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1、商貿公司辦公室及合同檔案管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，促進公司發展壯大，提高經濟效益，根據國家有關法律、法規及公司章程的規定，特制訂本公司管理制度?？倓t 1、公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規章制度和決定。 2、公司倡導樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發展的事情。 3、公司通過發揮全體員工的積極性、創造性和提高全體員工的技術、管理、經營水平，不斷完善公司的經營、管理體系，實行多種形式的責任制，不斷壯大公司實力2、和提高經濟效益。 4、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發揮才智，提出合理化建議。 5、公司實行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提供平等的競爭環境和晉升機會；公司推行崗位責任制，實行考勤、考核制度，評先樹優，對做出貢獻者予以獎勵。 6、公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和集體創造精神，增強團體的凝聚力和向心力。 7、員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規章制度的行為，都要予以追究。 一、公司形象管理規定 1、員工必須清楚地了解公3、司的經營范圍和管理結構，并能向客戶及外界正確地介紹公司情況。 2、在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答，切不可冒犯對方。 3、在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。 4、遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間辦公室內應保證有人接待。 5、接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。 6 員工在接聽電話、洽談業務、發送電子郵件及招待來賓時，必須時刻注重公司形象，按照具體規定使用公司統一的名片、公司標識及落款。 7、 員工在工作時間內須保持良好的精神面貌。 8、 員工4、要注重個人儀態儀表，工作時間的著裝及修飾須大方得體。二、辦公室管理制度 1、辦公室衛生管理規定 1）員工須每天清潔個人工作區內的衛生，確保地面、桌面及其他辦公設備的整潔。 2）員工須自覺保持公共區域的衛生，發現不清潔的情況，應及時清理。 3）員工在公司內接待來訪客人，事后需立即清理會客區。 4）正確使用公司內的水、電、空調等設施，最后離開辦公室的員工應關閉空調、電燈和一切公司內應該關閉的設施。 5）要愛護辦公室公共財物，辦公區域的花木等，損壞的要照價賠償，情節惡劣的要加倍賠償，并追究責任。2、文件收發規定 1）公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，由總經理簽發。 2）業務文件由有關部門擬稿，分管5、副總經理審核、簽發。 3）屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。 4）已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。 5）公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。 6）經簽發的文件原稿送辦公室存檔。 7）外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送。 8）文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在二日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。二日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原6、因。 3、文印管理規定 1）所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 2）打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，送辦公室打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，也由辦公室各統一打印。 3）文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。 4）文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。 5）嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。 4、辦公用品購置、領用規定 1）辦公用品的日常管理暫由公司負責7、人定期購買； 2) 每月10日之前，個人將所需要的辦公用品以書面形式申請，由公司負責人將辦公用品購回，根據實際需要有計劃地發放。 3）若急需某類辦公用品，也應首先聯系公司負責人，同意后方可購置。后補書面申請。4）新進人員到職時由綜合管理部門統一配發各種辦公物品。 5）辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 6）所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。 7）個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。5、電腦網絡管理規定： 1）使用者應保持電腦設備及其所在環境的清潔。下班時，務必關機切斷電源。 2）未經許可，使用者不8、可增刪硬盤上的應用軟件和系統軟件。 3）工作時間內不允許在網絡上從事與工作無關的行為（如：上網聊天，玩游戲等），禁止瀏覽與自己工作崗位或業務無關的網站。 4）公司及各部門的工作業務數據，由各自負責人至少每周備份一次；重要數據由使用者本人向公司資料管理員申請做立即備份。 5）未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。 6）使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密。 7）嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網絡的正常運行。 三、考勤制度 1、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業務前，須經本公司負責人同9、意。2、員工正常工作時間為上午8:00至12:00，下午13:30分至17:30。季節變化如需調整工作時間時，由人事部另行通知。工作時間規定為單休制，國家法定節假日正常休息。如需假日和夜間值班由辦公室統一安排。3、嚴格請、銷假制度。請假必須填寫書面請假申請。員工因私事請假2天以內的（含2天），由公司負責人批準；2天以上的，報總經理批準；副總經理和公司負責人請假，一律由總經理批準。請假員工事畢向批準人銷假。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。 4、上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論處；超過30分鐘以上者，按曠工半天論處。提前30分鐘以內下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天10、論處。 5、一個月內遲到、早退累計達5次者，扣發3天的基本工資；累計達5次以上10次以下者，扣發10天的基本工資；累計達10次以上者，扣發當月的基本工資。 6、工作時間禁止打牌、下棋、串崗聊天等做與工作無關的事情。如有違反者當天按曠工1天處理；當月累計2次的，按曠工2天處理；當月累計3次的，按曠工3天處理。 7、參加公司組織的會議、培訓、學習、考試或其他團隊活動，如有事請假的，必須提前向公司負責人及組織者或帶隊者請假。在規定時間內未到或早退的，按照本制度相關條款處理；未經批準擅自不參加的，視為曠工。 8、員工的考勤情況，由各公司負責人進行監督、檢查，公司負責人對本部門的考勤要秉公辦事，認真負責11、。如有弄虛作假、包痹袒護遲到、早退、曠工員工的，一經查實，按處罰員工的雙倍予以處罰。四、合同管理制度 1、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。 2、合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。 3、合同談判須由總經理或副總經理與相關部門負責人共同參加，不得一個人直接與對方談判合同。 4、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托12、書的法人委托人，法人委托人必須對本企業負責。 5、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。 6、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。 7、合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。 8、雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，注明合同有效期限。 9、除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在市人民法院管轄。 10、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。 11、變更、解除13、合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。 12、變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。 13、合同管理由總經理授權副總經理總負責，歸口管理部門為財務部、辦公室。 14、公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經辦人簽名后，按審批權限分別由總經理、副總經理或其他書面授權人簽署。 五、檔案管理制度 1、各部門應明確規定檔案責任人，檔案責任人對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。 2、各類規章制度、辦法、人事、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計14、劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。 3、各類合同的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并實行電腦化管理。 4、歸檔資料必須符合下列要求： 1）文件材料齊全完整； 2）根據檔案內容合并整理、立卷； 3）根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。 4）檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。 5）加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 六、倉庫日常管理制度1、倉庫日常管理 1）倉庫保管員必須合理設置各類物資和產品的明細賬簿和臺賬。215、）必須嚴格按照倉庫管理規程進行日常操作，倉庫保管員對當日發生的業務必須及時逐筆登記明細帳，做到日清日結，確保物料進出及結存數據的正確無誤。及時登記明細帳，保證帳物一致。 3）做好各類物料和產品的日常核查工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進行檢查盤點，并做到賬、物、腦三者一致。如有變動及時向領導反映，以便及時調整。 4）倉管人員應嚴格控制各類物資的庫存量；定期進行各類存貨的分類整理，對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按月編制報表，報送部門領導。 2、入庫管理 1）物料進庫時，倉庫管理員必須憑送貨單、檢驗合格單辦理入庫手續；拒絕不合格或手續不齊全的物資入庫，杜絕只見發票不見實物或邊辦理入庫16、邊辦理出庫的現象。 2）入庫時，倉庫管理員必須查點物資的數量、規格型號、合格證件等項目，如發現物資數量、質量、單據等不齊全時，不得辦理入庫手續。未經辦理入庫手續的原料一律不得入庫存放。同時必須在短期內通知經辦人員負責處理。 3）收料單的填開必須正確完整，供應單位名稱應填寫全稱并與送貨單一致。每批材料入庫合計金額必須與發票上的金額一致。 3、出庫管理 1）各類材料的發出，原則上采用先進先出法。物料出庫時必須辦理出庫手續。倉管員應開具領料單，經領料人簽字，登記入帳。 2）庫存物資清查盤點中發現問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。如屬短缺及需報廢處理的，必須按審批程序經領導審核批準后才可進行17、處理，否則一律不準自行調整。 發現物料失少或質量上的問題（如超期、受潮或損壞等），應及時的用書面的形式向有關部門匯報。4、倉庫是財物重地，非保管人員不得隨意進出停留，不允許代存私人物品，不得私自拿用、外借物品，不得白條抵庫。5、原料庫房要明亮通風，定期檢查，不能有過期或霉變現象；各庫房衛生要每日一小清，每周一大清，保持庫房內貨架、地面及墻壁干凈，無塵土、油污及其他雜物，保持干爽無異味。6、配備擋鼠板，做好防蠅、防塵、防鼠、防潮“四防”工作。7、倉庫管理員應責任心強，監守崗位，無故不能離崗。倉管員對倉庫安全防衛，防火防盜等負有直接責任，對突發事件能及時處理和協調，保證生產的順利進行，嚴防意外事故18、發生。七、保密制度 1、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。 2、公司秘密是關系公司發展和利益，在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項： 1）公司經營發展決策中的秘密事項； 2）人事決策中的秘密事項； 3）專有技術； 4）重要的合同、客戶和合作渠道； 5）公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號； 6）總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。 3、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印制、收發、傳遞、保管，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。 4、公司秘密應根據需要，限于一定范圍的員19、工接觸。接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。 5、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。 6、檔案室、微機室等機要重地，非工作人員不得隨便進入；工作人員更不能隨便帶人進入。 八、會議管理1、公司會議主要由辦公會議、業務會議、員工會議和股東會議組成。 2、每月召開一次公司例會，就上月工作事項做出研究和決策。會議由公司總經理主持，參加人為公司副總經理、各部門經理等領導班子成員。3、公司各部門每周六早上開會，針對本周工作進行總結及分析。4、公司辦公例會由公司行政人事部組織。行政人事部應于會前一天將會議的20、主要內容書面通知參會的全體人員，并在會后24小時之內整理、發布會議紀要。5、會議紀要的形成與簽發1）公司辦公例會會議紀要、決議，由行政部整理成文。 2）行政部根據會議內容在限定時間內完成紀要和決議的整理工作。3）會議紀要和決議形成后，參會的公司領導班子成員簽字確認。6、會議紀律1）與會人員不得遲到、早退或缺席。特殊情況不能按時到會，應提前向會議召集人請假。2）與會人員不得中途退席，特殊情況經主持人同意方可離開。3）與會人員在會議期間，不得大聲喧嘩，不得來回走動。4）遲到、中途離席者應輕聲入、出座位，盡量不干擾會議進行。5）與會人員應坐姿端正，禁止吸煙，禁止交頭接耳開小會。6）會議期間與會人員要21、認真聽取會議內容并做好記錄，要關閉手機（或將手機處于振動、靜音狀態）；會議期間不會客。7）與會人員應保持會場整潔，不準隨地吐痰，扔紙屑，會議結束后將座椅整理好。最后離開會場者負責關燈、鎖門。8）與會人員不可無故打斷他人的發言，不可對發言者吹毛求疵。九、安全保衛管理1安全保衛1）為了保證公司有一個安全、良好、有序的經營辦公環境，根據省市有關法律、法規、法令和公司的實際情況，各部門要重視防火、防盜和生產安全。2）公司的安全保衛工作，要堅決貫徹 “隱患險于明火，防范勝于救災，責任重于泰山”的指示，堅持“預防為主的原則，做到有備無患，萬無一失?！?）各部門要把安全保衛工作納入重要議事日程，認真研究、布22、置。貫徹“誰主管誰負責”的原則，確保公司生命財產安全。2、安全防火1）公司防火安全工作，要本著以“預防為主，防消結合”的原則。2）公司所有員工都應增強消防意識和安全防火的責任和義務。3）上班期間，各部門的負責人要對公司和本部門的防火安全負責。4）公司全體員工要了解公司各種消防設施的情況。5）公司員工需掌握火災撲救工作的知識和技能及自救知識和技能。6）全體員工不論是在工作區或非工作區，一律不許亂接電源。7）加強對易燃物品的管理，除在用的以外，必須存放在指定位置。8）下班前，必須切斷所有電器設備的前一級電源開關。3、安全保衛管理1）公司大門、放置財務數據、印鑒和重要資料的房間應關閉上鎖。2）文件柜23、辦公桌不得放密級文件資料和現款、印章和貴重物品。3）財務人員必須按規定存放現金，不得超出限額。4、公司招聘的員工，要進行必要的審查；公司所有員工必須登記個人基本信息，以及復印身份證、學歷證書，專業技能資格證等以留檔保存。5、公司負責人為公司安全員，定期檢查督促安全工作。安全員要有高度的責任感，要經常檢查，督促安全保衛措施的落實情況；發現問題，及時消除隱患。十、工作過失責任追究辦法 1、本辦法所稱工作過失，是指工作人員因故意或者過失不履行或不正確履行職責，以致影響工作質量和工作效率，貽誤管理與服務工作，造成不良影響或損害公司利益的行為。 2、工作人員在實施管理與服務過程中，有下列情形之一的，應24、當追究工作過失責任： 1）對符合規定條件的申請應予受理、許可而不予受理、許可的； 2）不予受理、許可不告知理由的； 3）超越權限實施許可的； 4）對涉及不同部門的許可，不及時主動協調，相互推諉或拖延不辦，或者本部門許可事項完成后不移交或拖延移交其他部門的； 5）無正當理由在規定時間內未完成本職工作或完成工作未達到標準要求的； 6）對屬于職責范圍內的事項推諉、拖延不辦的； 7）缺乏調查研究、工作浮夸，提供不實數據、虛假資料等論證依據，影響經營決策正確性的； 8）在履行職責過程中，造成工作失誤的； 9）、其他違反內部管理制度貽誤工作或損害公司利益的。 3、工作過失責任分為：直接責任、間接責任和領導25、責任。 4、承辦人未經審核人審核、批準人批準，直接作出具體工作行為，導致工作過失后果發生的，負直接責任。 承辦人弄虛作假，致使審核人、批準人不能正確履行審核、批準職責，導致工作過失后果發生的，承辦人負直接責任。 5、雖經審核人審核、批準人批準，但承辦人不依照審核、批準意見實施具體工作行為，導致工作過失后果發生的，承辦人負直接責任。 6、承辦人提出方案或意見有錯誤，審核人、批準人應當發現而沒有發現，或者發現后未予糾正，導致工作失誤后果發生的，承辦人負直接責任，審核人負間接責任，批準人負領導責任。 7、審核人不采納或改變承辦人正確意見，經批準人批準導致工作過失后果發生的，審核人負直接責任，批準人負26、間接責任。 審核人不報請批準人批準直接作出決定，導致工作過失后果發生的，審核人負直接責任。 8、批準人不采納或改變承辦人、審核人正確意見，導致工作過失后果發生的，批準人負直接責任。未經承辦人擬辦、審核人審核，批準人直接作出決定，導致工作過失后果發生的，批準人負直接責任。 9、集體研究、認定導致工作過失后果發生的，集體共同承擔責任，持正確意見者不承擔責任。 10、兩人以上故意或者過失，導致工作過失后果發生的，按個人所起的作用確定責任。 11、對工作過失責任人，視情節輕重另按公司員工獎懲制度處罰。 12、本辦法未做具體規定的，可由公司根據實際情況集體研究處理附則1、本制度如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款需要增加或刪減的，公司將會補發相應的制度及規定。2、本制度最終解釋權歸公司所有。3、本制度自發布之日起生效。