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1、公司費(fèi)用報(bào)銷與付款管理制度和程序編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 費(fèi)用報(bào)銷與付款管理制度和程序1. 標(biāo)題： 費(fèi)用報(bào)銷與付款管理制度與程序 2. 目的： 加強(qiáng)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的制度化、嚴(yán)格控制公司經(jīng)營(yíng)費(fèi)用支出、確保公司現(xiàn)金與銀行存款資金的安全性，結(jié)合本公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等管理特點(diǎn)與要求，特制定本管理制度與程序。3. 適用范圍： 本制度與程序適用于公司內(nèi)部所有的現(xiàn)金、備用金和銀行存款的款項(xiàng)支付和費(fèi)用報(bào)銷支付等貨幣性支出。4. 管理程序：4.1 款項(xiàng)與費(fèi)用報(bào)銷的支付方式界定資金支付方式的最后界定權(quán)在公司領(lǐng)導(dǎo)。 4.2 管理與審2、批權(quán)限支付類別 經(jīng)手人填報(bào)單據(jù) 部門審核 財(cái)務(wù)復(fù)核 批準(zhǔn) 日常費(fèi)用類 費(fèi)用報(bào)銷單 主管/經(jīng)理 行政部 分管副總經(jīng)理差旅費(fèi)用類 費(fèi)用報(bào)銷單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理現(xiàn)款采購(gòu)類 付款申請(qǐng)單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理預(yù)付款采購(gòu) 借款單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理費(fèi)用報(bào)銷單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理付款申請(qǐng)單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理固定資產(chǎn)類 付款申請(qǐng)單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理月結(jié)付款類 付款申請(qǐng)單 主管/經(jīng)理 財(cái)務(wù)主管 分管副總經(jīng)理注：超一萬(wàn)的支付款項(xiàng)須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)放出納在支付相關(guān)人員的各種款項(xiàng)時(shí)，須落實(shí)是否都有上述人員的審核簽字，若有3、緊急情況，無(wú)法取得相關(guān)人員的簽字時(shí)，需有分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理的首肯，并于款項(xiàng)支付后，代替經(jīng)手人補(bǔ)辦簽字手續(xù)，并對(duì)經(jīng)手人領(lǐng)取款項(xiàng)的單據(jù)的齊全性負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)編制記賬憑證時(shí)，須對(duì)單據(jù)進(jìn)行復(fù)核，看簽字是否齊全，金額支付是否正確，若簽字手續(xù)不齊，須責(zé)成出納補(bǔ)充相應(yīng)審核崗位的簽字，否則不予入賬；若支付金額與核準(zhǔn)支付的金額不符，全部責(zé)任由出納個(gè)人承擔(dān)4.3費(fèi)用報(bào)銷與付款管理原則部門分級(jí)控制、層層嚴(yán)審的管理原則4.4 費(fèi)用報(bào)銷與付款申請(qǐng)流程4.4.1 日常費(fèi)用類：各部門費(fèi)用發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)取得費(fèi)用的相關(guān)稅務(wù)發(fā)票或財(cái)政收據(jù)。- 屬年度服務(wù)或技術(shù)維護(hù)類需取得合同或協(xié)議；- 屬差旅費(fèi)的車費(fèi)、誤餐費(fèi)。一般不允許報(bào)銷4、的士費(fèi)，如遇緊急情況需注明起至地點(diǎn)及事由、誤餐費(fèi)需注明誤餐日期及事由；- 汔車費(fèi)用的報(bào)銷按照公司車輛使用派車管理制度執(zhí)行，每項(xiàng)費(fèi)用的單據(jù)應(yīng)詳細(xì)填列；-業(yè)務(wù)交際應(yīng)酬餐費(fèi)與禮品支出需經(jīng)副總核準(zhǔn)，需在發(fā)票上注明客戶或?qū)Ψ絾挝幻Q、用餐時(shí)間與用餐人數(shù)等信息；- 員工工資每月四號(hào)行政部交審核的考勤到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核算工資金額，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后財(cái)務(wù)部發(fā)放；- 文具由各部門填寫申購(gòu)單相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，統(tǒng)一由行政部采購(gòu)；- 要求當(dāng)月費(fèi)用當(dāng)月清，最多延遲一個(gè)月費(fèi)用報(bào)銷，超過(guò)二個(gè)月的費(fèi)用報(bào)銷自己買單。4.4.2 采購(gòu)付款.1采購(gòu)貨到付款：采購(gòu)部或相關(guān)購(gòu)置部門根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的各部門采購(gòu)訂單，填制付款申請(qǐng)單，并取得對(duì)方的發(fā)票5、經(jīng)公司收貨部門簽收的我司系統(tǒng)內(nèi)的入庫(kù)單（收貨人必須檢查確認(rèn)收貨的數(shù)量、品種和質(zhì)量）；原則上供應(yīng)商的發(fā)票為增值稅專用發(fā)票。4.4.2.2 采購(gòu)預(yù)付款：采購(gòu)部或相關(guān)購(gòu)置部門根據(jù)經(jīng)雙方確認(rèn)簽字的采購(gòu)單或協(xié)議、合同復(fù)印件，填制借款單，并經(jīng)相關(guān)人員審批后，向出納領(lǐng)款支付給供應(yīng)商；領(lǐng)款之后必須于10日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)并追索發(fā)票原件后交財(cái)務(wù)部，需附采購(gòu)訂單原件，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單沖借款。4.4.2.3月結(jié)計(jì)劃付款：月結(jié)結(jié)算方式支付的采購(gòu)貨款，每月月結(jié)日為25日（年度末結(jié)算日具體確定）；采購(gòu)可提醒供應(yīng)商每月必須于月底28日前編制與我司對(duì)賬的月結(jié)對(duì)賬單、采購(gòu)訂單、我司的入庫(kù)單交采購(gòu)核對(duì)，采購(gòu)核對(duì)與系統(tǒng)一致后，填寫6、付款申請(qǐng)單；交PMC審核供應(yīng)商的訂單執(zhí)行情況，批示扣款項(xiàng)目等，交還采購(gòu)，采購(gòu)與供應(yīng)商就PMC通知扣款的項(xiàng)目進(jìn)行溝通，確認(rèn)無(wú)誤后，由采購(gòu)傳遞至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)對(duì)供應(yīng)商的對(duì)賬單據(jù)復(fù)核無(wú)誤后，通知供應(yīng)商提供采購(gòu)訂單規(guī)定的發(fā)票、收款收據(jù)送至我司財(cái)務(wù)部門，供應(yīng)商提供的發(fā)票及收款收據(jù)必須與我司的采購(gòu)訂單、入庫(kù)單的主體一致，否則財(cái)務(wù)部可以拒絕付款；財(cái)務(wù)部根據(jù)供應(yīng)商的收款收據(jù)每月15-24日申請(qǐng)支付上月25日到期需支付的月結(jié)款項(xiàng)，若供應(yīng)商提供的收款賬戶與實(shí)際開(kāi)具發(fā)票的戶名不一致，則供應(yīng)商還需提供發(fā)票開(kāi)具方及收款方蓋了有效印鑒的付款委托書。結(jié)算方式供應(yīng)商采購(gòu)部PMC財(cái)務(wù)部有批復(fù)權(quán)限的據(jù)決策者出納錄單員1. 對(duì)賬單27、. 入庫(kù)單3. 采購(gòu)訂單1.月結(jié)2.貨到 付款付款計(jì)劃書應(yīng)付賬款報(bào)表不通過(guò)審批立即支付錄入系統(tǒng)付款申請(qǐng)單批復(fù)扣款明細(xì)通過(guò)復(fù)核排期支付4. 收款收據(jù)5. 發(fā)票6. 收款賬號(hào)7. 付款委托書內(nèi)部工作要點(diǎn)1.對(duì)賬單是否與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致；2.是否到結(jié)算期3.是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供對(duì)賬單4. 與供應(yīng)商就PMC扣款項(xiàng)目進(jìn)行溝通確認(rèn)審查訂單執(zhí)行情況：1.到料是否有短缺；2.質(zhì)量是否符合要求；3.到貨是否及時(shí)；批注需要扣的費(fèi)用1.復(fù)核對(duì)賬單數(shù)據(jù)是否與系統(tǒng)一致；2.入庫(kù)單據(jù)/采購(gòu)訂單是否齊全；3.及時(shí)通知供應(yīng)商提供收款單據(jù)；4.審核供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票是否規(guī)范；5.發(fā)票及收據(jù)的金額是否與應(yīng)付金額相符；6.開(kāi)票的供應(yīng)商8、主體是否與訂單及收貨單一致1.檢查審核批復(fù)手續(xù)是否齊全4.4.3 固定資產(chǎn)類：采購(gòu)部或相關(guān)購(gòu)置部門根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的各部門申購(gòu)單后， 需取得經(jīng)雙方確認(rèn)簽字的采購(gòu)單或協(xié)議、合同與供應(yīng)商的收款收據(jù)（蓋公章或財(cái)務(wù)專用章）。如預(yù)付款需將其協(xié)議或合同復(fù)印件附在借款單之后（預(yù)付款需與合同付款條件中的預(yù)付款一致；如屬貨到付款需附固定資產(chǎn)收貨單，需附費(fèi)用報(bào)銷單到財(cái)務(wù)沖借條。4.5 付款審批程序費(fèi)用報(bào)銷與非月結(jié)采購(gòu)付款：需由當(dāng)事人填寫費(fèi)用報(bào)銷單或付款申請(qǐng)單報(bào)經(jīng)所在部門主管或副總以上人員審核、報(bào)送財(cái)務(wù)部門復(fù)核與審核、財(cái)務(wù)部統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)、財(cái)務(wù)部出納員報(bào)銷付款。月結(jié)計(jì)劃付款：到期要結(jié)算的供應(yīng)商，由采購(gòu)部對(duì)賬崗位編制付款9、明細(xì)表與付款申請(qǐng)單、報(bào)送財(cái)務(wù)部門復(fù)核與審核、財(cái)務(wù)部統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)、財(cái)務(wù)部出納員據(jù)資金賬戶付款。4.6 報(bào)銷或付款時(shí)間費(fèi)用報(bào)銷日：每周安排一個(gè)工作日為報(bào)銷付款日，即周五。月結(jié)付款日：每月15日-24日貨到付款日：隨采購(gòu)需求與送貨日支付。預(yù)付款借支單比照辦理，經(jīng)手人須在10個(gè)工作日內(nèi)平帳超過(guò)50000元的現(xiàn)金及50萬(wàn)以上的貨款必須提前一天報(bào)備財(cái)務(wù)。4.7 單據(jù)填報(bào)規(guī)范- 報(bào)銷單或付款單用簽字筆填寫，字跡必須清晰、工整，數(shù)字金額大小寫必須完整、一致、規(guī)范、不得涂改，填寫項(xiàng)目必須齊全、內(nèi)容完整。- 報(bào)銷原始單據(jù)必須按費(fèi)用或款項(xiàng)類別分類、整齊、規(guī)范地粘貼于報(bào)銷單據(jù)粘貼單，便于相關(guān)復(fù)核、審核人員核實(shí)單據(jù)10、金額與填報(bào)金額一致性。- 報(bào)銷原始單據(jù)取得時(shí)當(dāng)事人必須審核相關(guān)內(nèi)容與實(shí)際內(nèi)容的一致性、大小寫金額的合法性、是否已加蓋對(duì)方的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章、公司抬頭是否與公司名稱一致。未按要求填寫，財(cái)務(wù)一律退單。4.8 出納付款規(guī)范 財(cái)務(wù)出納員在報(bào)銷支付款項(xiàng)時(shí)，必須審核：- 申請(qǐng)報(bào)銷或付款的申請(qǐng)及審核程序是否齊備、是否完成- 填報(bào)支付金額是否與所附原始單據(jù)金額相符；- 現(xiàn)金報(bào)銷金額必須雙方清點(diǎn)核實(shí)；- 及時(shí)清理費(fèi)用報(bào)銷額與暫時(shí)借款額，對(duì)不及時(shí)報(bào)銷的暫時(shí)借款應(yīng)從工資中扣回；- 支票付款需復(fù)查支票金額與付款批準(zhǔn)相符、支票填寫是否規(guī)范、預(yù)留印鑒是否完整與清晰；- 網(wǎng)銀付款必須復(fù)查付款信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)更新付款11、賬戶資料文件。- 相關(guān)會(huì)計(jì)崗位必須每周及時(shí)將費(fèi)用報(bào)銷或付款憑證及時(shí)維護(hù)到系統(tǒng)中。- 出納員必須每日清點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，并核對(duì)是否與賬面數(shù)一致。4.9內(nèi)部控制4.9.1財(cái)務(wù)部應(yīng)不定期對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與杜絕占用公司資金現(xiàn)象。4.9.2每月定期盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金、編制銀行未達(dá)賬項(xiàng)調(diào)整表，確保現(xiàn)金實(shí)物、銀行存款額余額與財(cái)務(wù)現(xiàn)金、銀行存款日記賬的一致性。4.9.3各部門在費(fèi)用的日常管理中按部門嚴(yán)格把關(guān)。4.9.4財(cái)務(wù)部嚴(yán)格審核費(fèi)用的日常報(bào)銷狀況，發(fā)現(xiàn)不合法、不合理、超標(biāo)準(zhǔn)的開(kāi)支及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人與總經(jīng)理反映，并有權(quán)不予報(bào)銷。5 記錄:記錄名稱保存部門 保存期限5.1費(fèi)用報(bào)銷單財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期5.2付款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期5.3借款單財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期5.4報(bào)銷單據(jù)粘貼單財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期5.5申購(gòu)單財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期