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1、公司檔案歸檔、立卷與管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、目的1.1為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事 效率，特制定本規定。1.2本規定所指行政事務包括檔案管理，印鑒管理，公文打印管理，辦公用品管理，庫房管 理、郵發管理、信息管理等。2、適用范圍全體員工3、公司檔案范圍及相應的管理部門：3.1以下檔案由公司行政人力資源部負責管理3. 1. 1勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。3.1. 2經營管理方面的文件材料。教育培訓方面的文件材料。3. 1.4信息、情2、報方面的文件材料。3.1. 5其他具有利用和保存價值的文件材料和記錄資料。3. 2以下檔案由公司綜合辦公室負責管理3.2. 1公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。3. 2.2公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料。3. 2. 3公司檔案還包插聲像資料。照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成。影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明。錄音檔案：唱片、錄音帶。錄像檔案：政治、經濟、科技、文娛、廣告活動。3.2.4 1程建設底圖、藍圖及文字材料。3. 3以下檔案由公司財務部負責管理。3. 3. 1財務、會計及其管理方面的文件材料。3.4以下3、檔案由公司商務部負責管理銷售資料及客戶檔案資料3. 5以下檔案由公司采購部負責管理3. 5. 1采購客戶檔案及產殆資料3. 6以下檔案由營運中心負責管理6. 1加盟商加盟申請、調查文件等檔案文件。4、公司檔案管理體制4.1公司檔案管理工作，實行集中與分散管理相結合的體制。由行政人力資源部負責主體檔 案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。2各部門形成的有關本規定第二條中明確由行政人力資源部負責保管的檔案材料由本部門負責立卷和歸檔，并負責將完整的檔案移交行政人力資源部保管。5、檔案管理工作1檔案材料的收集：5.1檔案材料。每一宗檔案均需明確歸檔時間、保管期限、密級，填寫檔案目錄表。54、. 2收集采収“日產日收”的原則，隨時入檔；各部門形成檔案，需歸行政人力資源部保存 的應于檔案收集整理完畢后兩個工作日內移交行政人力資源部進行歸檔。5. 3遺缺不全的檔案，由相關部門負責釆取措施，收集齊全。5. 4檔案的歸檔、立卷與管理。5. 4.1區分卷宗，確定立檔單位。分類。依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序等分成若干層次和類別。5. 4. 3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。5. 4. 4案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，介于兩種保管期限的，保管期限從長。卷內文件把正文、附件請示和批復放在一起，編制填寫案卷目錄表。每年元月1一15日對檔案進行一次清理：清除不必要保存的5、材料、對破損和褪色的材 料進行修補和復制。6、檔案的保管：6.1公司成立時的資料及重要的內部資料，原則上永久保存；人事檔案原則上保存期限為五 年，其他檔案視情況而定。6.2檔案管理員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。6. 3檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。檔案只限歸 檔人使用。其他人員查閱、使用及復制一般檔案需經行政辦公室批準；查閱、使用及復 制秘密和機密檔案需經行政辦公室主任及主管副總批準；查閱、使用及復制絕密檔案, 需經總經理批準。7、檔案的銷毀：7. 1對己失效的檔案，由相關部門負責編制檔案銷毀清單，辦理銷毀手續對該檔案了6、以 銷毀；檔案銷毀清單永久保存。7.2檔案銷毀手續辦理：由檔案保管人填寫檔案銷毀清單，經部門主管領導、總經理審 批后，方能銷毀。根據檔案本身的密級性或重要性，需董事會簽字審批的應由董事會簽 批后方可銷毀。7. 3檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在檔案銷毀清單上簽字。4公司終止、解散吋，檔案應移交控股股東。5公司應釆取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密；如有檔案失密和泄密，將視情節輕重給予檔案保管人、泄密人相應的處罰乃至追究刑事責任。8、檔案借閱、使用管理：&1凡需使用檔案者，均須填寫檔案借閱申請表，根據檔案密級經各級領導簽批后方能 借閱。2檔案密級借閱簽批規定：2. 1秘密：由檔案保管部門主管簽批7、。& 2. 2機密：檔案保管部門主管簽批一一常務副總簽批。& 2. 3絕密：檔案保管部門主管簽批一一常務副總簽批一一總經理簽批。8. 3 一般檔案借閱不得超過三個工作日，如需更長吋間借閱需在申請表中注明時長并獲批準; 檔案應如期歸還，如需再借，應辦理續借手續。8. 4借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自復印、涂改、勾畫、剪裁、抽取、 拆散或損毀；借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管 領導。8. 5外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離公司不得 復??；其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。8. 6公司內部檔案使用的方式有（詳見保密制度規定）：8. 6. 1提供檔案原件：對秘密、機密的檔案，如即時查看即時退還，由檔案保管人提供原件；& 6. 2提供檔案復印件：如需使用密級為秘密、機密的檔案超過一個工作日或不超過一個工 作日但需帶出公司或脫離檔案保管人監管的，由檔案保管人提供復印件；密級為絕密 的檔案只提供復印件；8. 6. 3涉密文件的復印件借出應做標記并登記保存，借閱人使用完畢后歸還。9、附則9.1本制度由行政人力資源部負責解釋、補充，常務副總經理審核，總經理批準生效。9. 2本制度自批準發布之日起實施。本制度實施后，公司之前實施之制度與本制度有抵觸的 規定一律以本制度為準。