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1、企業辦公環境全面管理制度（用品、會議等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公環境管理規定第一章 總 則第一條 為使我公司辦公工作實現規范化、程序化、制度化，迸一步加強管理和協調，明確辦公程序，提高辦公效率，保障和促進公司戰略目標的實現及各項業務的開展，特制定本規定。第二條 公司綜合辦負責本規定的組織實施和管理監督。第二章 辦公用品管理規定第一節 總 則第三條 為使辦公物品管理規范化，提高工作效率及管理水平，特制定本制度。第四條 本制度適用于本公司各部門及全體員工。第二節 種 類第五條 本制度所稱辦公物品指辦公設備和辦公物品。第六條 辦公設備是指公司的臺式電腦、筆記本電腦、傳真機、復2、印機、打印機、掃描儀、碎紙機、電話。第七條 辦公用品包括一級消耗品、二級消耗品、管理消耗品、管理品。1、一級消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、釘書針、簽字筆、圓珠筆、簽字筆芯、軟皮筆記本、復寫紙、便簽紙、標簽、橡皮擦、告示貼、檔案袋、按扣袋、文件夾等；2、二級消耗品：名片冊、高級筆記、拍紙簿（大）等。3、管理消耗品：碳粉、墨盒、硒鼓；4、管理品：剪刀、筆筒、直尺、美工刀、訂書機、打孔機、計算器。第三節 購 買第八條 辦公物品由綜合辦統一購買。第九條 項目上如需綜合辦代購辦公設備，須經總經理批準簽字后方可實施。購買辦公設備后，要及時告知綜合部備案，等項目結束后將辦公設備及附帶配件、說明書、保修卡交3、回綜合辦存檔。第四節 使 用第十條 領用辦公物品應填寫“辦公物品領用申請單”，由部門負責簽字，交綜合辦負責人審核簽字后方可領用。第十一條 領用辦公物品時要在“辦公物品領用表”上填寫領用物品的名稱，數量并簽字領取。第十二條 項目上借用辦公設備須填寫“辦公物品借用申請表”，由部門負責人簽字，交綜合辦審核后方可借用，必要時總經理簽字同意。第十三條 綜合辦對審批通過的“辦公物品借用申請表”，填制“物品借用登記臺賬”，登記借用日期、物品名稱以及借用人簽字。第十四條 辦公物品嚴禁帶回家私用。第五節 賠償第十五條 因公不慎損壞物品或因作用物品壽命已到期限，而自然損壞應說明情況，由綜合辦登記，經核實方可報損。4、第十六條 因不負責任或借公物私用，造成物品損壞，由使用人賠償；由于物品管不善，而致丟失，應由保管人賠償。第十七條 凡造成物品損壞，過期不報經檢查發現者，不論原因一律由使用者賠償，情節嚴重者加倍處罰。第十八條 凡因不慎造成物品損壞者，按損壞物品的新舊程度折價賠償，故意損毀者，不論新舊一律照價賠償。第十九條 對公司財物私自外借或帶出，而造成丟失或損壞，事后又不說明，一經發現，不論原因按損壞物品的市價賠償。第三章 會議管理規定第二十條 為使公司的會議管理規范化和有序，提高會議形式的行政決策效率，特制定本辦法。第二十一條 公司設立四級例會制度：公司常務會議；總經理辦公會議（碰頭會）；部門工作會議；全體5、員工會議。第二十二條 公司設立其他的會議制度：投資決策會議；工作匯報會；研討會。第二十三條 公司日常會議的管理部門為綜合辦公室。第二十四條 綜合辦公室的主要職責為：負責安排會議的時間、地點以及會場布置；負責發布會議通知；負責分發會議文件的資料；負責做好會議記錄以及人員出席會議表。第二十五條 公司員工參加會議要在遵守會場紀律，做好會議筆記，按時參加，不遲到、早退。第二十六條 會議紀要、決議由綜合辦撰寫，辦公室主任審核后，交總經理審批后簽發給相關部門。第四章 公文處理第二十七條 各部門不得以部門名義對公司系統外的單位制發正式文件。第二十八條 上級領導部門發文（包括各部門收到或代領的），均應交由辦公6、室統一登記、傳閱和歸檔。有關文件經辦公室同意，部門可復印留存。第二十九條 凡以總公司名義發出的公文、函件及用公司印章的，辦公室對內容和文字有權審核，并負有把關責任。第五章 內部呈批第三十條 下屬部門以書面形式向公司領導匯報工作或請求批準有關事項，須使用呈批件。第三十一條 公司各部門的呈批件，由部門直送分管領導，領導簽批后直接退該部門辦理。第三十二條 辦理呈批件必須打印，按規定填寫，規范用表，由承辦人及呈報部門負責人簽字；如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次批示意見。第三十三條 承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續齊備，應建立收發文和交7、接制度，指定專人負責登記和存檔。第三十四條 各部門應指定一名聯絡員，負責聯絡工作。包括簽領文件、接聽通知并向本部門領導及人員傳達、報送呈批件及其他相關事務。第六章 印章使用與管理 第一節 總則第三十五條 本規定就公司印章的使用、改正、廢止與管理方法做出規定。第三十六條 本規定中所指印章是在公司發行或管理的文件、憑證文書等公司權利義務有關的文件上，因需以公司名稱或有關部門名文證明其權威作用而使用的印章。 第二節 制定與改刻、廢止第三十七條 公司印章（含各部門）印章的制定、改刻與廢止由辦公室主任根據印鑒使用需要以書面議案的形式提交公司辦公會議討論。第三十八條 辦公室主任必須在提出的方案中將新舊印章8、的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限說明。第三十九條 公司印章的刻制由綜合辦負責，同時如有需要更換或廢止的印章應由各管理人迅速交還至綜合辦。第四十條 除特別需要，原則上廢止印章保存期限為三年，然后再根據需要進行安排銷毀。第四十一條 公司的印章（含各部門）在受到散失、損毀、被盜的情況時，各管理人應迅速向綜合辦遞交說明原因的報告書。同時辦公室主任根據情況依本規定的手續辦理。第三節 領用登記第四十二條 印章領用登記由綜合辦組織進行，綜合辦應將每個印章登入“印章登記臺帳”內，并將此帳永久保存。第四節 印章種類及管理辦法第四十三條 公司印章分為以下幾類1、公司章：指公司向主管機關登記的公司印章，對公司9、經營權有密切聯系及有較強政策性或對政府行政、稅務、金融等以公司名義行文，或出具憑證使用。2、專用章：由部門在各自權責范圍內代表公司對于企業、民間機構及個人的行文、收發文或出具憑證時使用。3、名章：用于支票或其他涉及公司經營權憑證、合同。第四十四條 各級印章管理人員在進行印章交接時，應拓具印模樣本列冊，專案移交，并報送印章管理部門。第五節 使用范圍與使用方法第四十五條 印章使用范圍及保管人：類別印章類型保管人用 途支票及銀行兌現憑證業務銷售合同協議及業務文件公司的重大合同或重要文件各部門職責內的工作事項或文件、請示報告人事關系及有關證明收據公司章公司名章綜合辦主任專用章業務專用章市場部部長財務專10、用章財務部部長職章總經理名章總經理第四十六條 公司章的使用1、除總經理外，任何人員在使用公司章時，應事先進行印鑒使用申請，即填寫“印章使用申請表”，經部門主管審批后，再呈交總經理審批。常規使用印鑒（如文件蓋章等）或需要再次使用印鑒的事項如事先已取得總經理審批，可不用審批用印。2、印鑒使用人將審批后“印章使用申請表”交與印章保管人處，保管人根據申請單，填寫“印章使用登記表”后進行蓋印。第四十七條 各類專用章在使用時，由保管人確認印鑒使用的合理性后，填寫“印章使用登記表”后進行蓋印。第六節 印鑒使用規范第四十八條 公司印章的印鑒使用方法：1、蓋印文件必要時應蓋騎縫章；2、公司印章的蓋章處除另行規定11、外，應蓋于公司或部門名稱的中間；3、除特殊規定外，蓋章一律用朱紅印泥。第七節 介紹信管理第四十九條 公司任何人員需使用介紹信時，均統一到綜合辦開據，除非總經理批準，任何人不得開具或持有公司蓋章過的空白介紹信，任何部門也不得以部門名義開具介紹信。第五十條 介紹信應用毛筆、鋼筆或水筆填寫完整，字跡要工整、準確，不得進行涂改，如有涂改應予以作廢。存根與正文處應加蓋公司騎縫章。第五十一條 開出的介紹信如因情況變化時，應及時交回綜合辦。第五十二條 介紹信保管人應要蓋保管好介紹信的存根，及時歸檔，介紹信如遇丟失應及時報告。第七章 文書第一章 總則第五十三條 為規范公司的文書管理，保證公司的各項經營活動，特12、制定本辦法。第五十四條 本管理辦法所指文書涵蓋以下范圍：1、公司領導層決策文書以及下達的文件部門合議與傳閱的文件；2、契約書、證書和勞動協議書；3、收支預算與決算書、帳本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書；4、志愿書、違約書、往來公文、專利證明和注冊登記文書；5、往來書信、電報、任命書、意見書；6、各種報告、統計表。其中1、2項的處理，原則按公司會議結果及決定進行處理。第五十五條 文書的機密分類：1、機密文書：（1）絕密：指極為重要（其中包含絕密機要的重大事項）并且不得向公司內外無關人員泄露內容的文書；（2）秘密：指次重要并且所涉及內容不得向公司內外無關人員泄露內容的文書；（3）外密：指13、不宜向公司以外人員透露內容的文書；2、普通文書：即非機密文書。第五十六條 公司文書的機密分類由綜合辦公室確定，各級人員應嚴格保守文書的機密。第五十七條 全部文書均歸公司所有，任何個人不得私自占有。公司綜合辦是公司文書管理的具體組織實施部門，負責文書管理的具體實施方案。第二章 文書的接收與處理第五十八條 文件接收與拆驗到達本公司的文件由綜合辦負責簽收，并按以下原則進行拆驗處置：1、普通文書由綜合辦收發人員開啟或開封；2、機密文書由辦公室主任負責開啟處置。第五十九條 文書的處理1、編號登記：文書開封后，由綜合辦對文書進行編號登記，并在“文書接收登記簿”上注明收發日期、文件標題與文件密級等內容。2、14、呈閱：綜合辦負責填寫“文書閱辦單”，并將“文書閱辦單”粘貼在文書正面左上角，送總經理閱示。3、批閱處理：總經理對文書內容閱示后，在“文書閱辦單”上作出批示（在批示中應指明文書具體傳閱對象或呈辦人員，不需處理的簽署“已閱”），將文書退還綜合辦。4、綜合辦將文書及“文書閱辦單”進行復印，原件歸檔保存，按批示要求將復印件轉交相關人員操辦或傳閱。第三章 文書的制作第六十條 文書制作包括擬辦、核稿、審批及簽發。一、擬辦文書擬辦人依照主管批示的來文、口令、口頭指示、會議結果或者因本身職責而主動擬辦的事項，擬具處理的辦法。二、核稿文稿擬定后，擬辦人填寫“發文稿紙“的相關內容，將”發文稿紙“粘貼在文稿上連同文15、稿，送擬辦單位的負責人審核。三、審批及簽發根據文書內容，擬辦人交由具體審批人審核后簽發。各類文書的承辦制作與審批對象：項 目發文名義擬辦擬辦單位審核審批l 公司總體經營戰略。l 公司重大問題，事項及決策發布。l 公司向上級主管部門呈報的工作情況、申請、請示報告等。l 公司辦公會議形成的決議。l 公司各項管理規章制度（如人事、行政辦公）l 其他公司綜合辦辦公室主任總經理l 各部門職責范圍內的工作事項l 各部門請示報告、問題反映、工作情況匯報等各部門各部門人員各部門內部人員各部門主管第四章 發文處理第六十一條 文件經簽發審批后，即進入發文處理程序階段，它包括文書編號、打印、校對、送達及歸檔五個環節16、。一、文件編號1、各文件擬辦人所承辦的文稿一經簽發，按文件編號規則進行編號：（1）凡屬公司名義發文的文件，一律統一交綜合辦進行編號登記；（2）屬各部門名義發文的文件，由各部門統一進行編號。2、文件編號的原則為一文一號，承辦人應在“發文稿紙”上注明發文號。3、文件的編號如下：XX辦 200年第號二、文件打印文書承辦人將已編號的文書交綜合辦進行打印。三、校對文書承辦對打印后的文稿再進行校對，校對無誤后在發文稿紙上簽名，并明確文件接收部門及打印份數。四、送達綜合辦將校對后的文件進行文件復制與蓋章，對于機密文件應標注密級，并按要求送達至文件接收單位，文件接收單位在“發文登記簿”上簽收。五、歸檔文書一經17、發出，由綜合辦將原稿及附件進行存檔，并在“存檔目錄”上詳細載明，同時將文書的電腦資料進行備份保存。第五章 文書保管第六十二條 各類文書的保管期限及密級規定如下：一、永久保管分類項 目事 例保管單位密級1章程以及公司規劃的制定、修改、廢止等永久性查考文書章程、公司發展計劃、通則綜合辦絕密2重要的政府機關的許可證書，認證書以及指示、命令項目批文、經營許可證、營業執照、土地使用權證綜合辦普通3契約書等具有永久效力的文件重要性契約書、合同書綜合辦秘密一般性契約、合同綜合辦機密4有關職員人事方面的重要文件健康保險、醫療保險、資格登記、公司員工花名冊、履歷表等綜合辦外密二、十年保管分類項 目事 例保管單位18、密級1預算、決算以及有關會計的各種帳薄、各種憑證稅表、結算底帳、現金出納帳、現金收入、支出帳、轉帳憑證、銀行存固定資產帳目、各種收據、業務文件、日記帳、日常債僅、財產目錄、借貸對照表、財務報告、會計報表財務部秘密2經營管理上重要的查考性文件銷售管理辦法、各種流程、制度等市場企劃部外密3人事、工資福利的文件人事文件、衛生保健文件綜合辦秘密4公司內向全體人員通告的文件綜合辦普通三、五年保管分類項 目事 例保管單位密級1僅在短期內需查考的文件業務人員日志市場企劃部外密事故類文件、一般請示、收發文簿綜合辦普通收入印花收支薄、盤點報告、各種存款印票事務移交文書財務部普通2人事文件工資明細總表、社保明細表19、綜合辦秘密四、三年保管分類項 目事 例保管單位密級1會議記錄會議紀要綜合辦外密2一般文件、帳薄圖表文件收發文薄、收入印花出納薄、郵票出納薄、掛號信收據、辦公用品收發記錄綜合辦普通3人事文件考勤薄綜合辦普通第六十三條 保存期滿,或者在保存期內沒必要繼續保存的文書,應及時予以廢除或銷毀。廢除必須經有關部門合議或公司辦公會議討論，報總經理室認可，由綜合辦執行。第六十四條 所有廢除與銷毀的文書應采取粉碎與焚燒的方式進行。第八章 接待第六十五條 凡客人來訪的，登記后由被訪單位派人接見并引入。第六十六條 公司領導的客人來訪由辦公室接待員負責接待，其他來訪客人由被訪單位自行安排接待。第六十七條 業務談判需用20、會議室或談判間，應提前與辦公室聯系，由接待員負責安排。第九章 車輛管理第一節 總 則第六十八條 為加強公司車輛管理，合理有效的使用車輛，保證車輛安全、良好的運行，特制定本制度。第六十九條 本制度適用于公司所有車輛。第二節 職 責第七十條 公司車輛的管理責任部門為綜合辦，具體負責車輛的日常調度，維護保養、年檢及其他各類有關車輛的繳費手續。第七十一條 公司每部車輛均設立專人負責管理，管理責任人負責所管理車輛的繳交各種稅費、日常保養維護及衛生清潔等工作。管理責任人應對所管車輛日常使用、養護、清潔工作的具體情況進行詳細記錄填寫“車況檢查一覽表”。第三節 使 用第七十二條 各部門公務用車須填寫“車輛使用21、申請表”，由部門負責人簽字，交綜合辦由辦公室主任審核，由總經理批準后方可使用。第七十三條 綜合辦對審批通過的用車申請，填制“車輛派遣表”，將每次外出的時間、地點、公里數進行登記。第七十四條 公務車輛駕駛人員在收到“車輛派遣表”時，應提前檢查車輛狀況及油量情況，按照派遣表上的時間按時出車，并填寫好派遣表的相關數據。第七十五條 公務車輛申請人員在辦理公司事宜時，應嚴格按照派遣表中所規定的時間返回公司，如果在派遣表規定的時間內無法及時返回公司，應提前向綜合辦說明原因，獲得批準后方可延時返回公司。第七十六條 公務車輛駕駛人員辦完事后應及時返回公司，如遇交通阻塞或意外情況不能按時返回公司的，應提前向綜合22、辦說明原因，獲得批準。第七十七條 公務車輛駕駛人員返回公司后應將填好的派遣表及時上交綜合辦審核，審核無誤后存檔。第七十八條 公司公務車駕駛人不得擅自將車開回家。辦完公事必須將車輛停放在規定的地點。不得因私使用車輛。第四節 安 全第七十九條 駕駛人員在駕車過程中應嚴格遵守交通規則，遇車輛狀況或駕駛人員身體狀況欠佳時，應禁止出車執行任務。第八十條 公司車輛未經許可不得借予他人使用，更不得讓無駕駛執照的人員駕駛，否則造成的所有損失及是否償責任由行為人承擔。第五節 維修和保養第八十一條 駕駛人員在每天駕駛車輛前應時車輛做基本檢查（內容包括水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發現故障、配23、件失竊及損壞等現象應立即報告，否則使用人要對由此引發的后果負責。第八十二條 各車輛應按使用說明書上的要求定期到指定的地點進行車輛保養，如由于駕駛人員使用不當或疏于保養，導致車輛損壞或機件故障，其經濟損失依據情況由公司與車輛管理責任人一同承擔。第十章 工會及會費管理第八十三條 為了管好、用好工會經費，做到“用得合理，職工滿意”，更好地為職工服務，制定有列有規定：第八十四條 工會經費使用管理原則1、 堅持經費獨立管理原則。要獨立建立銀行帳戶，實行單獨核算。根據工會會費開支，由工會主席管理財務審批。2、 堅持遵紀守法原則。嚴格執行國家財經政策、規定和開支范圍、標準工會財務制度，遵守財務紀律。3、 堅24、持“統籌兼顧、保證重點、量入為出、收支平衡”的原則。經費應維護職工權益、開展職工教育和職工活動方面。4、 堅持預算管理原則。一切費用均應納入預算，并按上級工會要求，認真管理。5、 堅持勤儉節約原則。要少花錢，多辦事，辦好事，節約開支，依靠職工提高經費使用效益。6、 堅持民主管理原則。每年年末公布賬目，接受會員監督。7、 堅持為職工服務原則。工會經費不得用于工會活動外的開支；不得支出變相攤派的費用；不得為單位和個人提供資金拆借、經濟擔保和底押。第八十五條 工會經費開支范圍1、 會員活動費。用會費組織會員開展集體活動及會員困難補助的費用。如旅游、聯歡會、參觀、電影、舞會、游園以及其他集體活動的費用25、等。2、 職工活動費。用于開展職工教育、文娛、體育、宣傳活動及其他活動開支。3、 工會業務費。用于履行工會職能、加強自身建設和開展業務工作等方面。4、 其他支出。用于以上支出以外的，由工會組織的活動費用。工會應根據實際需要和經費可能以及本規定的開支原則、范圍使用。第八十六條 工會經費的籌措1、 個人會費的繳納：凡公司員工，年滿工作一年的，均應繳納工會會費，每人每年按國家標準繳納。2、 收繳標準：公司撥付的工會費用，按照公司員工年度工資總額的8%計取；所有的工會費用按年度檔案工資的0.5%一次繳納。3、 收繳辦法：公司撥付的工會費用在每個會計年度期初一次性撥付；公司員工按照自愿加入的原則，每年元26、月份一次性繳納全年會費；所有的工會經費統一匯入工會指定帳戶，所得利息作為工會收入。第八十七條 經費的使用：凡加入工會的員工，每年享受工會舉行各類活動；工會經費主要用于工會各類活動的支出，包括工會會議費用、員工慰問、旅游補貼、生日禮品、助學助殘等方面員工福利費用支出；所有工會經費必須專款專用，接受工會經審委員會的審核、監督，每年定期向工會委員匯報。第十一章 其它第八十八條 公司各部門對各下屬機構實行歸口管理，每月末各下屬公司相應的機構或相對固定的人員向歸口管理部門匯報工作、呈報報表及其他材料。第十二章 附則第八十九條 本制度由XXXXXX工程有限公司綜合辦負責解釋。第九十條 公司各部門及下屬項目部在貫徹執行本制度的同時，可根據實際情況，制定實施細則。