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1、農(nóng)業(yè)科技公司檔案管理工作相關(guān)制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 關(guān)于印發(fā)檔案管理工作相關(guān)制度的通知各科室（部門）：為更好地適應(yīng)本公司發(fā)展的需要，進一步提高檔案管理水平，現(xiàn)將檔案整理歸檔制度、檔案的保管、保密制度、公司檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度、檔案利用制度等相關(guān)制度印發(fā)給你們，希各科室（部門）參照執(zhí)行。XX農(nóng)業(yè)科技有限公司XX年一月檔案整理歸檔制度一、本公司建立文件材料的收發(fā)登記、承辦、運轉(zhuǎn)、借閱及移交等處理制度，并及時辦理，安全保管，隨時提供借閱。二、本公司形成的文件材料由檔案室集2、中處理。三、實行年度歸檔制度。四、歸檔文件材料能完整、真實反映本公司職能活動，整理有序，方便查找利用。五、文件材料形成的次年三月前后，將其目錄向檔案部門歸檔。有關(guān)資料及目錄一并歸檔。六、交接雙方在文件資料目錄上簽字。檔案的保管、保密制度一、本公司檔案室設(shè)置必需的檔案專用庫房和柜架，庫房堅固，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。二、本公司檔案室應(yīng)配置溫濕計、去濕機、空調(diào)設(shè)備和電子計算機等。三、案卷多柜存放的繪制案卷存放示意圖。四、本公司建立全宗卷，積累存儲本公司案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。五、本公司檔案部門定期組織人員對3、檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。六、本公司檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。本公司檔案人員崗位責(zé)任制一、貫徹上級檔案行政管理部門有關(guān)檔案工作的方針、政策和工作規(guī)劃、部署，執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和技術(shù)標準。二、集中管理本公司檔案。三、負責(zé)對本公司文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。四、收集與檔案有關(guān)的資料。五、開發(fā)檔案信息資源，提供檔案。六、檔案工作人員具備高中以上文化程度，具有檔案專業(yè)知識，保持相對穩(wěn)定。檔 案 借 閱 制 度一、查閱本本公司歸檔的檔案，可以直接到檔案室調(diào)閱。二、對4、各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)，方可查閱。三、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，且只許在檔案室內(nèi)進行，利用者對其機密內(nèi)容要負責(zé)保密。四、利用者對所借檔案要妥善保管，不準拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損等，如發(fā)現(xiàn)以上情況，要追究責(zé)任，嚴肅處理。五、凡借閱檔案，借閱者均須真寫借閱登記，限限歸還。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。七、利用人員應(yīng)將利用效果及時向檔案部門反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴大5、檔案宣傳積累素材，以更好地提供利用。檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度一、本公司檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿。二、準確編寫檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。三、根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本公司的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。四、檔案的鑒定工作，應(yīng)在本公司分管負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進行。五、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)本公司分管負責(zé)人批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、本公司檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。檔案利用制度一、本公司檔案人員6、要熟悉所藏檔案的情況，主動了解本公司各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。二、本公司檔案部門必須編制案卷目錄，并根據(jù)利用工作的需要編制檔案專題文件目錄等。三、本公司檔案部門應(yīng)編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。四、凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，并慎寫檔案借閱登記簿。五、檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應(yīng)根據(jù)需要附一張檔案利用效果登記表，利用工作結(jié)束后，由利用者如實填寫，及時交檔案部門存查。電子文件歸檔管理制度一、歸檔范圍凡是反映和記錄本單位公務(wù)活動，具有查考利用價值的電子文件，及其相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)。參照國家、省、市現(xiàn)行紙質(zhì)及其他載體文件的歸檔范7、圍執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。二、歸檔時間電子文檔施行年度歸檔制度，每年度的電子文件整理合格后，于次年的6月底前將電子文件、相關(guān)軟件及歸檔電子文件登記表向單位檔案部門移交一套，形成部門保存一套備用。三、歸檔方式 電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。歸檔分兩步進行，對實進進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。在開展電子文件歸檔的初期以物理歸檔為主。四、電子文件的歸檔整理1、歸檔電子文件按江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實施辦法的要求，以件為單位進行整理。2、歸檔電子文件應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)或其他形式載體的文件之間建立準確、可靠的標識關(guān)系，一般以檔號為標識符。3、同一全宗內(nèi)的歸檔電子文8、件按年度保管期限的方法進行分類，按不同保管期限分別組盤，拷貝到耐久性脫機載體上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。4、歸檔電子文件目錄應(yīng)同時存有機讀目錄和紙質(zhì)目錄，并同時拷貝到耐久性好的脫機載體上保存。5、存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽。五、電子文件的保管要求歸檔電子文件的保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要法度外，環(huán)境溫度應(yīng)控制在1727度之間，相對溫度應(yīng)控制在3545%范圍內(nèi)，并注意離強磁場有害氣體。六、電子文件的利用電子文件的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件。利用時遵守保管規(guī)定。利用者對電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限范圍之內(nèi)。七、電子文件的銷毀參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并確保載體與信息徹底銷毀。