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1、科貿有限公司員工費用報銷管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 報 銷 管 理 規 定（暫行）1. 目的明確公司員工在報銷方面的相關規定。2. 執行部門 北京xx科貿有限公司、北京xx科貿有限公司、北京xx科技有限公司及投資控股的各省市分公司、辦事處、檔口全體員工。3. 解釋權北京xx科貿有限公司人事行政部負責解釋本規定4. 報銷原則4.1公司各項財務費用報銷實行田總一支筆原則。4.2必須是與公司正常業務有關的必要支出。4.3必須在發生前得到批準，否則將不予報銷。4.4需經核算部審核是否符合報銷制度，超出部分不予報2、銷。4.5所有報銷款匯入收款人銀行卡，原則上不支付現金。5. 報銷的流程、審核內容、說明及時間5.1 報銷流程5.1.1 報銷核準流程：報銷人在原始單據上簽字并填寫匯總表部門負責人或區域負責人審批簽字行政人事部審核核算部審核并制審批表出納復核 并付款總經理審批分管副總審核5.2審核內容5.2.1 行政人事部及核算部負責審核原始票據是否真實、合法，是否每份原始單據背面有經辦人簽名，是否填寫部門名稱、公司名稱、金額是否填寫正確、是否符合公司財務制度，是否有部門或區域負責人簽字等，對不符合要求的單據不予報銷。符合財務規定的發票：有稅務局監制的印章（事業單位有財政局的票據專用章）和開具發票單位的財務專3、用章（或發票專用章）。發票的付款單位必須填寫公司全稱，不能將名稱填寫為“xx或xx”。5.2.2 部門負責人及各區域負責人核對報銷內容是否合理、情況是否屬實。5.2.3 總經理審批完畢，由報銷經辦人交出納付款。6.報銷說明6.1各種單據用途說明6.1.1報銷單：用來報銷各種費用，把各種原始單據貼在后面，核銷單據需要明“|公司已付”。6.1.2 勞務結算付款單：用來結算勞務費用。6.1.3報銷明細匯總表：各分公司、部門、區域報銷必須附報銷明細匯總表，將報銷明細和核銷明 細分開，分總或區域負責人在匯總表上簽字。6.1.4運費單獨報銷，制作匯總表，并附上商務制作的運費發生和承擔方明細表。6.2報銷時4、間 公司行政辦公費用每月報銷一次，報銷單據必須于每月10日前寄到北京總部，每次提供的票據必須是上月日期票據，夾雜當月或上上月日期的票據不予報銷。例：張三9月5日報銷8月份費用，只能全部是8月份日期的票據，含9月份或7月份或其他月份的票據一概不報。7. 公司行政報銷7.1 日常用品的報銷7.1.1日常用品包括各地必須從京東采購，需要開具有公司名稱的正式發票及京東配送的明細單據一起走報銷審核流程7.1.2 各部門各區域臨時性購買其他用品時，各地分公司要分總同意，各區域必須分管副總審批同意，如不能簽字至少要有微信同意截圖，北京零售部必須分管副總同意，總公司要有行政副總同意。7.1.3 外購辦公用品一5、律憑原始發票，由經辦人、分管經理簽字，完成所有核準簽字后，方可報銷。7.1.4公司人員出差臨時需要購買的辦公用品等，各地分公司要分總同意，各區域分管副總同意，北京零售部需要分管副總同意，總公司需要行政副總同意，回來后應及時補辦相應手續（入庫，相關主管簽字）方可到財務報銷。7.1.5 各部門進行物品維修時，需事先以微信或郵件辦理申請，經部門負責人審批簽字，分管副總簽字后方可進行維修。7.1.6 各地要自定采購申請單，要有相關上級審批簽字或微信同意截圖覆單上，辦公用品及其他必須京東采購，京東采購必須發票與明細同時具備。其他非京東報銷必須要有正規發票及明細。發票與明細不能同時具備，無上級領導審批（口6、頭無效）一概不報。8. 交通車費報銷 8.1 員工報銷交通車費時，車票后面應填寫起、止地點，時間，外出事由，經各級主管部門審 簽字方可報銷。8.2公司提倡節儉，員工外出辦事一般乘坐公共交通工具，費用實報實銷。21：30之前出租車一概不報。若情況特殊，如沒有公共交通工具或晚21:30以后，確實需要乘坐出租車，必須經分總或區域負責人審批后寫清情況說明，總經理批準后，方可報銷，報銷款匯入分總或區域負責人賬戶，由其發放給當事人。9.加班餐費報銷9.1工作日加班超過晚21：00加班人員可報加班餐費，每人每餐標準為15元（超出部分自行負擔）。10.招待費報銷10.1 招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游7、費、贈送商品、贈送購物卡開支等。10.2各區域各部門因公招待必須事先由區域負責人或部門負責人以微信或郵件報總經理審批同意，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，先斬后奏一概不報。參與招待活動的人員中，以最高級別的人員為報銷人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。10.3招待費發票報銷，需填寫清楚并說明招待事由，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。11.差旅費報銷11.1短期公差11.1.1住宿費報銷時必須提供住宿發票，按照實際發生額報銷，實際發生額北京、上海、廣州、深圳超出300元/日以上部分自行承擔，其他地區超出200元/日以上部分自行承擔。11.1.2出差交通費，憑所8、提供發票報銷，飛機、火車票要寫明去什么地點辦理何事；出租車費原則上不予報銷，特殊情況需要提前報備方可報銷。11.1.3公差餐補50元/日。11.2外派常駐人員11.2.1住宿由公司統一提供或提供補助，標準另行規定。11.2.2其他費用按相關規定報總經理批準。12.通訊費報銷 12.1經理、總監、業務人員都配備公司集團號，通訊費自行去營業廳繳納費用并開具正式發票進入報銷流程。后勤人員工資內含話費，不予報銷。公司集團號套餐不夠需添加向上級申請。12.3各部門要嚴格控制辦公室固定電話的使用情況，員工除了因公業務需要之外，不得使用公司電話另作他用。13.配送運費費用報銷13.1配送費用包括：快遞或者物9、流貨品的運費。13.2運費報銷，附上快遞單或者物流單，以及等額發票，填寫費用報銷單。除此之外，物流、快遞底單需寫明日期、發貨明細并發貨人姓名全稱，如填寫不全，不予報銷，并追究經辦人責任。13.3運費報銷寄回總部由商務初審并制表后進入報銷流程。14. 固定資產費用報銷14.1一般固定資產增加需要提前向公司申報，申報內容包括增加原因、購買資產名稱、種類、尺寸、數量、價格等，如果需要添置的固定資產是二手產品，還應該寫明該二手產品的年份，購買時價格和目前價格。14.2公司采納并同意增加的固定資產，才可購買，如沒有公司同意則不予報銷。15其它15.1報銷票據公司只接受正式發票，購買物品時如需加稅點，則公10、司可接受范圍為5%個點，超出此范圍，采購一方應換單位采購。確有特殊情況無法開具發票，收據背面需寫明用途、明細、經辦人簽字和不能開具發票的原因并由區域經理簽字。15.2報銷發票背面應附上購買物品的明細單或在發票聯右下角寫明明細、用途并有經辦人簽字，背面未寫明用途未經辦人簽字的發票，財務有權拒收不予報銷。15.3快遞回總部票據的快遞費一律自付，不可以到付。15.4 本規定自公布之日起生效，如有修改則自修改發布之日起生效。 北京xx科貿有限公司 xx年11月21日附件：費用報銷單填寫及票據粘貼要求1、 報銷單據必須要有報銷人簽字和區域負責人簽字、報銷時間、報銷款項、報銷金額填寫完整，應力求整潔美觀，11、不得隨意涂改； 2、業務員差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）； 3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8、出租車票據需注明業務發生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門負責人或區域負責人簽字確認； 9、報銷單所填寫明細費用順序必須與貼票順序一致。