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1、集團有限公司辦公自動化系統使用制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 青島XXXX集團有限公司辦公自動化系統使用制度辦公自動化系統使用制度1.目的1.1公司辦公自動化系統，簡稱OA系統（下同），是公司行政審批、信息發布等辦公事務的電子化平臺，也是員工制定個人計劃、交流信息、共享資源的電子化手段。為了有效地發揮協同辦公系統的作用，明確部門職責，規范員工行為，加強系統管理，特制定本使用管理制度。1.2實現辦公自動化以提高效率和執行力，是公司實現向現代企業邁進戰略的本質要求，提高辦公無紙化率以節約資源，是青島芭東控股集團承擔2、社會責任的具體體現。1.3 OA系統的目標是要在公司范圍內建立一套完整的工作監控管理機制，解決部門自身與部門之間協同工作的效率問題，從而系統地推進管理工作朝著制度化、標準化和規范化的方向發展。2.范圍本制度適用于所有使用本系統的部門/子公司、員工。使用OA系統處理各項辦公事務的過程和所產生的結果，與原工作流程所產生的結果具有同樣的效力。 3.職責本制度由集團行政中心負責監督執行。4.系統介紹 OA系統承載如下辦公事項：（1）所有公告、通知的發布（2）審批（詳見本制度附件【模塊使用規范】）（3）各部門、各分公司的部分規章制度，部分固定的辦公、業務流程的落實和執行（4）公文、公告、規章制度、業務規3、則等電子文檔的管理和共享（5）員工日常辦公中的信息傳遞和共享（6）各部門/子公司員工制定的個人工作計劃，并與上級領導和其它部門共享（7）展現企業文化的平臺，聽取建言建議的渠道，討論熱點議題的論壇5.使用規范5.1公司員工，在工作時間內，無論在何地辦公，均有責任和義務，自覺地登錄、使用協同辦公系統來處理日常辦公事務。對于可在協同辦公系統中處理的辦公事務，工作的發起者如果仍沿用原處理方式，則其上級領導可視情況不予受理。5.2 員工應在每個工作日的上班時間（具體上班時間參見各分公司執行的上班時間）處于登陸在線狀態。5.3 公司的部分規章制度，各OA系統使用部門/子公司的部分規章制度和業務流程，在協同4、辦公系統中以固定流程模版的形式予以體現。并列在OA系統中的“文檔管理”欄目。對于上述事務，原則上均應調用相應的固定模版流程來發起。5.4 OA辦公系統運行在公司的OA服務器上，在公司固定辦公場所工作的員工，可使用桌面終端的IE瀏覽器（不支持遨游，360安全瀏覽器等其他瀏覽器），通過局域網直接訪問系統。各用戶不得隨意更改計算機IP地址，以免造成與OA系統服務器沖突。造成嚴重后果的依獎懲管理制度追究當事人責任。5.5 在公司外辦公和出差的員工，則需要通過互聯網訪問系統。5.6 OA辦公系統訪問地址為：（外網）（內網即溫泉辦公樓）5.7 公司每位員工均有一個獨立的賬號和密碼，這是登錄OA辦公系統的唯5、一憑證，也是登錄后證明員工身份、確定操作權限的唯一依據。對于賬號和密碼，需要遵循如下使用原則：（1）嚴格保密，不對任何人泄漏自己的密碼（2）至少每三個月更改一次密碼（3）委托他人代為處理自己的工作，要采用書面授權的形式，不要直接將密碼告知受托人（4）關閉電腦操作系統中的自動保存密碼的功能（5）為自己的電腦終端設置“屏幕保護”功能，并設定為不操作電腦3分鐘后自動啟動以及啟動后需要輸入密碼解除保護5.8 每位員工均要對系統中記錄的所有以其名義處理的事務和結果承擔責任。5.9 登錄OA辦公系統后，應盡快處理自己的待辦事項。所有網上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應不超過4個工作小時（即半個工作日6、內）。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關人員代為辦理。對于不能馬上處理完畢的事項，應選擇“暫存待辦”功能，以給流程中的各節點一個明確的狀態信息，而不應放在“待辦事項”區置之不理。公司將不定期檢查協同處理情況，通報協同未處理人員名單。5.10 使用OA辦公系統，應按照工作內容的不同，在系統中“流程”區建立對應的文件夾，并對處理完畢的流程、信息、文件進行定期的清理、歸檔工作，以使工作條理清晰，方便日后的查詢和統計。不得將大量與工作無關的文件長期存放于系統中。5.11 OA辦公系統專為集團辦公使用，所有的數據均存放在服務器端。為了不影響系統的效率和安全，請不要將個人的私人信息存放在系統中，特別是7、不要存放音頻、視頻、照片等大量消耗系統資源的信息。集團辦公室將定期對每個賬號的存儲空間占用情況進行檢查和評估。對于明顯異常的賬號，將向所在部門發出警告通知，并在本人在場的情況下，登錄系統做內容檢查。5.12 各用戶要將OA系統中極為重要的文件備份到個人計算機的非系統盤中，防止數據丟失。5.13 員工應對所使用的計算機進行定期檢查，計算機除安裝必要的辦公軟件、殺毒軟件及相關應用軟件外，不得任意安裝游戲等無關軟件。各用戶必須統一安裝360殺毒軟件（該軟件免費），并保證及時升級，定期全面進行殺毒。6.人員及權限管理6.1 OA用戶分為：系統管理員、文檔管理員、一般用戶。6.2 因工作需要新增公司信息8、管理系統用戶時，由所在部門/子公司通過OA系統“信息系統用戶申請表”流程進行用戶及權限申請。6.3 人員調動、部門更名或取消等引起的用戶變動，各部門/子公司應在事件發生后2小內通過“信息系統用戶申請表”流程上報，以便系統管理員能夠及時針對具體情況進行參數及權限調整。6.4 各終端用戶不得隨意發布與工作無關的信息，對自已的行為負責，造成不良后果的追究相關責任。6.5 OA系統“電子印章”和“手寫簽名”均設置單獨的密碼，具備相應權限的用戶應妥善保管好單獨的密碼，因密碼被盜用等引起的行政或法律糾紛由用戶本人承擔。7.系統崗位設置和職責7.1系統管理員職責如下：（1）根據人力資源部的通知，負責搭建、更9、改組織機構信息和人員信息以及人員權限設置（2）負責日常的管理、維護、數據備份、數據恢復工作（3）負責系統的升級7.2 表單管理員負責根據各部門的要求，搭建、修改表單并綁定至流程7.3 系統文檔管理員系統文檔管理員是唯一有權查看、處置OA系統內所有存檔文件、資料和數據的用戶，責任重大，尤其需要注意登錄的安全，防止密碼泄漏。其具體職責包括如下內容：（1）負責整個公司一級文檔目錄的規劃、建立、維護工作（2）負責一級文檔目錄中各項內容的收集、整理工作（3）負責督促公司各職能部門及時更新一級文檔目錄中由其負責提供的內容（4）負責為各部門的部門文檔管理員授權8.模板及要求8.1 OA系統內預設協同模板，將10、固定流程處理的辦公或其它事務固化在系統中，由發起人直接調用，進行事務的發起。8.2 已設置協同模板的業務，均要求通過OA協同模板管理功能進行業務處理。舉例：（電子公告審批流程）發起人發起發起者部門主管審批公司領導批示公告管理員組承辦8.3 協同要求（1）標題清晰準確。（2）正文內容不空白，簡述扼要，強調重要內容。（3）選擇必要的發送對象，不打擾無關人員。（4）處理協同表明觀點，盡量不要以“已閱”空白回復。如果第一時間內無法處理該事項，一定要說明原因并暫存代辦。9.項目管理9.1 由固定人員組成，能夠持續一定時間的事項，視為項目管理，要求在OA系統內通過項目管理功能來管理項目計劃，項目會議紀要，11、項目重要事項處理等工作；9.2 項目的創建授權二級單位領導，由二級單位領導進行項目創建；9.3 項目負責人、項目領導、項目成員均由項目創建者負責建立完成，建立完成后，項目涉及人員可以查詢所有項目工作內容；9.4 所有涉及項目的工作，必須通過新建項目OA來完成工作創建，以利于項目工作統一歸檔管理；如有需要使用協同模板或表單模板的，在調用模板后應選擇關聯項目。10.考核10.1 OA系統用戶的人員編碼、用戶名稱和登錄名稱均是員工在系統內進行操作的標識，用戶要妥善保管用戶密碼并不定期更新。除非有書面授權并且雙方簽字確認，禁止將用戶賬號提供其他人員登錄系統進行操作，違反者經查實將按照公司獎懲管理制度處12、理并通報全公司，產生不良后果的，將移交相關行政或司法部門處理，同時追究當事人上級領導的連帶管理責任。除特殊情況外（特殊情況包括但不局限于電腦故障，網絡故障，休假等）員工必須在上班時間登陸OA，公司將不定期通報未登陸OA人員名單。10.2 所有OA用戶應按本管理規定完成協同模板、表單模板，項目管理，未按時間或業務處理要求完成的，每項業務考核責任部門。10.3 流程中的上一節點處理人員有催辦的義務，下一節點處理人員有審核是否按本流程執行的義務，并應互相監督，出現問題兩者負相同責任，同時考核。11.附件 【模塊使用規范】11.1 協同的使用規范11.1.1協同的使用分類11.1.1.1企業規范審批流13、程：發起協同時調用系統模板，系統模板根據業務使用范圍進行授權，不同人看到的系統模板不同。授權使用人為全部人員，即在需要時全部人員均可以調用此模板 發起信函的審批。11.1.1.2自由發起協同：某些工作沒有固定的流程和格式，此時可以使用協同模塊的新建事項發起自由協同工作。使用協同模塊可與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導可以進行如下工作：臨時申請、請示、文件傳遞、下達工作、工作匯報11.1.2 使用規范11.1.2.1不允許向公司全部人員發布協同；11.1.2.2各用戶須認真辦理待辦事項，不得無根據的隨意執行終止、回退操作，影響其它用戶的正常處理；11.1.2.3各用戶應根據自己業務的需14、要在“我的文檔”中建立歸檔文件夾，對重要的發起協同和辦理協同進行歸檔；11.1.2.4 創建不需要簽字、蓋章的自由協同時應選擇默認的標準正文，不要選擇word、excle正文（否則影響系統響應速度）；11.1.2.5 各用戶有義務對模板應用過程中出現的問題及時向部門管理員或系統管理員反映。11.2 公共信息的使用規范11.2.1公告的發布權限對公司全部范圍內的人員或部門相關部門人員，進行公告發布。具體授權名單詳見附件權限說明及列表。11.2.2 公告內容范圍公告欄發布的內容通常是面向公司全體員工或者一定的部門和級別的公開信息。公布的信息通常是明確的、成熟的，具有一定的嚴肅性。公告信息通常包括以15、下幾種類型的內容，但又不限于此：（1）需要公開發布的公文；（2）面向全體員工的通知；（3）行政管理中需要發布的重要信息；（4）公司政策的宣講；（5）公司制度文件的解釋說明；（6）人事獎懲，評選公告；（7）其它各類需要公布的信息。11.3 公告的使用規范11.3.1 權限各部門管理員有發布公告權限。11.3.2 發布信息內容必須是非涉密內容。11.3.3 各類別公告內容及公司頂級文檔發布需要自行完成擬稿后，須經所在部門的負責人審核同意，報經總經理審核后，由各部門管理員統一發布。11.3.4 公告標題應能明確表達公告主題，公告正文內容排版要整齊、規范。11.3.5 發布公告應注意選擇公告類別，不要16、發布到與內容不對應的類別中。11.3.6 因公告有時效性，發布公告人須定期歸檔發布的信息，以免造成系統冗余。11.3.7 所有發布公告的人在查看公告模塊時可以刪除或歸檔自己過期的公告。11.4 討論區使用規范11.4.1 討論區是公司內部自由交流平臺11.4.2討論標題應能明確表達討論主題，不允許發布類似“討論”，“請教”這樣極為簡單的標題的討論信息。11.4.3 發布討論要有正文內容，不允許發布空白內容。11.4.4 不允許發布無聊和不健康的話題11.4.5 發布討論時注意選擇討論類型11.5 文檔管理規范11.5.1 權限11.5.1.1系統允許設定一名公司級系統文檔管理員，主要是進行公司17、文檔的建立和管理。11.5.1.2各部門管理員負責對本部門的文檔進行管理、授權、日常重要文件的歸檔等11.5.2 文檔管理規范11.5.2.1公司文檔適于將程序文件、規章制度、試題、參考資料等由相關部門及人員經部門領導、總經理審批后隨時或臨時統一發布和管理。11.5.2.2由系統文檔管理員統一建立公司的頂級文件夾并授權全部權限給相應部門的文檔管理員（即各部門管理員）進行規劃管理，由每個部門的部門管理員進行文件夾結構的建立與詳細授權；11.5.2.3公司文件夾內設有公共文件夾，設為只讀方式，包括程序文件、規章制度、專項資料等公司及資料，及各部門文件夾等，供授權用戶管理或查看。11.5.2.4各部18、門文檔管理員（即各部門管理員）負責本部門文件夾管理，包括新建、刪除、授權等；各部門文件夾內應有本部門各類主要工作文檔等。11.5.2.5各部門管理員應在本部門的文件夾下按照需要創建相應的文件夾并授予權限給相應的人員；11.5.2.6 各部門管理員統一定期清理本部門無用的參考資料、公共資料下的文件；11.5.2.7 對于由個人創建的文件，應由本人定期清理；11.5.2.8 個人文檔和單位文檔中均不得存放與工作無關的其它文件。11.附件 系統系統角色權限設置說明角色定義備注系統管理員根據人力資源部的通知，負責搭建、更改組織機構信息和人員信息以及人員權限設置。負責日常的管理、維護、數據備份、數據恢復19、工作，負責系統的升級負責根據各部門需求，搭建、修改表單并綁定流程集團行政中心IT擔任公共信息管理員公告，調查，討論，新聞等更欄目版主，有發布，置頂，刪除，歸檔的權限行政中心（日常通告、新聞發布等）、人力資源（人力資源相關的日常通告）、集團行政中心（行政類通告）擔任單位首頁制度及學習資料發布員及時更新共享在單位首頁的公司制度及學習資料人力資源部擔任系統文檔管理員公司文檔的管理人員，對公司頂級文檔結構進行建立并授權管理集團行政中心IT擔任部門文檔管理員對本部門或分公司的文檔進行日常維護管理各部門分公司指定一名人員項目負責人完成對項目信息的管理，包括創建項目，跟蹤項目等是項目的信息管理者和人員分配人。各分公司各部門指定一名人員。一般用戶具有OA系統基本操作權限的用戶