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1、軟件公司總裁辦管理制度（職能、辦公等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一部分 總裁辦職能一、 印信管理職能1、 法人印鑒、合同印鑒、相關部門印鑒的制作、登記、備案2、法人印鑒、合同印鑒的保管3、開具企業對外證明4、用印登記二、 辦公行政管理職能（一）會務管理包括：總裁辦公、中心辦公會和專項會議1、助總裁做好會議議題的確定工作2、 相關會議材料的準備3、 會議日程的安排4、 編發會議紀要5、 會后督辦工作（二）檔案管理1、 收集、整理、鑒定、保管、統計公司經營活動中形成的重要文件、重要歷史資料。包括：合同文本、文件2、匯編、會議紀要、統計數據分析、科技成果檔案匯編、單位發展史志等；2、 檔案的借閱登記（三）接待工作根據總裁、副總裁的要求做好公司外來人員的接待和服務工作。 (四)公司用期刊、報紙的訂閱于每年底負責征訂公司用各級各類期刊；三、 文書管理職能1、 負責總裁、副總裁所需文書的起草，成文2、 歸口公司內部管理制度的發文、印制工作四、 法律事務管理職能1、 公司證照的申辦2、 合同條款的準備和審查3、 協助公司法律顧問處理相關法律事務五、 企業文化的建立1、 公司企業文化的總結、歸納2、 內部期刊的編輯出版六、 項目申報管理1、 根據公司的運營需要和公司總裁的要求，完成具體項目的申報、評審、認證工作；23、 相關項目材料的組織、編寫及其相關的聯絡工作。七、 日常辦公事務1、 協助總裁、副總裁安排工作日程；2、 做好各部門的協調工作；3、 及時準確地收集、整理與公司業務發展相關的政策訊息，為領導決策提供服務；4、 根據總裁、副總裁的要求對各部門工作進行督促、檢查和推動；5、 完成總裁、副總裁交辦的其他工作。第二部分 總裁辦工作流程及操作規范一 印信制作流程和操作規范： 印信制作流程部門總裁總裁辦制 印總裁辦印鑒存檔表制印申請表 印信制作操作規范：1、申請：部門需制印時，到總裁辦提出申請，填制印申請表；2、報批：總裁辦將制印申請表提交主管總裁批示；公司法人印鑒與合同專用印鑒的更新、制印由總裁辦直接4、報總裁批示；3、批復：總裁辦根據主管總裁的批示制印或不制印；3、 登記存檔：登記印鑒留存單位、保管人員；存檔印鑒存檔表及制印申請表。用印部門或個人總裁辦鑒 印總裁或部門經理簽字確認用印登記表 用印管理流程： 用印操作規范6、 用印部門或個人到總裁辦填寫用印登記表提出用印申請；7、 用印人在用印申請上注明用印事由后，呈報主管總裁或部門經理簽字確認；8、 印鑒保管人根據簽字決定是否用印，并在用印登記表上留存鑒印。二 會議管理流程及操作規范 會議管理工作流程A:總裁辦公會及中心辦公會工作流程會議材料準備議程表總裁部門1部門2部門n召開會議篩選議題會議主管秘書總 裁總裁辦待議議題申請表編制會議紀要會務5、主管秘書確定會議議程會議通知總裁辦公會及中心辦公會操作規范：1、 在總裁辦公會和中心辦公會召開前，會議主管秘書根據授權到各部門主動收集議題內容；2、 各部門將需議事項填入公司局域網內的待議議題申請表內，同時準備會議材料；3、 會議主管秘書協助總裁篩選確定議題，并確定相關部門會議材料的準備情況，填制會議議程表；4、 嚴格按照會議議程的安排召開會議；5、 總裁辦公會需編制會議紀要，中心辦公會根據需要可編制會議簡報；6、 總裁辦根據授權對所決議事項進行督查，并將督查結果及時反饋給總裁或副總裁。部門1總裁B:專項會議工作流程：會議材料準備召開會議部門2總裁辦部門n議程表編制會議紀要總裁辦專項會議操作規6、范： 7、 根據總裁的授意確定議題相關部門、議題責任人、并收集待議議題材料；8、 相關部門準備會議材料；9、 主管秘書確定會議時間，填制會議議程表；10、 嚴格按照會議安排進行會議；11、 編制會議紀要；12、 就會議決定事項進行必要的督辦；13、 將督辦結果反饋給總裁輔助決策。三 刊訂閱流程及操作規范 公用期刊定閱流程：定 閱主管總裁各部門總裁辦 期刊定閱操作規范1、訂購時間：上半年 下半年2、訂購手續：不論單位和個人，均需先到前臺查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交總裁辦主管秘書核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。3、公費訂購報刊由總裁辦主管7、秘書根據主管副總裁的批示持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些領導。四 文書管理工作流程及操作規范 文書管理工作流程：總裁辦相關部門總 裁總裁辦條文總 裁條文存檔備案討論或辯論試行修正或廢止 文書管理工作操作規范：1、 調研和收集各部門工作信息，同時將調研結果和立案建議上報總裁；2、 根據總裁的授意擬寫相關條文或由相關部門進行草擬，總裁辦協助進行把關審核；3、 會同相關部門對條文實行后可能出現的正面或負面效果進行討論，并進行必要修正；4、 在條文的試行階段匯總總結出所反映的問題，并將整理后的結果報總8、裁核批；5、 總裁簽字確認同意頒發的公文；6、 將正式下發的條文存檔備案；7、 對下發公文的執行情況進行督查，并將督查結果及時準確地反饋給總裁；8、 條文頒布后，根據工作情況的變化提出修正或廢止案。第三部分 辦公管理制度一 印信管理制度第一條 印信的種類 (一)印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。 (二)職章：刻有公司董事長或總裁職銜的印章。 (三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注對內專用。 (四)職銜簽字章：刻有總裁及總裁職銜及簽名的印信。第二條 印信的使用規定(一)對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機9、構以公司名義的行文，蓋總裁職章和公司法人章。(二)以公司名義對國營機關團體、公司核發的證明文件、合同文本，及各類規章典范的核決等由總裁署名，蓋總裁職銜章和公司法人章或合同專用章。(三)以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶的合同文本及內部規章典范的核決行文由部門總經理署名者，蓋總經理職銜簽字章。(四)各部門于經辦業務的權責范圍內及對于民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時，蓋部門章。第三條 印信的監印(一)總裁職章及特定業務專用章由總裁核定本公司的監印人員。(二)合同專用章得由總裁核定本公司的監印人員。(三)部門經理職銜簽字章及部門章得由部門經理指定監印人員,并報總裁辦備案。第四條 印信蓋用10、(一)文件需用印時，應先填寫用印登記表單(附表3)，經相關主管人員核準后，連同經審核的文件文稿等交監印人用印。(二)監印人除于文件、文稿上用印外，并應于用印登記表上加蓋使用的印信存檔。(三)公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經主管副總裁簽字批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來后必須向公司匯報其介紹信的用途，并進行登記簽字確認，未使用的必須交回。第五條 各種印信由監印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監印人全權負責。第六條 監印人對未經判行文件，不得擅自用印，違者受處。第七條 印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。第八條 本辦法經呈總裁核準11、后施行，修改時亦同。二 會議室管理辦法公司現有大、小會議室兩間，為合理安排公司會議室的使用，減少各部門間使用的時間沖突，現制定如下管理辦法：1、各部門或個人因工作需要需使用公司會議室時，應提前一天到“總裁辦”辦理會議室使用登記手續（見附表9）。臨時決定使用的，也需到總裁辦提出申請，由總裁辦主管秘書協調解決；2、“總裁辦”根據各部門登記的會議室使用時間、先后順序、與會人員數量等情況合理安排會議室使用的先后次序。并及時將安排結果通知相關部門或個人。4、公司領導因重要工作需臨時使用會議室時，根據情況的緊急程度主管秘書可優先安排使用，并及時通知相關部門調整會議室使用時間；5、凡未辦理使用登記申請的部門12、或個人，無權使用會議室；6、本辦法自公布之日起開始施行，望各部門認真遵照執行。三 會議管理辦法經研究決定，現制定會議管理辦法如下：1、會議形式（1） 總裁辦公會：由公司總裁主持召開的協調工作部署會（2） 中心辦公會：各管理中心主管副總裁主持召開的工作協調部署會（3） 專項工作會：根據工作需要召開的專題會議（機動）（4） 部門例會：各部門的工作總結、計劃會2、會議召開時間i. 總裁辦公會：每半個月召開一次，時間為月初、月中的第一個星期一上午11：0012：00ii. 中心辦公會：每周召開一次，時間為每周五下午16：3017：30；iii. 專項工作會：根據工作需要機動安排會議時間iv. 部門例會13、：每周召開一次，時間為每周五上午。具體時間由各部門根據工作需要確定3、參會要求（1） 根據會議主題認真準備會議材料，不可取用不正確的材料；（2） 嚴格遵守會議開始時間，不得無故遲到；（3） 因工作需要不能準時到會的，應在會議開始前告知主管秘書；（4） 嚴格按照確定的發言時間進行陳述。（原則上以3分鐘為限）；v. 嚴禁發言內容偏離會議主題；vi. 不可打斷他人的發言；vii. 無特殊理由不得中途離席；四 檔案管理制度a) 文件的歸檔范圍： 1.凡下列文件統一由總裁辦負責歸檔： (1)上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復； (2)以公司名義對外發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要14、通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表、項目方案、合同、協議、委任書等； (3)董事會會議、總裁辦公會、專項會議、公司管理委員會、中層干部會以及各種專項例會記錄； (6)參加上級召開的各種會議帶回的重要文件、資料及本公司在會上匯報的發言材料等； (7)上級有關領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進 行匯報的提綱和材料； (8)反映本公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音、像攝制品； (9)公司日志和大事記； (10)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2.各業務部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。第二條 立15、卷要求1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向總裁辦主管秘書移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。第三條 檔案文件的借閱1、 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人在文書檔案借閱登記表上簽字確認，并經總裁辦公室主任同意后方可借閱；對有密級的文件需經主管副總裁及總裁辦主任同意后方可借閱。2、16、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，重要文件就地閱看，按時歸還。任何人不得將重要文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第四條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，檔案管理人員應定期清理造冊，并按公司有關規定，辦理申請銷毀手續。若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經主管總裁批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經總裁辦公室主任同意后方可銷毀。第五條 經審核同意銷毀的文件，檔案管理人員應認真填寫、編制銷毀清單，并應由總裁辦公室主任監督銷毀。五 文書管理制度(一)總則 第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮17、文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我公司的實際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。第三條 公司各類文件由總裁辦公室歸口管理。(二)收文的管理第四條 公文的簽收1.凡來公司的公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由前臺文秘登記簽收，并在文件簽收登記表上登記（見附表：8）(直送總裁辦公室的機要文件除外)后交總裁辦主管秘書拆封。在簽收和拆封時，前臺文秘和主管秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。第五條 文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應嚴格遵守18、傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交還總裁辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見的總裁辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應送總裁辦主管秘書處，切忌橫傳。5.總裁辦公室秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按19、照有關保密規定，并征得總裁辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。(三)發文的管理第八條 發文的規定1.公司上報下發正式文件的權力集中在總裁辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。2.各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文的應向總裁辦提出發文申請，并將文件底稿分別交總裁辦審核。總裁辦同意發文，則按公司機構設置與業務分工統一歸口以字發文。 3.對公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由公司董事長和公司總裁批準簽發。其余文件均由主管副總裁批準簽發。第九條 發文的范圍：1.凡是以總裁辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要20、和會議簡報，均屬發文范圍。2.總裁辦公室下發文件主要用于： (1)公布公司規章制度； (3)公布公司體制機構變動或干部任免事項； (4)公布公司的重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定； (5)發布有關獎懲決定和通報； (6)其他有關全公司的重大事項；3.總裁辦上行文、外發文主要用于： (1)對董事會呈報工作計劃、請示報告、處理決定； (2)同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。4.在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，報經主管領導批準后，由主管部門書面或21、口頭通知執行，一般不用總裁辦發文。 5.凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用工作簡訊發會議紀要。 6.各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用部門的名義對外發函(應各自編號備查)不用公司名義發文。(四)發文程序與要求第十條發文程序規定：1.各單位需要發文，應事先向總裁辦提出申請；2.總裁辦同意發文時，主辦單位應公司的主體工作精神及上級指示或實際工作需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁22、，詳細寫明文件標題、發送范圍、印制份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5.總裁辦應根據公司的要求和上級有關指示精神、有關文件的規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6.經審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；7.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；8.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送主管領導審定批準簽發；10.經領導批準簽發后的文稿交總裁辦主管秘書統一編號打印；11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；12.文件打字后，由總裁辦派專人按數印刷，再由主管23、秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。13、總裁辦秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。附：軟件股份有限公司行文規范（一） 發文種類 字2001* * 號：字文件是公司對內制定制度、管理辦法，對外發布公司重要決議、決定、規章制度等時使用； 辦字2001* * 號：總裁辦發布文件時使用 人字2001* * 號：公司決定公司內部經理級以上人員及各分公司總經理人事任免時使用 行字2001* * 號：行24、政部發布文件時使用 財字2001* * 號：財務部發布文件時使用 便字2001* * 號公司對外商洽工作、對內進行調整時使用 函：公司對外商洽工作，詢問和答復問題時使用 通知：通知文件是對總公司內部、各分公司及代理商非制度、決定、決議類文件時使用。例如：放假通知、代理會通知等。10、請示：各部門向公司領導或上一級單位請示指示時使用。11、各部門向公司領導匯報工作、反映情況、答復詢問時使用。12、通報：公司對重要事宜發布通告時使用13、紀要：記錄公司各種會議時使用14、合同：公司對外簽訂各種合同時使用（二） 文件格式：1、 文件一律采用A4紙。2、 文件標題使用宋體2號字，文件正文使用宋體4號字25、。3、 發文字號包括 x字，年份xxxx,序號xx。4、 文件標題應簡要概括文件內容。文件標題除規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。5、 文件應在右下角標明x頁號。6、 行文層次序數，第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。7、 成文日期以簽發人簽發日期為準。8、 文件如有附件應當在正文之后，成文日期之前注明附件順序和名稱。10、某頁文件中沒有具體內容時應注明“（此頁無正文）”。11、*字類文件應標注命主題詞。一份文件的主題詞不得超過6個。12、修改和簽批文件應使用鋼筆和簽字筆第四部分 附表單樣本 申請日期：申 請 部 門印 鑒 名 號印 鑒 類 型制印用途26、：部 門 負 責 人 簽 字公 司 總 經 理 簽 字附表1：制印申請表附表2：印信存檔登記表 填表日期:印 鑒 留 存 部 門保 存 人鑒印留存:附表3：用印登記表年度：用印部門鑒 印 存 檔用 印 人鑒印人： 年 月 日事 由份 數部門經理簽字總經理簽字用印部門鑒 印 存 檔用 印 人鑒印人： 年 月 日事 由份 數部門經理簽字總經理簽字用印部門鑒 印 存 檔用 印 人鑒印人： 年 月 日事 由份 數部門經理簽字總經理簽字用印部門鑒 印 存 檔用 印 人鑒印人： 年 月 日事 由份 數部門經理簽字總經理簽字附表4：會議議程表 年 月 日部 門負責人待 議 事 項陳述時間相 關 會 議 材 27、料 提 交附表5：待議議題申請表 年 月 日部 門待 議 事 項所提交會議材料摘要附表6：全宗案卷分類索引登記表 年度：編號類 別編號類 別編號類 別編號類 別合 同原本證書規章制度科技成果111122223333444455556666777788889999附表7：檔案借閱登記表年度:2002年度序號檔案名稱及類別借閱人借閱時間用 途歸還時間12345678910111213141516171819202122232425262728附表8：文件簽收登記表序號日 期收件類型和名稱送達部門經手人簽字備 注123456789101112131415附表9：會議時使用登記表使用時間會議室類型使用部門與會人數申請人