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1、公司會議室申請、登記與安排管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，對會議室的使用作規(guī)定。第二條 公司會議室指xx辦公樓二樓會議室（一號會議室）、三樓總裁辦會議室（八號會議室）、二號會議室、三號會議室等4個會議室。第三條 一、二、三號會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方，也可開展培訓(xùn)、面試、客戶接待、小型活動等，由行政管理中心統(tǒng)一管理；八號會議室由總裁秘書管理；行政管理中心和總裁秘書分別負(fù)責(zé)會議室的使用登記與調(diào)2、度、設(shè)備檢視等工作，會議使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。第四條 申請、登記與安排（一）八號會議室主要用于總裁召集參與的會議接待活動和指定會議，由總裁秘書根據(jù)總裁指示安排；其他部門需使用該會議室，經(jīng)請示總裁后，由總裁秘書協(xié)調(diào)后安排。（二）一、二、三號會議室主要用于公司、部門會議。1.會議召集部門需要使用會議室時，需提前一天向行政管理中心提出申請并到行政管理中心填寫會議室使用申請表，經(jīng)行政管理中心審核準(zhǔn)許后方可使用；臨時性使用會議室，必須經(jīng)行政管理中心負(fù)責(zé)人同意。2.優(yōu)先使用原則：（1）先申請，后使用，沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，如有沖突，必需禮讓已申請使用會3、議室的部門或個人；（2）按申請的先后順序使用，特殊情況下，經(jīng)相互自行協(xié)商后可以調(diào)整使用順序，報行政管理中心備案；（3）先全局后部門再科室的臨時優(yōu)先順序，遇公司、部門、部門科室臨時或緊急會議，在不能調(diào)換的情況下，按照公司、部門、部門科室的優(yōu)先順序禮讓。3.部門及個人應(yīng)在預(yù)約的時間到達(dá)會議室。超過10分鐘未到達(dá)會議室的，行政管理中心有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。4. 如申請部門臨時取消申請，再需使用時，應(yīng)重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間段完成會議，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他會議，超時部門應(yīng)離開會議室，終止使用該會議室。第五條 使用。會議室是公共服務(wù)空間，使用者4、有責(zé)任保證會議室整潔有序。（一）使用會議室時，不得在會議室大聲喧嘩、就餐，以免影響到辦公秩序。（二） 使用會議室的過程中，使用人必須愛護(hù)公物，用完后應(yīng)及時清理會議物品（行政管理中心提供煙灰缸、茶杯和水果盤的借用，清潔由會議室使用人員負(fù)責(zé)），保持會議室整潔（會議期間產(chǎn)生的垃圾由會議室使用人員負(fù)責(zé)處理，如礦泉水瓶等），關(guān)閉影音設(shè)備、辦公設(shè)備、空調(diào)等，恢復(fù)原狀；設(shè)備出現(xiàn)故障或公物出現(xiàn)損壞時，應(yīng)及時報修。（三）會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得管理部門同意，不得拿出會議室或作為他用；若確因需要臨時借用的，必須征得同意后方可動用，事后歸還原處。（四）主辦會議者要求懸掛會標(biāo)、圖紙等時，應(yīng)以不損壞會議5、室墻面、設(shè)備為前提，會議后應(yīng)及時撤除，若有其他特殊性要求，需提前申報，經(jīng)管理部門同意后，方可進(jìn)行。（五）行政管理中心及總裁秘書對會議室使用后物品設(shè)備負(fù)責(zé)檢查，并對各部門使用情況進(jìn)行反饋，反饋結(jié)果作為今后申請使用的依據(jù)。第六條 使用保障行政管理中心和總裁秘書分別對所管理的會議室負(fù)有衛(wèi)生清掃監(jiān)督、保障會議用品、設(shè)備檢視報修的職責(zé)，信息中心負(fù)有會議室內(nèi)辦公設(shè)備定時檢修保障的職責(zé)。（一）八號會議室由總裁秘書按照會議要求提供茶水、果盤、清潔用品等保障。（二）一、二、三號會議室的使用保障為：公司層面接待性活動和重要會議（如股東大會、董事會、要客來訪等），由行政管理中心按照會議要求提供茶水、果盤、清潔用品等6、保障；各部門召開的周例會、研討會、內(nèi)部討論會、電話會議、培訓(xùn)會議等由各中心、部門文員自行保障，行政管理中心可提供會議所需的用品。第七條 罰則會議室為公共服務(wù)資源，違規(guī)超額占用和損壞行為應(yīng)當(dāng)予以處罰。出現(xiàn)第四條所規(guī)定的未申請即占用、取消不備案、不按順序禮讓、不及時整理會議室衛(wèi)生秩序、就餐、喧鬧等情況的，將對當(dāng)事部門/科室或個人所在部門/科室進(jìn)行通報批評；出現(xiàn)多次不遵守規(guī)定的情況，將視情取消該部門/科室或個人所在部門/科室申請會議室的優(yōu)先權(quán)等，直至停止其使用會議室時間不少于1個月。若因操作不當(dāng)、不遵守規(guī)定等情況造成會議室設(shè)備（空調(diào)、多媒體設(shè)備、桌椅等）以及附屬物品（如地毯、植物等）損壞的，須追究當(dāng)事人的相應(yīng)責(zé)任。