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1、企業文件收發保管及員工職責分工管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理辦法第一章 總 則第一條 為規范公司文件管理工作并保證文件的完整性及保密性，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本辦法。第二章 文件管理原則第二條 統一、安全、服務的原則。第三條 完整性、保密性，理順工作程序原則。第四條 延續性、真實性原則。第三章 職責與分工第一條 各部門職責：1) 負責對日常業務工作中接收到的外來文件交相應的文件流轉責任人進行登記，依據批示執行辦理，并回復執行情況。2) 根據業務需要，就有關事項草擬文件，并按審批情況行文2、發布。第二條 文件流轉責任人：1) 總經辦：負責相關文件的登記、編號，并根據權限送審、登記、分發、回收、移交歸檔等。2) 檔案管理員：對企業文件材料的立卷工作并對文件的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。3) 各分子公司檔案管理員職責 負責整理本單位文件資料的管理和文書立卷工作。 定期向集團檔案管理員提交相應的材料備份（每半年一次紙質檔案及電子數據庫檔案附目）。4) 各部門指定檔案管理員（集團、子公司） 負責整理本部門文件資料的管理和文書立卷工作。 負責各部門收到的外來非指令性文件的處理及歸檔工作。 定期向本單位檔案管理員提交相應的材料備份（每半年一次，紙質檔案及電子數據庫檔案附目3、錄清單）。第四章 編碼規則第一條 本集團及成員企業各制度及部門各類文件、制度執行過程中產生的的各種表格、文件、文檔、記錄、項目及合同等采用編碼規則第二條 編碼遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性的原則。第三條 標號方式采用1) JHA / AA/ BB-CC-DD-EE-FF: JHA代表集團名稱縮寫（取集團漢字名稱拼音的第一個字母，用大寫表示）； AA代表中心名稱英文縮寫；（取集團中心英文簡稱的第一個字母，用大寫表示） BB代表集團成員企業代號；（取成員企業拼音簡稱的第一個字母，用大寫表示） CC代表制度名稱縮寫；（取制度名稱拼音簡稱的第一個字母，用大寫表示） DD代表部門名稱縮寫；（4、取部門名稱拼音簡稱的第一個字母，用小寫表示） EE代表文件類型代號；（以自然數表示） FF代表自然序號。（以日期或自然數表示）2) 集團編號依據 JHA、集團名稱“JHA”代表集團標準的“俊豪”字，取集團名稱漢字的第一個字母，用大寫表示。 A、中心名稱代號a. 戰略企劃中心 Strategy planning center“SP”是戰略企劃中心代號，取集團中心英文簡稱的第一個字母，用大寫表示。b. 人力行政中心 Human Administrative center“HA”是人力行政中心代號，取集團中心英文簡稱的第一個字母，用大寫表示。c. 技術研發中心 Technology Research5、 Development center“”是技術研發中心代號，取集團中心英文簡稱的第一個字母，用大寫表示。d. 計財中心 Department of Finance Center“DF”是計財中心代號，取集團中心英文簡稱的第一個字母，用大寫表示。 B、成員企業名稱代號a. “DZ”是俊豪電子公司代號，取公司簡稱“電子”漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。b. “JX”是俊豪機械公司代號，取公司簡稱“機械”漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。c. “LH”是雷航電子公司代號，取公司名稱“雷航”漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。d. “ZY”是卓越電子公司代號，取公司名稱“卓越”漢字拼音的第一個字母，6、用大寫表示。e. “DD”是俊豪典當行代號，取公司簡稱“典當”漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 C、制度名稱代號 企業管理制度“QY”是企業管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 銷售管理制度“XS”是銷售管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 行政管理制度“XZ”是行政管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 人事管理制度“RS”是勞動人事管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 生產管理制度“SC”是生產管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 設備管理制度“SB”是設備管理7、制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 技術管理制度“JS”是技術管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 質量管理制度“ZL”是質量管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 物資管理制度“WZ”是物資管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 財務管理制度“CW”是財務管理制度代號，取管理制度名稱漢字拼音的第一個字母，用大寫表示。 D、部門名稱代號a. 計劃管理部“jh”是計劃管理部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。b. 企劃部“qh”是企劃部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。8、c. 營銷部“yx”是市場運營部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。d. 人事部“rs”是人事部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。e. 行政部“xz”是行政部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。f. 培訓部“px”是培訓部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。g. 法務部“fw”是法務部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。h. 生產部“sc”是生產部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。i. 技術部“js”是技術部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。j. 信息管理部“xx”是信息管理部代號，取部門名9、稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。k. 物流部“wl”是物流部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。l. 資金部“zj”是資金部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。m. 投資管理部“tz”是投資管理部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。n. 審計監察部“sj”是審計監察部代號，取部門名稱漢字拼音的第一個字母，用小寫表示。 E、文件類別代號代號文件類型01管理文件02計劃文件03程序文件04崗位職責05操作規程06作業指導07質量體系標準08檢驗標準09技術標準1011 F、自然序號（由日期年月日或序號組成）例如：給工資表編號JHA / DF /LH C10、W ZJ 01 20101201 自然序號 文件類別代號 部門名稱代號 制度名稱代號 成員企業代號 中心名稱代號 集團標準代號以上就是集團編號的格式說明，請參考第四條 版號規則1) 版號：版號由年份、版次、修訂序號組成，如2010-A-01：表示2010年A版第1次修訂。第五章 文件保管第一條 文件保管3) 接收文件必須認真驗收，并辦理接收手續。4) 存放文件必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。5) 縮微膠片、照片、磁帶等的保管： 存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火內。縮微母片和拷貝片應分別存放； 庫房內應設有防火和空氣調節設施，溫度、11、濕度應符合規定的要求。6) 要定期進行文件的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的文件，要及時進行修補和復制，文件因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。7) 文件庫房的一般要求：保存文件必須有專門的庫房，并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。第二條 文件統計1) 企業文件管理要建立健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。2) 文件統計主要有文件管理基本情況統計，文件數量統計，文件提供利用及其效果的統計等。第六章 文件收發管理第一條 收文類別及處理要求：1) 收文類別：外事文、公司員工外出會議帶來的文件、資料12、，各部門或子公司需要請示集團總經理的文件等。2) 文件形式：可以是紙質文件或是E-mail形式。3) 接收登記： 公司接收的文件由行政部進行統一的登記編號。 行政部將接收文件分送給相關部門（需經總經理指示的文件統一交由總經辦，由總經辦負責分送）。 相關部門及人員收到文件后在行政部收發文登記表中簽收。 以郵寄方式送達的文件統一由行政部簽收、登記。在簽收時需注意檢查封口和郵戳，對開口和郵票撕毀。 函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。4) 文件處理和發放 批示需要辦理、回復、執行或參考的文件，由總經辦交承辦人或相關部門簽收辦理，承辦情況登記在收發文登記表中。 批示不需要辦理的文件13、，總經辦知會相關部門。 外單位發來的非指令性文件：由接收部門負責人按部門職責范圍確定辦理方式，并記錄辦理情況，由部門文件管理員統一存檔。編號規則參照本制度第四章編號規則。5) 文件的執行回復 各責任部門根據領導批示在規定時限內辦理或執行完畢有關事項后，需要將收文及反映辦理情況的所有資料，回復相關部門。 如無法辦理或執行，經辦人應以書面形式說明情況送部門經理審核后回復總經辦，經領導批示同意后，回復情況在收發文登記表備注。第二條 發文管理 上報下發正式文件的權力集中于總經辦,各部門一律不得自行向上、向下放送正式文件。 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應提出文件申請表,附14、件底稿交由審批部門審核。 各部門根據工作需要，就某事項需要行文的，由各部門負責起草。 發文審批 發文均要由起草部門填寫文件申請表，附待審批文件，屬部門審批權限范圍的，由經辦人直接交部門經理審核或由審核部門匯簽。 需要由公司領導審批的，由各審核部門匯簽完畢后，由經辦人交總經辦登記，由總經理審批。 有嚴格時間要求的文件，若主要領導或相關領導因故不在，其委托的其他領導可以代簽（經總經理批準授權的）。 對內發文 如經審核不同意發文，由總經辦回復起草部門，程序終止。 文件經審批定稿后，由起草部門根據批示的稿件做最終的校對并打印，確保行文正確。 需在公司內進行發布的文件由行政部對其進行發布（部門內部進行發15、布的文件由行政部門進行發布、發送），并 在發文登記表中登記。 需要簽收的按要求簽收，準確送達有關人員和部門，不得延誤或積壓。 所有文件由行政部統一編號，各部門發文由各部門自行編號。編號規則參見本制度第四章編號規則。 對外發文 需要發送的文件，由行政部進行及時發送，及時登記掛發文號，需要簽收的按要求簽收，準確送達有關人員和部門，不得延誤或積壓。 合同性文件、機密性的文件由原則上可由行政部進行發放（總經理指定的專人除外）。在發送前必須在行政部的發文登記表中登記。 發文各環節相關人員要認真負責，如有出現差錯追究相關人員責任。 文件簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的16、，應在接件后即時報送。 文件下發后，需要相關部門及單位辦理的，由負責此項工作的人員及時督促辦理，確保落實。 發文的范圍:1) 凡以公司或部門名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要等，均屬發文范圍。2) 公司名義發文件主要用于： 公布公司規章制度； 轉發文件或根據轉發文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機構變動或人事任免事項； 公布公司關于經營管理、政治工作、生活福利等作的決定； 發布有關獎懲決定和通報； 其他有關公司的重大事項； 對外單位工作經營上的需要。3) 部門名義發文主要用于： 呈報工作計劃、請示報告、決議處理決定等； 凡各業務部門召開專題會議所作的決定,一般都不17、應發文,為備查考,可以部門名義發會議紀要。第七章 文件傳閱、借閱第一條 文件傳閱規定第五條 公司領導批示的文件由總經辦送有關人員和部門閱知。閱文時間一般不超過2個工作日，急件當天閱批。第六條 凡正式文件均需由總經辦根據文件內容和性質閱簽后,分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦，為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。第七條 一般函、電、單據等,由總經辦直接分轉處理.如涉及幾個部門會辦的文件,應同主辦部門聯系后再分轉處理.第八條 為加速文件運轉,總經辦應在當天或第二天將文件送到承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩18、天(特殊情況例外)。第九條 文件傳閱應做到準確、及時，避免漏傳、誤傳。公文傳閱一般不橫傳。傳遞公文，應辦理簽收手續。收件人收到公文后應簽署。第二條 借閱規定1) 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后各部門指定檔案負責人處填寫檔案調閱登記表，方可借閱。2) 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意批準。3) 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。4) 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經監管部門批準。 5) 有密級的檔案調閱、復制時均需經授權領導批準。619、) 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過三天。7) 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。8) 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。9) 檔案管理員每月進行一次借用文件的核對和查檔工作，并做好及時入庫歸位工作。 如發現文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向上級報告。10) 檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。 保密規定1) 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看，對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2) 閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,20、要按文件申請表辦理借閱手續,防止丟失泄密。3) 閱辦公文，尤其是重要和機密文件，應嚴格遵守保密制度和辦文規定，任何人不得將文件隨意擱放，帶到公共場所或帶回家中，以防泄密或丟失。4) 文件丟失，應及時報告行政部。對丟失文件造成后果的，按保密制度有關規定處理。5) 文件閱完后，應及時存檔，切忌橫傳。6) 員工外出工作，不得隨身攜帶絕密、機密級文件。如有特殊需要，必須經過監管部門審批。 檔案保密級別及解密4) 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。檔案的密級由檔案提交人提議，公司領導、簽定小組核定密級。5) 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部21、經理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。第八章 文件歸檔第三條 文件材料的形成與歸檔 6) 企業生產（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。7) 各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔。第四條 企業文件材料歸檔的基本要求e. 歸檔的文件材料必須完整、真實。f. 歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律，各部門對其進行編號。g. 集團檔案管理員對所收的文件編號參見本制度第四章的編號規則。h. 企業各類文件材料一般22、歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。i. 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。j. 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。k. 卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。l. 按各類檔案資料的保23、密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。m. 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。第五條 企業文件材料的歸檔范圍：1) 產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。2) 經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等24、。3) 設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。4) 技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。5) 計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。6) 物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。7) 財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。8) 企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料。25、9) 員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等。10) 公司有效證照、證件、印章。11) 其他有必要歸檔管理的資料。第六條 文件保管時間鑒定2) 編制文件保管期限表，文件保管期限分永久、長期、短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存。 對企業在一定時期內有利用價值的文件分別為長期或短期保存。 凡是介于兩種保管期限之間的文件，其保管期限一律從長。 凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。3) 具體管理期限：鑒定工作要組織由公司領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單26、位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。4) 每年年末進行一次鑒定工作。第七條 文件歸檔分類方法（各職責部門） 按產品型號分類； 按設備型號分類； 按科研課題分類； 按工程項目分類； 按專業性質分類； 按組織機構分類； 按時間分類。第八條 檔案編目與編制檢索第五條 要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。第六條 要根據需要編制檔案檢索工具，并且進行檔案著錄工作。第九條 檔案管理人員因工作原因調崗或離職的需辦理要交接手續（附文件檔案移交報批表），并嚴格遵守保密制度。第十條 檔案移交時間3) 各職能部門在工作中形成的文件材料在每年六月份27號前要將應歸檔的文件材27、料整理歸檔，由各職能部門負責人審定后，向本單位檔案管理人員移交。清單一式兩份(接交部門各留存一份備查)。4) 各子公司文件的檔案在每年六月份最后一天前統一移交到到集團行檔案管理員處，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。5) 附則：根據工作需要，所需移交、保管的資料可由公司鑒定小組確定做出修改。第九章 文件的變更與銷毀第三條 資料的修改、補充1) 修改已歸檔的資料要有經過領導批準、補充通知單。2) 修改內容較小時，可直接在原資料上注明變更通知單。3) 修改內容較多時，原來資料作廢。新資料列入原資料目錄，并且注明所代替的原資料編號。作廢的資料應注明新資料的編號，根據需要另行保管。4) 整份資料作廢，由新資料代替時，應重新編制編號，并且注明原資料編號。原資料標注新資料的編號后，根據需要另行保管。第四條 文件的銷毀f. 保存期滿的檔案可進行銷毀。g. 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,經公司鑒定小組后可銷毀。h. 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經公司監管領導審批，（重要資料必須經總經理審批）并報送有關檔案管理處備案。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。i. 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。第十章 附 則第一條 本文件管理辦法由制度中心負責解釋、補充，經總經理批準后實施。第十一章 附 件附件：（略）