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1、零售公司庫位規(guī)劃及收發(fā)貨管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總 則第一條 目的為使本公司成品的繳庫、保管、交運、銷貨退回及滯存品處理等事務流程有所遵循，特制訂本準則。第二條 范圍有關成品倉儲管理作業(yè),包括庫位規(guī)劃、收發(fā)貨作業(yè)及倉儲管理事務，依本準則的規(guī)定辦理。二、庫位規(guī)劃第三條 庫位規(guī)劃與配置（一） 物料管理科應依成品繳出庫情況、包裝、方式等規(guī)劃所需庫位及其面積，以使庫位空間有效利用。（二） 庫位配置原則應依下列規(guī)定：、 配合倉庫內設備(例如油壓車、手推車、消防設施、通風設備、電源等)及所使用的儲運工具規(guī)劃2、運輸通道。、 依銷售別、產品別分區(qū)存放,同類產品中計劃產品與訂制產品應分區(qū)存放， 以利管理。、 收發(fā)頻繁的成品應配置于進出便捷的庫位。、 將各項成品依品名、規(guī)格、批號規(guī)定庫位，標明于“庫位配置圖”上，并隨時顯示庫存動態(tài)。第四條 成品堆放物料管理科應會同質量管理科質量管理人員，依成品包裝形態(tài)及質量要求設定成品堆放方式及堆積層數(shù)，以避免成品受擠壓而影響質量。第五條 庫位標示（一） 庫位編號依下列原則辦理，并于適當位置作明顯標示 ： 、 層次別，依、順序由下而上逐層編訂，沒有時填“”。、 庫位流水編號。、 通道別，依、順序編訂。（二） 計劃產品應于每一庫位設置標示牌,標示其品名、規(guī)格及單位包裝量，（3、三） 物料管理科庫位配置情況繪制“庫位標示圖”懸掛于倉庫明顯處。第六條 庫位管理（一） 物料管理科收發(fā)料經辦人員應掌握各庫位，各產品規(guī)格的進出存動態(tài)，并依先進先出原則指定收貨及發(fā)貨單位。（二） 計劃產品每種規(guī)格原則上應配置兩個以上小庫位，以備輪流交替使用，以達到先進先出的要求。三、收貨管理第七條 成品繳庫方式（一） 繳庫部門開立“進倉明細表”一式二聯(lián)，連同繳庫品送至物料管理科，經收貨人員簽收并存放于指定庫位后，第一聯(lián)送回繳庫部門存查，第二聯(lián)由收貨人員持回憑以核對“成品繳庫單”。（二） 繳庫部門依當日的“進倉明細表”匯總開立“成品繳庫”，送物料管理科核對簽認后第一聯(lián)送會計部門，第二聯(lián)送物料管理科4、據(jù)以轉記“成品庫存日（月）表”，第三聯(lián)送回繳庫部門。第八條 收貨注意事項物料管理科就繳庫內容與成品繳庫單的內容確實核對，如發(fā)現(xiàn)的繳庫原因代號、品名、規(guī)格、產品與繳號的數(shù)量、包裝或商標不符時，應即時通知繳庫部門更正。四、發(fā)貨管理第九條 交運期限控制（一） 凡遇下列情況之一者,物料管理應于一日前辦妥“成品交運單”，并于一日內交運 、 計劃產品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。 、 內銷、合作外銷訂制品，依客戶需要日期。（二） 直接外銷訂制品繳庫后，配合結關日期交運。第十條 發(fā)貨注意事項（一） 物料管理科接到“訂貨通知單”時,經辦人員應依產品規(guī)格訂貨通知單編號順序列檔，內容不明確應即時反映業(yè)務部5、門確認。（二） 因客戶業(yè)務需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地者，依下列規(guī)定辦理： 、 經銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地者，其“訂貨通知單”應經業(yè)務部主管核簽方可辦理交運。 、 收貨人非訂購客戶者應有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。（三） 物料管理科接獲“訂制(貨)通知單”得以發(fā)貨，但有指定交運日期者，依其指定日期交運。（四） 訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運”者，物料管理科若因庫位問題提交交運時,應先聯(lián)絡業(yè)務人員轉知客戶同意，且收到業(yè)務部門的出貨通知后始得提前交運，若系緊急出貨時，應由業(yè)務部主管通知物料管理科主管先予交運再補辦出貨通6、知手續(xù)。（五） 未經辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時須于交運同時辦理繳庫手續(xù)。（六） 訂制品交運前，物料管理科如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時,應立即暫緩交運，等收到業(yè)務部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通知物料管理科主管，但事后仍應立即補辦手續(xù)。（七） “成品交運單”填立后，須于“訂貨通知單”上填注日期、“成品交運單”編號及數(shù)量等以了解交運情況，若已交畢結案則依流水號順序整理歸檔。第十一條 承運車輸調派與控制（一） 物料管理科應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調派。（二） 物料管理科應于每日下午四時以前備妥第二天應交運的“成品交運單”，并通知承運公司調派車輛。7、（三） 如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址者，成品交運前，物料管理科應將預定抵達時間通知業(yè)務部門轉告客戶準備收貨。第十二條 內銷及直接外銷的成品交運（一） 成品交運時,物料管理科應依“訂制（貨）通知單”開立“成品交運單”，由業(yè)務部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與開剩的發(fā)票于下月日前匯送會計部門。（二） “訂貨通知單”上注明有預收款者，于開立“成品交運單”時，應于“預收款”欄內注明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運者，其收款以最后一批交運時為原則，但“訂貨（制）通知單”內有特殊規(guī)定者，遵從其規(guī)定。（三） 承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、8、二聯(lián)經送業(yè)務部核對后第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)會計核對入賬，第三、四聯(lián)交由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經客戶簽收后第 三聯(lián)送交運客戶，第四、五聯(lián)交由承運商送回物料管理科，然后把第四聯(lián)送回業(yè)務部依實際需要寄交運客戶，第五聯(lián)由承運商持回，據(jù)以申請運費，第六聯(lián)物料管理科自存。第十三條 客戶自運（一） 客戶要求自運時，物料管理科應先聯(lián)絡業(yè)務部門確認。（二） 成品裝載后,承運人于“成品交運單”上簽認，依第十二條規(guī)定辦理。第十四條 直接外銷的成品交運（一） 物料管理科應于結關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用（如特驗費、監(jiān)視費等）。（二） 成品交運時，物料管理科應依“外銷訂貨通知單”開立“成品9、交運單”一式六聯(lián)，第四、五聯(lián)，交由承運商送碼頭或貨柜場報關簽收后，第四聯(lián)存于物料管理科，第五聯(lián)經報關行簽收后由承運人持回據(jù)此申請費用。（三） 外銷發(fā)票正聯(lián)業(yè)務部門收存,存根聯(lián)與開剩的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會計部門。（四） 成品需于廠內裝柜時應依下列規(guī)定辦理 ： 、 物料管理科應于接到業(yè)務部門領柜通知后，即聯(lián)絡貨柜入廠裝運。 、 裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應以封條加封。第十五條 成品交運單的更正 “成品交運單”因交運內容更改或填單錯誤需要更正時，依下列規(guī)定辦理：（一） “內銷交運單”的更正： 、 尚未交運：開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則將原單各聯(lián)10、加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。作廢的“成品交運單”第一聯(lián)留倉運科，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢”章，存于原發(fā)票本。 、 已交運：開單人員應立即開立“交運更正單(內銷)”第一、二、三聯(lián)送業(yè)務部核對后，第一聯(lián)業(yè)務部存，第二聯(lián)送會計，第三聯(lián)依實際需要轉送交運客戶，第四聯(lián)寄送客戶，第五、六聯(lián)存于倉運科。 、 如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需要重開者，應將新開發(fā)票連同“交運更正單”第四聯(lián)送業(yè)務部門轉交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。（二） “外銷成品交運單”的更正： 、 尚未交運：比照本條第(一)款的第一項的規(guī)定辦理。 、 已交運 ： 經辦人員應立即至交運11、的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關文件的更正,并立即開立“交運更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第(一)款的規(guī)定辦理。 、 “交運更正單”不得作為出廠憑證。第十六條 “成品交運單”簽收回聯(lián)的審核及追責（一） 審核： 物料管理科收到“成品交運單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應即附有關單據(jù)送業(yè)務部門轉客戶補簽： 、 未蓋“收貨章”者。 、 “收貨章”模糊不清難以辯認，或非公司名稱全銜者。 、 其他用途章（如公文守用章）充當“收貨章”者。（二） 追責： 物料管理科于每月10日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回者應立即追責,并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于月底前收集齊全，依序裝訂成冊送會計科核對存查。第十七條 運12、費審核（一） 物料管理科每月接獲承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯(lián)、“運費明細表”及發(fā)票存根，應于日內審核完畢，送回會計科整理付款。（二） 物料管理科審核運費時，應檢視開單出廠及客戶簽收等日期,是否有逾期送達或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運費。（三） 若“成品交運單”簽收回聯(lián)有第十六條的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運費亦應暫緩支付。第十八條 成品領用與發(fā)票逾月反應（一） 物料管理科收到領用部門開立的“成品領用單”經審核無誤后,依其請領數(shù)量發(fā)貨。（二） 業(yè)務部每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，訂貨(制)單、品名規(guī)格、數(shù)量、交運地點及原因與對策填于“發(fā)票逾月未開立匯總表”，一式兩份，一份13、業(yè)務部存，一份送會科據(jù)以核對。五、退貨品管理第十九條 運輸?shù)穆?lián)絡物料管理科接到業(yè)務部門送達的“成品退貨單”應先審查有無注明依據(jù)及處理說明，若沒有應將“成品退貨單”退回業(yè)務部門補充，若有則依“成品退貨單”上的客戶名稱及承運地點聯(lián)絡承運商運回。第二十條 退貨品的驗收（一） 退貨品運回工廠后,倉運科應與有關人員確認退回的成品異常原因是否正確,，若確屬事實，應將實退數(shù)量填注于“成品退貨單”上，并經點收人員、質量管理人員簽章后，第一聯(lián)存于會計部門,第二聯(lián)送收貨部門，第三聯(lián)由承運人攜回依此申請費用，第四聯(lián)送業(yè)務部向客戶取回原發(fā)票或銷貨證明書。（二） 物料管理科收到尚無“成品退貨單”的退貨品時,應立即聯(lián)絡業(yè)14、務部門主管確認無誤后先暫予保管，等收到“成品退貨單”后再依前付款規(guī)定辦理。第二十一條 退貨品的處理退貨品的處理方式系需重處理者，物料管理科應督促處理部門領回處理。第二十二條 退貨的更正（一） 若退回成品與“退貨單”記載的退貨品不符時,物料管理科應暫予保管（不入庫），同時于一式三聯(lián)的“成品退貨單”填注實收情況后，第三聯(lián)由運輸公司攜回依此申請運費，第二聯(lián)送回業(yè)務部門處理，第一聯(lián)暫存?zhèn)}運科依此督促。（二） 業(yè)務部門查驗退貨品確屬無誤時,應依實退情況更正“退貨單”，送物料管理科辦理銷案。（三） 倘退貨品系屬誤退時，業(yè)務部門應于原開“退貨單”第四聯(lián)注明退貨品不符”后，送回物料管理科據(jù)以辦理退回客戶，將其15、交運作業(yè)按第十二條的規(guī)定辦理，并在“成品交運單”注明“退換貨不入賬”，本項退回的運費應由客戶負擔。六、滯成品管理第二十三條 滯成品分類、提報（一） 滯成品部分由物料管理科依類別及分配的庫位編號編列存放,并就每一堆置單位（如一墊板）固定庫位存放便于管理。（二） 滯成品的發(fā)生原因及代號： 正常品繳庫后滿六個月未銷售或未售完者。 正常品繳庫后雖未滿六個月，但有變質的顧慮者。 與正常品同規(guī)格或其他因素未能出庫者（異常品）。 每批生產所發(fā)生的次級品。 訂單取消時。 超制、短碼尾數(shù)時。 試制品 銷退重整列為次級者。 其他。（三） 物料管理科應于翌月日前匯總填制“滯成品處理月報表”，呈主管核簽，第一聯(lián)送總經16、理處理，第二聯(lián)自存。第二十四條 滯成品發(fā)貨物料管理科于接到業(yè)務部門指定滯成品的“訂貨通知單”后依第四部分發(fā)貨管理規(guī)定辦理。七、儲存管理第二十五條 賬務物料管理科收到“成品明細表”后，應立即以有關單據(jù)核對,如發(fā)現(xiàn)異常應立即辦理更正。第二十六條 盤點（一） 庫存成品應作定期或不定期盤點，盤點時由會計科將盤點項目依規(guī)格填具“成品盤點表”會同物料管理科盤點，并按實際盤點數(shù)量填入數(shù)量欄內.（二） 實施電腦化后，“成品盤點表”由電腦出表。（三） 會計科將“成品盤點表”的盤點數(shù)量與賬面數(shù)量核對，若有差異即填具“盤點異常報告單”，并計算其盤點盈虧及金額,送物料管理科查明原因,再送業(yè)務部主管研判，擬具改善措施呈17、總經理核決。（四） 盤盈虧數(shù)量經核決后,由物料管理科開立“調整單”,第二聯(lián)送會計部門，第一聯(lián)倉運科自存。第二十七條 消防設備倉庫內一律嚴禁煙火，物料管理科應于倉庫明顯處懸掛“嚴禁煙火”標志，并依工業(yè)安全衛(wèi)生管理的規(guī)定設置消防設備，由總務科指定專人負責管理，每日至少檢查一次，如有故障或失效，應立即申請補充，并配合廠區(qū)消防訓練，以提高應對能力。第二十八條 庫房管理應注意事項（一） 倉庫內應經常維持清潔，并隨時注意通風情況。（二） 易燃品、易爆品或違禁品不得攜入倉庫，物料管理科應隨時注意。（三） 倉庫內不得吸煙，若因工程需要燒焊時，應先報備，并派專人負責才可進行。（四） 物料管理科對所經營的成品庫存及倉運設備應負安全使用之責，如果破損應立即反映主管并立即委托修護。（五） 未經物料管理科主管核準，有關人員不得進入倉庫,搬運完畢后，亦不得在倉庫逗留。（六） 物料管理科人員于下班離開前，應巡視倉庫查看電源、水源是否關閉，以確保倉庫的安全。