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1、公司檔案借閱及接收轉出管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為保證公司存放的人事檔案安全、有序，不斷提高檔案管理水平，制定本規定。一、檔案管理工作基本原則集中統一、專人負責管理人事檔案，以實事求是為原則，保證檔案的真實性、完整性、安全性，保證使用。二、檔案負責人的職責與權限1 妥善保管人事檔案，積累檔案材料；2 收集、鑒別、整理、歸集人事檔案材料；3 辦理檔案查閱、借閱、接收、轉出等相關手續；4 為有關部門提供真實、客觀的檔案信息，開具真實證明；5 做好檔案的安全、保密工作；6 加強學習，不斷提高檔案管理水平，不2、斷推進信息化管理。三、檔案材料的收集、分類、整理、立卷1 鑒別歸類2 排列材料3 技術加工4 編類分頁5 登記目錄6 裝訂成冊7 驗收入庫四、檔案借閱1 除辦理工齡審定、退休審批、工作調動等必須借檔，一般政審或取證應在公司閱檔，盡量減少檔案借出；2 借閱檔案一律辦理借閱登記手續，借閱人需持單位黨組織借、閱檔案介紹信并簽字、注明檔案歸還日期；3 借閱人不得隨意涂抹、更改、拆毀檔案，檔案負責人負有保證檔案材料真實性、完整性、安全性的責任；4 借閱的檔案不得轉借他人；5 借閱的檔案未經批準不得復制、翻印；6 檔案用完應按時歸還，未及時歸還責任人應負責催還。五、檔案的接收與轉出1 接收檔案先審核其真實3、性、完整性，無問題再做相應登記手續。對于材料內容缺失、不真實的檔案應由相應的責任人做補充、更正再辦理接檔手續；2 接收的檔案應及時登記、編號入庫，不得隨意放置檔案；3 檔案存放信息及時錄入微機；4 轉出檔案須首先核對提檔人所持調檔函是否符合要求，使用沒有存檔資質的單位開出的調檔函不能提檔；5 轉出檔案應先審核材料內容無誤，無內容缺失，再按要求封好檔案（用專用密封條封口并加蓋公章），同時開具檔案轉移信和人事關系介紹信，并做相應的轉檔記錄，寫清轉出時間和去向；6 提檔人應在檔案轉移信存根處簽字，以明確責任。六、檔案保存安全1 須有專門的檔案室保存檔案，采用金屬檔案柜，統一編號，整齊排列；2 定期對庫存檔案進行核對、整理，做到登記與實物相符，嚴防檔案材料裝錯檔案袋；3 檔案室應保持整潔、衛生，檔案室內嚴禁吸煙；4 做好檔案室的防火、防蟲、防潮濕、防盜工作；5 下班前必須檢查檔案室，巡視后鎖好防盜門。