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1、實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1、總則：為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。2、歸檔范圍：2.1、行政綜合類(lèi)：包括重要的會(huì)議材料；體系及行政管理文件；各類(lèi)資質(zhì)證明；企業(yè)變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件, 員工檔案（包括登記表、教育培訓(xùn)卡），花名冊(cè)等。2.2、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類(lèi)：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料等。2.3、質(zhì)量管理類(lèi)：質(zhì)量管理方面的文檔，2、如產(chǎn)品檢驗(yàn)文件、產(chǎn)品檢驗(yàn)試驗(yàn)大綱、材料委外復(fù)驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品形式試驗(yàn)報(bào)告、最終產(chǎn)品檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重大質(zhì)量事故處置記錄、重大顧客投訴處置記錄等。2.4、技術(shù)類(lèi)：在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議書(shū)、工藝文件、產(chǎn)品材料清單、產(chǎn)品首件驗(yàn)證記錄、工藝驗(yàn)證記錄、顧客確認(rèn)報(bào)告、產(chǎn)品委外檢驗(yàn)報(bào)告、文字材料、照片，以及外來(lái)、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書(shū)等等。2.5、項(xiàng)目管理類(lèi)：公司大規(guī)模的項(xiàng)目管理、銷(xiāo)售活動(dòng)紀(jì)事, 協(xié)議、商務(wù)合同（包括采購(gòu)、外協(xié)加工等供方資料）、項(xiàng)目方案等文件資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3、職責(zé)：3.1設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)部、工藝技術(shù)部要把技術(shù)檔案工作納入3、本公司的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔分類(lèi)編號(hào),以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。3.2質(zhì)量控制部負(fù)責(zé)收集與整理質(zhì)量管理類(lèi)文件，并將文件進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。3.3項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)收集與整理項(xiàng)目管理類(lèi)文件和售后服務(wù)類(lèi)文件檔案資料，并將資料分類(lèi)編號(hào)。3.4物資管理部負(fù)責(zé)收集與整理主輔材料采購(gòu)、外協(xié)加工等供方檔案資料，并將資料分類(lèi)編號(hào)。3.5財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)收集、整理、自行歸檔保管財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類(lèi)等檔案，并將檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。 3.6行政管理部負(fù)責(zé)收集與整理行政綜合類(lèi)等檔案資料，并進(jìn)行該檔案的分類(lèi)編號(hào)，以及更新各部門(mén)編制的檔案目錄。3.7 各部門(mén)按職責(zé)范4、圍要求，定期收集與整理歸檔文件，將歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，每月最后一個(gè)周六經(jīng)行政管理部審核后，在檔案管理人員陪同下將檔案存放至檔案室，并將更新過(guò)的目錄清單交行政管理部。3.8檔案管理人員的職責(zé)：（1）認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為各部門(mén)提供各類(lèi)相關(guān)檔案資料。（2）承辦各類(lèi)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。（3）遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。（4）嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。（5）保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4、措施和方法4.1資料的收集與整理4.1.15、公司各部門(mén)依據(jù)檔案資料的分類(lèi)要求應(yīng)定期進(jìn)行收集與整理，編制一份應(yīng)歸檔保管的文件清單（包括電子文件），報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，以確定是否歸檔。4.1.2各部門(mén)在檔案資料歸檔期按文件的密級(jí)確定是否歸檔，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室.4.2 文件資料的歸檔4.2.1公司設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。4.2.2每個(gè)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件資料，并按公司形成文件資料的歸檔范圍和6、要求，將所形成的文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊(cè)、盒），由主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。 各部門(mén)在移交文件資料檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見(jiàn)文件和資料控制程序），簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。凡需歸檔的文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙。凡各部門(mén)形成的歸檔文件，有電子稿時(shí)（內(nèi)容應(yīng)一致）應(yīng)一并向檔案室移交歸檔。凡外來(lái)、外購(gòu)回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠(chǎng)的圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、電氣線(xiàn)路圖等在開(kāi)封前，必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)7、，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。4.3 檔案的鑒定和銷(xiāo)毀認(rèn)真做好檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員提出申請(qǐng)，凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由最高管理者批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由各分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由各分管副總經(jīng)8、理以上領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，防止失密(參見(jiàn)文件和資料控制程序）。4.4檔案的保管和借閱：對(duì)接收來(lái)的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。認(rèn)真執(zhí)行檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交主管審查。主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題要求檔案管理員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱檔案。由管理人員填寫(xiě)文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。總經(jīng)理、副總經(jīng)理、副總工以上借閱非密9、級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。4.4.5各種檔案和各種設(shè)備說(shuō)明書(shū)等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無(wú)副本時(shí)，需經(jīng)主管批準(zhǔn)方能借出。 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，將按規(guī)定對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)10、向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰。 4.4.8電子文檔的借閱也應(yīng)該按文件借閱程序辦理借閱手續(xù)，獲得批準(zhǔn)后，由檔案管理員通過(guò)局域網(wǎng)向文件借閱者發(fā)送電子文檔4.5密級(jí)檔案的管理：公司檔案密級(jí)分為絕密、秘密二個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案除最高管理者或授權(quán)人可以調(diào)閱外其他人禁止調(diào)閱；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，也可由其受委托人審批。做好檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)11、制。全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來(lái)、外購(gòu)的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司最高管理者同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。4.6 檔案的復(fù)制和發(fā)放：4.6.1 重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后12、，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。因工作原因，需要發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，應(yīng)在檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制文件發(fā)放清單（參見(jiàn)文件和資料控制程序），發(fā)放清單由文件編制部門(mén)填寫(xiě)，部門(mén)主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門(mén)主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無(wú)法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無(wú)法提供原文13、件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，應(yīng)對(duì)責(zé)任者罰款后，由檔案管理員報(bào)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)放。 4.7檔案和受控技術(shù)文件的更改： 當(dāng)文件編制部門(mén)需對(duì)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶(hù)提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶(hù)同意更改的書(shū)面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持責(zé)任人簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。有電子文檔時(shí)更改責(zé)任人應(yīng)同時(shí)升級(jí)電子版本檔案更改后（包括電子文檔），資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。5、 附則 本制度解釋權(quán)歸公司行政管理部，制度自公布之日起實(shí)施。