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1、施工公司工程檔案資料編制歸檔的規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程檔案資料編制歸檔的規(guī)定一、一般說明1、基本定義：（1）案卷：由若干相互聯(lián)系的資料組合而成的一種檔案保管的基本單位。即卷盒所包裝的資料的全稱。（2）立卷：將擬歸檔的零散資料，按其內容或形式的聯(lián)系組成案卷的整理過程。A、資料的系統(tǒng)分解和組合：首先按合同項目、擴大單位工程、單位工程、分部工程、分項工程、單元工程，對資料進行科學合理的系統(tǒng)分類，形成此合同項目資料的樹型系統(tǒng)結構圖表。然后，把資料對號入座，同類資料組合后，歸入相應工程名稱類目。B、資料類型劃2、分：依據(jù)合同項目資料的內容性質、產生階段等進行劃分，確定資料的類名。原始資料、質量管理資料、進度管理資料、費用管理資料、階段驗收資料、竣工驗收資料、竣工圖等。C、基本規(guī)則：如果對應于一個單元工程（或分項工程等）的某類資料組成的案卷，一個卷盒不能裝完，則可用幾個卷盒按資料次序分裝，并在每盒的案卷題名后用數(shù)字區(qū)分。（3）歸檔：指設計單位、施工（制造）單位、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測單位盒總公司項目部（以下簡稱項目部），在完成相應的合同、協(xié)議或項目管理工作后，將資料案卷移交給*工程檔案館（以下簡稱檔案館）集中管理的工作。設計、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、檢測和項目部以及檔案館都要服從項目建設的整體規(guī)劃，各負3、其責。按以下基本程序開展工作：合同簽訂時，設計、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、檢測和項目部及檔案館等單位，即應該確定該項目的檔案負責人，并在檔案館登記注冊。每一個合同項目，都應該由項目部（或委托監(jiān)理）主持，召集檔案館、監(jiān)理、承包商等有關單位，在工程驗收前，制定出竣工資料歸檔范圍和實施細則。檔案館備案，做為合同項目檔案驗收的依據(jù)。各單位檔案專（兼）職人員，要進行*工程檔案資料整理、立卷的咨詢和學習。施工（制造）單位對合同范圍內的竣工檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性進行核查并簽署意見，業(yè)主項目部復核并簽字。監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測單位對監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測合同（協(xié)議）范圍內產生的資料及時整理、立卷，業(yè)主項目部復4、核并簽字。總公司項目部對整個項目管理過程中形成的資料整理、立卷、簽字。設計檔案由工程技術部復核、簽字。總公司所屬各部門（單位）對本部門在*工程建設、管理過程中產生的檔案資料，分類收集、整理、立卷（標明密級）后，移交檔案館保存。檔案館分別對設計、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測和業(yè)主項目部項目管理工作中，形成和使用的、具有保存價值的、各種載體的資料，均屬于歸檔范圍。在*工程建設中，如果出現(xiàn)與本歸檔范圍有爭議的問題，由總公司技術部門牽頭，會同項目部和檔案館進行協(xié)調和解釋。（4）歸檔范圍：凡在*工程設計、施工（制造）、監(jiān)理（監(jiān)造）、監(jiān)測和業(yè)主項目部項目管理工作中，形成和使用的、具有保存價值的、各種載5、體的資料，均屬于歸檔范圍。在*工程建設過程中，如果出現(xiàn)與本歸檔范圍有爭議的問題，由總公司技術管理部門牽頭，會同項目部和檔案館進行協(xié)調和解釋。工程前期準備階段：建設工期的提出，可行性研究評估，計劃任務書，勘測設計文件，工程管理文件，涉外文件等。工程建設階段：在施工、安裝、調試過程中的技術文件，管理文件，施工圖及設計修改通知單，材料代用單，現(xiàn)場測試、檢驗簽證和商洽記錄、原材料檢驗，外事文件以及財務，經營管理，合同等文件材料。工程建設監(jiān)理：監(jiān)理通知批復文件（重要的），施工質量和分析、開、停、復工令，質量事故處理備忘錄，工程價款支付憑證，以及向施工單位簽發(fā)的完工移交證書等。階段驗收和初期商業(yè)運行原始記6、錄：原始記錄是工程建設中最直接產生的、最可靠的記錄，其內容含義明確、清晰肯定，沒有人為主觀性，是工程項目質量檢查的主要依據(jù)。2、主要問題說明（1）歸檔套數(shù) *工程檔案館存檔二套，一套正本，一套副本。副本內不必復制原始記錄。歸檔以外的套數(shù)，合同有明確要求的按合同執(zhí)行，合同無具體要求的另外準備副本二套。一套移交生產、運行管理部門，一套移交項目部處置。（2）歸檔時間 指各參建單位完成合同項目并通過驗收之日起，到辦理完歸檔手續(xù)之日止的時間。國家標準規(guī)定，竣工驗收與檔案歸檔同步完成，即竣工驗收之日，就應該完成歸檔工作。*工程的歸檔工作原則上執(zhí)行國家標準，但考慮到*工程驗收工作的特殊性和復雜性，歸檔工作最7、遲應在工程驗收后的三個月內全部完成，特殊情況需與*總公司商定并簽署協(xié)議。（3）合同項目是檔案管理的基礎 *工程驗收分為擴大單位工程、單位工程、分部工程、分項工程、單元工程等。無論合同對應的是哪個級別，均應以合同項目為基礎歸檔。如果多個合同項目對應于一個擴大單位工程（或單位工程、分部工程），則由總公司項目部視情況確定檔案集成工作。（4）*工程檔案資料的保管期限 國家標準規(guī)定，保管期限分永久、長期和短期三種。根據(jù)*工程的實際情況，暫定永久性檔案作為歷史檔案無限期保存，長期性檔案保存期不低于工程項目的實際壽命，短期性檔案保存期不超過20年。（5）檔案保證金 為保證合同項目檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和準8、確性，繼續(xù)執(zhí)行檔案保證金制度，即合同項目質量保證金的50%為檔案保證金。對于不預留質量保證金的合同項目，必須提留項目總費用的2%作為檔案保證金。檔案保證金的合同條款、提留和支付，由總公司計劃合同部、財務部、項目部和檔案館負責實施。對不安本規(guī)定移交檔案的合同項目，視為合同違約，拒付檔案保證金。（6）臨時工程竣工資料 臨時工程是指實際使用中的臨建項目，并非概算項目的臨時工程。是否臨時工程資料，必須由驗收委員會確定。臨時工程資料只是在檔案保管期限和歸檔套數(shù)上與永久工程有所不同，其保管期限，要視竣工資料的實際保存價值確定。臨時工程資料只需要編制一套竣工檔案，但竣工檔案的整編，必須符合本規(guī)定的要求。如：9、設備（輕鋼）倉庫可作為臨時工程資料，其竣工檔案短期保存；房屋建筑的竣工，視情況分為永久或長期保存；一三期圍堰就主體工程而言是臨時工程，但是，圍堰幾次改變了長江的流態(tài)，工程項目技術含量極大，其檔案資料應該永久性保存；臨時船閘工程由于施工的重要性及在主體擋水壩中的位置，應按永久工程歸檔。二、竣工檔案資料的編制竣工檔案資料的編制要符合科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-89）的規(guī)定，結合*工程實際，初步擬定卷內資料的編制原則。1、竣工文件資料的編制（1）管理資料 首先按主題（問題）分類，如：質量管理、進度管理、費用管理等，涉及幾個方面的綜合性文件資料，排在最后一類；其次，按文件資料產10、生的時間排列；然后再按沖要程度排列。（2）質量檢查資料 首先就某一單元工程，按成果資料、中間性資料和原始資料依次分類排列；其次按重要資料和次重要資料排列。（3）工程驗收資料 在質量檢查資料整理的基礎上，依次按類排列到相應的擴大單位工程、單位工程、分部工程、分項工程、單元工程。（4）材質證明與質量檢驗資料 首先針對某一材料按檢驗成果、檢驗原始記錄、材質證明排列，再按材料種類、型號、批次排列。（5）施工綜合資料 排列順序為：開工令，工程技術交底、圖紙會審紀要，施工組織設計，施工大事記，施工記錄等。（6）合同及決算資料 排列順序為：合同及變更，索賠資料，設計變更（按專業(yè)、部位、時間排序），工程更改洽11、商函件（按專業(yè)、部位、時間排序），材料代用核定審批件（按品種、型號排序），工程量核定資料，竣工決算。（7）竣（完）工驗收資料 排列順序為：驗收批準書、鑒定書（簽證），驗收申請，設計報告，監(jiān)理報告，總公司項目管理報告。2、竣工圖的編制竣工圖必須按工程實際情況編制，如：設計變更、現(xiàn)場商洽、材料代用、質量事故處理等，均應在竣工圖上反映。（1）按圖施工沒有變更，在原圖的圖標上方空白處加蓋竣工圖章（紅色印泥），如無空白，竣工圖章蓋在圖標背面。竣工圖章的尺寸70mm50mm（見附錄8-1），內容為施工單位名稱、施工單位編制人、施工單位技術負責人、監(jiān)理審核人、編制日期。（2）發(fā)生設計變更的圖紙，原則上要求重12、新繪制，圖標中首行寫明“竣工圖”，內容為施工單位名稱、施工單位編制人、施工單位技術負責人、監(jiān)理審核人，并在圖紙中說明變更依據(jù)、原圖號、編制日期。（3）變更很小且不是主要部位，一般性設計變更和材料代用的圖紙，可按以下辦法在原圖上修改，加蓋竣工圖章后形成竣工圖。變更的尺寸數(shù)據(jù)和文字說明用平滑的杠改線改正。對變更的圖形和圖線用叉線（）改正。若修改處無空白，用虛線（）指引到空白處修改。凡修改處必須注明變更（修改）依據(jù)。（4）竣工圖紙的編排按總體和局部的關系排列。即總體性、綜合性的圖在前，局部性的居中，細部的、大樣性的圖排后。如按總體布置圖系統(tǒng)圖平面圖大樣圖等。按合同項目工程的單位工程（分部工程、分項工13、程、單元工程）分專業(yè)立卷。（5）圖文混合材料 分二種情況處理。其一，對整個要編制的資料（對象）或整個保管單位的全面情況進行說明或指導的綜合性材料，要排在圖樣的前面；其二，只是針對本卷內圖樣進行補充說明或局部性一般說明的，其文字資料排在圖樣的后面。（6）竣工圖編制完成后，必須經監(jiān)理單位審查簽字。三、案卷標準1、卷盒要求卷盒由檔案館根據(jù)國家標準統(tǒng)一制作。（1）卷盒尺寸 卷盒內部尺寸采用長寬為310mm220mm，厚度尺寸分別為20、40、60（mm）三種。形式特殊的檔案案卷可參考本標準另定。（2）制作材料 卷盒用牛皮紙板雙裱壓制，且均須為無酸紙板（PH7），所用材料應符合國家檔案局檔發(fā)字1995414、號文件關于檔案保護的要求。（3）卷盒封面、脊背 卷盒外封面的“題名”、“編制單位”、“編制日期”由合同乙方負責填寫（打印）；“備注”由監(jiān)理負責填寫（打印），“密級”等由檔案館負責填寫打印。卷盒脊背的CTGPC下的第一格，由合同乙方負責填寫（打印）與封面相同的“題名”內容；卷盒脊背的最下一格，由合同乙方負責填寫（打印）“正本XX-Y”或“副本XX-Y”，XX表示本合同項目檔案的總盒數(shù)，Y表示本合同項目檔案的第幾盒；其余由檔案館負責填寫（打印）。2、卷內文件格式（1）紙張幅面 文件資料用紙幅面尺寸一般采用A4型，大于此標準的折疊成A4型。圖紙必須按GBJ1-865折疊（見附錄8-2）。（2）頁邊與15、文字區(qū)尺寸 文件用紙上白邊（天頭）寬20mm，下白邊（地腳）寬17mm，左白邊寬25mm，右白邊寬15mm。（3）資料裝訂 卷內文件不允許用金屬物或其它不利文件長期保存的物質裝訂。（4）文件標題 文件標題擬寫應簡明概括文件所論述的主要內容、責任者。（5）紙張質量 卷內文件、卷內文件目錄、卷內備考表所用紙張應呈中性（PH7）或接近中性，耐折度、撕裂度、平滑度、白度等項指標較高，施膠度適中。3、案卷的編目（1）編寫案卷頁號 形成案卷后，合同乙方即應按以下方法編寫案卷頁號。卷內資料均應以有書寫內容的頁面編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫的資料編在右下角；雙面書寫的資料，正面編在右下角，背面編在左下角。16、圖紙頁號一律編在圖標右下方。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表另外編寫頁號。（2）卷內目錄（首頁）的編制卷內目錄由合同乙方（或聯(lián)營單位的主要負責單位）制作。必須使用A4型紙張，采用采用打印填寫（格式見附錄8-3）。也可以應用TGPMS自動生成。檔號、檔案館號、縮微號：由檔案館負責用專用印章填寫。編制單位：填寫合同乙方，聯(lián)營單位填寫主要負責單位。編制日期：填寫卷內文件材料的起止日期。案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。題名基本結構：合同項目名稱+擴大單位工程+單位工程+分部工程+分項工程+單元工程+資料類名。其中，資料類名是同一類資料名稱的總和，如：原始記錄、材質證明、隱蔽工程記錄等。基本組17、成規(guī)則：如果合同項目本身是一個擴大單位工程（或單位工程、分部工程、分項工程）、則題名中合同項目名稱和相應的工程名稱不再重復；如果擴大單位工程的某類資料單獨組成一卷，則題名中不必要出現(xiàn)單位工程及其以下的工程名稱，依此類推。密級：依據(jù)保密規(guī)定編寫。本卷內共 件 頁，填寫本卷內資料總份數(shù)及總頁數(shù)。序號：即卷內資料按份數(shù)編排的順序號，用阿拉伯數(shù)字從1編起，依次標注。文件編號：填寫卷內資料的文號或圖號。責任者：填寫資料生產的單位或主要責任者。文件材料題名：亦即資料名稱。日期：填寫資料生產的日期。頁次：填寫每份資料首頁上標注的案卷頁號。備注：填寫資料需要說明的情況。卷內目錄排再卷內所有資料的首頁之前。卷內18、目錄可編制續(xù)頁。（3）卷內備考表的編制卷內備考表由合同乙方（或聯(lián)營單位的主要負責單位）制作。必須使用A4型紙張打印（見附錄8-4）。卷內備考表案卷題名，由合同乙方或聯(lián)營單位的主要負責單位填寫。本卷情況說明：填寫卷內文件材料的編制狀況及缺損件、不利長期保存件情況及修改、補充、移出、銷毀等情況和鑒定性意見。歸檔前由合同乙方或聯(lián)營單位的主要負責單位填寫。合同乙方及立卷人：由立卷人簽字、單位簽章。監(jiān)理單位及審核人：由監(jiān)理負責人簽字、單位蓋章。總公司項目部及負責人：由項目主管簽字、單位蓋章卷內備考表排在卷內所有資料尾頁之后。四、檔案移交1、案卷移交清冊參建單位向檔案館移交檔案時，應采用A4紙（橫幅）編制案卷移交清冊（見附錄8-5、附錄8-6），案卷號填寫本合同項目的案卷編號，即XX-Y；“案卷起止日期”填寫本卷內資料產生的起止日期；其它填寫項目與卷內目錄相同。2、歸檔審簽單辦理歸檔手續(xù)時，應將檔案案卷、案卷移交清冊、卷內目錄匯總、歸檔審簽單（見附錄8-7），一式二份，一并交檔案館辦理檔案交接手續(xù)。歸檔審簽單式檔案驗收記錄，隨案卷歸檔，不作為質量保證金支付的憑證。3、檔案的初驗聯(lián)系單用于檔案驗收過程中交接雙方往來的記錄（見附錄8-8）附錄8-1 竣工圖章工程竣工圖施工單位編制人負責人監(jiān)理負責人 年 月 日編