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物流公司文件和檔案管理制度
物流公司文件和檔案管理制度.doc
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檔案管理
上傳人:職z****i 編號:1103211 2024-09-07 5頁 24.11KB

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1、物流公司文件和檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 文件和檔案管理制度一、總則1、為加強公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅2、自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動3、的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形4、成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫借閱單,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借,必須專人專用。7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。七、本制度即日起開始執行。 xx物流有限公司
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