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1、公司級會議管理制度及附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司級會議管理制度目 次一、目的2二、術語解釋2三、適用范圍2四、簡易描述2五、常規會議流程描述2六、其他類型會議流程的說明4七、會議優先級4八、會議要求4九、費用管理5十、其他5十一、附件6附件一：會議簽到表6附件二：會議記錄7附件三：會議紀要8附件四、公司級會議流程概述1一、目的規范公司級會議管理，實現公司標準化管理。二、術語解釋公司級會議：公司總經理參加或組織召開的會議。會議變更：會議時間、會議地點、參會人員、會議議題發生變更。會議取消：原計劃的會議不召2、開；三、適用范圍本公司公司級會議管理。四、簡易描述1 會議類型常規會議、評審會議、例會、臨時會議。2 會議組織部門總經理或總經理管轄（或兼職管轄）的直接下屬部門。3 會議記錄人XXXX4 流程概述見附件“附件一、公司級會議流程概述”。五、常規會議流程描述5.1 資料準備會議組織部門負責人根據會議的議題提前1天準備會議相關資料。5.2 會議通知會議組織部門提前1天落實會議地點、會議時間、參會部門、參會人員，確保一切可行后，將會議相關資料發送給各位參會人員，同時將相關信息通知會議記錄人。與會人員仔細查閱材料、分析研究，對會議內容中提出的問題提供解決方案，必要的情況下，可召集相關人員進行討論。例會按3、本文件規定時間執行，各相關與會人員根據例會職責準備相關資料，準時參加，不再通知。5.3 會場布置會議記錄人負責在會議召開前，打掃干凈相應的會議室，布置合適數量的座位，檢測完畢投影等設備正常工作，制定一份會議簽到表打印、簽字、放置到“會議簽到處”。5.4 會議簽到參會人員穿工作服，自備紙筆，按照會議通知要求會議時間，提前到達會場，在會議簽到表的“簽到欄”相應位置簽署本人姓名及簽到時間，就坐等待會議的召開。開會前，會議記錄人收回會議簽到表，并向會議組織部門落實會前請假人員并記錄在會議簽到表。會議開始時，參會未簽到的人員，視為遲到，由會議記錄人提醒其簽到并監督其簽到時間；未到會場人員，由會議記錄人在4、會議簽到表登記缺席人員姓名。5.5 會議記錄重要會議或總經理安排需要做會議記錄的，應做會議記錄。會議記錄人全程參加會議記錄參會人員討論的問題，現場制定會議記錄并現場與參會人員核實，有異議的現場修改直至無異議，分歧較大的，可舉手表決，超過參會人員半數同意方可通過，總經理有一票否決權；相關人員未現場提出異議的，視為認同。會議討論完畢，會議記錄人打印一份會議記錄，在“擬制”處簽字，各與會人員在會議記錄中相應的欄位簽名、確認會議記錄并填寫簽字時間。5.6 會議簽退散會時，各與會人員離場時在會議簽到表中“簽退欄”相應的欄位簽名并填寫簽退時間后方可離開會場，未簽退人員視為早退（早退時間由會議記錄人確定填寫5、），會議記錄人負責監督簽退、收回會議記錄。5.7 紀要下發重要會議，會議記錄人負責依據會議記錄擬制、打印會議紀要，在“擬制”處簽字，報總經理審核通過后，在“審批”處簽字。會議結束后2日內，會議記錄人負責將會議紀要報送與會人員及會議紀要內容中涉及的責任人簽收、確認。普通會議，會議記錄人按照“5.5會議記錄”要求，現場制定、打印會議紀要（無法當場完成的，會議結束后1日內），在“擬制”處簽字，報總經理審核通過后，在“審批”處簽字，會議記錄人負責將會議紀要報送與會人員及會議紀要內容中涉及的責任人簽收、確認。會議紀要要求事件描述詳細、時間、地點、責任人、措施、目標、見證資料、考核方式、考核人明確、完整。6、5.8 落實紀要各參會人員或會議紀要涉及的責任人認真履行會議紀要內容。會議記錄人按照會議紀要落實管理流程落實會議內容執行情況。5.9 會議歸檔會議記錄人負責將每次會議的：a）會議簽到表；b）會議記錄（如有）；c）會議紀要。分別按月整理、裝訂，部門存檔。5 會議取消由會議組織部門負責人負責通知各與會人員會議取消。6 會議變更7.1 會議召開前變更會議的，由會議組織部門負責通知所有與會人員會議變動事項，同時告知本次會議是否取消，會議取消的由會議組織部門重新組織會議。7.2 會議召開過程中，特殊情況變更會議的（即會議中斷），由會議記錄人將中斷及下次會議安排情況寫入會議記錄（紀要）。7 會議請假與會人7、員不能參加會議或參加會議過程中需請假的，向會議組織部門負責人請假，在取得會議組織人員同意的情況下可以請假，同時請假人應根據會議涉及職責的相關性安排人員替代自己。如請假人員請假導致會議無法正常進行的，按“7 會議取消”取消會議，同時按“8 會議變更”重新組織會議。六、其他類型會議流程的說明其他會議流程環節見“附件一、公司級會議流程概述”，流程環節同常規會議流程。對于緊急召開的臨時會議，特殊情況下，按流程環節，可于會中或會后補辦相關手續。七、會議優先級1、原則上集團級會議優先于公司級會議，公司特殊緊急會議由公司總經理與集團董事長協商調整；2、公司級會議優先于部門會議；3、公司級會議優先級：緊急性質8、的臨時會議例會評審會議常規會議其他臨時會議；4、例會不能按時召開的，由會議記錄人負責電話通知順延，并在會議簽到表備注例會延遲原因。八、會議要求1、會議組織部門組織會議不完整（如未落實地點、人員、議題，未通知到位等）導致會議無法正常進行的，負激勵會議組織人50元/次；2、參會人員應穿著工作服參加會議，未穿工作服的，負激勵當事人10元/次；3、代人簽到、簽退會議簽到表的，負激勵代簽人100元/次；4、遲到、早退的，負激勵當事人50元/次；5、未請假缺席會議的，負激勵缺席人100元/次；6、會議中，需要出入會場或接打電話等特殊情況，經會議組織人同意后，及時處理完畢回會場，如耽誤會議正常進行的，負激勵9、20元/次；7、會議中，手機響鈴、隨意出入會場、接打電話以及其他擾亂會場的行為，負激勵當事人20元/次，一次會議中，再次出現上述情形，負激勵當事人50元/次；8、會議以解決問題為目的，討論會議無關的話題、言行過激、摻雜個人感情的，由會議組織人警告一次，再次觸犯的，負激勵責任人50元/次；9、會場吸煙的，負激勵50元/次，強行制止吸煙；10、會議時間超1.5小時的，每1.5小時休息10分鐘；按時開會、散會；如散會時間會議主題未討論完畢的，對于后續有會議安排的，重新組織會議討論；對于后續無會議安排的，會議組織人取得與會人員同意情況下，會議可以繼續的，繼續討論，無法繼續的按時散會；11、未及時發放會10、議紀要導致無法落實會議決議的，負激勵責任人50元/次；12、會議中評審通過的工作任務，責任人會后未履行的，負激勵責任人100元/次；13、會議文檔丟失的，負激勵責任人20元/件；14、弄虛作假，否認事實的，負激勵當事人100元/次；15、 其他違反本管理文件的情形，視情節嚴重程度不同給予50-200元罰款。九、費用管理1、會議記錄人負責樂捐費用管理，建立費用明細賬，所有會議人員負責監督。2、樂捐費用可用于愛心捐款、補助貧困職工、會議支出等用途。十、其他1、本管理文件由XXX部門負責解釋；2、本管理文件自XXXX年XX月XX日起實施。3、本管理文件為存檔文件，帶有文件發放、回收記錄。十一、附件附11、件一：會議簽到表編號： 會議主題會議類型日 期地 點主 持 人簽到欄簽退欄部門姓名職務時間姓名時間會前請假會中請假曠會請假人姓名請假人姓名請假人姓名請假人姓名請假人姓名姓名姓名備注擬訂： 附件二：會議記錄編號： 一、會議主題： 二、時 間： 年 月 日 地 點：三、主 持 人：四、參會人員：五、依據文件：依據會議簽到表，編號： 。六、發送部門： 七、會議記錄內容如下：1、XXX部門年 月 日文件簽收、退：部門文件簽收人日期份數文件簽退人日期份數1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份備注：打印文件，手寫、涂改無效。 擬制：附件三：會議紀要編號： 一、會議主題： 二、時 間： 年 月 日 地 點12、：三、主 持 人：四、參會人員：五、依據文件：依據會議簽到表會議記錄，編號： 。六、發送部門： 七、會議決定內容如下：XXX部門年月日文件簽收、退：部門文件簽收人日期份數文件簽退人日期份數1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份1份備注：打印文件手寫、涂改無效。擬制： 審批：附件四、公司級會議流程概述流程順序常規會議評審會例會臨時會議時間要求見證資料時間要求見證資料時間要求見證資料時間要求見證資料1. 準備資料提前1天主題相關資料提前1天待評審方案提前1天主題相關資料當天組織主題相關資料2. 通知開會提前1天電話、短信、郵件、微信等提前1天電話、短信、郵件、13、微信等/盡可能的提前1天，不能的，及時通知到位電話、短信、郵件、微信等3. 布置會場提前15分鐘/提前15分鐘/提前15分鐘/4. 會議入場提前5分鐘會議簽到表提前5分鐘會議簽到表提前5分鐘會議簽到表會前會議簽到表5. 開 會按照要求準時或人員齊全提前會議記錄（重要會議或總經理安排）會議紀要按照要求準時或人員齊全提前會議記錄（重要會議）會議紀要按照要求準時或人員齊全提前會議記錄（重要會議或總經理安排）會議紀要/會議記錄（重要會議）會議紀要6. 散 會主題討論結束或根據會議情況會議簽到表主題討論結束或根據會議情況會議簽到表主題討論結束或根據會議情況會議簽到表主題討論結束或根據會議情況會議簽到表7. 下發紀要重要會議2天一般會議1天會議紀要重要會議2天一般會議1天會議紀要重要會議2天一般會議1天會議紀要重要會議2天一般會議1天會議紀要8. 落實紀要按會議紀要落實管理流程執行9. 會議歸檔按要求整理、歸檔