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1、有限公司檔案文件資料查閱借用管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。第二章 適用范圍本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、廣告資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三章 管理部門公司各部門檔案保管人員。第四章 檔案的管理4.1檔案管理要求4.1.1文件資料的歸檔規定4.1.2、1.1保管部門按照文件資料的成文時間或類別等性質分門別類，編號收存；凡國家有關政策法規、上級來文及有關主管部門的批示等，存檔前先交有關負責人審閱、必要時呈公司領導閱示，方可歸檔；4.1.1.2為避免存檔資料的遺漏和混亂，必須嚴格存檔的簽收和登記手續。文件資料經辦人要為存檔資料設立登記本，列明存檔資料名稱、份數及必要說明，交檔時由保管部門在登記本上簽收。保管部門然后將資料目錄編入電腦作存檔登記。4.1.1.3行政部作為歸檔部門，所有加蓋公司章的文檔（包括合同）都必須在行政部存有正本，請各部門在走完所有流程后將原件存到行政部。4.2 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。4.3 檔案工作實行統一領導3、，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。4.4 檔案機構及其職責4.5 公司各部門指定專人負責檔案管理工作。4.6 檔案工作由公司總經理統一領導，行政部負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由行政部保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司的檔案工作。4.7行政部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。4.8文件資料歸檔范圍4.8.1國家有關政策法規、上級或有關主管部門、單位的來文； 4.8.2公司各項規章制度、各部門工作職責、崗位責任制；4.8.3公司及各部門年終工作總結、年度工作計劃；4.8.4公司內部的請示及批復，其它文件4、資料； 4.8.5公司營業執照、組織代碼證、資質證書、稅務登記證和業務許可證等證件；4.8.6公司章程、協議和申報成立公司等資料；驗資報告等資信文件；4.8.7各類工程合同或協議書以及合作方的資信材料。第五章 文件資料查閱借用規定5.1查閱借用任何文件資料，必須辦理登記手續；歸還時必須檢查無誤方可辦理注銷手續；5.2借閱非機密性文件，須經部門負責人批準；凡公司重要和機密性資料，未經公司總經理批準，不得借出。5.3 外單位人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經公司領導批準，方可查閱。5.4 任何人查閱借用檔案原件，不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；確因工作需要摘抄、復制，須經部門經理批準。不準5、在文件、資料、圖紙上劃線、圈點、涂改或作記號，如需要修改圖紙必須按規定另行辦理手續。5.5 檔案資料發生損毀時，由于保管員疏忽造成的，首次罰款50元，再次罰款100元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對借閱者進行同樣處罰。檔案資料遺失者，遺失一般資料罰款50元/次，遺失重要資料，追究當事人行政法律責任。5.6查閱借用檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄。否則，按公司有關規定處罰。由于泄漏機密而給公司造成重大經濟損失者，將追究其法律責任。5.7 歸檔時間5.7.1屬歸檔范圍的來往公文、計劃、總結、會議紀要等文件資料，應在辦文完成后二天內交行政部歸檔。5.7.2經政府有關部門批復6、的批文和藍圖，經辦人員領回后應當天交相關保管部門歸檔。5.7.3經有關領導審閱，認為需歸案的隨時歸檔。5.7.4項目竣工及其驗收工作結束后，一個月內立卷歸檔。5.8 整理辦法：5.8.1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。5.8.2 收集：5.8.2.1文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。5.8.2.2企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。5.8.3 整理 根據分類和成立時間整理。5.8.4 分類 根據下述分類方法分類5.8.5 立卷 區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。5.9 監督：行政部根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或7、不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。5.10 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。5.11 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。5.12 在業務中對外簽署的各種經濟合同按合同管理規定處理。5.13 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。5.14 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。第六章 檔案備份制度6.1公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。6.2各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，及時進行歸檔管理。 xxxx有限公司行 政 部 年月2日