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文件會(huì)議
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職z****i
編號(hào):1102976
2024-09-07
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1、 企業(yè)公司會(huì)議安排、通知與記錄管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 1、 目 的:為了規(guī)范會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,特制定本管理規(guī)定。2、 范 圍:公司所有會(huì)議。3. 會(huì)議要求3.1 公司總裁、副總裁及人力資源總監(jiān)主持的會(huì)議,應(yīng)由行政部做會(huì)議記錄,并于12小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議記要,并交由會(huì)議主持人簽發(fā),由有關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議所定決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、追辦。3.2 部門會(huì)議由部門文員做會(huì)議記錄;會(huì)議內(nèi)容若是工作計(jì)劃及安排則會(huì)議記要需要上報(bào)直屬上級(jí),若是業(yè)務(wù)討論則無需上報(bào)。3.3. 與會(huì)人員接到會(huì)議通知后,應(yīng)預(yù)先安排好工作做2、好會(huì)議準(zhǔn)備,按會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議;固定的例會(huì)不再另行通知。3.4 每次固定例會(huì)與會(huì)人員如因其他公務(wù)不能出席會(huì)議或可能遲到(原則上工作安排應(yīng)避開公司的例會(huì)時(shí)間),應(yīng)事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假,否則處以50100元的處罰。3.5 會(huì)議期間,與會(huì)人員的手機(jī)應(yīng)設(shè)置震動(dòng)或關(guān)機(jī)狀態(tài);不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽電話,有緊急事情需要處理應(yīng)同主持人請(qǐng)示,經(jīng)同意后并且到會(huì)場(chǎng)外接聽。3.6 會(huì)議進(jìn)行時(shí),與會(huì)人員如需處理緊急事項(xiàng)或來賓應(yīng)酬時(shí)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)示后方可離開會(huì)場(chǎng)進(jìn)行處理;其他人員不準(zhǔn)隨意到會(huì)場(chǎng)找人或直接叫人。3.7 所有參會(huì)人員,要嚴(yán)守會(huì)議秘密,不準(zhǔn)向無關(guān)人員隨意談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。3.8 所有的會(huì)議都應(yīng)盡量在1.5小時(shí)3、之內(nèi)最長(zhǎng)不準(zhǔn)超過2個(gè)小時(shí),特殊情況除外。3.9 會(huì)議室內(nèi)會(huì)議期間禁止吸煙。4 會(huì)議管理 4.1 會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議,規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與,指定人員作好會(huì)議記錄,與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率;4.2 會(huì)議期間不準(zhǔn)接聽手機(jī),手機(jī)應(yīng)設(shè)置成無聲或震動(dòng)狀態(tài),重要事情確實(shí)需要接聽電話者,經(jīng)主持人同意方可外出會(huì)議室接聽;4.3 會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩,不準(zhǔn)來回走動(dòng),認(rèn)真記錄,已解決問題為目的;4.4 會(huì)議期間原則上是不準(zhǔn)請(qǐng)假,如由于特殊原因不能按時(shí)回公司參加例會(huì)者,應(yīng)提前通知主持人請(qǐng)假(組長(zhǎng)或副組長(zhǎng))。4.5 會(huì)議開始前所有4、參會(huì)人員入會(huì)場(chǎng)應(yīng)做好參會(huì)簽到。5 會(huì)議種類5.1 定期例會(huì)會(huì)議名稱及各類會(huì)議的參加人員如下(參考):會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會(huì)議(相關(guān)項(xiàng)目評(píng)審會(huì))每工作日上午 9:30-10:00(可以不定期)各部門本部人員、(評(píng)審時(shí)財(cái)務(wù)部人員參加)對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問題討論、合同、拓展投資計(jì)劃、工作計(jì)劃等業(yè)務(wù)部、項(xiàng)目部、各部主管月度總結(jié)及下各月的工作規(guī)劃會(huì)議(總經(jīng)理工作會(huì))每月度第一個(gè)工作日下午各部門主管經(jīng)理、上月度工作總結(jié)及下月度工作規(guī)劃報(bào)告總經(jīng)理行政辦公會(huì)每周六下午16:30-18:00總裁(總經(jīng)理)、各部主管月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)人力資源總監(jiān)員工大會(huì)每月中旬一次或每季度的一個(gè)月總經(jīng)5、理(總裁)全體員工經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容總經(jīng)理/行政部股東大會(huì)每年度一次,每年第一個(gè)月第一周內(nèi)董事長(zhǎng)、董事、監(jiān)事、總經(jīng)理上一年工作總結(jié)下年工作計(jì)劃審定以及公司重大新項(xiàng)目決議董事長(zhǎng)/ 總經(jīng)理5.2 非定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會(huì)不定時(shí)總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論總經(jīng)理(總裁)臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員特殊事宜總裁/總經(jīng)理/行政人力資源總監(jiān)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總裁/董事長(zhǎng)5.3 會(huì)議安排5.3.1 公司內(nèi)會(huì)議由行政部行(總裁秘書)安排,部門6、內(nèi)會(huì)議由各部門自行安排;5.3.2 主會(huì)人會(huì)前一天需向行政部(總裁秘書)告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容;5.3.3 行政部(總裁秘書)須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容;5.3.4 行政部(總裁秘書)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理;5.3.5 開會(huì)期中,行政部(總裁秘書)負(fù)責(zé)記錄;并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總裁(總經(jīng)理)備案。6 在 年 月 日下午通過體系管理小組討論確定集團(tuán)的管理體系、組織結(jié)構(gòu)及各部門設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)等,確定管理流程和管理權(quán)限。7 在 年 月 日下午討論通過部門工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。最后形成標(biāo)準(zhǔn)化的部門工作職責(zé)說明書;明確部門工作的責(zé)、權(quán)、利,同時(shí)討論確定合同、項(xiàng)目投資、工程、新產(chǎn)品開發(fā)等事項(xiàng)評(píng)議管理的有關(guān)評(píng)審人員和評(píng)審部門的工作流程。8 此次體系管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議流程采用簡(jiǎn)化的會(huì)議管理方式,由行政部直接通知的方式召集會(huì)議。9會(huì)議產(chǎn)生的決議采取會(huì)簽的方式確認(rèn),如果產(chǎn)生意見分歧應(yīng)該采用表決的方式,采取2/3票數(shù)通過即為通過的方式結(jié)局爭(zhēng)議問題。10 其他未盡事宜由體系管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議商議。
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