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1、企業公司體系文件保管與使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 3.文件分類：3.1質量管理體系文件：包括質量手冊、程序文件、作業指導書、崗位職責、質量記錄表格匯編。3.2臨時文件：新增或因更改需試運行的文件（如：ISO9000質量管理體系中有的文件申請作廢后，必須立即啟用臨時文件；新增工作流程，原ISO9000文件無規定）。3.3內部文件：屬于公司保密性文件或不具有共性（如僅本部門使用）、不宜納入質量管理體系文件或臨時文件的類別。3.4臨時、季節性或階段性的活動方案、通知、通報、報告、決定、培訓資料等一般不屬于2、本范疇。行政部對文件進行排版、編號：1） 文件編號方法： 質量手冊：RB（HZ）QM 程序文件：RB（HZ）QP-XX 質量手冊代號 流水號 XX縮寫 程序文件代號 XX縮寫作業指導書：RB（HZ）-WI-XX-YY 崗位職責：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水號 流水號 部門縮寫 崗位職責代碼 作業指導書代碼 作業指導書代碼 XX縮寫 XX縮寫質量記錄表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水號 部門縮寫 質量記錄代碼 XX縮寫2） 部門縮寫：為該部門漢語拼音縮寫，如： XZ-行政 RS-人事 QH-企劃PG-品管 CW-財務 TP-統配中心 SC-商場3） 文件修改狀態的標識方法： 0未3、修改；1第次修改；2 第次修改； 第次修。 4）文件版本狀態的標識方法： 第一次版本 第二次版本 第三次版本 第四次版本 5）文件的批準日期為文件的實施日期。文件的審核、批準：1） 審核：質量手冊由管理者代表審核；程序文件、作業指導書及質量記錄表格由部門經理審核，重大情況由總經理審核。2） 批準：質量手冊由總經理批準；程序文件、作業指導書及質量記錄表格由管理者代表批準，重大情況由總經理批準。4.4文件發放： 行政管理部負責質量管理體系的文件的發放：3)發放文件應制作文件封面：封面內容應包括文件類型、文件版本號、發放編號、批準時間等，并應加蓋“受控”印章。4)作廢文件由行政管理部以發放說明通知銷4、毀，行政管理部保存前一次作廢文件，加蓋“作廢”印章（或注明“作廢”字樣）。4.5文件保管、使用：文件保管：1） 行政管理部記錄文件發放情況：包括文件發放編號、發放部門、發放時間、文件管理員；各部門文件管理員如有變動，應及時通知行政管理部。2） 各部門文件管理員按上述要求記錄本部門文件保管使用情況；各部門文件管理員如有變動，應及時通知行政管理部文件管理員。3） 文件管理員負責相關文件的歸檔、保管，確保使用文件版本的有效。4） 文件破損嚴重時，使用部門應到行政管理部辦理更換，文件的編號仍沿用原文件編號，行政管理部應將回收的破損文件銷毀。5） 文件不慎丟失時，使用人必須做出書面說明（必要時應做出檢討5、）方能補領文件。文件使用：1） 各部門應建立借閱登記本，員工借閱文件時，應作好記錄。2） 不得使用未受控的文件：當文件使用人未領到需要日常工作使用的文件時，應向發放部門申請，不得借用文件復印；一經發現，由行政部管理收回銷毀。4.6評價文件適用性：運行中文件規定不能滿足實際工作需要時，應提出修改申請。日常工作中，由使用部門提出申請，說明更改原因和內容（通過更改/換版申請單或“9-異地店ISO9000文件會簽流程”流程）；如變化情況僅涉及本部門，可以經部門經理或主管總經理批準試運行3-6個月后，根據情況提出對ISO9000文件的修改。文件管理員對文件進行排版、編號：1） 文件編號：臨時文件編號為：6、LS（HZ）- XX- YY 流水號部門縮寫內部文件編號為：NB（HZ）- XX- YY 流水號部門縮寫2） 文件修改狀態的標識方法：只使用狀態號對文件進行識別。0未修改；1第次修改；2 第次修改； 第次修。3） 臨時文件、內部文件轉為ISO9000體系文件后，該編號可作為另一新的臨時文件編號。文件的審核、批準：1） 審核：臨時文件、內部文件由部門經理（或項目負責人）審核；重大情況由主管總經理審核。2） 批準：臨時文件、內部文件由部門經理批準；重大情況由主管總經理批準。3） 需要對外保密的文件由主管總經理審核、批準。5.6文件保管、使用： 文件保管：1） 行政管理部文件管理員記錄臨時文件、內部文件的發放。2） 各部門文件管理員如有變動，應及時通知行政管理部；文件嚴重破損時，使用部門應到行政部辦理更換。3） 各部門文件管理員按照條款“ 文件保管”的要求對文件進行歸檔、保管。臨時文件、內部文件使用：按條款“4.5.2 文件使用”要求。5.7 評價文件適用性：臨時文件運行時間一般為三至六個月，各部門文件管理員應跟進本部門臨時文件的修改情況。