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1、公司文件編號管理規(guī)章制度及示例編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件管理制度 1 目的 確保公司重要文件具有唯一編號,便于文件的識別、追溯和控制,保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。 2 使用范圍 適用于公司文件的編號管理和控制: a) 技術類文件:是指在公司的設計、生產(chǎn)、銷售、服務等各個環(huán)節(jié)中與技術有關的各類文件和資料。 b) 其他文件:包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等; c) 編號文件包括紙介文件以及電子文件。 3 編號辦法 3.1 公司名稱及項目名稱約定: 公司全稱為:銀海萬向控股有限公司 本組織簡稱:YHW2、X 3.2 日期表示 格式:yyyymmdd yyyy:用四位數(shù)字表示公元年份,如2011表示公元2011年。 mm:用兩位數(shù)字表示月份,不足兩位時,第一位用零補齊,如03表示3月。 dd:用兩位數(shù)字表示日期,不足兩位時,第一位用零補齊,如15表示第15號。 例如: 201102627 表示(2011年02月26日) 3.3 文件版本編號 下面是對文件版本進行編號要遵守的標準: 起草版本的編號為001,002,003,. 版本編號可以根據(jù)項目需要延伸到若干層,例如,0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以確認后,版本編號應該始自1.0。 版本編號不斷變化為:1.0, 1.1,3、 1.2, ., 1.10。 項目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0,2.1, 2.2 等。 CGM-v1-信息控制子系統(tǒng)-驗收測試計劃-2.0.doc 3.5 其他文件的編號 3.5.1 公司規(guī)章制度和管理文件 公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為:CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd DN:大寫英文字母,部門代號,如該制度是公司級文件,適用于公司全體人員,該部分編碼省略;如該文件是部門內(nèi)部管理制度,則應標記部門編號,表示該制度由部門內(nèi)部使用。TT:大寫英文字母,文件類型; RR 規(guī)章制度,指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度; QS 質(zhì)量管理文件,公司運轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。 AB:文件名稱 4、dd:文件版本號。 例如: CGMBJ-RR-考勤管理規(guī)范-01.doc CGMBJ-RR-績效考核規(guī)范-1.2.doc 3.5.2 合同協(xié)議 合同協(xié)議的編號格式為:yyyy CGMBJ-T-nnn yyyy:阿拉伯數(shù)字,簽訂合同的年份; T:合同類型 S-銷售合同 P-采購合同 C-合作協(xié)議 H-勞動合同 O-其它合同 nnn:合同流水號,流水號每年1月1日自動歸0。 3.5.3 傳真 發(fā)出的傳真編號結構為:CGMBJ-AA -R/SBB-yyyymmdd- nn AA:人員姓名 BB:傳真的主題(不超過15個漢字)。 nn:流水號。 yyyymmdd:表示日期。 R表示收到傳真,S表示發(fā)出5、傳真 傳真屬于臨時文件,一般不做長期保存,如需要保存,則應對其復印,并以外來文件的命名規(guī)則進行命名,并且與外來文件一起管理。 例如: CGMBJ-張三-R-臺灣需求的回復-20030314-01 (表示在2003年3月14日收到從臺灣發(fā)來的傳真,主題為“臺灣需求的回復”。 3.5.4 電子郵件的命名規(guī)則 電子郵件需要歸檔管理時,按傳真的命名規(guī)則命名。 3.5.5 外來文件 外來文件結構為:CGMBJ AA yy - nnnn AA:文件種類編號: RM:需求相關 yy:文件來源編號: 01:臺灣嘉可公司 nnnn:文件流水號。 例如: CGMBJ-RM-臺灣公司操作手冊-01-0001.doc6、 3.5.6 對外發(fā)文 指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。 yyyy CGMBJ(外)文字第nnn號 yyyy:阿拉伯數(shù)字,發(fā)文的年份 nnn:流水號,每年1月1日自動歸0。 3.5.7 會議紀要 指公司內(nèi)部會議的記錄等。 CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd yyyymmdd:日期,詳見4.2節(jié)日期表示。 AB:會議主題(不超過15個漢字)。 dd:阿拉伯數(shù)字,文件流水號。 例如: CGMBJ-20030314-M-周例會-0001 3.5.8 其它文件 項目周報: CGM-vnn-yyyymmdd-周報-AB 周工作計劃: CGM-vnn- yyyymmdd -周計劃- AB 工作7、任務單: CGM-vnn- yyyymmdd -任務單- AB 工作日報: CGM-vnn- yyyymmdd -日報- AB nn:版本號,參見3.3節(jié)。 yyyymmdd:日期,詳見4.2節(jié)日期表示。 AB:人員姓名 例如: CGM-v1-20030312-周報-張三 CGM-v1-20030312-日報-李四 3.5.9 文件附件 所有文件,如另外附有文件附件、相應表格、補充文件等,采用在原有文件編號后附加:- M nn(-NA) M:附加內(nèi)容類別; T:表格 A:附件 S:補充文件 nn:附加文件流水號 NA:文件名稱; 4 編號管理 ? 合同協(xié)議由公司辦公室統(tǒng)一編制管理。 ? 傳真由公司辦公室編制和管理。 ? 對內(nèi)、對外的發(fā)文統(tǒng)一由公司辦公室編制和管理。