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1、房地產(chǎn)公司企業(yè)文書檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章 總則第1條 目的 檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。為了加強檔案管理，特制定本制度，請各部門執(zhí)行。第2條 管理部門 行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責如下。（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。 （4）做好永久2、性檔案向有關檔案機構的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。第二章 企業(yè)檔案管理體制第1條 歸檔范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。具體分類：（1）辦公文件包括公司的各種請示和批復文件、各種申請文件（如：用印申請文件）、公司對外發(fā)文（公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價值的文件（2）證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書，證書、3、證明等。（3）法規(guī)性文件：包括上級頻發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。（4）企業(yè)的重大決議：包括由企業(yè)會議、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料會議記錄等。（5）計劃性文件：包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃營銷計劃、財務計劃等（6）總結性文件:包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單向性工作總結調(diào)查報告等（7）批示性文件：包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等以及企業(yè)各類任命工作指示等。（8）憑證性文件：包括企業(yè)各部門上報的在日常活動中形成的原始記錄和憑證、如財產(chǎn)狀況房屋銷售、合同書、協(xié)議書、意向書等原始記錄和文本。（9）4、匯報性文字資料：包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言，匯報或發(fā)布的各類文書資料。（10）聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部在其經(jīng)營活動或政治，文件娛樂活動中，以及在外學習，考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。（11）題贈性資料：包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞書畫，工藝制作等。（12）工程檔案：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監(jiān)督手續(xù)，工程財務文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統(tǒng)資料。（13）會計檔案：有5、關會計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、總結、報告、合同以及往來文書都應歸檔。會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料可由會計部門自行歸檔。（14）人事檔案：人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。第2條 管理部門（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。（2）企業(yè)設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管6、理，同時負責其他部門移交檔案的管理。（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章 平時歸卷第1條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第2條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。第3條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第四章 立卷第1條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用7、。第2條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第3條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第4條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第5條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分8、的文件材料應依序排列在一起。第6條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第7條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章 文件質量要求第1條 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。第2條 永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。第3條 復印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量。第4條 錄音、錄像資料應保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由，時間，地點，主要人物，背9、景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。第5條 各類實物檔案(獎品，獎杯，錦旗，證書，牌匾，饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損第六章 檔案級別分類機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。第1條 絕密檔案包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。第2條 機密檔案包括：（1）財務資料；（2）公司重要會議紀要；（3）公司經(jīng)營情況；（4）人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；（5）技術資料；（6）金額在10萬-100萬元的合同。第3條 秘密檔案包括：（1）重要項目資料；（2）項目合同協(xié)議。第七10、章 檔案借閱、利用工作第1條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第2條 借閱管理（1）檔案主要供本企業(yè)利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，方可查閱。（2）各部門工作人員可直接查閱本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門批準，方可借閱。（3）檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印，復制，翻印，不得擅自拆散，調(diào)整，抽取，污損，不得轉借。（4）對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印，照片，重印副本，摘錄等方式。復制件應仔細校對，11、與原告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。（5）檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續(xù)，填寫調(diào)閱單（附件1），如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。（6）檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。（7）企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤后簽字后，才能調(diào)離。（8） 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予（）處理，若構成犯罪依12、法追究刑事責任： 毀損,丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 擅自向外界提供,抄摘企業(yè)檔案 涂改,偽造檔案 未及時上報歸檔者第八章 檔案清理第1條 檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀、腐蝕；定期通風、防潮。第2條 對破損檔案及時進行修補。第九章 檔案銷毀管理第1條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。第2條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第3條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。第十章 附則本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。附件1檔 案 調(diào) 閱 單 填表日期：類別調(diào)閱部門調(diào)閱人檔案內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 月 日，計 日復印張數(shù)/份數(shù)借出日期檔號歸還日期備注保管人簽章附件2： 檔 案 移 交 目 錄第 序 號題 名張數(shù)期限密級備注移交人： 接收人：年 月 日