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1、房地產開發集團公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了加強公司檔案的系統管理,實現檔案管理的規范化、制度化,更好地為公司 各項工作服務,根據檔案法和公司有關規定,結合公司實際情況,特制訂本辦法。第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必 須按規定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據為已有。第二章 檔案管理體制第三條 公司檔案工作實行統一領導,分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指 公司綜合部的統籌管理,由綜合部指2、定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工 作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協助管理。 第四條 公司檔案管理的分散與集中。1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可,綜合部可視情況保存財務管理 方面的文件資料復印件。2、有關人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管 理員備案留底;其中,屬于政府或專業主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔 保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內,把所有檔案移交到 綜合部檔案室統一保管。4、設計部3、負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交 上個月已辦結的資料,但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份 數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移 交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調 查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員 移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續,合同上加蓋備案章(按揭貸款需再 加蓋預抵押章)后,當日即移4、交另一份售樓合同,和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產 后,綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證,并最終 將此合同移交給房管局。7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部 門可視情況保存復印件。并在每一合同執行完畢后,將相關的簽證單移交到財務部保存。 8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同,原 則上公司應保留兩份原件,財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務部 保存原件,綜合部保存復印件(售5、樓合同除外) 。9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的 請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。10、各子公司及事業部負責本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后 2個工作日內移交到綜合部檔案室統一保管,本單位可視情況保留復印件。第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,綜合部檔案管理 人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導, 并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴格履行移交手續。資料管理員應保持相 對穩定,人員變動應及時通知綜合部檔案室,因工作變6、動或因故離職時應將經辦的文件材料向 接辦人員交接清楚,才能離職。第三章 檔案 的歸檔范圍第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿 冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。 1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規劃,各種重大決議、總結、報告,和各種 重要通知、通報,及各種公文、會議紀要、大事記。2、各種工程圖紙、簽證單、聯絡函、設計變更通知書等工程資料。3、各類工程檢測、鑒定報告。4、各種協議書、合同書,各種技術資料,和各種設備檔案及說明書。5、公司年初財務預算報告及年終財務報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及7、其管理方 面的文件材料。6、公司各種審計報告、資產評估報告。7、公司各種管理規章制度和人事檔案。8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。10、公司的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營 銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。11、公司發展大事記,和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。12、國家有關行業發展的政策、法律、法規等文件;上級主管部門、單位的來文等。 13、其他需要歸檔的重要文件。第四章 檔案的歸檔與立卷第八條 檔案在形成過程中, 經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行8、系統收集和整理, 不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個 部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責收集。第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用 圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。 第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經辦部門資料員應在規定時間內將原件及時歸檔,任何單 位和個人不得私自留存;經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業務處理需要,原稿 須由經辦部門保管者,應經綜合部負責人同意后妥為保存,綜合部以復印件歸檔,經辦部門在 原稿用畢后仍應送綜9、合部歸檔并換回復印件。第十一條 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須 有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝 錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、 原件或復印件等情況,設立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手 續。移交清單一式二份,雙方簽字后各執一份。第十三條 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一 起,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒10、,按保 管期限和文件年限分開立卷。第十四條 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標題,把案卷內容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整 齊、牢固,無任何金屬物。第五章 檔案的分類與編號第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、 歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。第十六條 檔案分類與編號規則,見附表。第六章 檔案的保管工作第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防 潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件,門窗應結實牢固。11、各部門根據保存 檔案數量,設置存放檔案的箱柜。第十八條 歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據公 司檔案的分類規則對檔案進行科學的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存 放科學。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容,發現問題應及時上報綜合部負責人, 重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。 要經常清理檔案柜衛生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉借, 或替當事人涂改內容;檔案柜及庫房鑰匙不得12、隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室,非檔案管 理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內容,要做到守 口如瓶,嚴守職責,不得傳播或泄露內容。第二十一條 檔案發生泄密、損毀或丟失時,根據給公司所造成損失的大小,按規定對有 關責任人進行處罰。第七章 檔案的保管期限與密級第二十二條 根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值, 確定其保管期限和密級。第二十三條 保管期限文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規章特定者外,依下列規定辦理:1、永久保存:(1)公司章程; (2)股東名簿; (3)組織規程及辦事細則; (4)董事會及股東 會紀錄; (5)財務13、報表; (6)政府機關核準文件; (7)不動產所有權狀及其他債權憑證; (8)工程 設計圖; (9) 規章制度; (10) 其他經核定須永久保存的文書。2、 10年保存:(1)預算、決算書類; (2)會計憑證; (3)事業計劃資料; (4)其他經核定須 保存 10年的文書。3、 5年保存:(1)期滿或解除之合約; (2)其他經核定保存 5年的文書。4、 1年保存:結案后無長期保存必要者。第二十四條 檔案密級公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級, 并據此界定檔案調閱權限。1、“絕密”文書含:相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文 件、與14、其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。2、“機密”文書含:公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決 算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工 作計劃、重要會議紀要。3、“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。4、“普通”文件含:部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活 動中形成的具有參考價值的文件、材料。第八章 檔案的借閱管理辦法第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經 各級領導簽批后方能調閱。第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批公司各部門因工作需要,借15、閱本部門的業務檔案須經本部門領導批準,機密級以上檔案必 須經總經理批準后,方可借閱。借閱非本部門的業務檔案須經分管領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準許可,方可借閱。借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準,方可借閱。第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續,檔案管理員依據檔案調閱審批單,為 借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得 擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復制,須經綜合部負責人批 準。歸還的檔案要進行檢查、清點,經檢查無誤方可辦理注銷手續 。 如發現遺失或損壞,應及 時報告主管領導。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。16、第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有 特殊情況,在綜合部負責人批準后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天; 機密級以上檔案不許外借, 并且必須在檔案管理人員監督下查閱。 如特殊情形欲延長調閱期限, 應按調閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經總經理批準,方 可查閱無密級檔案。第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準 后,責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密,絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密 而給公司造成損失者,將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時17、, 需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經檔案室審查無誤簽字后,才能調離。第九章 檔案的銷毀第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損 和褪色的資料進行修補和復制。第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經綜合部負責人和檔案形成部 門經理共同鑒定,報分管領導審核,總經理批準,并進行登記造冊后按規定予以銷毀。第三十二條 銷毀時要有二人以上監銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案 須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。第十章 罰 則第三十三條 有下列行為之一,視情節輕重,給予 100元-5000元罰18、款處理,若構成犯罪 依法追究刑事責任:1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。3、涂改、偽造檔案。4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。5、未按手續辦理借閱,外帶者或越級查閱者 (檔案管理者同罰 ) 。6、泄露公司檔案機密者。第十一章 附 則第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充,由公司總經理批準執行。第三十五條 各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況,制訂具體實施細則。檔案分類與編號規則表檔案編號解釋說明:如 GY01- J. JH- 2008 001- 08 08 01 26(公司) (類別) (細目名稱) (年份) (編號) (月) (日) (件號)19、 (頁數)如 GY01- X F XS -2008001-08080126(公司) (類別) (細目名稱) (子目名稱)如 GY01- G T JG -GYGC 08 001-08080126(公司) (類別) (細目名稱) (子目名稱) (項目名稱 ) (年份)如 GY01- G T SG -GYGC 08 SD 001-08080126.05 (公司) (類別) (細目名稱) (子目名稱) (項目名稱 ) (年份) (子目細分) (樓號)年份后的編號在新的一年即從 001號編起,但“銷售合同”根據不同項目分住宅和商業按序列 編號下去;關于某一幢樓的具體資料視情況在編號最后加上樓號; “財務管理”檔案編號的后兩 分段由財務部根據會計檔案管理辦法自行編號。全宗號:GY01 地產, GY02 物業, GY03 商業運營部