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1、工業公司檔案鑒定、銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 總則一、 為對本公司各類檔案進行系統、科學、規范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經營管理服務，特制定本制度。二、 本制度規定了檔案的形成、歸檔、整理、利用、更改、復制、保密等工作，適用于本公司的檔案管理。三、 本制度所稱的檔案，是指本公司在經營管理過程中形成和收集的具有保存價值的各類文件、與公司有關的各種文字記錄、圖紙、電子文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關實物。第二章 檔案分類及編號一、 公司檔案依2、據工業企業檔案分類試行規則，以公司全部檔案為對象，結合公司管理職能和檔案內容及其形成特點進行分類。二、 檔案的類別共分為七個大類, 即：公司運營類、經營管理類、人事行政類、會計檔案類、研究開發類、儀器設備類、工程建設。三、 檔案分類應用于對本公司檔案的進行整理、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。四、 檔案分類（見附表）第三章 管理責權一、 公司辦公室（總經辦）為公司檔案的管理部門，負責公司級檔案的管理，并指導公司各部門檔案管理工作的開展；各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負責部門檔案的歸檔工作。二、 公司所有檔案統一放置公司檔案室，由專人管理。三、 辦公室指定專門或兼職人員（3、檔案管理員）負責公司檔案管理。四、 檔案管理職責：1、 做好檔案的保密、保衛工作，注意防止出現失密、失盜和失火事故。2、 加強對檔案柜的管理，杜絕潮濕、霉變和蟲蛀等，以確保檔案資料的完好無損。3、 檔案管理員應即時對檔案進行電子歸檔，實現檔案的電子信息化管理。4、 檔案管理員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料、電腦密碼等向繼任人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或私自銷毀。第四章 檔案建檔及保管一、 文件歸檔1、 各部門在各項生產、經營活動中形成的，已辦理完畢，具有保存價值的文件材料（包括照片、錄音、錄像、廣告帶、電腦軟件等）。2、 文件材料歸檔的基本要求：文件材料齊全、完整、清晰。3、 歸檔方式14、) 可區分年度的，按年度為單位，依據屬類，把文件資料進行裝訂歸檔；2) 跨年度的或不能明確區分年度的文件材料，用卷宗裝存建檔，各卷宗按序號標識；4、 歸檔時間：1) 產品開發、基建工程、有關技術項目，在任務完成之后要將歸檔文件材料及時交辦公室歸檔。屬重要的批文、合同、圖紙應及時將原件歸檔。2) 每年第一第季度未為上一年公司文件資料歸檔時間。各部門均應指定本部門的兼職檔案員做好歸檔收策、移交工作，送公司辦公室統一歸檔。3) 本公司的基建完工驗收；產品研制、定型、鑒定；新購置的設備、儀器驗收等的資料及時跟蹤歸檔。4) 各課室移交的檔案必須是原件。無原件的請附注原件的去處二、 電子檔案的保管1、 檔5、案管理員要嚴格執行公司電子檔案的訪問權限，確定有關密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。2、 屬部門保管的電子檔案由檔案管理員根據公司保密制度進行嚴格管理。3、 嚴防病毒，檔案管理員負責每周至少對電腦進行一次殺毒，任何員工發現電腦病毒應立即殺毒，并立即通知檔案管理員以及其他員工對個人電腦進行殺毒。4、 檔案管理員對“檔案管理庫”中的文檔進行每周定期備份。5、 權限范圍以內的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權限密碼進行查閱，權限范圍以外的，需由相關部門經理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。6、 檔案管理員應隨時對歸檔電子件進行更新、整理，添加索引、目錄。7、 歸檔的電子文件每季度刻制6、一次光盤，并妥善標示保存。三、 非電子檔案的保管1、 公司在工作中形成的各種有保存價值的文件、材料或記載了公司信息資源的其它載體必須按年度分別由保管人進行分類、有序的管理、立卷、歸檔。2、 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的完整性（公文上的各種附件一律不準抽離），工作完成后及時交檔案管理員歸檔。3、 各部門存檔的文件/資料應填寫資料交付登記表，交付人簽字確認后，檔案管理員對資料進行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統、準確、科學、檢索方便，并將有關資料目錄及檢索代碼輸入電腦。4、 各部門人員參加各種會議帶回的文件和有關社會職能部門發文取回的文件，均不得自行保管、銷毀，應及時移交給檔案7、管理員統一管理。四、 檔案室管理1、 檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。2、 檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。3、 庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。4、 避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5、 庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度24度，相對濕度控制在4560%。6、 庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。7、 庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。8、 檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮8、防濕、防蟲、防塵。9、 對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。10、 每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。五、 檔案的保密1、 檔案保密分為：絕密、秘密、一般1) 絕密：科技成果、產品工藝關鍵配方、股東會會議記錄。2) 機密：公司重要會議記錄、客戶檔案、商務合同等重要文件。3) 一般：非保密性的文件。2、 檔案保密要求1) 凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。2) 非檔案管理人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。3) 全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。4) 9、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。5) 查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。6) 檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。7) 定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處。第五章 檔案利用一、 檔案借閱1、 公司管理人員含技術人員因工作需要，可查閱與工作有關的檔案。因工作需要查閱其他部門檔案的，必須經辦公室主任同意，方可查閱。2、 屬工藝處方等絕密檔案的查閱，必須經公司總經理批準，方可查閱。3、 查閱檔案應辦理借閱手續，一般隨查隨還。如需借出的，應經檔案員同意方可借出，借出時間為35天。4、 10、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。5、 外單位需閱本公司檔案的，應持有單位介紹信，并給公司總經理批準，方可借閱。6、 凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。第六章 檔案鑒定、銷毀一、 檔案鑒定1、 根據檔案法，結合公司生產經營實際情況，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。2、 保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3、 從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。4、 檔案通過鑒定，要求保管期準確11、，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。二、 檔案銷毀1、 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。2、 檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。第七章 檔案分類標識一、 企業檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序（字母I、Z、O易于1、2、0數字混淆不予使用）標識目錄大類名稱( 一級 )； 采用1位阿拉伯數字標識項目分類（二級）；采用1位阿拉伯數字和英文字母標（標識順序為：1、29、A、BZ）識內容分類（12、三級）名稱：出庫單年份：2010卷號：B63-2010-01二、 檔案實體排架和編號要反映八個個基本大類, 從實際出發, 做到科學合理, 經濟實用, 保證利用檔案的系統性、有效性。三、 檔案的具體排架、分類及編號按附表執行。四、 檔案案卷要有封面、目錄頁。封面樣式見右圖第八章 本管理制度如有未盡事宜，可由辦公室另行修改、補充規定。封面樣式圖年份：2010卷號：B63-2010-01第九章 本管理制度經總經理核定后施行，修改時亦同。第十章 本管理制度的最終解釋權由辦公室。附表：一、企業經營類目錄分類二級項目分類三級內容分類檔案分類編號公司運營類AA1公司股東A11公司設立公文；A12公司章程；A13、13股東會會議資料；A14董事會會議資料；A15股東資料；A19其他它文件內容分類項目分類目錄分類A 1 12010年代號01卷號A2運營資質A21營業執照；A22組織代碼證；A23稅務登記證；A24進出口經營權證；A25海關/商檢資質證；A29其他證A3 戰略運營A31戰略規劃（目標）A32戰略合同/協議 A33顧問合同（法律、財務、技術、管理）A4政府機關和事業單位批文、通知、證書獎牌A41批文/通知；A42證書；A43扁牌A5知識產權A51商標申請；A52商標證書；A53商標對外授；A54專利申請；A55專利證書；A56專利對外授權；A57專利年費；A58商標專利維權 A6 公司文化A614、1公司介紹；A62公司大事記載；A63公司理念精神、行為準則二、經營管理類目錄分類二級項目分類三級內容分類檔案編號經營管理類BB1商務合同/協議B11銷售類；B12采購類（采購主合同、質保協議、環保協議）；B13委外加工類；B14財務類(借款、租賃)；B15技術開發協議；B16物流運輸類內容分類項目分類目錄分類B 1 12010年代號01卷號B2企業經營B21中長期經營目標/計劃；B22年度經營目標/計劃；B23經營分析報表；B24經營總結報告；B25經營會議記錄B3信息管理B31網站、郵箱；B32企業經營系統軟件；B33網絡會員資料B4采購管理B41供應商基礎檔案；B42供應商考核檔案；B415、3報價單；B44訂單；B45對帳單；B46不良退貨單據；B47送貨單據；B48來料送檢B5銷售管理B51客戶檔案（含授權資料）；B52客戶訂單（含評審記錄）；B53營銷廣告；B54市場分析；B55客戶滿意度調查；B56客戶使用意見/報告；B57產品定價；B58會議記錄；B6物流管理B61物流供應商資料；B62入庫單；B63出庫單；B64盤點報表；B65庫存臺帳；B66領料單據；B67借料單據；B7品質管理B71證書（質量體系、產品檢測、型試試驗等）；B72質量體系；B73政府監督；B74客戶審查；B75檢驗基準書；B76制程檢驗記錄；B77出貨檢驗記錄；B78來料檢驗記錄；B79客戶投拆對策；16、B7A品質異常處理記錄；B7B產品試驗報告；B7C會議記錄B8生產管理B81生產計劃表；B82產供銷協調會議記錄；B83物料需求計劃；B84制造通知單；B85領料單；B86老化記錄表；B87生產日報表；B88儀器設備點檢表；三、行政人事類目錄分類二級項目分類三級內容分類檔案編號行政人事類CC1規章制度C11人事行政制度；C12財務制度；C13銷售制度；內容分類項目分類目錄分類C 1 12010年代號01卷號C2人力資源C21員工檔案（證件、面試、聘用、合同、調動、調薪等）；C22公告通知；C23薪資福利發放；C24人力配置計劃及需求申請；C26招聘記錄；C27出勤記錄；C28 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