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1、測繪科技公司成果及資料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 測繪成果及資料檔案管理制度第一章 總則第一條為規范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣泛應用和檔案信息化建設，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理條例并結合本公司有關規定制定本制度。第二條適用范圍 對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理制度。第三條 職責 測繪成果檔案資料的管理，實行領導負責制，由單位分管領導負責，測繪成果檔案資料管理的部門（檔案室、資料室、打印室）具體負責實施，并指定專人負責檔案管2、理工作。第二章測繪成果資料歸檔制度第一條測繪成果及資料檔案根據國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表。第二條測繪成果及資料組卷分類號統一執行國家規定的一級組卷分類號進行編號歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家有關規范、標準。第三條不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。第四條對歸檔的成果資料應做好完整的登記表登記，并錄入計算機中以便查閱，同時對將登記表進行統一管理保存。第五條長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。第六條成果及資料檔案的接收、移交，必3、須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續并填寫移交（接收）登記簿。第七條數據載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發現問題及時更換載體或恢復搶救。第八條接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。第九條所有檔案必須登記，詳細到文件級，盡量用數據庫或電子表格進行登記。第十條保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導并提出處理意見。第十一條各部門必須設專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，并應設置資料室和鐵柜，存放測繪資料。第十三條將測繪成果資料檔案工作列入總經辦工作日程，并由總經辦或其指派人員對檔案管理工作進行定期或不定期檢查4、，及時發現問題并協調解決。第三章測繪成果資料檔案借閱制度第一條為了開發檔案信息資源和企業的發展，更好地為社會主義建設服務，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法，結合本公司有關規定，制定本制度。第二條檔案室應當根據工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料，積極開發檔案信息資源，為公司服務。第三條檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經領導批準。對各類檔案均按規定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經5、主管領導批準。第五條本單位工作人員借閱本人職能范圍內的檔案，辦理借閱登記手續后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經主管領導或檔案管理部門負責人批準，方可借閱。第六條利用者借閱檔案，須辦理借閱手續，填寫檔案借閱登記表和檔案利用效果登記。借閱機密、絕密檔案材料，需經主管經理及保密責任人簽署意見，報總經辦批準后方可借閱。第七條利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經檔案公司領導批準。會計檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。利用者必須注意保護檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點、勾劃或作其它標記，不得污染文件。未經許可，不得轉借他人和隨意復制、摘抄檔案。第九條科技檔案項目的臘底6、圖、計算單、概、預、決算檔案，概不外借；確需復制件的，須經公司有關領導批準并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。第十條未經檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復制所查檔案內容，其中涉密內容需抄錄、復制，要經主管領導批準，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。第十一條測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。第十二條借閱國家密級測繪成果，不得擅自復制。確因工作需要復制的，須經國家密級測繪成果提供部門批準，并按原密7、級進行管理。第十三條查閱者應按規定及時清退檔案，清退檔案時，檔案人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷冊不符，須酌情處理。 第十四條 查閱者必須保守檔案機密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應按檔案法和檔案法實施辦法的有關規定辦理，情節嚴重的要追究其法律責任。 第十五條 檔案室應注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結開發利用檔案的經驗，進一步做好檔案開發利用工作。第四章 檔案室管理制度 第一條 為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務，特制定本制度。 第二條 保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采8、取有效的防護措施，保證檔案安全。 第三條 檔案室是保管檔案專用區域，任何人不得在檔案室內存放與檔案管理無關的物品。 第四條 檔案柜（架）排列應與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一定的距離。 第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進行各項目錄編制規定（總目錄、分類目錄、卷內目錄等）科學分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調出利用或加工整理，返還時必須及時歸回原處。第六條 檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。 第七條 對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。第八9、條 檔案室內應備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調控工作，維持良好的保管環境并不斷改善保管條件，檔案庫房內應當安置溫濕度計。環境的溫濕度應相對穩定，庫房的溫度應控制在14-24之間，相對濕度應控制在40-60之間。 第九條 光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。 第十條 檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光 等“八防”的設備和措施，宣傳貫徹上級有關安全防火的規章制度，樹立防火意識。 第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內置放防蟲藥品，并定期進行檢查，發現情況及時處理。 第十二條 檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作10、。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關閉電閘。室內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。 第十三條 要經常檢查庫房有無火災隱患，發現問題及時向領導報告，以便采取有效措施，防患于未然。 第十五條 定期檢查消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。 第十六條 檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設施。檔案室內的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。 第十七條 檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。 第十八條 檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內清潔衛生工作。 第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其他人未經允許不11、得隨意進出檔案室。第五章 檔案工作人員要求 認真學習、貫徹檔案法及保密制度，嚴格執行檔案工作的規章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。 檔案管理人員簽署保密協議。 忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等各項具體工作。 積極開發檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。 負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。 負責檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務。 積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業務素質和崗位工作質量。第六章 檔案鑒定銷毀工作規定 第12、一條 為了優化檔案室藏檔案，加強檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關規定，對己超過保管期限的檔案，應本著“審查從細、留存從寬”的原則，及時進行鑒定銷毀工作。 第二條 檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領導小組的領導下進行，小組成員由主管檔案工作領導和有關職能負責人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內容有關的職能部門共同進行。 第三條 測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限表進行。 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內容、名稱、來源、完整準確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定。對重新考證、修訂的應在案卷備考表中說明。對鑒定結果要寫書面報告。需延長保管13、期限的案卷，要在有關目錄及案卷備考表中注明 第四條 銷毀檔案必須從嚴掌握。慎重從事。鑒定結束后，對確無保存價值需要銷毀的檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經主管領導和檔案室審查后簽字蓋章，報公司審批或備案，再銷毀。 第五條 銷毀檔案要派兩人以上監銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。 第六條 對應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經省測繪行政管理部門批準。被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤。檔案被銷毀后，監銷人員須在銷毀清冊上簽字確認，以示負責。第七章 資料檔案復制制度 第一條 為14、了保守資料檔案機密，維護黨、國家和公司的利益，做好檔案復制利用工作，發揮檔案的社會效益和經濟效益，特制定本制度。 第二條 檔案復制由專人嚴格按照復制制度執行。 第三條 檔案復制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護檔案的絕對安全。復制一般檔案，需經檔案室領導批準后，才能辦理復制登記手續和復制。并確保復制質量。非檔案工作人員謝絕參觀。 第四條 檔案室一般不向借閱者提供機密和科技檔案的概、預、決算檔案的復制件；確需要復制件的，須經有關領導批準并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。 第五條 借閱者需要復制檔案時，必須說明利用的目的和范圍，不得要求復制與利用目的、范圍無關的檔案，尤其是機密檔案。 。 XX測繪科技有限公司 XX年9月