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1、公司檔案銷毀及借閱管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 檔案管理制度第一條 總則 1、為加強對公司檔案的管理,有效搜集、保管和利用各類檔案,提高檔案綜合管理水平,根據國家有關法律法規,并結合公司實際情況,特制定本制度。 2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經營管理活動中直接形成的,具有保存價值的合同、協議、文件、客戶資料、會議紀要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。 3、公司檔案工作堅持集中統一管理的原則。 第二條 檔案管理體制 1、公司設置檔案室,歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員,負責協調、2、組織、管理公司檔案工作。 2、公司檔案管理人員,負責公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。 3、檔案管理員在負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時,需按規定編制各類電子表單,確保檔案的完整有序管理; 第三條 檔案資料的形成和歸檔 1、凡公司在各項業務工作中形成的具有保存價值的文件材料,都必須按歸檔時間要求交由行政辦公室歸檔,各部門和個人不得據為己有。 2、對歸檔文件材料的基本要求: (1)歸檔的文件材料必須完整、系統、準確,各項簽字手續完備; (2)應永久、長期保存的文件,如用易于褪變材料書寫的,要予以復制,復制件附于原件后一并歸檔; (3)整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料3、裝具等要符合檔案保護要求。 3、檔案歸檔時間要求: (1)各類政府部門的批復、復函等原始文件材料必須及時歸檔; (2)各部門在各項業務過程中形成的文件材料,相關審批材料、客戶資料等須在本單業務合同簽訂后3個工作日內,將應歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔; (3)各類文件材料歸檔份數一般為一式一份,重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當增加份數。 第四條 檔案保管 1、檔案室接收檔案要認真驗收并辦理交接手續。2、要定期進行庫藏檔案的清理、核對工作,做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時,要查明原因并保存記錄。 第五條 檔案銷毀 銷毀4、檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀前要編制清冊,提出銷毀報告,經公司領導審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定,銷毀清冊要永久保存。 第六條 檔案的借閱和利用 1、檔案查閱、復印、外調,必須嚴格執行報批手續;2、檔案查閱或外調,需填寫檔案查閱、外調審批單,按程序批準后予以查閱或外調并如期歸還。3、借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。 4、檔案歸還時應保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。 5、凡公司領導開會形成的重要會議紀要、公司發展規劃、合作意向、評估材料等,未經公司領導批準不得借閱。 6、財務會計檔案,只準公司財務、會計人員查閱,其他人要查閱,需經總經理領導批準。 7、未經公司領導授權,任何部門或個人無權公開檔案。 第七條、附則 1、本制度所配套的相關表單附后(附件一)。2、本制度自正式下發之日起執行。XX有限公司xx年X月X日附件一:檔案查閱、外調審批單查閱、外調部門經手人查閱、外調內容查閱、外調目的部門負責人年 月 日辦公室負責人 年 月 日檔案部門處理結果:經手人:
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