辦人填制支出憑證,簽注事由,經部門主管核實,由主辦會計、財務部負責人確認簽名后,方可辦理報銷手續;5. 如為物品或設備采購,應同時附物品(設備)申購單(須注明品名、數量、以及貨比三家的單價)、合同、采購清單(須列明品名、數量、單價)、驗收單(須附有驗收人、保管人簽收);6. 報銷應及時,原則為:當月費用當月報銷;在費用發生后的一星期內,到財務辦理報銷手續;7. 報銷審批時間:每周的星期一、星期五為報銷票據統一呈總經理簽批時間,其余時間原則上不予受理。8. 財務審查要切實把好財務關,財務負責人按照費用開支的管理規定逐項審查、核對、計算。如報15、銷后發現由于審查監督不利而發生的問題財務負責人要承擔主要責任,并按照有關規定予以處罰。9. 如部門負責人外出不在公司駐地時,可由部門負責人指定其他臨時負責人審核,在外出前,應將指定的臨時負責人通報財務部。10. 財務部門應當堅決抵制、及時匯報無視費用報銷審批手續、支付手續的行為。同時應當提供良好的服務,在報銷人符合規定的報銷手續情況下,應當及時給予報銷。11. 任何部門和個人都應當自覺遵守費用報銷的審批和支付手續,不得借故逃避、刁難財務的監督,更不得打擊報復財務人員。12. 費用報銷時,違反本規定,出現下列行為的,一經查實,將處以經濟罰款直至行政處罰:(1) 報銷時弄虛作假、虛報冒領的,除退回16、所報銷金額外,還要處以當事人報銷金額1-3倍的罰款。情節嚴重的將給予警告、記過處分或除名。(2) 處罰:偽造、涂改發票,牟取私利以及假公濟私者,一經查明,嚴厲處罰(罰款或開除),處于以一罰十的罰款,當總金額達1000元,處于開除處分和以一罰十的處罰。第七章 備用金管理規定第二十四條 備用金是指公司員工因出差、業務需要向公司財務部借用的現金;第二十五條 備用金可分為以下二類方式進行管理:一、第一類備用金:是針對公司員工因公購買物品、業務招待、預付費用、差旅費等需要向公司財務部借用的現金;1、 本項借款采用“一次報銷制”進行管理,即使用后報銷時一次結清,前賬不清,后賬不借。2、 出差歸來后7個工作17、日內報銷或還款,未報銷者不得再次借款。如有特殊情況,需再次借款的,須公司常務副總經理審批。3、 借款包括借用現金和支票。任何個人不得私用或私借公款。除購買物品、業務招待、預付費用、差旅費以外,公司不得發生任何借款(包括現金和支票)4、 購買物品、業務招待、預付費用性質的借款應當在借款之日一周內報銷或還款,特殊情況下,不得超過一個月。二、第二類備用金:是公司員工因公司業務活動或經營過程中對一些頻繁發生的日常小額零星支出,向公司財務部借用的現金。1、 本項借款可采用“定額備用金”進行管理;所謂定額備用金制度,是指企業的會計部門協同使用備用金的單位,根據日常零星開支的需要,事先核定備用金定額,由使用18、備用金單位填制借款單,一次領出現金(或現金支票),報銷時由會計部門根據審核后的報銷憑證,用現金(或現金支票)補足備用金定額。2、 定額備用金按每比核批,按照需要核定最高限額,其最高限額一般不得超過2000元。超過2000元者需常務副總經理或總經理批準方可。3、 經營業務人員需周轉備用金由業務人員提出申請,各部門經理簽字批準,總經理審批,財務部核定后,可采用“定額周轉制”使用后報銷補足定額,不需用或每年終(春節放假)時收回。4、 財務部每年對“定額周轉制”的備用金使用者實行書面核定確認并備案。5、 每年春節放假前,財務部應將所有備用金收回,節后再重新辦理定額備用金借款審批手續。6、 備用金的使用19、必須有發票等原始憑證來證實該筆支出。發票應由備用金使用者的審核人的簽字。在某些情況下,備用金支付必須得到事先批準。7、 各備用金余額應定期與控制該備用金的總賬余額相核對。第八章 資金審批權限管理規定為了加強資金計劃管理,提高資金使用效率,確保企業資金安全,特制訂本規定以規范資金使用的審批權限。第二十六條 固定資產購置審批權限1、 固定資產的購置必須做到事先有計劃、有預算批準(須經總經理或其授權人批準)。在此基礎上由財務對照采購管理制度進行審核,報常務副總簽批后支付貨款。2、 不允許無計劃隨意購置固定資產。如因生產急需臨時決定購置,應先報常務副總并取得常務副總與總經理(或其授權人)批準后方可購進20、。第二十七條 貨款的支付1、各種預算內的原材料、輔助材料、工具設備配件、包裝物等購進由公司財務對照采購訂購單和資金預算安排,按照采購管理制度和合同管理制度進行審核后,30000元以下由常務副總簽批后支付,30000元以上應報常務副總與總經理(或其授權人)批準后方可購進。2、預算外或無訂購單的采購,如確因生產急需或增加采購的,必須取得常務副總與總經理(或其授權人)批準后方可購進。第二十八條 預付定金1、 各種預付款項必須有經審批的預算及合同、協議書、訂購單。原則上不預付定金,確因生產經營所需,定金總額不得超過合同總價款的30%,在此基礎上由財務對照計劃和合同按有關采購管理規定和合同管理制度審核,21、由常務副總與總經理(或其授權人)核準后,方可支付。2、 不允許無計劃、無合同支付定金。第二十九條 擔保貸款未經董事長簽署書面許可,公司不允許為任何單位和個人擔保貸款。第三十條 管理費用的審批管理費用是指企業為管理企業生產經營所發生的期間費用。1、 2000元(單筆)以下由財務審核,常務副總簽批后支付。2、 2001元(單筆)以上必須由公司財務審核,由常務副總與總經理(或其授權人)核準后,方可支付;3、 對于臨時性的預算外的各種支出應事先由常務副總與總經理(或其授權人)核準后方可方可發生與使用。4、 各項行政開支應納入預算管理,嚴格控制,并作為考核經營者的重要指標。第三十一條 經營費用的審批經營22、費用是指企業在銷售商品過程中發生的期間費用。1、 對于與銷售數量緊密相關的各項費用已納入正常的預算管理,這部分費用按正常程序審批。即由公司財務對照預算或銷售進度及相關合同審核,常務副總簽批后方可支付。2、 對于臨時性的預算外的各種支出應事先由常務副總與總經理(或其授權人)核準后方可方可發生與使用。第三十二條 所有預算外資金的使用,均需在事前經由常務副總與總經理(或其授權人)審核批準方可發生與使用。第三十三條 各單位必須嚴格按權限審批,嚴禁故意分拆,逃避審核。第九章 附則第三十四條 本辦法的解釋權屬、執行、實施屬公司財務部;第三十五條 本辦法自發文年3月1日起執行;第三十六條 見附表1、 附表123、預算內資金開支的審批權限2、 附表2、物品(設備)申購單3、 附表3、費用申請單4、 附表4、簽呈5、 附表5、業務招待費申請表電子預算內資金開支的審批權限工作事項部門主管經理/分管副總財務部常務副總總經理/總經理授權人固定資產購置限額審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)貨款支付3萬元以下審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)3萬元以上審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)定金付款審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)借款2000元及以下審核(1)審核(2)核準(3)2001元以上審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)行政費用2000元及以下審驗(124、)審核(2)審核(3)核準(4)2001元以上審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)預算外審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)業務費預算內2000以下審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)預算外審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)審批(5)貿易雜項費用審驗(1)審核(2)審核(3)核準(4)備注:以上表中(1)、(2)-(5)等,是審批順序請 購 單 N0:請購單位: 年 月 日品名規格請購數量需求日期備注(用途)批準: 審核: 采購: 請購:一式三聯費用申請單申請日期: 年 月 日 編號: 申請單位申請人 申請金額付款方式現金 匯款 支票預計需求日期 用 途 說 明廣 告 費印 刷 費租 賃 費培 訓 費 物品防護費維護修理費勞保用品費其 他核準: 審批: 審核: 主管:電子有限公司簽呈呈簽日期: 年 月 日 簽( 年)字第 號呈簽單位經辦人總經理核批審批審核復核 主旨: 說明:業務招待費申請表填寫日期: 年 月 日申請人姓名部 門職 務擬招待對象預計花費金額業務招待目的預計參與人員.類型用餐: 贈禮: 其它: 預計發生日期/ / /至 / / /總經理核批:財務負責人審批:部門主管審核:經手人簽字: 本表須于實際發生日前提出申請,經核準后,方可開支。 實際費用報銷時,請附本申請表。