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1、公司技術(shù)檔案管理工作規(guī)章制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 企業(yè)技術(shù)檔案管理制度為規(guī)范檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第一章 企業(yè)技術(shù)檔案及立卷 1、檔案資料是公司行政辦公、商務(wù)活動(dòng)、技術(shù)管理中不可缺少的要素。凡公司總部及各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向檔案管理人員提交備份，從而保證檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。 企業(yè)技術(shù)檔案是指咨詢單位從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報(bào)告書全過程中形成的2、具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。2、檔案管理人員負(fù)責(zé)公司及分公司檔案管理、文書立卷等工作，并對(duì)各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視業(yè)務(wù)往來中文件資料的管理和文書立卷工作，配合檔案負(fù)責(zé)人員進(jìn)行文件的歸檔工作。3、檔案立卷管理實(shí)行誰咨詢誰立卷責(zé)任制。各分公司項(xiàng)目經(jīng)理在咨詢服務(wù)過程中負(fù)責(zé)收集、整理和分類歸檔材料，咨詢終結(jié)后按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和規(guī)律立卷。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。第二章 管理的原則1、遵循工程造價(jià)咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；2、正確分析和鑒別文件材料的保存價(jià)值；3、按委托項(xiàng)目分別立卷（即“一個(gè)項(xiàng)目一卷”）3、；4、卷內(nèi)文件材料應(yīng)真實(shí)、完整，審批和簽章手續(xù)完備；5、卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清淅，益于長(zhǎng)期保存和利用。第三章 歸檔范圍1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料，如：公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等，均屬歸檔范圍。2、商務(wù)檔案包括公司進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)、制度變更、資質(zhì)變更、升級(jí)等資料文件。3、企業(yè)技術(shù)檔案的內(nèi)容。工程造價(jià)技術(shù)檔案可分為過程文件和成果文件兩類。過程文件應(yīng)按照造價(jià)咨詢項(xiàng)目的類別各自制定文件目錄。主要包括：委托服務(wù)合同，工程施工合同或協(xié)議書，補(bǔ)充合同或補(bǔ)充協(xié)議書，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件及其附件，招標(biāo)文件及招標(biāo)補(bǔ)遺文件，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及完整的4、竣工驗(yàn)收資料，工程結(jié)算書及完整的結(jié)算資料，圖紙會(huì)審記錄，工程的洽商、變更、會(huì)議紀(jì)要等書面協(xié)議或文件，施工過程中甲方確定的材料、設(shè)備價(jià)款、甲供材料、設(shè)備清單、承包人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)等級(jí)證書等。成果文件包括：投資估算、工程概算、工程預(yù)算、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、工程計(jì)量支付文件、工程索賠處理報(bào)告、工程結(jié)算等。工程檔案需要填寫表格包括：造價(jià)咨詢項(xiàng)目成果征詢意見表、造價(jià)咨詢項(xiàng)目成果文件蓋章申請(qǐng)表、造價(jià)咨詢項(xiàng)目基本情況表、委托方提供資料清單、項(xiàng)目操作人員配置一覽表、報(bào)告簽發(fā)單、簽收單、歸還給委托方的文件資料簽收單、委托單位評(píng)價(jià)表。4、法律事務(wù)檔案（公司簽訂的各種合同）。5、企業(yè)技術(shù)檔案歸檔要求。主要由咨5、詢成果報(bào)告、咨詢依據(jù)文件、其他文件三部分組成。1）、咨詢成果報(bào)告主要內(nèi)容（1）咨詢報(bào)告書正本（需加蓋公司公章、公司資質(zhì)章、造價(jià)師注冊(cè)章以及委托方公章）；（2）咨詢項(xiàng)目各階段的成果文件底稿文件及審核意見；（3）技術(shù)文件，包括各類分析計(jì)算書、統(tǒng)計(jì)匯總表、工程造價(jià)審定單、工作底稿等；2）、咨詢依據(jù)文件主要內(nèi)容（1）委托方提供的主要文件：a)委托方提供資料清單；b)工程承包合同；c)工程預(yù)（結(jié)）算書；d)設(shè)計(jì)變更單（或清單）；e)施工簽證（或清單）；f)甲供料明細(xì)單等。 （2）咨詢過程中形成的主要文件：a)各種調(diào)查材料；b)采集數(shù)據(jù)；c)取證資料；d)會(huì)議紀(jì)要；e)往來文函。3）、其他有關(guān)文件主要內(nèi)容6、：（1） 工程造價(jià)咨詢合同、司法鑒定委托書；（2） 咨詢單位作業(yè)計(jì)劃書；（3） 工程造價(jià)咨詢?nèi)蝿?wù)單原件；（4） 價(jià)格信息；4）、 工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設(shè)計(jì)變更單和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存。第四章 案卷的編目和立卷要求1、 案卷封面的編制（1）立卷咨詢部門全稱。（2）咨詢業(yè)務(wù)類別：指建設(shè)項(xiàng)目可行性研究編制、投資估算編制（審核）、設(shè)計(jì)概算編制（審核）、工程量清單編制、工程標(biāo)底編制；施工圖預(yù)算編制；工程報(bào)價(jià)編制；工程結(jié)算編制（審核）；司法鑒定、項(xiàng)目投資控制等。（3） 案卷標(biāo)題：指咨詢項(xiàng)目的全稱。（4） 時(shí)間：指卷內(nèi)文件材料所屬的起止年月。（5） 保管期限：7、分為短期（3年）、長(zhǎng)期（5年）、永久三類。企業(yè)技術(shù)檔案一般定為短期。有特殊要求的可定為長(zhǎng)期或永久。(6) 頁數(shù)：頁數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)。(7) 歸檔號(hào)：按檔案立卷年份分類代碼流水號(hào)組合成歸檔號(hào)。（8） 立卷人：由立卷者簽名。2、卷內(nèi)文件目錄（1） 序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號(hào)。（2） 文件名稱：即文件的標(biāo)題。文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，但需外加“ ”號(hào)。（3） 作者：文件編制人。（4） 日期：文件形成的年、月、日。（5） 備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。3、歸檔文件材料收集齊全、完整、核對(duì)準(zhǔn)確，按上述五種分類進(jìn)行立卷，使案卷便于保管和利用。4、歸檔的文8、件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。5、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長(zhǎng)期保存，同時(shí)要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。6、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進(jìn)行編號(hào)，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號(hào)。7、歸檔文件材料留存一份電子文檔，留存電腦設(shè)秘密保護(hù)。第五章 檔案管理人員崗位職責(zé)1、認(rèn)真執(zhí)行公司檔案管理制度，對(duì)各部門及分公司提交檔案進(jìn)行分類、立卷、保管工作，保證卷宗質(zhì)量，維護(hù)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2、保守機(jī)密，忠于職守，不將機(jī)密檔案材料擅自帶離工作崗位或給無關(guān)人員傳閱。3、為查檔者提供方便9、，提供檔案做到及時(shí)、準(zhǔn)確。規(guī)范檔案查閱或借閱工作，做好借閱工作的登記，防止檔案流失。4、認(rèn)真做好檔案鑒定工作，對(duì)已超過保管期限確無利用價(jià)值的檔案材料提出編造銷毀清冊(cè)申請(qǐng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5、接受主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和其他人員的監(jiān)督，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率。6、檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保管檔案，防蟲蛀、防霉、防丟失，確保檔案安全。7、所有檔案應(yīng)有專柜存放，加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。8、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。第六章 檔案的借閱要求1、公司檔案根據(jù)密級(jí)程度分為：秘密檔案、非秘密檔案。2、借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記記錄，借閱秘密檔案，需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，借閱只能10、在公司進(jìn)行；如需將秘密檔案帶出公司，根據(jù)需要將檔案進(jìn)行復(fù)印，在主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可將復(fù)印件帶出公司，借出檔案的安全由借閱人員負(fù)責(zé)。3、借閱人員應(yīng)做到：不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、掃描、撕毀等，自覺保護(hù)好檔案的完整性和保密性。4、檔案借閱或者借出時(shí)間都不得超過十天，要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案，不應(yīng)在公共場(chǎng)合隨意翻閱，不得遺失。借閱期滿后如需繼續(xù)使用，須到檔案室重新辦理借閱手續(xù)。5、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。6、所有公司員工應(yīng)該嚴(yán)格按照本規(guī)定借閱和保管公司檔案。第七章 檔案的銷毀1、檔案管理人員定期11、對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。行政、商務(wù)一般檔案的保存期應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，部分技術(shù)檔案保存期應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。工程造價(jià)技術(shù)檔案過程文件自歸檔之日起，保存期應(yīng)為5年；成果文件自歸檔之日起保存期應(yīng)為10年。2、檔案鑒定工作由主管負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。3、檔案材料鑒定小組審定，并總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。第八章 附則1、本制度自 年11月11日生效。2、本制度由公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)解釋。3、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。