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1、公司各部門及子單位檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案管理制度第一條 總則公司的各項(xiàng)檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 1、凡公司各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司行政部提交備份，從而保證公司行政部作為公司檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。2、公司行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作2、進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第二條 公司檔案范圍適用于公司在各種活動(dòng)中形成的全部檔案資料，其中以基建工程和經(jīng)營(yíng)管理檔案為主體，包括：?jiǎn)挝辉O(shè)立、組織機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、科學(xué)技術(shù)等具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。 公司法規(guī)性文件。包括由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。 公司文書性資料。包括公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件和公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記及終止、解散后清算等方面的文件以及政府批文、項(xiàng)目批文、合同等。 財(cái)務(wù)管理資料。包括各類統(tǒng)3、計(jì)報(bào)表、招投標(biāo)產(chǎn)生的文件材料、公司經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核形成的資料、資金借貸、也往來方面的文件資料等（含合同、銀企聯(lián)系函件等），公司系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)重組、兼并、收購(gòu)等形成的資料等。4. 勞資人力資源資料。包括公司下屬各個(gè)部門的人力資源開發(fā)規(guī)劃、人事任免、聘任形成的文字材料、職能部門崗位規(guī)范、人力資源調(diào)整、人力資源管理、員工工資審核記錄的相關(guān)資料等。5. 公司資質(zhì)性資料。包括法人營(yíng)業(yè)許可證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類牌匾和榮譽(yù)證書、達(dá)標(biāo)證書以及公司相關(guān)印章等。6. 公司計(jì)劃性文件資料。包括公司總體的計(jì)劃和規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等4、。7. 公司重大決議。包括總經(jīng)理辦公會(huì)議及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。8. 公司技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。9. 公司各類聲像制品資料。包括公司及其下屬部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文體娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外聯(lián)單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。如照片、錄音、錄像、影片等。10. 電子性文件。包括公司有關(guān)的電子版資料、文件等。11. 其他題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。注意：業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔，每月的20號(hào)之前將當(dāng)月的存檔目錄報(bào)給5、公司行政部備案。第三條 檔案管理機(jī)制公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。1. 公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專人主管或分管公司主體檔案工作。2. 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司行政部移交保管。 3. 公司設(shè)專用檔案室，配備必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全，暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托行政部代為保管。第四條 檔案的管理程序（一） 檔案的收集管理：公司行政部是檔案綜合管理部門，負(fù)責(zé)公司文件材料的收發(fā)、收集和6、歸檔管理。負(fù)責(zé)對(duì)各部門、各分公司檔案管理的協(xié)調(diào)工作。 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集。最終送交行政部統(tǒng)一歸檔。公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)轉(zhuǎn)交(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。公司行政部設(shè)檔案室和檔案員（可兼職），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷。各系統(tǒng)和部門在工作中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按本制度的規(guī)定分別收集整理，歸檔立卷，統(tǒng)一報(bào)送行政部歸檔管理。7、（二） 檔案的歸檔要求：證件類編號(hào)方法：據(jù)公司實(shí)際情況，將檔案分為證件與文件兩大類。證件由字母ZJ表示與文件類相區(qū)別。 證件的原件、復(fù)印件分別以英文的第一個(gè)字母表示，如原件用字母YJ表示、復(fù)印件用字母FJ表示。最后為證件的順序號(hào)，原件例：ZJYJ001,復(fù)印件例：ZJ-FJ001文件類進(jìn)行再次分類：一級(jí)分類：按照各部門性質(zhì)進(jìn)行分類，以各部門的名稱來代表。二級(jí)分類：（按照文件類型劃分）一級(jí)類目：公司所有資質(zhì)，法規(guī)等有關(guān)文件（用字母A表示）。A1：公司章程、賬號(hào)、授權(quán)書、許可證、其他資質(zhì)等。A2：合同、協(xié)議。二級(jí)類目：公文類（用字母B表示）B1：公司下發(fā)的重要事項(xiàng)、表彰決定、各種通報(bào)、規(guī)章制度等。8、B2：各個(gè)部門需要及時(shí)歸檔的相關(guān)文件（行政部、人事部、財(cái)務(wù)部等）B3：請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、意見、通知、信函、會(huì)議紀(jì)要。三級(jí)類目：各類相關(guān)技術(shù)圖紙等（用字母C表示）。四級(jí)類目：非文本載體的文件（用字母D表示）如照片、軟盤及其他聲像資料等。（三） 檔案的立卷要求：歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，統(tǒng)一立卷，不得分開。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)9、律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用黑色字跡筆書寫，字跡要工整、清晰。（四） 檔案保管期限1永久保存的文書包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書；股權(quán)關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證件；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存10年的文書包括：請(qǐng)求審批提案文書；10、人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼的有關(guān)文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。3保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4保存一年的文書，指無關(guān)緊要或臨時(shí)性的文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。（五） 檔案保密級(jí)別1. 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政部主管核定密級(jí)。2. 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政主管、行政部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3. 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)集團(tuán)行政主管、行政經(jīng)理及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4. 對(duì)已到保密期限11、的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)行政主管、行政經(jīng)理鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。（六） 檔案的借閱1. 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案借閱摘抄復(fù)印表，方可借閱。2. 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團(tuán)行政主管、行政經(jīng)理批準(zhǔn)。3. 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在檔案借閱摘抄復(fù)印表上注銷。4. 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)集團(tuán)行政主管、行政經(jīng)理批準(zhǔn)。 5. 有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需集團(tuán)行政主管、12、行政經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 6. 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過一周。7. 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。8. 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如有工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。（七）電腦檔案的管理1. 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。2. 各分子公司辦公室主任即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。（八13、）檔案的鑒定與銷毀1. 公司行政部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。2. 檔案鑒定工作由集團(tuán)行政部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。 3. 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。4. 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在文檔銷毀申請(qǐng)表上簽字。（九） 罰則1. 公司各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元500元，并予以公司內(nèi)通報(bào)批評(píng)。2. 公司所有員14、工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)公司行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。3. 公司所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還或限期后仍未歸還得可責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。4. 公司所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。如因遺失檔案而泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。5. 檔案管理員丟失檔案、未合理規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，情結(jié)特別嚴(yán)重者應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。6. 公司所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。（十） 附則 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。