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1、公司文件和資料編制管理制度附格式編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為了使管理標準及工作標準文件和資料標準化、規范化，便于文件的發放、保存、檢索，特制定本標準。2 適用范圍適用于寧波 有限公司的管理標準和工作標準文件和資料的編制、管理。3 管理職責 3.1 總裁辦是管理標準歸口管理部門，負責管理標準的批準、審核、標準化。3.2行政部是管理標準的貫徹實施部門，負責管理標準的發放、存檔、回收、銷毀。3.3 各部門負責各自內部工作標準的起草，人力資源部負責工作標準的審核，各分管副總負責批準。3.4技術中心是技術標準歸2、口管理部門，另行制訂技術文件和資料的管理標準,負責技術標準的起草、審核標準化、發放、存檔、回收、銷毀。4 定義41 手冊：標準化手冊、質量/職業健康安全/環境管理手冊、測量管理體系手冊、國家實驗室質量管理手冊、員工手冊、市場服務手冊等。42 體系程序文件：標準化管理體系、質量/職業健康安全/環境管理體系、測量管理體系、國家實驗室質量管理體系等程序文件。43 管理標準：對企業標準化領域中需要協調統一的管理事項所制定的標準。44 工作標準：對企業各工作崗位按統一要求所制定的標準。45 公司文件：公司總裁辦發布的行使公司統一政令的文件。46 公司各部門文件：各部門下發的通知、公告、決定等，僅約束和指3、導管轄部門及部門管轄的工作范圍；跨越管轄范圍時，應由公司總裁辦發文。5 文件的起草、審核、批準5.1標準化管理體系、質量/環境/職業健康安全管理體系等管理手冊由總裁辦、技術中心在管理者代表的領導下起草，管理者代表審核，經總裁批準發布；程序文件由職責部門起草，管理者代表審核，經總裁批準發布；5.2 質量技術類文件和資料由技術中心起草,中心主任審核, 總工程師批準發布。5.3 公司管理標準由總裁辦起草，總裁辦主任審核，經各部門經理以上領導會審，總裁批準發布；工作標準由人力資源部起草，行政副總審核，總裁批準發布。5.4 部門性文件資料由該部門起草，部門負責人審核，經各職能副總、總監、總工程師、總經理4、批準發布。5.5 標準文件由起草部門填寫文件審批表及文件履歷表，經文件管理所涉及部門會簽、審核，報主管領導批準后生效。6文件資料編號及格式規定本標準所描述的文件和資料編號只適用于寧波 有限公司內部產生的文件和資料；外來的文件資料按類別、收到日期另行管理。內部制訂的文件大量引用外來文件內容時應制訂新文件并進行編號。6.1寧波 有限公司紅頭文件及各部門紅頭文件標號:甬康文 XXXX第XX號 順序號（從01、02依次向后排） 發布年份 甬康XX字XXXX第XX號順序號（從01、02依次向后排） 發布年份 各部門簡碼（見下表1、2）表1： 公司各部門名稱總裁辦生產系統財務系統人力資源部技術系統市場服務5、中心采購系統銷售系統行政系統簡碼POPDFAHRTSMSPSMDAD6.2管理標準和工作標準編號 A 管理標準編號樣式Q/ （A） XX XX XXX XXXX A0 -01 表單順序代碼 修改次數順序碼 版本代碼 發行年份代碼 文件順序代碼 部門代碼 文件類別代碼 文件性質代碼 企業專用代碼B 代碼說明 企業專用代碼：寧波 有限公司標準化文件識別代碼； 性質代碼：A代表企業標準體系中收集的國際標準或國家標準。B代表企業標準體系中收集的行業標準或地方標準，以及本企業的上級規范和要求。 沒有A或B代表企業標準體系中收集的企業自己制定的企業標準。 其他代碼應用說明表文件類別類別代碼順序代碼年份代碼6、版本代碼表單記錄順序代碼手冊類00001、002企業標準制定、修訂、復審通過后實際發布的年份企業標準制定、修改、復審通過后的版次，按A、B等先后順序標識；修改次數按0、1、2等先后順序下小標識別；01、02.程序文件01001、00201、02.管理標準02001、00201、02.工作標準03001、00201、02.技術標準04001、00201、02.規程流程05001、00201、02.其他文件06001、00201、02.部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼董事會00技術質量04物流倉儲08總裁辦01采購05黨工辦09行政人事02銷售06其他10財務03生產07C 工作標準編號樣式Q/ 7、（A） XX XX XXX XXXX A0 -1 表單順序代碼 修改次數順序碼 版本代碼 發行年份代碼 文件順序代碼 部門代碼 文件類別代碼 文件性質代碼 企業專用代碼6.3 外來文件編號外來文件的編號由四部分組成：Q/WL X XXX XXXX 年份代碼，四位數 流水號，從1依次向后編排 外來文件類別代碼，一位數 公司外來文件統一標記其中：外來文件類別代碼，目前情況為： A技術中心使用，技術類 B總裁辦使用，綜合管理類 C質管部使用，質量類 D人力資源部使用，工作標準類6.4文件編制6.4.1基本要求A標準文件的格式應滿足本標準及附件的要求。B公司的各類管理文件必須按照本標準和文件控制程序的8、規定進行發放、更改、報廢、處理和歸檔保管。特殊文件、臨時文件使用后由編制者回收處理。C 標準文件的編制必須使用中文；對外提供標準文件有要求英文時，由翻譯組負責翻譯、核對。6.4.2 格式要求1) 文件編寫及排版要求： A 一律使用電腦打印、影印或印刷。B 采用A4幅面(210mm297mm)紙張，有特殊需要時，允許采用其它幅面尺寸。C 正文內容用五號常規宋體編寫。D 采用標準字間距，一般采用1921磅行距。E 頁邊距設置：上下均為2.0cm，左右均為2.5cm；裝訂線設置為0,頁眉距邊界為1.75厘米,頁腳距邊界為1.5厘米。F 管理及工作標準文件頁碼一律設在頁腳,居中位置，以“- 頁碼 -”9、形式表示；手冊類從正文起算頁碼，封面、修訂記錄、目錄等不在頁碼編制范圍之內。G 手冊類文件、體系程序文件及各種標準文件應有封面并裝訂。H 所有文件一律左側裝訂，成冊文件內應含有修改、審核、批準記錄表。2) 文件編制的一般要求：A 文件編制必須貫徹國家的法律、法規和規章制度。B 文件編制應符合標準化工作導則的規定。D 文件編制時應考慮實用性、可操作性、經濟性。E 文件編制時應和相關的標準、規范以及其它技術文件相一致，內容及要求不得低于國家標準、行業標準及地方標準。F 文件所提出的要求應明確，不得出現模棱兩可、含糊不清的表述（一句話不能有二種及以上解釋）。G 文件所使用的名詞術語應符合術語標準的規10、定。H 編制時應使用正規漢字，不得使用繁體字或不規范的簡化字。3) 文件附錄 文件附件部分須在每頁左上角標注“附錄”二字及冒號，附件超過兩頁、需標注“附錄X”，例如：附錄A、附錄B、亦可附錄1、附錄2 注明附錄名稱、每頁附錄右上角應注明文件編號。7文件和資料的受控與發放7.1 標準化管理體系、質量、環境、職業健康安全三標管理體系、管理標準、工作標準、紅頭文件等均屬于受控文件，文件在批準前應有文件起草部門將電子文檔交文件歸口管理員進行“標準化”作業； 文件經批準在發放前應由文控室在文件封頁右上角加蓋“受控”印章（批準之原文件和確認之電子檔文件由文控留底、備查）。7.2技術標準文件屬于受控文件，由11、技術中心按技術標準文件管理要求控制。7.3文件和資料發放時均應注明分發號，固定代碼由總裁辦和技術中心共同為各部門統一分配,依照文件控制程序執行。7.4文件發放前應由該文件起草人員或部門填寫“文件發放申請表”,詳細填寫發放部門和發放數量,然后由填寫人所在部門職能副總、總監、總工程師批準后交文控進行發放作業。7.5文件和資料領用人在“文件和資料發放/回收登記表”上簽名，領取受控文件和注有分發號的文件和資料。文件領用人應同時在“文件和資料收到記錄表”上做好登記。7.6各部門的文件和資料由該部門指定兼職文控人員控制發放,并填寫“文件和資料發放登記表”。7.7 臨時性的通知不屬于受控文件，不加蓋受控章，12、不加分發號，不進行登記。7.8 當文件和資料以軟盤、光盤和其它電子媒介為載體時：對文件進行相應文檔保護，確保文件被修改后得到顯示；在軟、光盤的包裝紙上加蓋關于受控所需的印章及分發號；文件的修改、復制、補領、撤除與其它形式的文件同樣管理。8文件和資料的更換和補領 8.1 當文件和資料使用人的文件和資料嚴重破損影響使用時，應到發文部門申請更換，并辦理更換手續，同時交回破損文件。新文件仍使用其原分發號進行控制與管理。8.2 文件使用人因保管不當丟失原文件或資料時按有關規章制度執行，并應及時在發文部門申請補領，填寫“文件和資料補領申請單”并在申請單中說明原因。9文件和資料的更改9.1 文件和資料更改的13、時機標準化管理體系、質量/環境/職業健康安全安全管理體系、管理性標準及工作標準文件應由總裁辦根據法律法規變動、客戶及相關方的要求、公司內部調整等情況提醒有關部門作相應的更改。9.2 文件需要更改時，由更改提出人填寫“文件和資料更改通知單”，并送相關人員進行審核和批準。9.3 文件更改得到批準后，由發文部門將“文件和資料更改通知單”按原文件的發放范圍進行發放，同時對文件和資料進行更改，更改時應在 “文件審批履歷表”作好記錄。9.4 文件和資料更改的方式A 劃改當每頁更改字數不超過30個字或頁面幅度不超過十分之一時可使用劃改。劃改時由劃改人員依據“文件和資料更改通知單”用紅筆雙線劃去原內容，同時在14、旁邊用黑色筆寫出新內容。新內容書寫完畢，在其上加蓋“文件更改”印章。對以電子文檔為載體的文件劃改時，直接由新內容代替原內容，不加蓋“文件更改”印章。B 換版文件和資料劃改達到10次或一次就大幅度、原則方向性的更改時應進行換版。原版次文件收回作廢，加蓋“文件作廢”印章，換發新版次文件和資料。文件和資料的換版由原文件的起草部門按“文件和資料更改通知單”規定進行重新編制，原發文部門收回舊文件、發放新文件。電子文檔換版，則由發文部門收回，刪除原版文件，保存新版文件，再以原文件的發放范圍規定進行發放。C 換頁文件和資料的更改處于上述兩者之間，可以選擇換頁方式。文件換頁時，由發文部門依“文件和資料更改通知15、單”的規定，按原文件頁面、字體、編排格式打印好新頁，再截下文件中的待換頁，裝訂或粘上新頁，新頁右上角加蓋“文件換頁標識”印章；電子文檔，直接用新內容代替原內容，不加蓋“文件換頁標識”印章。10 文件回收與銷毀按文件控制程序規定執行。11 文件和資料的管理規定11.1 內部文件資料管理A 屬于受控的文件和資料，發文部門應列入“受控文件和資料清單”。B 文件和資料發放范圍之外的部門或人員（包括外單位）需借閱文件和資料時，應向文件發放部門申請，經部門負責人批準后方可借閱。借出部門應填好“文件和資料借閱登記表”，并明確責任人、歸還日期，借閱人簽字后方可出借。C 各部門應將部門使用的文件按類別分類保管，16、便于檢查和使用。文件的使用人未經批準不得在受控文件上作任何修改或記錄，不得私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。11.2 外來文件的管理A 外來的文件應按職責分工由總裁辦、技術中心等部門先行確認，重大文件報總裁、總工程師確認，確認其適用性和有效性。再按外來文件編號規定進行編號、保管，并在“文件和資料收到記錄表”上登記。B 需發放外來文件時，由保管部門發放。發放外來文件時只能發放復印件，復件上應加蓋分發號和“外來文件”印章。C 外來文件的后續管理與公司內的文件同樣辦理。D 法律法規文件按法律法規控制程序執行。11.3 外發文件的管理A 外發文件須得到相應主管的書面批準方可發外（物資采購部發給供方17、的文件除外）。B 提供給供方和認證機構的受控文件，提供部門應做好登記，填寫“文件和資料外發登記表”，在該文件和資料被更改、撤銷、作廢時應及時通報對方。12 相關文件：12.1 企業標準化管理制度12.2 文件控制程序12.3技術文件管理制度13 附錄。13.1 手冊類和程序文件封面格式 13.2 手冊目錄和正文格式13.3 程序文件目錄和正文頁面格式13.4 管理標準和工作標準封面格式13.5 管理標準頁面格式13.6 公司紅頭文件格式13.7 公司各中心及下屬公司紅頭文件格式13.8“受控”印章13.9 “文件更改”印章13.10 “作廢文件”和“作廢保留”印章13.11 “文件換頁標識”印18、章13.12 “外來文件”印章13.13 文件審批履歷表格式13.14文件和資料發放審批表 Q/ 0202-001-2009B0-0113.15 文件和資料外發記錄表 Q/ 0202-001-2009B0-02附錄1： 手冊類和程序文件封面格式 受控狀態：蓋章發放編號：蓋章公司名稱+企業標準（一號宋體、加粗） 文件編號：（四號宋體） 手 冊名稱如：質量管理手冊、質量管理程序文件等，宋體小初、加粗。編制：審核：批準：（三號 宋體）寧波 有限公司 （四號 宋體） 發布XXXX年XX月XX日修訂 XXXX年XX月XX日實施附錄2： 手冊目錄和正文格式 質量環境職業健康安全管理手冊Q/ *-*-*A*19、（以上用五號宋體加粗，標準字間距、行距1921）正文用五號宋體，標準字間距、行距1921附錄3：程序文件目錄和正文頁面格式寧波 有限公司質量/環境/職業健康安全管理程序編號Q/ *-*-*A*標題*控制程序版/次*版/*次頁碼第*頁 共*頁附錄4：管:理標準和工作標準封面格式 寧波 有限公司企業管理（工作）標準 (一號宋體、加粗) Q/ XX-XX-XXXX/X工作或管理標準名稱(宋體小初、加粗)(未注明字號均為宋體四號)寧波 有限公司 發布XXXX年XX月XX日修訂 XXXX年XX月XX日實施附錄5:管理標準頁面格式文件名稱/文件編號 (黑體五號字) 1 XXXX2 XXXX2.1 XXXX20、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.1.1XXXXXXXXXXXXXXXX。1) XX2) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。按照相關事項進行編寫,內容包括:目的和意義、使用范圍、定義、職責、標準內容、相關文件、相關記錄。“1）”標識也可根據實際情況自行調整、如使用A、B；標準字間距、行距1921（正文用宋體五號字）編制/日期: 審核/日期: 批準/日期： 附21、錄6：公司紅頭文件格式寧波 有限公司文件(方正黑體初號、加粗,字體紅色縱向壓縮80%)甬康文XXXX第XX號(宋體小四號)紅色,3磅標題(宋體三號加粗)XXXXX: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 寧波 有限公司 二00九年十一月二十日主題詞: 發送: 抄送: (以上未標注字體的均為宋體小四號)附錄7：公司下屬各部門紅頭文件格式寧波 有限公司部門文件(方正黑體初號、加粗,字體紅色縱向壓縮80%)甬康HR字XXXX第XX號(宋22、體小四號)紅色,3磅標題(宋體三號加粗)XXXXX: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 寧波 有限公司 人力資源部 二00九年十一月二十日主題詞: 發送: 抄送: (以上未標注字體的均為宋體小四號)附錄8：受 控附錄9：文件更改附錄10：作廢保留文件作廢附錄11：文件換頁標識附錄12：外來文件附錄13：文件審批表及履歷表樣式寧波 有限公司編號: Q/ *-*-*A0*版本:第*版修改次數:*次頁次:第*頁總頁數:共*頁文件名稱23、文件審批表*包裝、搬運作業流程圖編 號Q/ *-*-*A0會 簽編 制審 核批 準文件履歷表日期版本修改內容編制部門編制人審核人批準人附錄14：寧波 有限公司文件和資料發放審批表年 月 日 Q/ 0202-001-2009B0-01文件名稱：編號：版本：文件類型口手冊 口體系程序文件 口管理標準 口標準 口紅頭文件 口其它發放類別口新增 口換版 口其它發放原因發放范圍類別發放部門名稱固定代碼發放份數公司二級部門申請人: 審核: 批準:附錄15：寧波 有限公司文件和資料外發記錄表提供部門： 記錄人： Q/ 0202-001-2009B0-02序號文件名稱編號或圖號版/次號分發號是否受控份數外發單位外發理由去向情況備注123456789101112131415161718