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1、自動門生產公司財務費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條：為了加強公司內部管理，規范公司費用報銷流程,合理控制費用支出，特制定本制度。第二條：本制度根據公司的實際情況，將費用報銷分為行車費、差旅費、通訊費、住宿費、伙食費等。第三條：本制度適用公司各部門。第二章 費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規定1、報銷人應取得真實合法的原始憑證（1） 有效發票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章+發票專用章，如少其中一個章，發票無效。（2） 財政機關批準并統一監制的行政事業性收據；（32、） 郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單；2、發票的真假辨別：發票章的單位名稱需要和網上注冊的名稱一致，可以登錄發票上提供的查詢網址進行核實，但是在出差中也不太方便隨時核對發票的信息，建議大家到正規的地方消費索取發票，避免出現假票現象。3、經辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據報銷；對于既沒發票，也沒收據的，一律不予報銷；第五條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求：1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業務員差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）；3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的3、粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額要一致，并經部門領導批準才有效；報銷單據不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票據金額與填寫金額不符，財務不予報銷。9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單；10、出租車票據需注明業務發生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票4、背面需有部門主管簽字確認；第六條： 在一個預算期內(一個月)，業務員各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算部分不予報銷。第七條：費用報銷基本流程：經辦人填寫報銷單 財務負責人審核 總經理審批 出納審核并付款 經辦人簽字領款并將報銷單據報送財務部。第八條：報銷時間的具體規定1、為了提高費用報銷工作效率，各部門應在每周一和周四報賬。2、超過1個月以上（含1個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。第九條：差旅費報銷1、公司業務人員因公外出所發生的行車費、市內（郊縣）差旅費、通訊費、住宿費、伙食費等按規定標準在限額內實行實報實銷，超出標準部分自行承擔。職位區域項目一般員工主管經理省外住宿標準1005、120150交通費火車硬座飛機經濟倉/火車硬座飛機經濟倉/火車硬座伙食費305080焦作郊縣住宿標準80100120交通費公交車公交車公交車伙食費2030502、出差補貼及標準2.1、住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出標準部分自行承擔。2.2、出差期間招待客戶需要事先經總經理同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續。2.3、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。2.4、不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.5、部門經理以下（含部門經理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經總經理批準后方可乘坐飛機。2.6、6、到達目的地后，除總經理外其他員工原則上（市內）不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車。因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。2.7、住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標準間住宿標準2.8、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包干部分憑發票報銷（發票金額大于費用包干標準的按標準報銷，發票金額小于費用包干標準的按實際金額報銷）。2.9、報銷差旅費必須在回公司3天內辦理報銷手續，繳還預支差旅費，否則作為挪用公款處理。第十條：辦公用費用管理1、辦公費用包括印7、刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。各部門對所屬單位發生的辦公費負責.2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政負責采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報部門領導審批后，由行政部統一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經部門和公司領導審批后交由行政統一采購；5、 各部門所需購置的辦公用品，統一到行政部領用，并辦理領用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續，如有遺失，8、照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程序執行，對各部門每月超出預算的所有辦公費用將不予審批；第十一條：業務招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。2、各部門因公招待必須事先申請總經理批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。4、其它非公招待客人一律個人承擔 。第十二條：交通費1、市內辦理業務人員原則上應盡量9、乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須事先取得部門經理的批準,報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容。2、業務員自駕車因公外出辦事，不得超過公司核定標準，超支部分自行承擔；第十三條：通訊費1、各部門要嚴格控制辦公室電話的使用情況，員工除了因公業務需要之外，不得使用公司電話另作他用。第十四條：配送費用1、配送費用包括：送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關倉儲支出等。2、由于配送費用受銷售情況影響較大，公司對配送費用依據銷售變化情況實行定率管理，計劃物流負責管理所屬配送費用，應提高效率，有效降低配送費用。3、長期外叫車輛應簽訂合同10、，預收一定數量的押金，并交公司財務部備案。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附“配送費用明細表”、“送貨單”和費用報銷單，同時提供相應有效票據。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫費用報銷單；6、賣場原則上顧客自提和公司統一配送，確需導購自行送貨的，需請示物流批準，同時備案后，方可報銷送貨費用；報銷時需提供“配送費用明細表”、“送貨單”；7、計劃物流因工作確需雇傭搬運工的以及其他有關費用支出，按公司費用審批程序執行。第十五條：培訓費1.培訓費用由行政部統一進行預算、統一管理、統一安排。2.費用發生前使用部門應向人事行政部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經人事行政11、部門審核總經理審批后送一份至財務部門。3.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。第十六條：會議費1.各部門因工作需要參加各種會議的，應寫申請報告，詳細注明會議性質、內容、目的、會議地點、參會人數、會議天數及所需經費，后附“會議邀請函”，經部門負責人核實、總經理簽字后方可前往，會議結束后應及時到財務部辦理報銷手續。2.參會人員應嚴格控制費用開支，不得無故超支和浪費資源，厲行節約，反對鋪張浪費；3.會議結束后5日內按規定辦理費用報銷手續，報銷單據后附經審批的申請報告及“會議邀請函”。第十七條：倉庫、辦公室租賃費、水電費、等固定費用，由行政部根據真實合法單據申請報銷。第十八條：未涉及的其它12、事項發生的費用，根據實際情況，由部門主管上報總經理酌情處理。第三章 借款標準及流程第十九條：借款標準1、員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其1個月工資總額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的部門負責人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）；2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任。3、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部領取現金；在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。4、 員工完結事務后，在報銷時扣回借款，交回剩余現13、金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，在本月發放工資時扣回。5、單筆借支或報銷金額超過3000元，需要提前一天通知出納備款。第二十條：借款流程 填寫借款申請部門負責人審批財務部審核總經理審批財務部批款還款。第四章 費用審批管理第二十條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付審批權限屬公司總經理。2、總經理外出時可以指定授權人（或電話授權），經公司財務負責人審核后予以支付，對不符合公司財務制度的單據，有權拒絕支付，總經理回來后要立即補辦審批手續。3、審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準方式為書面形式。5、公司對貨幣資14、金支付的審批建立以“誰批準、誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷。7、財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核并經總經理審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。8、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司總經理、會計簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。第五章 附則第二十一條：1、本辦法經公司總經理審核通過后執行。 2、本辦法在執行過程中如有未盡事宜，由財務部和總經理共同會商后作出解釋并確定處理辦法。