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1、照明科技公司工作檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX照明科技有限公司 檔案管理規定XX年 月 日制定 文件編號： 第一章 總則第一條 為了規范和嚴肅公司檔案管理，根據國家檔案法有關規定結合公司的具體情況，制定本規章制度。第二條 檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好保存，方便利用。第三條 檔案管理的基本原則及要求：一、歸檔原則1 集中保管：公司各檔案材料由行政部集中保管。2 主動上交和積極催收相結合：各部門主動上交和行政部催收相結合。3 詳細登記：各部門將原文或其他各種介質的預歸材料整理完好，標著清楚2、，以便分類歸檔。二、交接原則1 員工離職或請假超過15個工作日，當事人必須主動將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，根據檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結果中對相關責任人進行責任處理；2 檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關手續。（檔案交接單見附表一）第四條 檔案管理的組織機構及責任劃分檔案管理實行集中管理。行政部集中統一管理，各部門負責部門檔案工作，維護檔案的完整與安全。一、行政部全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括： 1 收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。2 檔案3、材料的保管和銷毀；3 檔案材料的借閱、催還； 編制： 審核： 批準： 共6頁第1頁 年 月 日起實施4 指導部門檔案管理人員的工作；5 領導交辦的其他檔案管理工作。二、部門檔案管理人員1 各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。2 部門檔案管理人員在辦公室的業務指導下，負責本部門檔案材料的具體管理工作。第五條 檔案管理分類對檔案的管理，按照載體分為紙質檔案、聲像檔案。第二章 紙質檔案管理第一條 紙質檔案的內容紙質檔案指一切以紙質形式存在的檔案資料，對應于聲像檔案資料。第二條 檔案的收集檔案的收集按照以下兩種情況執行：1、需要經行政部流轉的文件資料收集，正式文件一經產生，在流出行政部之前，先交4、辦公室歸檔。2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經行政部流轉文件、檔案（如工程圖紙、技術資料等）的收集，采到以下辦法收集：事先登記A. 部門在每年制定工作計劃時均要同時注明各項任務要產生的檔案目錄清單，并不得出現明顯漏報，在制定完工作計劃3天內必須報送辦公室，辦公室秘書根據部門上報的情況，結合以往工程或工作情況和歷史經驗，編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間，下發各部門執行；B. 公司各項目部在項目竣工驗收結束后2個月之內上交檔案材料；C. 對于公司部門會議文件，各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記，辦公室按照登記向相關部門催收會議文件。辦公室秘書根據會議登記表5、向各部門催收文件；事后查收A. 行政辦公室根據各部門上報的檔案目錄清單和既定時間，及時向相關部門催收檔案； 編制： 審核： 批準： 共6頁第2頁 年 月 日起實施B. 各部門須嚴格按規定主動、及時向行政部上交檔案材料；C. 對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時補齊外，根據資料重要性，在考核結果中對相關部門經理進行責任處理；D. 對于行政辦公室催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結果中對相關人員進行責任處理。第三章 檔案查借閱管理制度第一條 公司員工可以根據公司確定的查閱權限，查閱有關文件。第二條 由行政辦公室專員按相應的查閱權限原則上執行，如需越權查閱，需上一級主管領導批準6、。 A級文件(絕密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料，包括：財務分析報告、工程決算材料；合同、協議文本；對高層管理者的考核報告、評議等；對工資分配方案及所屬文件；涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；如投資計劃與分析、項目可研報告等；公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料；公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。B級文件(機密)：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料，包括：公司注冊及相關文件；技術資料、工程建設的重要圖紙；立項報告、業務進度分析報告；各種末正式批復或采取的計劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報7、的來往文書，政府部門對公司的處罰決定等；公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及聲像材料。如經濟糾紛、工程招投標文件等。C級文件(秘密)，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料，如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。D級文件(普通)：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括：平時各種工作條例、規章制度；一般業務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件)；各類一般性的請示、通知、會議紀要，簡報、情況反映等；行政管理工作的計劃、總結、報告；一般性的月、季工作計劃與總結報告；有關干部任免、調配、定級等的文件；財產、物資、檔案等各類行政交接手續憑證，其它8、。查(借)閱檔案必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱；密級檔案在辦公室查閱，不能帶出，必須帶出辦公室查閱的，需辦公室主任審核報上級領導簽字才可。 編制： 審核： 批準： 共6頁第3頁 年 月 日起實施第三條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時間不超過十天，密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關手續。第四條 借閱檔案的人必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。第五條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件，須經辦公室主任批準并辦理相關手續。并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術處理，保9、證復印件與原件有明顯的區別，并且只復印文件上相關的部分，其他與其查閱無關的內容在復印時必須進行遮蔽處理；第六條 借用的檔案，當事人必須在規定時間歸還辦公室；如確需延期，當事人必須提前一個工作日辦理續借手續。否則視為無故不及時歸還，在考核結果中對責任人進行責任處理。第七條 借閱檔案交還時，必須當面點交清除，與發現遺失或損壞，應立即報告領導，并根據文件性質、損壞程度在考核結果中對責任人進行處理。第八條 外部合作單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能查閱，但不能將檔案帶離辦公室。第九條 外部合作單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的資料要進行審查、簽章。附件一、部門檔案管理人員的職10、責部門檔案管理人員要接受公司辦公室的業務指導、監督和檢查，學習公司的檔案管理制度，按公司檔案管理制度管理本部門的檔案資料，其主要職責如下：一、對部門已結案工作所產生的文件及時收集、整理，按規定向辦公室移交(各種資料、上級批文、圖紙、聲像資料等)；二、負責部門文件資料的整理、統一編號及提供利用；三、負責部門檔案資料的安全保密工作，每月進行安全保密檢查，向辦公室匯報工作，接受辦公室的監督檢查，并定期（一般為三個月一次）和辦公室秘書進行清單核對；四、根據檔案管理制度規定各部門要建立檔案登記本，嚴格規范檔案交接收發手續（見附表一、檔案交接清單）；五、負責對部門的電子文件資料進行備份整理，保證各種文件的11、安全可靠；六、負責本部門計算機的正常運行和使用，每周堅持殺病毒。 編制： 審核： 批準： 共6頁第4頁 年 月 日起實施附件二、檔案資料立卷歸檔規則檔案資料立卷歸檔規則為了完整、準確、系統地保留公司生產活動中形成的具有保存價值的文件材料，保持文件之間的歷史聯系，便于查找和利用，依據有關國家標準和規范，結合公司具體情況，特制定本規則。第一條、本規則規定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目資料為例。第二條、名詞一、立卷-公司本部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的文件，對其中已形成結果齊全的文件、技術資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理，裝訂成冊的工作過程12、，稱之為立卷。二、移交-是指項目部在工程竣工后二個月內或公司本部各部門在每年1月底前將上年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。三、歸檔-凡是反映本公司工作（含工程施工）生產活動，具有查考利用價值的文件材料，通過相關人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。四、銷毀-是指由檔案部門負責人和檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑒別、登記后，會同公司指定的監審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一般焚燒、粉碎處理）的工作過程。第三條、文件材料整理排放的要求。文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、利用（參閱）整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。 編制： 審核： 批準： 共6頁第5頁 年 月 日起實施附表一、檔案交接清單種類密級類號編號名稱單位數量備注交接人：；接收人：； 日期： 年 月 日 本文件由*部門負責制定，總經理審核，董事長簽批實施。 本文件自XX年*月*日起執行。 編制： 審核： 批準： 共6頁第6頁 年 月 日起實施