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科技公司財務費用報銷日常制度附招待費申請表
科技公司財務費用報銷日常制度附招待費申請表.docx
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上傳人:職z****i 編號:1102869 2024-09-07 16頁 54.66KB

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1、科技公司財務費用報銷日常制度附招待費申請表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總則第一條 目的為加強公司財務費用報銷日常管理,規范各部門員工費用簽批流程和報銷標準,提高財務報銷的工作效率,特制定本制度。第二條 范圍:本制度規定了公司費用報銷和審批的管理職責、管理內容與要求。第三條 定義:3.1 人力成本:指工資、獎金、福利、保險、培訓費、工會費和人事費用3.2 固定費用:包括折舊、攤銷開辦費、租賃物業費、通訊網絡費、水電費、電訊費3.3 日常費用:包括辦公費、易耗品攤銷、差旅費、檢測費等 3.3.1 辦公費:32、.3.1.1 各部門的紙張、文具用品、復印費、硒鼓費、名片、軟盤費(光盤)、業務書籍費、報刊雜志費、檔案管理費、印制辦公資料費; 3.3.1.2 辦公品及易耗品的維修費; 3.3.1.3 會員年會費;3.3.1.4 有關信息化建設費用(如網站制作費,域名注冊費,ERP的費用); 3.3.1.5 辦公室的花木費。3.3.2 易耗品攤銷:指價值低于2000元的財產,如電腦配件、生活用品、小金額的辦公設備等。3.3.3 差旅費:指交通費(出差車船、機票費、出差地市內交通費)住宿費、出差補貼及其他伴隨出差發生的正常費用,出差發生的業務招待費按照招待費審批報銷并計入招待費。3.3.3.1 市內交通費:指3、員工用于工作時間內外出辦公事因乘坐交通工具而發生的費用。3.3.3.2 出差費指員工因公出差而發生的交通費、托運行李費、出差補助費、住宿費等。本規定中差旅費包括國內差旅費和境外差旅費。國內出差指出差人當日無法返回工作地,因公到國內其他地區辦事;境外出差指出差人因公派遣到國外(含港澳臺地區)辦事。3.3.4 業務招待費:指為經營創造良好的外部社會環境而發生的費用,如宴請客戶、贈送禮品、旅游等費用。3.3.5 汽車費用:指交通運輸工具(汽車)發生的汽油和過路費用。3.3.6 質量費用:指質量檢測費用及因質量糾紛發生的賠償費用。3.3.7 郵運費:是由于接受運輸物品服務而支付給承運單位的費用,包括鐵4、路、公路、航空、水運、快件郵寄等費用,以及為購買商品公司承擔的費用。3.3.8 會議、內部活動費:為更好的開展日常管理工作,公司內部組織活動的費用和單位舉辦、參加的各種會議支出,包括場租費、統一食宿費、活動費等。3.3.9 市場費:是公司為提高知名度,擴大社會影響,樹立良好形象而發生的費用,分為廣告費、展覽展示費、制作費、會議費等。第四條 審批權限:業務和財務報銷流程及權限:具體明細見附錄A第五條 各人員職責:5.1 部門主管需仔細審核單據填寫的規范性、發票的合法性及金額的準確性,審核時應確認費用發生的真實性、并嚴格把握費用列支的合理性; 5.2 主管助理、財務部或副總經理審批時應檢查費用列支5、的合理性; 5.3 單筆交際費用超過2000元,單筆人員成本、日常費用超過1000元,需事先報總務副總審批同意;5.4 審核會計應仔細復核單據填寫的規范性、發票的合法性及金額的準確性; 5.5 財務經理應嚴格把握費用列支的合理性及各部門預算額度列支情況; 5.6 出納嚴格按照審批好的費用報銷單付款。第二章 費用報銷管理的基本規定第六條 費用報銷的實效為及時真實的反映各部門當期費用,原則上要求當月費用當月報銷,具體要求如下:6.1 市場費用應在取得發票的當月報銷,如金額大、受益期較長,財務部可根據項目計劃分期預提,項目結束取得發票后再做調整 ;6.2 通訊費、水電費按月報銷,網絡費、租賃費、物業6、費、裝修費應根據受益期分攤或預提,取得發票的當月報銷; 6.3 差旅費用,應在出差返回后一周內報銷;6.4 其它費用,應在發生當月25日前報銷,特殊情況導致未能按時報銷的,需說明詳細情況,財務部負責人批準后報銷。6.5 財務結帳日為每月最后一天,當月28日之后取得的發票可在下月報銷。6.6 每年年末,各員工應及時清理當年的報銷發票;上一年度的費用報銷時間不得超過次年度的2月28日,過期不候。第七條 單據規定及票據的填寫和粘貼:7.1 原則上,報銷的發票必須與實際發生的經濟內容完全吻合,即提倡與正規單位發生經濟業務,費用發生時,必須向對方單位索取正規發票,除招待、差旅費外,要求索取增值稅專用發票7、。 7.2 報銷的原始發票必須是由稅務機關統一或定點印制的發票或收款收據。在票頭的正中央套印有“全國統一發票監制章,稅務局監制”或“收款收據監制章”字樣。普通發票或增值稅發票的發票聯使用水印紙,水印圖案由英文字母SW組成的菱形圖案。稅務局規定已作廢的發票不能再繼續使用。房租費及廣告費發票必須使用租賃業、廣告業或服務業專用發票。7.3 任何以個人名義開具的發票,所有權為其個人,不屬于公司財產,不得予以報銷。7.4 費用報銷單要按費用類別列出金額,日常費用報銷要與其他費用報銷分開,分別填寫報銷單,不允許多人費用填寫一張報銷單。費用總額加計要正確,大小寫金額要一致,填寫修改的要有報銷人簽字證明。7.8、5 在單據粘貼單上粘貼憑證時,應由上而下、自左至右、均勻排列粘貼,一般粘貼2列,每列4-5張,在粘貼線內均勻粘貼,上、下及右方不得超出粘貼線,兩列之間不得重疊、留空或大量累壓粘貼。原始憑證應保持原樣粘貼,有獎發票應去掉對獎聯,個別規格參差不齊的憑證,可先裁邊整理后再行粘貼,但必須保證原始憑證內容的完整性。原始憑證粘貼完畢,需將憑證張數、合計金額填列完整。并附清單或對相關票據簡短說明,以便于核對并整理歸檔。費用報銷單上必須為報銷人親筆簽字,不允許使用印章代替簽字。(財務部應當提供填寫和粘貼范本)費用發票背面由報銷人簽字。7.6 發票粘貼時要注意,不能將票據上有關信息遮蓋。如:出租車票的時間、金額9、,機票的乘機人姓名,發票的開具品名、金額等。報銷人須在發票背面用鉛筆簽字并注明費用發生的原因、事由。7.7 無據支出的報銷。無法開具發票的,須填寫情況說明并提供付款轉賬憑證、收據。發票不慎遺失,報銷人須填寫情況說明,并附替代等額票據,經證明人簽字,交財務部上報審批通過后,財務予以報銷。一年內超過兩次出現發票遺失情況的,財務可予以拒絕報銷。第八條 存在以下情況財務部有權退回或拒絕報銷:8.1 未按照規定填寫和粘貼票據的,財務部應當退回,限期重新填寫報銷;8.2 費用報銷內容與借款申請不一致,財務部有權予以拒絕;8.3 需要提前請示批準而未經請示批準的,財務部門應當拒絕報銷;8.4 無正當理由跨年10、度費用財務部有權不予報銷;8.5 偽造、變造發票和其他原始單據,財務部門應當拒絕報銷并有義務及時上報;8.6 無據支出超過兩次的財務部有權不予報銷;8.7 任何人員不得將個人發生的費用以他人或集體的名義代為報銷,不得以化整為零等方式違反公司有關標準違規報銷。第三章 關于人力成本的規定第九條 工資、福利費、教育經費、社保費由財務部根據人力部門提供的工資發放表及時發放或支付,并按國家規定代扣代繳個人所得稅和個人承擔的失業保險費、基本醫療保險費、養老保險費等。福利費、教育經費按國家有關規定計提,不得超額開支。9.1 獎勵包括臨時獎勵和按照政策給予員工的獎勵,由人力部提供人員名單及獎勵金額經相關部門領11、導及總經理審批后交財務部備案。財務部進行轉賬支付,并代扣代繳個人所得稅。9.2 福利費9.2.1 福利費包括法定福利與內部福利,法定福利是指按國家有關規定計提交納的住房公積金、養老保險金等以及當地政府規定需交納的其他保險金。9.2.2 內部福利是指公司給員工投保的商業保險,經人力部門審核,公司財務部審核、相關領導審批后執行。9.3 培訓費分內部培訓費和外部培訓費兩類。內部培訓費指因舉辦內部培訓而發生的場租、食宿等費用;外部培訓費包括員工接受外部培訓及培訓外部人員所發生的費用,因接受培訓發生的差旅費計入差旅費。各種培訓由人力部門審核、評估。9.4 招聘費是人力資源部用于招聘員工所發生的費用,如招12、聘廣告費、參加人才招聘、支付獵頭公司所發生的費用及員工存檔費等; 第四章 關于裝修費、租賃費和維修費的規定第十條 裝修費是指因生產、經營、管理的需要而修繕房屋,對生產、經營、管理場所進行內外裝修等支出的費用,包括因裝修而產生的布線等工程費用,因增加辦公座位而新添置的辦公家具的費用等。第十一條 租賃費包括承租房屋、設備和車輛。租賃無論金額大小,一律要求提供合同,財務部按合同付款。第十二條 維修費主要包括設備維修、房屋、建筑物的經常性維修、其他辦公設施的維修、設備檢測、鑒定等費用。(詳見固定資產管理制度)維修費按照費用所屬部門和類別分別記入使用單位費用核算,人事行政部月末提供維修費用分配表。第十三13、條 財務部根據費用預算、物品報修單、支付憑證、清單(如維修/裝修預算書、決算書、合同)、費用報銷單及正式收費單據等,支付費用。進行2000元以上的大額裝修、租賃、維修等事項必須簽訂合同,經上級領導審核同意,采購部統一比價提交總務副總審批后方可簽訂合同,并提交到財務部備案。 第五章 關于日常費用的規定第十四條 日常行政類費用原則上由人事行政部統一辦理采購、支付結算、保管并以記帳方式發放,財務部門監督使用。即申請人填寫日常用品申購單(見附錄I),經部門負責人核準后提交行政人員統一購置及領用。每月末行政部根據各部門的實際費用發生情況,向財務部提交費用分攤表。第十五條 市內交通以公交、地鐵為主,出租車14、和使用員工汽車需提前申請。因公使用員工汽車費用的報銷:按照實際公出地點,根據百度地圖計算里程(作為報銷附件),按照每公里1元補貼油費及折舊,在使用車輛后,到財務部按照補貼標準報銷。報銷需明確注明事由、所屬汽車的牌號、往返地點及里程數,可使用車輛加油機打發票報銷。公司批準報銷交通費用的人員,依據考勤和行程按次累計報銷,次月15號前憑票報銷。第十六條 所有因生產事故、質量問題發生的各項損失費用需要進行責任界定,填寫事故報告表,交總經理審批后,財務部依據批示進行扣款或支付。第十七條 郵寄、運雜由人事行政部統一負責聯系運輸單位托運,根據發件人分攤到相應部門。第十八條 部門活動經費,由部門負責人申請,交15、總經理審批。可用于組織部門員工旅游、聚餐等活動。第十九條 以上由人事行政部經辦的費用,月末由人事行政部按照使用部門和時間填寫“行政費分攤明細表”交財務核算。第六章 關于差旅費的規定第二十條 出差交通標準:20.1 總經理級以上人員出差可選乘火車或輪船軟席票位(包括軟臥、軟座)和可選乘飛機經濟艙;20.2 中層及以下人員連續乘座火車6小時以上,可乘坐硬臥;飛機經濟艙票價不高于同一目的地普通火車硬臥120%的,可乘坐飛機經濟艙。20.3 如因路途較遠等特殊原因訂購硬臥或軟席(包括軟臥、軟座)的,需填寫特殊交通工具申請表,由總經理審批,審批單據附于費用報銷單后;未經批準,擅自乘坐,按同程火車硬座或硬16、臥票價報銷,超出部分費用自理。20.4 原則上員工出差的交通工具往返訂票全部由人事行政部負責,出差員工需提前通知預訂。由人事行政部填制付款申請單,經總經理批準后,款項由公司統一支付。第二十一條 國內出差住宿標準:21.1 出差住宿費在標準限額內按實報銷,具體住宿標準按職務級別規定如下:職務類別一類城市二類城市三類城市及其它總經理據實報銷據實報銷據實報銷總經理助理、總監、高級專家300250200經理、顧問、技術員及以下人員250200150生產人員工廠住宿工廠住宿工廠住宿一類城市:根據國家公布的中國最核心的城市經濟體,指北京、上海、廣州、深圳。主要從城市的GDP、經濟總量、收入水平、市場成熟度17、等指標進行劃分;二類城市:成都、武漢、南京、杭州、天津、合肥、鄭州、福州、南昌、無錫、蘇州、重慶、西安。三類城市及其它:上述城市以外地區21.2 原則上出差入住當地經濟型賓館,員工自行選擇賓館高于標準的,若無正當理由且未按要求執行,審批人員有權拒絕報銷。21.3 如為兩人一起出差,原則上同性別要求同住標準間,合計住宿標準為單人住宿標準(可按標準較高者計)的1.5倍以內;21.4 員工參加外部會議、培訓以及陪同接待客戶,可根據實際情況享受外部統一安排的標準,但需事先向直接主管予以申請同意,報銷時注明超支原因,由總經理批準列支。21.5 賓館住宿期間不得報銷住宿以外的費用,發生住宿以外費用自行承擔18、;21.6 員工出差需事先經主管領導批準與確認行程安排;如遇突發事件需緊急出差的,需及時作電話溝通確認;21.7 出差途中除因病或遇意外災害,或因工作實際需要電話聯系、請示批準延時外,不得因私事或借故延長出差時間,未經批準因私事或借故延長出差時間的,按公司的員工管理的相關規定處理。21.8 出差歸來后,需及時填寫差旅費報銷單與按規定粘貼差旅發票,及時結清出差臨時借款。第二十二條 出差補貼標準:出差伙食費、出差期間交通費按每人每天100元的標準報銷,不再額外報銷餐飲及交通費用。報銷天數按乘坐交通工具正式發票上標明的出發日期至返回日期天數減一計算。出差期間公司統一支付伙食費和交通費的情況下,出差人19、員無出差補貼。當日返回工作地的等同外出辦事,按100元/天標準給予實報實銷。生產人員每人每天出差補貼標準如下:職務類別補貼標準生產組長80技術員50操作工30注:因生產人員食宿由公司統一安排支付給生產工廠,出差人員除出差補貼外不再報銷未經事先審批的任何費用。第二十三條 市內交通費的規定23.1 外出公務較為頻繁的,可申請包月交通卡,陳述申報理由和申報額度,經總經理審批同意后提交財務備案,并按月報銷,無特殊情況不再予以報銷市內交通費。23.2 員工加班時間超過晚上21:30,可乘坐出租車回家,允許報銷市內交通費。23.3 其他因公務性外出需乘坐出租車,經辦人員需事先征得部門負責人準許。23.4 20、報銷市內交通費,需注明乘坐時間(如采用機打票據,以票據時間為準)、行車起點與終點、行車目的,否則可不予報銷。第七章 關于業務招待費的規定第二十四條 招待費實行實名制,誰經手誰報銷。各部門要嚴格控制招待費支出,嚴禁以招待費名義報銷個人費用。第二十五條 請客費用嚴格執行“事先審批,事后報銷”的方法,未經事先申請的費用支出,一律不予報銷;報銷時填寫招待費申請表,詳細注明每一筆費用的發生時間、客戶單位名稱、報銷內容、報銷金額。第二十六條 采購部負責統一訂做禮品。領用或訂做禮品的,需填寫“禮品領用/訂做申請單”,人事行政部月底對各部門禮品領用情況進行統計,歸集報送財務部,費用計入領用部門招待費。舉辦市場21、活動所贈送的禮品,費用計入市場費。第二十七條 為提高公司經營業績,交際費用支出實行勤儉節約,審批從緊原則。第八章 關于市場費用的規定第二十八條 因市場活動發生的差旅費、招待費分別計入差旅費、招待費,不在市場費用核算,因市場活動發生的會議費記入市場費。第二十九條 進行市場宣傳活動必須簽訂合同,分期付款的要開全額發票,該合同需經相關部門審核審批后交財務部備案。第三十條 廣告費報銷時需提供正式的廣告業專用發票,平面媒體廣告需提供相應的廣告樣張。第三十一條 展示展覽活動(包括活動過程中發生的禮品支出、制作費支出)需事先提供整體活動預算及與參展方簽訂的合同。根據預算和合同進行借款,報銷時需提供活動明細清22、單。第三十二條 印刷類活動(包括各種宣傳資料印刷)借款時需提供合同,報銷時需提供印刷資料樣品備案。第三十三條 信息平臺發布信息,付款時需要合同、訂單或有效發票。第九章 關于會議費用的規定第三十四條 個人因參加會議產生的差旅費計入差旅費。會議以承包形式舉辦的,需要提供與承辦方簽訂的協議,參加外部會議需要提供會議邀請函,內部組織會議需要提供會議活動預算。 發票內容為會議費的要提供會議紀要,包括時間、地點、內容、參加人員等。第三十五條 財務部根據會議費用預算、會議費用清單、會議紀要、費用報銷單及正式收費單據報銷或支付會議費。會議費的列支范圍包括:由本公司組織的對內或對外的會務活動支出及由公司主辦或協23、助參與的客戶聯誼會、展示會,外部會議的各類贊助費及其他會務的費用支出。35.1 會議費的列支嚴格執行“先申報審批,后在預算內列支”的辦法,未經事先審批的會務類費用支出一律不予報銷。35.2 會務主辦部門根據申請要求制定會務詳細方案及會務預算,并填寫會務經費預算表,經主辦部門負責人審批后提交申請部門負責人審核確認。 35.3 申請部門負責人審核確認后提交總經理審批同意,并將會務經費預算表在財務備案。 35.4 會務組織人員開始該會務的籌備和安排,將會務開支嚴格控制在預算內。 35.5 會務結束后,由會務主辦部門統一將會務相關的費用進行一次性報銷,并將實際開支與預算分類進行對比說明。第十章 關于稅24、費、財務費用及營業外支出的規定第三十六條 稅費指公司在經營過程中發生的各項應交及代扣稅金及附加費用。第三十七條 財務費用是指企業籌集生產經營所需資金而發生的費用,包括利息凈支出、金融機構手續費、工本費以及籌集生產經營資金發生的其他費用等。第三十八條 營業外支出包括各種行政罰款支出、賠償款、資產盤虧等。第十一章 附則第三十九條 本制度下發之日起其他同類制度同時廢止。第四十條 本規定從年1月28日起正式執行,由公司財務部負責解釋、修訂。附錄A:一、業務流審批職務和權限()審批職務名稱一級部門二級部門級別對應人員采購付款資產損失人員成本固定費用日常費用市場費用特殊費用董事長董事長趙曉宇總經理總經理趙25、曉宇總務副總總務副總韓愛英3000005000技術部技術副總吳躍初300綜合管理部部門經理王繼卿300行政人事研發部部門經理劉偉研發中試生產成品部-研發CTO鄭哲凱300成品部-升華車間主任郭文波300項目管理部部門經理陳東紅300質檢部部門經理陳毛毛300QAQC采購部部門經理陳明輝20000300詢價管理訂單采購管理供應商績效管理銷售部材料部部門經理瞿玉霞300照明部部門經理王繼300財務部部門經理唐維維300二、財務流審批職務和權限審批職務名稱級別對應人員采購付款資產損失人員成本固定費用日常費用市場費用特殊費用財務唐維維3000會計陳文逸出納陳錦秀董事:總經理:制表人:附錄I 日常用品申26、購單年月日申購部門:申購人:購買物品數量申請理由備注核準人:附錄行政費分攤明細表 單位:元部門項目房租、物業費水電費通訊費辦公用品汽車費用郵運費會議費總經理辦公室綜合管理部人事行政部后勤部EHS部采購部銷售部研發部質檢部項目管理部財務部升華部物流部附錄特殊交通工具申請表姓 名職 務部 門交通工具選擇選乘時間行 程申請理由行政部意見申請人申請時間部門負責人核準人附錄差旅費報銷單報銷日期:年月日附件張部 門出差人崗位出差事由出差時間出差起訖點車船費住宿費出差補貼交通費其他小計出發到達出發到達汽車火車其他報銷額(大寫) ¥ 行政副總:部門主管:財務主管:出納:報銷人:附錄招待費申請表部門經辦人時間招待內容陪同招待人員預計金額招待人員、理由部門負責人意見領導意見 附錄 無據支出證明單部門:報銷日期:發生日期報銷內容報銷金額無據理由及情況說明審核意見:部門主管簽字:審核意見:財務主管:出納:證明人:報銷人:
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